Анализ документооборота процесса УП-02 «Внутренний аудит» в ГБПОУ ПО «Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина»

Анализ документооборота позволяет упорядочить потоки документации и дает возможность сократить расходы на создание и обработку документов. Так как объектом нашего исследования выступает документированный процесс «Внутренний аудит», то возникает необходимость определения данного понятия. Анализируя понятие «документооборот» мы пришли к мнению, что «документооборот процесса „Внутренний аудит“ — это движение документов внутреннего аудита в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело» .

Все документы процесса «Внутренний аудит» являются внутренними документами системы менеджмента качества колледжа. К ним относятся:

1. Программа аудитов (форма Ф-УП-02−01);

• 2. План аудита (форма Ф-УП-02−02);
• 3. Чек-лист (форма Ф-УП-02−03);
• 4. Протокол о несоответствии (форма Ф-УП-02−04);
• 5. Отчёт об аудите (форма Ф-УП-02−05);
• 6. Отчет об анализе программы аудитов (форма Ф-УП-02−06);
• 7. Протокол заключительного совещания (форма Ф-ДП-02−01).

Все документы процесса «Внутренний аудит» проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

При организации движения документов процесса «Внутренний аудит» учитываются все необходимые факторы:

способ принятия решения и, соответственно, издания документа;

содержание документа: наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей решение.

Также учитываются и принципы организации документооборота: оперативность, единообразие, однократность, исключение лишних инстанций. Применяется главное правило документооборота — оперативное движение по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот процесса «Внутренний аудит» начинается с издания приказа об утверждении аудиторской группы и назначении руководителя аудиторской группы (РАГ) (Приложение А).

Руководитель аудиторской группы (РАГ) подготавливает проект программы внутренних аудитов. Цели программы внутренних аудитов устанавливает РАГ, исходя из требований СМК, политики в области качества, законодательных требований, требований заинтересованных сторон. Проект программы внутренних аудитов (форма УП-02−01) на следующий учебный год подготавливает РАГ до 1 сентября. Ответственным за управление программой аудитов является РАГ. Объем программы аудита может изменяться в ходе ее реализации. Номер аудита состоит из номера по порядку, тире, обозначения года проведения аудита.

РАГ рассылает программу аудитов на следующий год руководителям процессов до 5 сентября.

РАГ проводит корректировку программы аудитов на следующий учебный год по отзывам и предложениям директора и руководителей процессов. Программу утверждает директор (Приложение Б).

РАГ оформляет план аудита (форма УП-02−02) (Приложение В), согласовывает его с проверяемыми должностными лицами в части состава аудиторской группы и срока проведения, рассылает им план не менее чем за неделю до начала аудита.

РАГ и аудиторы анализируют данные предыдущих аудитов, данные о несоответствиях и корректирующих (предупреждающих) действиях (если такие данные имеются), регламентирующие документы СМК, другие документы, имеющие отношение к проверяемой деятельности. Если по результатам анализа были выявлены незавершенные несоответствия, РАГ включает проверку завершения этих действий в план аудита, если объем/цели аудита позволяют это сделать.

Аудиторы подготавливают чек-листы (форма УП-02−03). Номер чек-листа состоит из номера аудита, тире, номера по порядку. Аудиторы собирают информацию путем анализа документации, собеседования с персоналом, непосредственного наблюдения за осуществляемой деятельностью. Полученная информация регистрируется аудитором в чек-листе (Приложение Г).

Наблюдение аудитора может указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Наблюдения аудитор оформляет в виде протоколов о несоответствии, в которых также определяются последующие действия по результатам аудита (Приложение Д). Номер протокола о несоответствии состоит из номера аудита, тире, номера по порядку.

Протокол подписывает РАГ и руководитель процесса, для которого зафиксировано несоответствие. Оригиналы протоколов о несоответствии хранятся у РАГ. Копии протоколов предоставляются исполнителям, ответственным за реализацию принятых действий.

РАГ проводит заключительное совещание аудиторской группы совместно с руководителем проверяемого процесса с целью выработки заключений по результатам аудита. Составляется протокол совещания по форме Ф-ДП-02−01.

РАГ подготавливает отчет по аудиту (форма Ф-УП-02−05) в срок не более 5 дней и согласовывает его с ПВР (Приложение Е). При необходимости РАГ дорабатывает отчет по замечаниям ПВР в течение 2 дней. Отчеты о несоответствиях прилагаются к отчету по аудиту. Отчет утверждает директор. Копии отчета РАГ рассылает заинтересованным сторонам. После рассылки копий утвержденного отчёта аудит считается завершенным.

РАГ до 20.01 и 20.06 оформляет и передает ПВР отчет об анализе программы аудитов (форма Ф-УП-02−06) с приложением графика показателей измерения процесса и диаграмм (ДП-06). Копии отчетов хранятся у РАГ.

Анализ документооборота процесса «Внутренний аудит» в ГБПОУ Пензенской области «Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина» показывает наличие рациональных связей между документами и четкость во взаимоотношениях различных служб. Рациональная система взаимосвязей между службами, участвующими в процессе внутреннего аудита, базируется на следующих принципах: документ по возможности формируется в одной службе (службе качества образования); число согласовывающих и утверждающих инстанций сведено к минимуму; маршрут движения документа исключает возвраты, петли и движение в направлении, обратном ходу его маршрута.