Идеология тайм-менеджмента. 
Анализ организационных структур управления предприятием

Все больше людей в сопредельных государствах задумываются о своих отношениях с Временем. Ищут и формулируют жизненные цели. Повышают осмысленность и осознанность своего бытия. Учатся жить так, чтобы впоследствии не было «мучительно больно».

В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы:

• — жизнь дана человеку один раз. В атеистической версии восприятия реальности факт единственности жизни означает, что хочется прожить ее так, чтобы потом не было «мучительно больно» и жалко потерянного времени. Религиозная версия о вечной жизни, качество которой напрямую зависит от того, как прожил земную — заставляет относиться к единственной земной жизни еще более внимательно и вдумчиво;
• — время — это материал, из которого «сделана жизнь». Любой другой ресурс в ходе жизни может теряться и приобретаться. Время только тратится, и времени не так уж много, 200−400 тысяч часов, в которых все люди «даже не миллионеры»;
• — время и поступки человека в нем — необратимы. Сделанное можно переосмыслить, иногда — исправить, верующий может покаяться, но никто не может сделанный поступок вернуть. В науке эта необратимость времени была осмыслена только в XX веке, в синергетике. В философии она уже тысячелетия приводит в священный трепет лучших представителей рода человеческого.

Организация времени — наиболее корректный термин для описания «технологии работы с Временем». Управление временем — термин не вполне корректный (хотя и удобный), управлять временем нельзя. Организовывать время можно, организовать расположением и движением дел и поступков. Под «организацией времени» можно понимать весь комплекс вопросов о взаимоотношениях человека и Времени, а именно:

• — «как идти» быстро и грамотно, не переутомляясь в пути — эффективность;
• — «куда идти», как выбирать цели — стратегия;
• — «зачем идти», как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности — философия.

Предметную область «организация времени», соответственно, можно разделить на три уровня: технологический, стратегический и мировоззренческий (философский). Разумной организацией времени можно считать такую, в которой все эти три уровня находятся в непрерывном взаимодействии: ценности влияют на стратегию и технику, события на техническом и стратегическом уровнях дают материал для переосмысления и корректировки ценностей.

Идеология тайм-менеджмента — это основные положения дисциплины «организация времени» на ее третьем уровне, философско-мировоззренческом.

Кратко идеологию тайм-менеджмента можно определить следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами». Все остальное приложится — и техники, и их грамотное применение без перекосов и «вредных побочных эффектов».

Если развернуть идеологию тайм-менеджмента более подробно, можно выделить в ней несколько основных ценностей, или принципов. Это аксиомы, которые могут быть либо приняты, либо не приняты, но не могут быть доказаны или опровергнуты.

Аксиомы таковы:

• 1. свобода выбора. Человек свободен. Наши поступки, конечно, зависят от начальных условий — наследственность, ограничения, доступные ресурсы и т. п. Мы также зависим от внешних воздействий и обстоятельств. Однако ни начальные условия, ни внешние обстоятельства не определяют нашу жизнь на 100%. Решающее значение все равно имеет наш собственный выбор и наша готовность что-то менять в своей жизни. Свобода начинается внутри, в сознании, в картине мира человека — и дает свободу действовать, свободу изменять мир;
• 2. ответственность. Человек отвечает за то, как он строит свою жизнь и на что он тратит свое время. Верующий отвечает перед Богом и собой, неверующий — перед собой и кем-нибудь еще (в зависимости от базовых ценностей — перед своей семьей, потомками, человечеством и т. п.). К сожалению, именно на постсоветском пространстве много людей, безответственно плывущих по течению, реагирующих на внешние воздействия, но не применяющих свою свободу к построению своей жизни и не берущих на себя ответственность за то, что с их жизнью и их временем происходит. Сколько наш человек может придумать причин, почему он не несет ответственности за то, что с ним происходит. Виноваты всегда правительство, президент, олигархи, демократы, коммунисты, ЖЭС, работодатель и т. д. Этот рабский подход к жизни нужно «выдавливать по капле» из себя и окружающих и тайм-менеджмент в этом — незаменимое средство;
• 3. развитие. Развиваться на разных уровнях и в разных смыслах. Это тоже аксиома, ее невозможно обсуждать, можно лишь принять или не принять. Время жизни — это время развития, время совершенствования, время пути.

Эти же принципы лежат в основе этики тайм-менеджмента: совокупности принципов, вытекающих из фактов тайм-менеджмента и идеологии тайм-менеджмента.

Заключение

В заключение отметим, что успех современных организационных структур все в большей мере зависит от внешних, чрезвычайно быстро меняющихся условий их функционирования. К числу этих условий можно отнести интенсивную конкуренцию, приобретающую глобальный характер, быстрое технологическое развитие, ужесточение требований к интеллекту и потенциалу управленческих кадров, рост их автономии и ответственности.

Не требует доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом и экономическом плане структуру. И от выбора стратегии ее работы, от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть.

Организационные структуры управления — как раз тот связующий элемент, который позволяет всем разрозненным подразделениям осуществлять свою работу согласованно, в едином ключе поставленной перед организацией задачи. Совершенно логично, что каждому предприятию, занимающемуся конкретным видом деятельности необходима определенная организационная структура, которая отвечала бы именно таким требованиям, какие предъявляются к этому предприятию в его специфических условиях.

Как мы смогли убедиться на вышеизложенном примере, та структура, которая подходила и прекрасно работала в прошлом, сегодня может оказаться совсем неэффективной и даже убыточной. Сформировались некие требования, которые предъявляются к современным структурам управления, и чем полнее они выполняются, тем более надежной будет система управления предприятием.

К числу таких требований относятся укомплектование подразделений более квалифицированным персоналом; групповая организация труда как основа новой структуры управления; ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей; создание условий для гибкой комплектации продукции; высокая производительность и низкие затраты.

То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

Для этого, потратив минимум «начальных вложений времени», необходимо наладить грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

Необходимо освоить методы настройки на выполнение сложных задач, для сокращения времени работы над ними:

• — использовать «якоря» для настройки на различные задачи и отдых;
• — применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке;
• — ежедневно «съедать» минимум одну «лягушку»;
• — дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;
• — поощрять себя «промежуточными радостями»;
• — завести таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение;

Необходимо сформировать личные ценности и поставить долгосрочные цели, для воплощения мечты в реальность.

Необходимо настроить личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное: выделять 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день; в плане дня разделять жесткие, гибкие и бюджетируемые задачи; выделять 2−3 приоритетные задачи в списке и начинать работу с них.

Необходимо использовать те техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени: провести сплошной учет вашего времени в течение 2−3 недель; сформировать 2−3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике; планировать наполнение транспортного времени и времени командировок; иметь сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров; применять техники организации совещаний.

Необходимо донести тайм-менеджмент до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время.

Необходимо использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами: