Совершенствование системы управления проектами волонтерской организации

Управление портфелем проектов волонтерской организации

Организационная структура офиса управления проектами носит характер слабой структуры, при корой в матричной структуре проекты контролируются каждым из департаментов, нет проектного менеджера, под проекты не выделяются отдельные бюджеты.

Новый алгоритм принятия решений с исключением недостатков: принятие решения, риск-менеджмент-исполнение.

Необходимо отличать управление проектом Волонтерской организации от управления портфелем ее проектов. Проиллюстрируем это на рисунке:

Рисунок 3.1 — Ценность проектов.

Таким образом, в волонтерской организации управление портфелем проектов ориентировано на отбор стратегий действия, а управление проектом направлено на их реализацию. Другими словами, управление портфелем отвечает на вопрос: какие проекты являются правильными, т. е. имеют максимальную ценность для Волонтерской организации, а управление проектами позволяет правильно управлять этими правильными проектами, т. е. достигать проектные цели, не выходя за рамки проектных ограничений, тем самым обеспечивая эту ценность [17].

В Волонтерской организации все портфели проекта проходят следующий жизненный цикл:

Рисунок 3.2 — Жизненный цикл портфеля проектов Волонтерской организации.

Таким образом, на первом этапе коллективом волонтерской организации создается портфель проектов, затем отбираются конкретные проекты, далее планируется их реализация. И на заключительном этапе осуществляется управление их реализацией. В свете вышеизложенного, управление портфелем проектов является предшествующим действием для управления проектом.

Основной целью фазы создания портфеля проектов является формирование пула проектов, которые потенциально затем могут быть инициированы и приняты к реализации. Т. е. на данной фазе осуществляется сбор проектных (инвестиционных) инициатив и заявок без учета финансовых и иных ограничений Волонтерской организации. В рамках данной фазы в Волонтерской организации выполняются следующие шаги:

• 1. сначала проектная идея прорабатывается укрупненно (подается проектная заявка, составляемая инициатором). Цель этой проработки «получение оценки того, насколько данная идея удовлетворяет стратегическим целям Волонтерской организации и является ли реализация данной идеи целесообразной и актуальной.
• 2. после согласования и утверждения проектной идеи (проектной заявки) проводятся различные изыскания/расчеты (в форме плана реализации). Целью данных расчетов является определение эффективности проекта и возможности его реализации.

После согласования и утверждения плана реализации, данный проект попадает в пул проектов, потенциально интересных для осуществления в составе портфеля проектов.

Затем наступает фаза отбора проектов в портфель с учетом финансовых и иных ограничений портфеля. Т. е. на данной фазе из полученного на фазе создания пула потенциальных проектов создается тот портфель, который будет принят к реализации [19].

Данная фаза в волонтерской организации разбивается на два этапа:

• — Ранжирование (приоритизация) проектов, в условиях ограниченности финансовых ресурсов Волонтерской организации крайне важно реализовывать наиболее эффективные и стратегически значимые проекты, то на первом этапе необходимо выстроить проекты в порядке убывания их значимости для того, чтобы на следующем этапе производить отбор.
• — Отбор проектов. После того как проекты проранжированы, начинается этап отбора: какие принять к реализации, а какие нет.

Затем идет фаза планирования проектов, в рамках которой осуществляются:

• — запуск проектов (назначаются менеджеры проектов, формируются организационные структуры, выпускается Уставов проекта)
• — допланирование (в Волонтерской организации в рамках этого действия производится детализация всех видов планов относительно приведенных в плане реализации до степени, необходимой для успешной реализации проекта)
• — выделение ресурсов (выделение конкретных людей и ресурсов).

Далее следует фаза управления реализацией, в рамках которой выполняются следующие задачи:

• — мониторинг выполнения проектов в портфеле, анализ отклонений при реализации проектов и их влияния на связанные проекты и портфель в целом;
• — координация ресурсов. В ходе реализации некоторые проекты могут приостанавливаться, а их ресурсы перебрасываться на другие, более приоритетные проекты.

Спецификой данной фазы относительно фаз инициации и планирования отдельных проектов является то, что при планировании портфеля проектов должны учитываться разделяемые ресурсы (т.е. те ресурсы, которые будут потребляться несколькими проектами) «и ресурсные конфликты должны разрешаться уже на этой фазе.

Для оценки реализации проекта необходимо принять во внимание структуру управленческого звена в Волонтерской организации.

