Характеристика документального потока ОАО «Кузбассэнергосбыт»
Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения. Документы, подтверждающие право собственности (пользования) на объекты недвижимости в отношении которых заключается договор (здания, сооружения, подстанции, ВЛ). Список лиц, имеющих право ведения с ЭСО оперативных переговоров, а также… Читать ещё >
Характеристика документального потока ОАО «Кузбассэнергосбыт» (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.
Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.
Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения [36].
Таблица 3 — Характеристика информационных потоков в ОАО «Кузбассэнергосбыт».
№. | Наименование документа. | Вид документа. | Источник формирования. | Получатель. | Время обработки. | |
Письмо о заключении договора электроснабжения. | Входящий. | Клиент. | Договорной отдел. | 10 мин. | ||
Заявка на заключение договора электроснабжения. | Входящий. | Клиент. | Договорной отдел. | 20 мин. | ||
Анкета абонента. | Входящий. | Клиент. | Договорной отдел. | 15 мин. | ||
Юридические документы. | Входящий. | Клиент. | Юридический отдел. | 1 день. | ||
Технические документы. | Входящий. | Клиент. | Отдел технического аудита. | 30 дней. | ||
Договор электроснабжения. | Исходящий. | Договорной отдел. | Клиент. | 25 мин. | ||
Из данной таблицы видно, что по времени обработки много занимают юридические и технические документы, остальные же занимают не значительное время.
Таблица 4 — Перечень документов, необходимых для заключения договора электроснабжения с юридическими лицами
№. | Наименование документа. | |
Юридические документы. | ||
Учредительные документы (устав, учредительный договор, положение). | ||
Свидетельство о государственной регистрации. | ||
Свидетельство о постановке на налоговый учет. | ||
Документ, подтверждающий полномочия руководителя организации (приказ, доверенность, выписка из протокола собрания акционеров). | ||
Доверенность на право заключения договора (в необходимых случаях, если временно отсутствует первый руководитель). | ||
Документы, подтверждающие право собственности (пользования) на объекты недвижимости в отношении которых заключается договор (здания, сооружения, подстанции, ВЛ). | ||
Сведения об открытых счетах организации, заверенные руководителем и главным бухгалтером. | ||
Дополнительно для бюджетников. | ||
Документы, подтверждающие, что организация финансируется из бюджета РФ, субъектов РФ, местных бюджетов. | ||
Документы, подтверждающие установление лимита в денежном выражении от распорядителя бюджетных средств. | ||
Дополнительно для Энергоснабжающих организаций. | ||
Сведения о местах расположения пунктов приема платежей за электроэнергию от покупателей организации. | ||
Технические документы. | ||
Акты на установление границ балансовой принадлежности электросетей и эксплуатационной ответственности сторон. | ||
Однолинейная схема электроснабжения предприятия. | ||
Технические условия (для новых организаций или организаций сменивших статус). | ||
Акт приемки в эксплуатацию энергопринимающих устройств потребителя. | ||
Акты осмотра (приемки) расчетного учета. | ||
Заявка на необходимую величину энергопотребления (кВтч), величину заявленной (договорной) мощности (кВт). | ||
Сведения о присоединенной мощности. | ||
Сведения об установленной мощности асинхронных и синхронных высоковольтных двигателях. | ||
Сведения о наличии компенсирующих устройств. | ||
Перечень субабонентов в случае их наличия. | ||
Максимальная величина заявленной мощности (кВт). | ||
Список лиц, имеющих право ведения с ЭСО оперативных переговоров, а также подписания документов по договору, телефоны и факс и e-mail для оперативной связи. | ||
В таблице 5 приведены реквизиты, используемые при работе организации.
Таблица 5 — Используемые реквизиты.
№. | Название реквизита. | Где используется. | |
Организация. | Письмо, заявка, анкета, акты, договора. | ||
Должность. | Письмо, заявка, анкета, акты, договора. | ||
ФИО. | Письмо, заявка, анкета, акты, договора. | ||
Адрес. | Анкета, акты, договора. | ||
Дата. | Письмо, заявка, анкета, договора. | ||
Печать. | Письмо, заявка, анкета, акты, договора. | ||
Регистрационный номер документа. | Акты, договора. | ||
Подпись. | Письмо, заявка, анкета, акты, договора. | ||
Таким образом, в данном параграфе были рассмотрены виды документов, используемых в организации. Из данных таблицы 3 было выяснено, что значительное время занимает обработка технических и юридических документов.