Особенности документального оформления расчетов с покупателями и заказчиками

Все расчеты организаций с покупателями и заказчиками строятся на основании заключаемых с ними договоров-контрактов, где указаны сроки и условия поставки, порядок оплаты, ответственность сторон в случае нарушения принятых обязательств. Первичными документами по возникновению расчетных взаимоотношений с покупателями и заказчиками являются: накладные; счета-фактуры; акты принятых работ, услуг; налоговые накладные; товарно-транспортные накладные; товарные накладные; книги продаж — покупок. За качество и достоверность первичных документов ответственность несут их составители.

Отгрузка товара со склада продавца (поставщика) сопровождается составлением товаросопроводительного документа. Поскольку товар идет самовывозом с применением автомобильного транспорта, в качестве основного товаросопроводительного документа необходимо рассматривать товарно-транспортную накладную. ТТН является одновременно приходным документом покупателя и расходным — поставщика. При осуществлении поставки товара почтой или нарочным (заполняется ТН), с участием автомобильного транспорта (заполняется ТТН).

При предварительной оплате товаров до их отправки поставщик выписывает на имя покупателя счет-фактуру в двух экземплярах, в котором указывает наименование, количество, отпускную цену, ее обоснование, НДС и стоимость товаров. Срок действия счета-фактуры — 10 дней. Первый экземпляр счета-фактуры вручают покупателю. На основании этого экземпляра он выписывает платежное поручение в трех экземплярах и сдает в обслуживающее отделение банка для оплаты.

В свою очередь у покупателя товаров, работ, услуг ведется книга покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается в определении суммы налога, подлежащей зачету (возмещению) в соответствии с Налоговым Кодексом РБ. Книга покупок включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы налога фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения 20% и 10%, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему законодательству. За каждый отчетный период в книгах покупок и продаж выводятся итоги, которые используются для составления декларации по налогу на добавленную стоимость.

Обнаружение в сопроводительных документах ошибок и несоответствия цен и тарифов, предусмотренных договорами, выявленных после совершения записей по счетам учета ТМЦ, затрат или расходов на реализацию.

На практике возможны случаи, когда в сопроводительных документах на поставку ТМЦ могут быть допущены арифметические ошибки, а также несоответствие цен и тарифов, предусмотренных договорами. Выявление указанных несоответствий возможно, как в момент приемки товара и совершения записей по счетам бухгалтерского учета у покупателя, так и после отражения приемки товара на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

В том случае, если несоответствия выявлены в момент отражения в учете факта поступления ТМЦ, покупатель обязан уведомить поставщика и потребовать от него устранить выявленные несоответствия. В указанном случае в бухгалтерском учете у покупателя будут сразу отражены правильные суммы. При журнально-ордерной форме учета расчеты с покупателями и заказчиками ведут в журнале ордере № 11, 8, ведомостях № 7, 16. Аналитический учет организуется в ведомости № 7 в разрезе каждого дебитора. В этой ведомости, в разрезе каждого дебитора, показывается сальдо на начало месяца по дебету или кредиту счета, обороты по дебету корреспондирующих счетов с кредита 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», основание для записи (т. е. те первичные документы, на основании которых проводится запись). По реализации аналитический учет ведется в ведомости № 16. В этой ведомости учет ведется в разрезе каждого покупателя и в разрезе каждого вида продукции. В ней указывают: дату выставления счетов покупателям, номер платежного требования, номер приказа накладной, наименование покупателя или заказчика, количество по наименованиям или группам изделий по отгруженной или отпущенной продукции, суммы по платежным документам и отметки по их оплате. Синтетический учет организуется в журнале-ордере № 11. В этом журнале, в разрезе аналитических данных по счетам 45 «Товары отгруженные», 90 «Реализация», 91 «Операционные доходы и расходы» отражают реально отгруженную продукцию, суммы по возвращенной продукции, остатки по этим счетам на начало и конец месяца.

Электронная товарная накладная — это первичный учетный документ в электронном виде, который предназначен для оформления операций по продаже по отпуску и приему товарно-материальных ценностей.

Организации могут разрабатывать форму первичного документа самостоятельно, но обязательно нужно указать следующие реквизиты: Наименование товара и его количество, цену и общую стоимость товара;

НДС и сумму НДС, реквизиты сторон, подписи и печати организаций.

Согласно постановлением Совета Министров Беларуси № 202 от 7 марта 2014 года «О создании товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов разрешено использовать электронные товарно-транспортные накладные. В документе указано, что электронные товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов считаются созданными, если они подписаны электронной цифровой подписью участников электронного обмена данными, переданы и получены через оператора электронного документооборота. Кроме того, в постановлении определены обязанности EDI-провайдеров. Они должны обеспечить: соблюдение законодательства в сфере обращения электронных документов, возможность круглосуточного и бесперебойного осуществления получения, передачи электронных накладных, наличие программно-аппаратных средств, расположенных на территории Беларуси и реализующих электронный документооборот в утвержденных форматах и порядке, защиту и хранение информации об электронных накладных.