Высшим руководящим органом Движения является Общее собрание (далее Собрание) участников Движения. Собрание созывается не реже одного раза в три года. Участниками Собрания могут быть лица, являющиеся участниками Движения.

Основная функция Собрания — обеспечение соблюдения Движением целей, в интересах которых оно была создано.

Решения Собрания принимаются простым большинством голосов участников, присутствующих на Собрании. Собрание правомочно принимать решения, если в нем участвует не менее половины его участников. Решения могут приниматься как открытым, так и тайным голосованием.

Собрание Движения созывается Советом Движения. Совет Движения первоначально формируется так же, как и ревизионный орган из числа учредителей Движения. Совет Движения разрабатывает повестку заседания Собрания. Собрание также может быть созвано по инициативе не менее 8 участников Движения.

Собрание Движения правомочно решать любые вопросы по реализации своей деятельности.

К компетенции Собрания Движения относится:

• — внесение изменений и дополнений в Устав Движения;
• — реорганизация и ликвидация Движения;
• — избрание Совета Движения и ревизора Движения;
• — определение приоритетных направлений деятельности Движения, принципов формирования и использования его имущества;
• — принятие символики Движения;
• — утверждение организационной структуры Движения.

Вопросы об изменении устава некоммерческого партнерства, определении приоритетных направлений деятельности некоммерческого партнерства, принципов формирования и использования его имущества, относятся к исключительной компетенции Собрания Движения.

Для руководства деятельностью Движения в период между Собраниями и реализации решений Собрания избирается Совет Движения сроком на 3 года.

Совет Движения состоит из участников, избираемых на Собрании Движения. Деятельностью Совета Движения руководит Председатель. Председатель Совета избирается участниками Совета из всего числа, простым большинством голосов открытым голосованием.

Председатель Совета Движения, а в его отсутствие лицо, исполняющее его обязанности:

• — осуществляет общее руководство деятельностью Движения;
• — представляет и осуществляет действия от имени Движения без доверенности в государственных, общественных, международных и других организациях по всем делам и вопросам, вытекающим из уставной деятельности Движения;
• — открывает от имени Совета Движения счета в рублях и иностранной валюте для зачисления на эти счета средств, при необходимости закрывает эти счета;
• — заключает соглашения, договоры и совершает иные гражданско-правовые сделки, а также выдает доверенности на совершение таких сделок;
• — подписывает планово-финансовые документы;
• — обладает правом приема и увольнения штатных сотрудников аппарата Совета Движения, устанавливает должностные оклады в пределах сметы утвержденной Советом;
• — дает указания и издает распоряжения, осуществляет иные функции и полномочия на основе настоящего Устава, решений Собрания и Совета Движения [22].

Заседание участников Совета Движения организуются Председателем Совета Движения по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.

Совет Движения правомочен, принимать решения, если на его заседании присутствуют не менее половины участников Совета Движения. Решения принимаются открытым или тайным голосованием простым большинством голосов.

На заседаниях Совета Движения может присутствовать ревизор с правом совещательного голоса. Обязанность сообщения о предстоящих мероприятиях Движения участникам Совета Движения, ревизору и участникам Движения лежит на Председателе Совета Движения или на лице назначенным Председателем Совета Движения, ответственным за оповещение перечисленных лиц.

Совет Движения подотчетен Собранию Движения.

Первые уровни Иерархической Структуры Работ проекта изображены на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3. Иерархическая структура проекта волонтерства

Более детальное рассмотрение фрагмента ИСР, которое связано с продвижением волонтерства во Владимирской области, отражено на рисунке 2.

Рисунок 3.4 Иерархическая структура проекта волонтерства

Далее представим в графической форме матрицу управления проектом (см. рисунок 3.6).

Рисунок 3.6 Матрица управления проектом.

Таким образом, команда управления проектом разделяется на сектор, ответственный за согласование и оргподдержку и на руководителей проекта и функциональных групп. На первом этапе составляется журнал рисков, проблем и открытых вопросов, затем обсуждается выполнение плана работ и фиксируются результаты. На следующем этапе идет обсуждение текущих вопросов и новых рисков, фиксируются принятые решения в журнале. В случае, если все вопросы обсуждены и по ним достигнуты решения, проект считается успешно организованным.

Подводя итог вышесказанному, отметим, что управление портфелем проектов волонтерской организации состоит из создания портфеля проектов, отбора проектов, планирования их реализации и непосредственно реализации. Каждый этап очень важен для соотношения затрат на проект и потенциальной пользы, которую он может принести.