Проблема сложности внедрения системы управления проектами и ее причины в ООО «ТТК АВЭКС»

Как было отмечено ранее, ООО «ТТК АВЭКС» в силу своего цикла развития созрела к созданию системы управления проектами. Это вызвано, спецификой действий, необходимых для решения некоторых целей и задач. Такая деятельность может быть определена как проектная т.к. имеет временные и другие ресурсные ограничения, а цели и задачи, на решение которых направлена такая деятельность, носят уникальный характер. Проектный подход в управлении используется в компании более двух лет, однако согласно ранее анализированным моделям зрелости, компания находится на начальном уровне зрелости. Существует ряд причин, которые замедляют внедрение и развитие системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС».

Для анализа системы УП необходимо, в первую очередь, проанализировать эти причины, что и будет сделано в этом параграфе с помощью диаграммы причинно-следственных связей К.Исикавы. Ниже представлена собственно диаграмма, у которой в качестве проблемы обозначена проблема сложности внедрения системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС», а в качестве направлений — факторы внешней среды, менеджмент, знания, сотрудники, организационная структура, и ресурсные ограничения (рис. 7.). Направления и причины, влияющие на проблему сложности внедрения системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС» были выявлены с помощью качественного интервьюирования высшего руководства компании, руководителей функциональных направлений и проектов, а также сотрудников компании, участвовавших в проектной деятельности.

Рис. 7. Диаграмма причинно-следственных связей проблемы сложности внедрения системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС».

Далее рассмотрим каждое направление в отдельности и разберем корневые причины, влияющие на данные направления.

• 1) Ограничения по знаниям предполагают отсутствие необходимых знаний для внедрения системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС». Во-первых, неразвитость методологической базы по управлению проектами в малых и средних предприятиях влияет на недостаток знаний в данной области для внедрения процессного подхода. Как отмечалось ранее, существующие стандарты в области управления проектами слабо адаптированы к деятельности МСП, а также условиям российского рынка. Кроме того, отсутствие стандартов управления проектами, которое, в свою очередь, не позволяет компании перейти на новый уровень зрелости, также вызвано недостатком знаний по управлению проектами на корпоративном уровне. К этому также относится неиспользование инструментов проектного управления, которые могли бы облегчить и ускорить процессы управления проектами.
• 2) Ресурсные ограничения предполагают нехватку материальных, свободных трудовых и временных ресурсов в ООО «ТТК АВЭКС» для разработки системы управления проектами и ее внедрения. Создание и внедрение СУП можно считать также проектом, т.к. результатом такой деятельности является работающая для данной компании система, никогда ранее не существовавшая и позволяющая повысить эффективность деятельности в данной области. Кроме того, создание СУП имеет некоторые временные, материальные и трудовые ограничения. Получение инвестирования в рассматриваемой компании на данный проект является сложным, т.к., как было указано выше, компания инвестирует, прежде всего, в проекты, имеющие целью получение прибыли в краткосрочной перспективе. Разработка же СУП предполагает получение прибыли в долгосрочном периоде, т.к. нацелена на повышение управления дальнейшими (будущими) проектами. Также немаловажно отметить специфику проектной деятельности в компании, а именно ограничение по времени в пределах года. Разработка и создание СУП является более длительным процессом, т.к. должна быть универсальной и подстраиваться под большинство проектов в компании. Помимо этого важно отметить ограниченность в свободных трудовых ресурсах. Компания не заинтересована в привлечении внешних специалистов и старается сделать большинство задач по проекту своими, внутренними силами. Это вызвано, в первую очередь, спецификой работы компании, необходимостью понимания многих процессов, которые недоступны внешним разработчикам. Кроме того, как показывает практика, время на одно и то же действие для внутренних трудовых ресурсов меньше, чем для внешних специалистов. Более того, передача некоторых действий на аутсорсинг может повлечь за собой невозможность применения предложенных ими решений, т.к. внешними специалистами не полностью понимаются процессы в компании. Последняя причина отказа от аутсорсинга некоторых работ по проекту является экономия денежных средств и желание их удержать внутри компании. Поэтому, если рассматривать разработку и внедрение СУП как проект, можно сделать вывод, что время на его реализацию увеличивается в зависимости от наличия свободных трудовых ресурсов, которые, как правило, всегда задействованы в некоторой работе.
• 3) Первой проблемой, связанной с организационной структурой ООО «ТТК АВЭКС» является необходимость ее изменения от линейно-функциональной при операционной деятельности к матричной в процессе управления проектами. Матричная структура предполагает в первую очередь выделение руководителя проекта из числа сотрудников организации (в основном, функциональных руководителей) и выделение персонала, который будет участвовать в проекте. Под «выделением» подразумевается высвобождение некоторого трудового времени сотрудника для участия в проекте. Если рассматривать создание и разработку СУП как проект, то на данном этапе возникает сложность, т.к. проект имеет корпоративный уровень, т. е. предполагает высвобождения большого числа сотрудников организации для его реализации. Кроме того, проблема нарушения принципа единства руководства, необходимого для матричной организационной структуры, остро стоит в ООО «ТТК АВЭКС» и вызывает конфликты внутри команды проекта, между участниками проекта и их функциональными руководителями, между функциональными и проектными руководителями. Помимо конфликтов, данная проблема влечет за собой снижение качества, как реализации проекта, так и операционной деятельности. Также особенностью деятельности в компании является совмещение обязанностей по проекту и функциональных обязанностей среди проектной группы. Это также влияет на качество, сроки и стоимость управления проектами.
• 4) Проблемами, связанными с менеджментом компании или ее руководством, являются отсутствие обучение руководящего состава, разработанной системой мотивации, направленной на проектную деятельность, в данном случае на проект создания и внедрения СУП, а также пренебрежение менеджерами разработкой данной системы.
• 5) По направлению «сотрудники» проблемы аналогичны менеджерам. Отсутствие обучения помимо непонимания управления проектами и его инструментов также влечет за собой пренебрежение необходимостью создания системы и отсутствие поддержки для ее внедрения. Как известно, организация как система имеет свойство сопротивления изменениям. Отсутствия понимания преимуществ проектного подхода перед процессным при решении поставленных задач среди сотрудников, как и среди менеджеров, вызывает отсутствие лояльности к данной системы среди персонала, что, соответственно, увеличивает время на разработку СУП.
• 6) Последнее направление — «факторы внешней среды» предполагают более общие проблемы, косвенно влияющие на сложность внедрения СУП в ООО «ТТК АВЭКС». Первая из них — экономический кризис, который повлиял на спад экономических показателей компании, а также снижение покупательской способности. Это влияет на то, что инвестиции с такого долгосрочного проекта как создание и внедрение СУП перемещаются на «закрывание дыр», связанных со снижением показателей. Кроме того, с выходом компании на новые рынки соответственно увеличилось количество конкурентов, а борьба стала жестче. Поэтому центр внимания руководителей, к сожалению, переключился с совершенствования внутренней системы управления компаний и, в частности, системы управления проектами на конкурентов и рынок.

В данном параграфе был проведен анализ причин, влияющих на проблему сложности внедрения системы управления проектами в ООО «ТТК АВЭКС» с помощью диаграммы причинно-следственных связей К.Исикавы. В ходе анализа были выявлены причины по шести направлениям: ограничения по знанию и ресурсам, причины, связанные с менеджментом, организационной структурой, сотрудниками организации и внешней средой. Анализ причин рассмотренной проблемы важен для того, чтобы четко определить направления, которые необходимо усовершенствовать для успешной разработки и внедрения СУП в ООО «ТТК АВЭКС».