Использование СУБД Micosoft Access для создания баз данных

Microsoft Access создана на основе реляционной модели базы данных и предназначена для создания быстрых, эффективных баз данных, применяемых в быту и бизнесе [12]. Кроме того, она способна подключаться к другим базам данных, создавая широкий фронт работы с данными, независимо от того, где они находятся.

Рассмотрим основные элементы окна Access и команды для выполнения типовых операций, которые во многом повторяют уже знакомые команды Word и Excel.

При работе с СУБД Access на экран выводятся типовое окно WINDOWS-приложения, состоящее из рабочего поля и панели управления.

Строка меню содержит основные режимы программы. Выбрав один из них, получаем доступ к ниспадающему подменю, содержащему перечень входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю. Вспомогательная область управления включает:

• — строку состояния;
• — панели инструментов;
• — линейки прокрутки.

В строке состояния (статусной строке) сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей базы данных и т. п.

Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы представить на экране области таблицы базы данных, форм или отчетов, которые на нем в настоящий момент не отображены, используют вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки. Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент.

Важная особенность СУБД Access использование буфера обмена при выполнении ряда операций. Буфер используется при выполнении команд копирования и перемещения для временного хранения копируемых или перемещаемых данных, после чего они направляются по новому адресу. При удалении данных они также помещаются в буфер. Содержимое буфера сохраняется до тех пор, пока не будет записана новая порция данных.

СУБД Access имеет достаточное количество команд, у каждой из которых возможны различные опции. Выбор определенной команды из меню производится либо наведением курсора на выбранную в меню команду при помощи клавиш управления курсором и нажатием клавиши ввода, либо вводом с клавиатуры первой буквы выбранной команды [23]. Получить дополнительную информацию о командах, составляющих меню СУБД Access, и их использовании можно, войдя в режим помощи. Совокупность команд, предоставляемых в распоряжение СУБД Access, может быть условно разбита на следующие типовые группы:

• — команды для работы с файлами;
• — команды редактирования;
• — команды форматирования;
• — команды для работы с окнами;
• — команды для работы в основных режимах СУБД (таблица, форма, запрос, отчет);
• — получение справочной информации.

Команды для работы с файлами. При работе с файлами программа дает возможность пользователю:

• — создавать новые объекты базы данных;
• — сохранять и переименовывать ранее созданные объекты;
• — открывать уже существующие базы данных;
• — закрывать ранее открытые объекты;
• — выводить на принтер объекты базы данных.

Процесс печати начинается с выбора драйвера принтера. Для каждого типа принтера необходим свой драйвер. Следующий шаг состоит в задании параметров страницы, формировании колонтитулов, а также в выборе вида или номера печатаемых страниц документов. Команда предварительного просмотра позволяет получить представление об общем виде выводимой на принтер информации еще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования и центрирования. Кроме того, в СУБД Access возможен обмен данными и присоединение таблиц, созданных другими программными средствами. Команды редактирования, ввод данных и изменение содержимого любых молей таблиц БД, компонентов экранных форм и отчетов осуществляется с помощью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение, копирование и удаление [45]. Наряду с вышеуказанными операциями СУБД Access обладает возможностями вставки диаграммы, рисунка и т. п., включая объекты, созданные в других программных средах, установление связей между объектами. Среди команд редактирования особое место занимают команды нахождения и замены определенного пользователем контекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отмена последней введенной команды (отказа).

Команды форматирования. Важное значение имеет визуальное представление данных при выводе. СУБД Access предоставляет в распоряжение пользователя большое число команд, связанных с оформлением выводимой информации. При помощи этих команд пользователь может варьировать направление выравнивания данных, виды шрифта, толщину и расположение линий, высоту букв, цвет фона и т. п. При выполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которую распространяется действие команды. Если этого не сделать, то новые параметры форматирования будут определены только для активного компонента [25]. Выбор формата и направления выравнивания производится автоматически, в зависимости от характера вводимых данных. Данные, интерпретируемые программой как текст, выравниваются по левому краю, а числа по правому. Автоматический выбор формата и способа выравнивания производится только в том случае, если для заполняемых ячеек пользователем предварительно не заданы другие параметры.

