Организационные мероприятия по планированию внедрения автоматизированной системы управления рестораном

Планирование автоматизации управления рестораном

Ресторан для посетителя — это праздник. Это свечи и вино, это кардинальное отсутствие грязной посуды и надоевших гостей, это быстрое и качественное обслуживание, вкусная кухня, приятное время препровождение. Ресторан для владельца — это такой же бизнес, как и любой другой, он должен зарабатывать деньги, путем снижения расходной части и повышения оборота за счет посещаемости.

В последние несколько лет ресторанный бизнес переживает ощутимый подъем. Открывается множество заведений разной направленности, концепций и стиля. Но ресторанный бизнес связан с невероятным риском, занимая четвертое место в списке банкротств после магазинов одежды, мебельных и фотомагазинов.

Во многом успех определяют отличный сервис и оперативная работа персонала. Сегодня сочетание скорости и качества стало реальным благодаря возможности полностью автоматизировать деятельность ресторана. Для успешной работы владельцу ресторана уже необходимо четко представлять себе, кто является завсегдатаем его заведения, какие блюда и напитки предпочитают клиенты, какие непопулярные блюда необходимо исключить из меню, в какой день недели пик посещений, а когда — затишье, кому из официантов посетители отдают предпочтение и многое другое. Осуществлять анализ деятельности ресторана по такому количеств параметров вручную практически невозможно. Именно для решения всех этих задач и разработана современная система управления ресторанным бизнесом R-KEEPER. 3.c.18.].

Для чего нужна автоматизация — все более или менее себе представляют. Если в двух словах сказать об автоматизации ресторана, для эффективного управления рестораном, ускорения процесса обслуживания, контроля персонала и уменьшения возможностей злоупотреблений со стороны персонала — в первую очередь — воровства.

В условиях жесткой конкурентной борьбы эффективность ресторанного бизнеса определяется двумя составляющими: качеством обслуживания клиентов и оптимальной организацией бизнес — процессов предприятии.

Любой ресторан — это предприятие, ведущее рецептурное производство, и осуществляющее торгово-закупочную деятельность, тесно связанную с производством.

Организационно ресторан состоит из нескольких подразделений: кухня, склад, блок обслуживания посетителей, управленческие подразделения, бухгалтерия.

Автоматизация ресторана (цель проекта) позволяет вести оперативный учет и контроль движения ТМЦ во всех подразделениях, бухгалтерский учет, взаиморасчеты с поставщиками и покупателями.

Как показывает статистика, на сегодняшний момент одна из серьезных проблем владельцев кафе и ресторанов — недооценка важности такого момента, как злоупотребления персонала в снижении выручки их предприятий.

Перед руководством ресторана стоит целый ряд важных задач по организации оптимальной работы ресторана.

Среди них: организация работы персонала, снижение товарных и финансовых потерь, усиление контроля над работой предприятия. Все эти задачи могут быть успешно решены при помощи автоматизированной системы управления рестораном. 12.c.158.].

Преимущества предлагаемого комплекса:

• — оптимальная организация работы персонала (назначение официантов на столы и в бригады), возможность ограничения работы в конкретном зале и с определенными разделами меню; оперативное управление, обслуживанием посетителей, опираясь на географию зала;
• — повышение скорости, а, следовательно, качества обслуживания клиентов, за счет автоматизации обмена данными между подразделениями (зал, кухня, бар и т. д.);
• — исключение вероятности ошибок в работе персонала (заказ блюд отсутствующих на кухне, ошибки в подсчетах, путаницу при получении или передаче блюд и т. д.);
• — облегчение организации работы персонала (официантов, метрдотелей, марочников, кассиров);
• — повышение контроля над деятельностью персонала;
• — возможность оперативно подготавливать и заменять меню ресторана (дневное/вечернее);
• — получение полного отчета о работе зала, включая выручку, продаж сторнирования и возвраты, работу официантов и т. д. 6.c.64−71.]

На сегодняшний день автоматизированные системы управления уже стали неотъемлемым атрибутом успешной деятельности ресторанов. Повышенным спросом пользуются наиболее универсальные системы учета, с их помощью удается эффективно структурировать товарные и денежные потоки, снизить себестоимость производства и найти наиболее оптимальные пути для получения прибыли.

Система R-Keeper предназначена для организации высокотехнологичного кассового обслуживания ресторанов, кафе, предприятий быстрого обслуживания с любой формой оплаты. С точки зрения аппаратного обеспечения система состоит из компьютеров, кассовых регистраторов, принтеров различного типа и других устройств, объединенных локальной вычислительной сетью, на базе которых и строятся рабочие места.

Подсистема реализации обеспечивает технологию работы с заказом. В ресторанном заказе может присутствовать информация о желаемом времени приготовления того или иного блюда, о его модификаторах (ингредиентах или иных свойствах, варьирующихся по усмотрению гостя). Заказы могут соединяться в один и разделяться. Оплата может производиться деньгами или относиться на личный счет клиента. Все эти и другие особенности ресторанной технологии работы с заказом поддерживаются системой, т. е. позволяют производить их учет и анализ.

Пропускная способность системы позволяет использовать ее в крупных, максимально загруженных ресторанах. А для небольших ресторанов в минимальной конфигурации система может работать на одной кассовой машине.

Как только посетители располагаются за столиками и нажимают кнопку вызова, сразу появляется официант и принимает заказ Официант на рабочем месте «Обслуживании посетителей» прямо на плане зала указывает столик, открывает гостевой счет и вводит заказы. Далее система автоматически обрабатывает заказ, формирует марки на приготовление выбранных блюд и направляет их на производство. в соответствующие цеха кухни, в бар. В тот же момент автоматически учитывается расход продуктов на приготовление заказа. В любой момент все готово к проведению инвентаризации — с учетом последних продаж, приходов и внутренних перемещений рассчитаны учетные остатки продуктов. Сама инвентаризация производится чрезвычайно быстро: автоматически выбирается продукт, помещается на весы, связанные с системой, печатается ведомость.

При достижении минимально допустимого остатка продуктов система сообщает о необходимости пополнения складских запасов, показывая состояние складов, резервов, заказов на закупку продуктов и взаимоотношений с поставщиками Расчеты с посетителем сводятся к простой операции: на фирменном бланке печатается итоговый счет. Если клиент — постоянный посетитель, то соответствующие привилегии рассчитываются автоматически, затем указываются способ оплаты и полученная от клиента сумма.

Руководитель предприятия в онлайн режиме видит сделанные и оплаченные на текущую секунду заказы, состояние продуктов на складе, их себестоимость, наценку и т. д. Вся информация обработана и готова для анализа, печати документов и отчетов.

Нюансы, связанные с контролем печати счетов, отказами клиентов, разделением или переносом счетов в системе варьируются.

Все быстро, просто и эффективно. Посетителю остается лишь наслаждаться качеством и скоростью обслуживания, а руководство ресторана может быть уверено в безошибочной и бесперебойной работе предприятия.

Программа позволяет оперативно и грамотно структурировать деятельность каждого подразделения для принятия обоснованных управленческих решений, снижающих коммерческий риск. Благодаря программе; появляются реальные механизмы контроля над действиями персонала, а также возможность для оперативного получения аналитических отчетов для прогнозирования и повышения управляемости бизнес-процессами. 15. c134−142.].