Финансовый план внедрения компьютерных программ в деятельность ресторана

Потребность в средствах показывается в привязке к их технологической структуре: строительно-монтажные работы, оборудование, прочие затраты. Указанное разбиение определяет лимиты финансирования, в рамках которых должны быть подготовлены договоры с подрядчиками и поставщиками оборудования (будет ли проводиться тендер или нет, в данном случае значения не имеет).

Капиталовложения в инвестиционный проект являются фундаментом успеха. Кроме них необходимо оценить потребность в средствах по таким направлениям, как: формирование оборотного (рабочего) капитала; создание или развития системы сбыта (логистика); подготовка персонала; реклама.

Оценить потребность в капитале при составлении бизнесплана можно, используя разные в методическом отношении подходы, что позволяет исключить систематическую ошибку. После разработки документации инвестиционного проекта предварительные оценки будут заменены на подробные расчеты, на стадии же бизнес — плана важно дать общую картину, а вся последующая работа будет связана с ее детализацией. Качество представления проекта в первом приближении повлияет на конечный результат. 33.c.37.].

Этот раздел бизнес-плана призван обобщить материалы в их стоимостном выражении. Необходимо подготовить несколько документов:

• — прогноз объемов реализации;
• — баланс денежных доходов и поступлений;
• — таблицу доходов и затрат;
• — сводный баланс активов и пассивов предприятия.

Успешная работа ресторана будет зависеть от использования правильных управленческих решений, а для этого руководителю необходимо иметь оперативную информацию о следующем:

• — движения сырья и товаров на складе;
• — поступления полуфабрикатов;
• — выпуске продукции в цехах и ее реализации в залах.

Применение комплексной системы автоматизации ресторана позволяет улучшить учет и контроль во всех подразделениях предприятия (склад, производство, зал, бухгалтерия и др.).

Затраты на организацию учета. Здесь рассматриваются только затраты на организацию компьютерного учета. Торговый зал (затраты ориентировочные, вместе со стоимостью наиболее популярного на Российском рынке ПО).

POS-терминал — стоимость от 1000 до 3000 долларов на каждый бар, кассу (+1 на торговый зал).

Специализированные принтеры — затраты от 500 до 3000 долларов на ресторан.

Компьютер менеджера -700−1200 долларов.

Компьютер бухгалтера — от 700−1200 долларов.

Сервер — 1300- 3500 долларов.

Обучение, настройка, установка — 500−1000 долларов.

Всего на типовой ресторан с одной кассой и терминалом официанта — около 7 тыс. долларов.

При этом один бухгалтер-калькулятор может вести до 5 производств (отделов, складов).

2. Убытки от отсутствия учета.

Эмпирическим путем обнаружено, что при отсутствии бумажного учета (контроля закупок, кассы, отчетов по производству, по продажам) возможно реальное сокрытие до 100% доходов.

При отсутствии учета производства на кухне реально за счет недовложений и пересортицы либо производство на 50% большего количества продукции, чем заложено в калькуляционных картах, либо вынос до 30% ингредиентов.

При отсутствии учета реализации реально скрыть до 50% выручки, не обнаруживаемые визуальным контролем.

На закупке возможны завышения цен в среднем на 20%, не обнаруживаемые контролем цен по прайс-листам поставщиков.

Рассмотрев крайний случай, когда все работники ресторана, включая менеджера, пытаются обмануть инвестора. Планируемый оборот ресторана 30 тыс. долларов в месяц, средняя реальная наценка — 275%. Тогда сумма наценок ресторана (валовый доход) должна составлять 22 тыс. долларов, а сумма закупки 8 тыс. долларов.

Таблица 1.

Реализация излишнего производства через зал.

Результат. Показанный инвестору оборот ресторана 20 тыс. долларов в месяц, средняя наценка-100%. Сумма наценок ресторана (валовый доход) составляет 10 тыс. долларов, а сумма закупки 10 тыс. долларов. При этом имеются недовложения и пересортица на производстве. Обязателен сговор производства с реализацией.

Таблица 2

Финансовые результаты ресторана при воровстве на кухни и на закупках (100% контроль реализации).

Результат. Показанный инвестору оборот ресторана 30 тыс. долларов в месяц, средняя наценка — 200%. Сумма наценок ресторана (валовый доход) составляет 20 тыс. долларов. При этом имеются недовложения и пересортица на производстве. Сговора между подразделениями нет.

Как видно, в ресторанах, при наценке более 5%, основная сумма убытков происходит на этапе реализации, затем следуют убытки от недовложений на производстве, а затем — от завышения закупочных цен.

Сумма убытков в работающем ресторане при отсутствии полноценных возможностей учета может за 1- 2 месяца превысить стоимость материальных затрат на оборудование.

Внедрение электронно-вычислительной техники и комплекса технических средств, обеспечивающих автоматизацию отдельных операций, функций и в целом процесса управления является необходимым на современном этапе развития экономики.

Автоматизация требует определённых капитальных затрат на проектирование, создание и внедрение технических средств, а также текущих эксплуатационных расходов по обслуживанию системы управления, производственная целесообразность которых должна быть доказана с помощью расчётов экономической эффективности.

Обоснование экономической эффективности автоматизации позволяет:

• — выявить необходимость и целесообразность затрат на создание и внедрение автоматизированной системы на каждом конкретном объекте;
• — установить основные, экономически эффективные направления автоматизации, исходя из специфики деятельности существующих способов получения, передачи и обработки информации в управляющем объекте: наметить очерёдность проведения работ по автоматизации, исходя из финансовых возможностей;
• — определить допустимый объём капитальных вложений в систему автоматизированного управления, учитывая размер экономии и дополнительных прибылей, получение которых обеспечивается с внедрением электронно-вычислительной техники в процесс управления;
• — рассчитать срок окупаемости затрат на автоматизацию и внедрение новых технологий;
• — выявить возможную величину годового экономического эффекта, обеспечивающего внедрение новых информационных технологий;
• — определить влияние внедрения новой техники и технологии на технико-экономические показатели;
• — выбрать экономически наиболее эффективный вариант информационной системы управления в целом;
• — сравнить экономическую эффективность внедрения новых информационных технологий с эффективностью других мероприятий по новой технике в данной компании.

Для решения указанных задач необходимо установить факторы, действие которых обеспечивает эффективность внедрения новейших информационных систем.

Экономическая эффективность информационных систем обеспечивается за счет следующих факторов:

• — высокой скорости выполнения операций по сбору, передачи и выводу информации, достигаемой за счет высокой производительности автоматических средств, с помощью которых можно до минимума сократить время, необходимое для выполнения отдельных технологических операций;
• — повышение качества учета, контроля и регулирования за счет увеличения исходной информации, установления четкого графика ее получения, устранения из нее условно постоянных данных, а также за счет комплексной централизованной обработки.

Постоянные данные фиксируются на носителях информации длительного хранения и постоянно корректируются с учётом текущих изменений. Производные показатели вычисляются автоматизировано по разработанным пакетам прикладных программ и выводятся в форме, удобной для использования всеми службами, которые используют полученные данные, в том числе и управленческими службами.

Особенностью системы автоматизации при анализе её экономической эффективности позволяет определить направление отдельных факторов. Основными из этих направлений являются:

• — повышения качества управления и общего организационного уровня деятельности за счёт оперативного и правильного распределения потоков информации:
• — снижение трудоёмкости, повышения производительности труда персонала и высвобождение части работников, создание творческой атмосферы, способствующей совершенствованию технологии фондовых операций, организации труда.

Для обоснования экономической эффективности автоматизации можно использовать основные и дополнительные показатели.

К основным показателям относятся:

• — капитальные вложения на проектирование, создание и освоение автоматизированных информационных систем;
• — годовые затраты на эксплуатацию и обслуживание;
• — величина снижения себестоимости;
• — прирост прибыли и дополнительные доходы;
• — годовой экономический эффект;
• — срок окупаемости капитальных вложений в автоматизацию процессов обработки экономической информации.

К дополнительным показателям можно отнести:

• — снижение трудоемкости операций по сбору, регистрации, передачи и обработке экономической информации и вытекающее из этого возможное высвобождение работников и экономия расходов, надежность;
• -другие показатели, позволяющие оценить преимущества автоматизированных информационных систем.

Обоснование эффективности автоматизации информационных систем предполагает установление результирующих показателей, в качестве которых выступают годовой экономический эффект и срок окупаемости вложенный в систему. 25.c.41−43.].

Заключение

В последнее время наряду с бухгалтерской и офисной системой в большинстве ведущих ресторанов страны неотъемлемым технологическим элементом стала специализированная компьютерная система.

Главной задачей ресторанной системы является организация процесса реализации, а также товарно-денежный учет и анализ основной деятельности ресторана. Это означает, что система должна обеспечить создание ряда автоматизированных рабочих мест, охватывающих все основные звенья технологической цепочки и объединенных между собой.

Информация, собираемая в процессе реализации, может быть использована и в других системах, например, в системе работы с персоналом предприятия (расчет премий и удержаний по итогам работы и т. п.). В конечном итоге система анализа позволит обработать все данные, оценить ситуацию на предприятии, понять тенденции, сделать прогноз.

Системы подобного рода достаточно дороги. Однако система способна не только окупить себя, но и быстро начинает приносить дополнительные прибыли. Наличие строго и всеобъемлющего контроля над оборотом продуктов и денег, за действиями персонала существенно уменьшает издержки. Детальный анализ деятельности ресторана на основе достоверной статистики позволяет принимать верные, точные решения. Увеличение скорости и качества обслуживания, видов сервиса повышает привлекательность ресторана и порождает дополнительный поток клиентов. Следовательно, эффективность работы ресторана возрастает.

Автоматизированные системы обеспечивают:

возможность работы с неограниченным числом блюд;

группировку блюд по категориям и группам;

ведение сложных комбинаций налогов и наценок с возможностью их включения в цену и исключения из цены;

учет и контроль цен, ассортимента и движения продуктов и напитков;

наличие для каждого блюда до пяти различных цен, до 12 вариантов продаж (различных порций одного блюда) с соответствующими ценами (до пяти на каждый вариант), до 12инструкций по приготовлению, до 12 дополнительных блюд (продаваемых вместе с основным);

автоматическое изменение цен в меню в зависимости от времени суток;

ведение быстрых продаж (печать и закрытие счетов без предварительной формы оплаты и суммы);

ведение баз данных клиентов и их адресов для доставки продуктов на дом;

моментальную автоматическую передачу заказов на кухню после их приема;

печать гостевых счетов, как на непрерывной роликовой ленте, так и на само копирующихся бланках в строгом соответствии с требованиями налоговых органов;

просмотр статуса столов в реальном режиме времени;

учет и контроль совершенных операций, печать Xи Zкассовых отчетов;

формирование консолидированного отчета о продажах;

проведение финансового анализа работы точек продаж и получение статистических отчетов с информацией за текущий и прошлый годы;

получение более 60 стандартных отчетов о продажах с возможностью сравнительного анализа данных текущего и прошлого периодов. 17. c169−176.].