Команды для работы с окнами. СУБД Access дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. При этом некоторые окна будут видны на экране, другие — находиться под ними. Открыв несколько окон, можно сразу работать с несколькими таблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Существуют специальные команды, позволяющие открывать новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Кроме того, у пользователя имеется возможность разделить окно на две части для одновременного просмотра различных частей экрана при перемещении курсора в дальние части таблицы.

Система получения справочной информации. Access имеет в своем составе электронные справочники, предоставляющие пользователю инструкции о возможностях выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Особенностью получения справочной информации с помощью электронного справочника является то, что она выдает информацию в зависимости от ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если в меню вами была выбрана определенная команда, то после обращения к справочной системе (обычно инициируется клавишей) на экране будет представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде.

Технология работы в Microsoft Access. Работая с Access можно решать следующие задачи:

• — вводить, изменять и находить нужные данные;
• — разбивать данные на логически связанные части;
• — находить подмножества данных по задаваемым условиям;
• — создавать формы и отчеты;
• — автоматизировать выполнение стандартных задач;
• — графически устанавливать связи между данными;
• — вставлять рисунки в формы и отчеты;
• — создавать собственные, готовые к работе с базой данных программы, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки.

Основным элементом Access является контейнер базы данных. Контейнер базы данных — это именно то, как он звучит — хранилище объектов базы данных.

База данных — это файл, включающий набор объектов, определенных в следующем списке:

Таблица — это фундаментальная структура базы данных, где они сохраняются в виде записей (рядов) и полей (столбцов). Запрос используется для изменения, просмотра и анализа данных [10].

Объекты — формы и отчеты часто используют запросы как источник записей. Форма используется для различных целей, и не обязательно для представления данных из таблицы или запроса. Форму можно использовать для вывода данных как средство перемещения по элементам данных или как окно диалога для приема информации от пользователя [10].

Отчет — это способ представления данных в печатной форме и виде, определяемом пользователем [10]. Отчеты полностью настраиваемы. Однако можно воспользоваться предопределенными отчетами, предоставляемыми Access.

Страницы — объекты, обеспечивающие доступ к информации базы данных из сети Интернет [10]. Каждая страница представляет HTML-файл, с помощью которого пользователь Интернет получает доступ к базе данных. Макросы создаются для автоматизации процедур. Чаще всего содержат наборы операторов, выполняющих конкретную задачу, например, открыть форму или отчет.

Модуль — набор процедур, функций, объявлений и констант языка VisualBasicForApplications, которые управляют базами данных Access [11]. Создаются для организации более функционального управления процессами, нежели макросы. Каждый из этих объектов может представлять собой набор других объектов (например, в таблице содержится набор объектов — полей). Access располагает двумя удобными методами создания баз данных. Наиболее «дружелюбный» из них — это мастер Database Wizard, который создаст таблицы, формы и отчеты для базы данных того типа, который укажете. Другой, более трудоемкий метод, — это создать пустую базу данных и затем добавить отдельно формы, таблицы и отчеты. Этот метод более гибок для разработчика, однако он предполагает, что каждый элемент должен быть определен самим разработчиком. В любом случае, однажды созданная база данных может быть всегда расширена или модифицирована.

Создание структуры таблиц базы данных Access. После того, как закончено проектирование и создание базы данных, следующий шаг — создание таблицы для хранения данных.

Таблицы — основа базы данных. Все другие объекты: запросы, формы и отчеты — зависят от таблиц [11]. При формировании новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры таблиц. Этот процесс выполняется с помощью конструктора таблиц и включает в себя определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов и размеров полей СУБД Access использует данные следующих типов:

• — текстовый (символьный);
• — числовой;
• — датавремя;
• — логический;
• — денежный;
• — счетчик, используемый для определения ключа;
• — поля типа объекта OLE, которые используются для хранения рисунков, графиков, таблиц;
• — поле MEMO; гиперссылка или подсказка.

