Функции секретаря. 
Ступени карьерной лестницы для секретаря

К секретарям предъявляется ряд требований. Они должны выполнять следующие функции:

• — ведение документации руководства предприятия;
• — поиск необходимой руководителю информации;
• — выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;
• — контроль исполнения документов и поручений руководителя;
• — планирование рабочего дня руководителя;
• — организация и участие во встречах, переговорах, помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;
• — прием посетителей;
• — решение административных вопросов в пределах своей компетенции;
• — поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии руководителя;
• — бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз .

Квалификационные характеристики секретарей разных уровней

Уровень A — примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России

Уровень B — соответствует уровню секретаря в России

• 1. Описание работы:
  • — печать (на родном языке и английском) с рукописи или под диктовку;
  • — редактирование документов;
  • — хранение документов;
  • — обслуживание командировок и совещаний;
  • — телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;
  • — самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).
• 2. Уровень ответственности:
  • — за свою собственную работу;
  • — за составление документов;
  • — секретарь обязан знать структуру компании и направление ее деятельности.
• 3. Образование и стаж работы:
  • — три года изучения бизнеса и делопроизводства;
  • — обучение секретарскому делу;

или.

• — несколько лет стажа работы в области делопроизводства;
• — дополнительное изучение иностранного языка.
• 4. Личностные качества:
  • — рациональность и организованность;
  • — способность выбирать приоритеты;
  • — стремление к сотрудничеству;
  • — инициативность;
  • — аккуратность;
  • — склонность к работе в области сервиса .

Уровень C — соответствует уровню секретаря-референта в России

• 1. Описание работы:
  • — печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;
  • — составление меморандумов, писем, факсов и других документов;
  • — проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;
  • — прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т. п.)
  • — подготовка пленок и для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов;
  • — организация командировок и совещаний;
  • — ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;
  • — самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).
• 2. Уровень ответственности:
  • — обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;
  • — за проверку исполнения заданий и отчетность;
  • — обязан знать структуру компании и направление ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.
• 3. Образование и стаж работы:
  • — три года изучения бизнеса и делопроизводства;
  • — обучение секретарскому делу не менее одного года
  • — или
  • — - не менее 5 лет стажа работы секретарем уровня B;
  • — - дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;
  • — - предпочтителен опыт работы за рубежом.
• 4. Личностные качества:
  • — способность руководить и взаимодействовать с персоналом;
  • — хорошие организаторские способности;
  • — хороший литературный стиль;
  • — способность справляться со стрессовыми ситуациями.

Уровень D — соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России

• 1. Описание работы:
  • — подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
  • — ведение административной работы;
  • — консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
  • — организация презентаций и представительская деятельность;
  • — деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т. д.);
  • — самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнеси технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок) .
  • — прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т. п.).
• 2. Уровень ответственности:
  • — за свои исследования и отчеты;
  • — за свой бюджет;
  • — за персонал;
  • — за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.
• 3. Образование и стаж работы:
  • — три года изучения бизнеса и делопроизводства;
  • — обучение секретарскому делу не менее одного года
  • — или
  • — большой опыт работы секретарем уровня C;
  • — изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии общения и информационных технологий;
  • — предпочтительно обучение и стажировка за рубежом.
• 4. Личностные качества:
  • — большая энергия;
  • — творческие способности;
  • — способность к лидерству;
  • — надежность.