Формирование функциональных требований к автоматизации процессов управления персоналом
Так как процесс «Управление обучением и развитием» не требуется настраивать полностью полностью, так как компания ХХХ вынесла решение о принятии стандартной модели процесса обучения, заложенного в системе, настраиваться будет только его часть «Согласование заявки по каталогу и заявку на создание курса», которая для упрощения настройки также представлена в виде подпроцессов. После проведения… Читать ещё >
Формирование функциональных требований к автоматизации процессов управления персоналом (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Согласно решению руководства компании ХХХ, требования к системе будут формироваться согласно корпоративной методике, основанной на FURPS+.
После проведения анализа процессов управления результативностью и управления обучением и развитием компании ХХХ, в процессах был выявлен ряд недостатков. В связи с этим было принято решения об усовершенствовании этих процессов путем автоматизации. Одним из важнейших этапов автоматизации процесса является формирование функциональных требований к системе.
Для удобства настройки системы под процесс «Управление результативностью» было предложено разделить его на 8 подпроцессов, в каждом из которых будет участвовать только часть действующих лиц.
В таблицах с описанием процессов введены следующие условные обозначения:
С — Сотрудник ФР — Функциональный руководитель АР — Административный руководитель ВР — Вышестоящий руководитель.
Подпроцесс «Черновик»
Первый этап рабочего процесса управления результативностью. Ему предшествует назначение оценки, которое не входит в данный процесс.
При назначении плана сотруднику уходит непроцессное письмо. Сотрудник вносит цели, сильные и слабые стороны и отправляет на согласование функциональному руководителю.
Таблица 1. Этап «Черновик».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Создать цель. | Сотрудник. | Стратегия компании. | Цель на период. |
Назначить цель. | Сотрудник. | Статус до операции «Черновик». | Статус после операции. «Согласование». |
Отправить на согласование. | Сотрудник. | Цель на период. | Письмо ФР. |
Подпроцесс «Согласование»
Функциональный руководитель либо согласует цели, либо отправляет их на изменение сотруднику. Также руководитель может добавить новые цели, сильные и слабые стороны.
Таблица 2. Этап «Согласование».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Согласовать цели. | Функциональный руководитель. | Статус до операции «Согласование». |
|
Не согласовать цели. | Функциональный руководитель. | Статус до операции «Согласование». |
|
Создать цель. | Функциональный руководитель. | План. | Скорректированный план. |
Подпроцесс «Утвержден»
Функциональный руководитель может инициировать пересмотр целей или промежуточную оценку целей. HR инициирует оценку целей.
Таблица 3. Этап «Утвержден».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Пересмотреть цели. | Функциональ-ный руководитель. | Статус до операции «Утвержден». |
|
Промежуточная оценка. | Функциональный руководитель. | Статус до операции «Утвержден». | Статус после операции «Промежуточная оценка». |
Итоговая оценка. | HR. | Статус до операции «Утвержден». | Статус после операции «Самооценка». Письмо С о том, что он может начать самооценку. |
Запросить пересмотр целей. | Сотрудник. | План. | Письмо ФР о том, что сотрудник запросил пересмотр целей. |
Подпроцесс «Промежуточная оценка»
Функциональный руководитель выставляет промежуточные оценки целей.
Таблица 4. Этап «Промежуточная оценка».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Проставить промежуточные оценки целей. | Функциональный руководитель. | Лист промежуточной оценки целей. | Промежуточная оценка целей. |
Завершить самооценку. | Функциональный руководитель. | Статус до операции «Промежуточная оценка». |
|
Подпроцесс «Самооценка»
Сотрудник проставляет самооценку целей и компетенций. Переход к оценке руководителя осуществляется только при условии, что все самооценки заполнены.
Таблица 5. Этап «Самооценка».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Проставить самооценки целей. | Сотрудник. | Лист самооценки целей. | Самооценка целей. |
Проставить самооценки компетенций. | Сотрудник. | Лист самооценки компетенций. | Самооценка компетенций. |
Завершить самооценку. | Сотрудник. | Статус до операции «Самооценка». |
|
Подпроцесс «Оценка функционального руководителя»
Функциональный руководитель проставляет оценки по целям и компетенциям, формирует итоговую оценку и отправляет на утверждение вышестоящему руководителю. Переход к этапу утверждения оценки вышестоящим руководителем осуществляется только при условии, что все оценки заполнены.