Access, как и другие реляционные базы данных, разработан на идее хранения в отдельных «таблицах» наборов данных определенного смысла [13]. Таким образом, одна «таблица» может содержать данные о клиентах, другая — о услугах. Эти наборы состоят непосредственно из данных, организованных в «записи», содержащих данные одного смыслового типа. Так, в случае с таблицей клиентов, каждая запись может содержать данные отдельного субъекта (например: ФИО, адрес, телефон и т. д.). Записей может быть неограниченное количество. Каждая отдельная часть информации в записи называется полем и служит не только для того, чтобы что-то сообщить о записи, но также определяет способ группирования записей в таблице. Примером могут служить все клиенты из таблицы, живущие в определенном городе. Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами. Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.

Ввод и редактирование данных. Заполнение таблиц данными возможно как непосредственным вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов. Access позволяет вводить и корректировать данные в таблицы двумя способами:

• — с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;
• — с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем.

Основой большинства информационных систем (бумажных и компьютеризированных) может быть форма, используемая для сбора и хранения данных.

Форма СУБД Microsoft Access. Формы дают альтернативный способ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые можно использовать для ввода, управления, просмотра и печати данных. СУБД Access позволяет вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц базы данных.

Формы разрабатываются для интерактивной работы с данными, например, ввода новых данных, изменения имеющихся, удаления данных. Можно также назначить форму для выполнения поисковых процедур по получению данных, отвечающих интересующим вас критериям (найти клиентов, проживающих в определенном городе).

Обработка данных, содержащихся в таблицах. Следующим объектом является запрос.

Запрос — это выражение, определяющее, какую информацию вам нужно отыскать в одной или нескольких таблицах. Настраивается запрос с помощью конструктора запросов. С помощью запроса можно также выполнить некоторые действия с данными таблицы (таблиц) и обобщить данные таблицы. Запросы могут использоваться как источники информации для форм и отчетов. В этом случае в запросе используются данные из нескольких таблиц [39]. Access выполняет запрос каждый раз, когда мы открываете форму или отчет, и следовательно, можно быть уверены, что информация, которую мы видите на экране, всегда самая «свежая».

СУБД Access использует запросы следующих типов:

• — запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;
• — запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных; к этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;
• — запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку. Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных (динамический набор). Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц базы данных.

Вывод информации. СУБД Access позволяет вывести на экран и принтер информацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так как позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме. Однако, если формы предназначены в основном для ввода информации, то отчеты предназначены исключительно для ее вывода. Напечатанные отчеты представляют данные в значительно лучшем виде, чем формы или таблицы. Отчеты дают возможность распечатать данные на бумаге или сгруппировать их в виде, удобном для анализа [34]. Это более статичная категория представления данных, что может быть как хорошо, так и плохо, в зависимости оттого, что вы собираетесь делать.

Каждый пользователь, работающий с СУБД Access, имеет возможность использования специальных средств построения отчетов для вывода данных. Используя специальные средства создания отчетов, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных:

• — включать в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;
• — добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных;
• — при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы данных;
• — располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);
• — включать в отчет информацию из разных связанных таблиц базы данных [35].

Дополнительные возможности СУБД Access. При создании базы данных в СУБД Access можно использовать не только данные, вносимые нами в таблицу непосредственно с клавиатуры. Существует также возможность присоединения данных из других баз и других приложений, например, Excel [14]. Это позволяет организовать единое рабочее пространство, интегрируя данные и документы разного характера. Можно также импортировать данные различных форматов в таблицы или перестроить структуры таблиц, обеспечив совместимость с большими корпоративными базами данных [22]. Так же, как и в других компонентах MicrosoftOffice, можно пользоваться данными из других программ комплекса. MicrosoftAccess позволяет легко размножить базу данных. Также, как и Word, Access позволяет создавать макросы для автоматизации задач. Наряду с применением WordBasic, можно использовать окно разработки макросов, где осуществится привязка действий и событий. Эти макросы можно использовать в любом месте системы. Можно также конвертировать в любой формат информацию в Access, и экспортировать ее в любое из приложений Microsoft Office [21]. Это особенно полезно при создании и управлении почтовыми списками в Word. Оценивая описанные выше преимущества и недостатки СУБД Microsoft Access и ее функциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большого количества дополнительных знаний. Итак, оценивая описанные выше особенности СУБД Microsoft Access и ее функциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большого количества дополнительных знаний.