Таблица 6. Этап «Оценка функционального руководителя».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Проставить оценки целей. | Функциональный руководитель. | Лист оценки целей. | Оценки целей. |
Проставить оценки компетенций. | Функциональный руководитель. | Лист оценки компетенций. | Оценки компетенций. |
Поставить итоговую оценку. | Функциональный руководитель. |
| Итоговая оценка. |
Отправить на утверждение. | Функциональный руководитель. | Статус до операции «Оценка ФР». |
|
Подпроцесс «Оценка вышестоящего руководителя»
Вышестоящий руководитель либо утверждает, либо отклоняет итоговую оценку.
Таблица 7. Этап «Утверждение оценки вышестоящим руководителем».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Утвердить итоговую оценку. | Вышестоящийруководитель. |
|
|
Отклонить итоговую оценку. | Вышестоящийруководитель. |
|
|
Подпроцесс «Оценка правления»
HR вносит оценку правления, если она отличается от оценки, выставленной функциональным руководителем.
Таблица 8. Этап «Утверждение оценки вышестоящим руководителем».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Изменить общую оценку после правления. | HR. | Итоговая оценка. | Скорректированная итоговая оценка. |
Закрыть оценку. | HR. | Статус до операции «Оценка правления». |
|
НR должен иметь расширенные права и возможности в системе, и иметь возможность совершать операции на каждом этапе, за каждую роль. Для наглядности в таблице скрыто упоминание о нем в каждом переходе, где он занимает не основную роль.
Также у HR на каждом этапе должна быть кнопка «Отменить план», нажав которую, план получает статус «Отменен» и HR имеет только одну кнопку «Повторно открыть», которая переводит план на этап «Черновик».
Так как процесс «Управление обучением и развитием» не требуется настраивать полностью полностью, так как компания ХХХ вынесла решение о принятии стандартной модели процесса обучения, заложенного в системе, настраиваться будет только его часть «Согласование заявки по каталогу и заявку на создание курса», которая для упрощения настройки также представлена в виде подпроцессов.
До начала процесса согласования заявки
Сотрудник в своем личном кабинете в разделе план развития добавляет заявку на обучение по каталогу/добавление курса в учебный каталог, после чего статус заявки становится «Согласование». В конце дня руководителю уходит письмо с запросом согласования заявки.
Руководитель в своем личном кабинете в разделе план развития для своего подчиненного добавляет заявку на обучение для своего сотрудника, после чего статус заявки становится «В работе у HR», и уходит письмо HR и письмо сотруднику.
Таблица 9. До начала процесса «Согласование заявки».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Выбор курса/ Заполнение заявки на добавление курса в каталог. | Сотрудник. | План развития. |
|
Руководитель. | План развития сотрудника. |
|
Этап «Согласование»
Заявки, отправленные сотрудником, попадают на согласование руководителю. У руководителя есть две кнопки — «Согласовать заявку» и «Отклонить заявку».
При нажатии кнопки «Согласовать заявку» статус заявки становится «В работе у HR», и уходит письмо HR и письмо сотруднику.
При нажатии кнопки «Отклонить заявку» и статус заявки становится «Отклонено», и сотруднику уходит письмо, информирующее об отклонении его заявки.
Таблица 10. Этап «Согласование».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Согласовать заявку. | Руководитель. | Заявка на обучение. |
|
Отклонить заявку. | Руководитель. |
|
|
Этап «В работе у HR»
Заявки, отправленные руководителем, попадают на согласование HR. Чтобы отклонить заявку, HR меняется статус утверждения на «Отклонена HR», и сотруднику уходит письмо. В случае согласования заявки статус утверждения не меняется.
Таблица 11. Этап «В работе у HR».
Операция. | АРМ. | Входные данные. | Выходные данные. |
Отклонить заявку. | HR. | Заявка на обучение Статус до операции «В работе у HR». |
|