Теоретические основы организации системы оценки персонала для проведения периодической аттестации

Теоретические аспекты системы оценки персонала для проведения периодической аттестацииопределение, цели, этапы.

Сегодня трудно представить эффективную модель управления персоналом без института аттестации.

Аттестация персонала — кадровые мероприятия, призванные оценить соответствие уровня труда, качеств и потенциала личности требованиям выполняемой деятельности.

Главное назначение (задача) аттестации — выявить потенциальные возможности работника (человека) и в случае необходимости направить на дополнительное обучение, а также материально поощрить и мотивировать наиболее компетентных и опытных.

Аттестация персонала служит юридической основой для переводов, продвижений по службе, награждений, определения размеров заработной платы, а также понижений в должности и увольнения. Аттестация направлена на улучшение качественного состава персонала, определение степени загрузки работников и использования его по специальности, совершенствование стиля и методов управления персоналом. Она имеет целью изыскание резервов роста, повышения производительности труда и заинтересованности работника в результатах своего труда и всей организации, наиболее оптимальное использование экономических стимулов и социальных гарантий, а также создание условий для более динамичного и всестороннего развития личности [7].

Различают четыре вида аттестации служащих:

• 1. Периодическая аттестация является обязательной для всех и проводится не реже одного раза в два года для руководящего состава и не реже одного раза в три года для специалистов и других служащих.
• 2. Аттестация по истечении испытательного срока проводится в целях выработки обоснованных рекомендаций по использованию аттестуемого работника на основе результатов его трудовой адаптации на новом рабочем месте.
• 3. Целью аттестации при продвижении по службе является выявление потенциальных возможностей работника и уровня его профессиональной подготовки для занятия более высокой должности с учетом требований нового рабочего места и новых обязанностей.
• 4. Аттестация при переводе в другое структурное подразделение необходима в тех случаях, когда происходит существенное изменение должностных обязанностей и требований, предъявляемых новым рабочим местом [11].

Аттестация проводится во всех подразделениях организации. Перечень должностей, подлежащих аттестации, и сроки ее проведения устанавливаются руководителем организации.

На сегодняшний день актуальность совершенствования периодической аттестации персонала, в том числе и управленческого, обусловлена тем, работает система оценки исполнения на практике:

• — большая часть сотрудников и их руководителей воспринимает аттестацию или как пустую бюрократическую формальность, не заслуживающую их внимания (поэтому не проводят оценку), или представляющую собой неизбежное зло (поэтому заполняют формы не утруждая себя проведением интервью, наблюдениями, ежедневным документированием и т. п.);
• — если даже процедура аттестации проводится всерьез, она проводится раз в год, что дает лишь статичную картину результатов работы, а что-либо менять или корректировать уже поздно;
• — мы пытаемся достичь всех целей сразу, в процессе одного короткого интервью или с помощью одной анкеты.

Аттестацию — регламентированную трудовым законодательством процедуру — необходимо отличать от оценки персонала. Аттестация кадров проводиться не чаще одного раза в два года, но не реже одного раза в четыре года (или по истечению срока действия его трудового контракта, оценка результатов его труда за весь период действия контракта, определение степени соответствия сотрудника установленным должностным требованиям (должностной инструкции), которые были положены в основу трудового контракта. Проведение аттестационных мероприятий требует наличия официальных распорядительных документов по аттестации. Оценка персонала — системе периодической проверки сотрудника за отчетный период (месяц, квартал, год), оценка соответствия его квалификации и аттестации часто перепутаны. Поэтому под аттестацией нередко понимается то, что относится к оценке персонала и наоборот.

В Таблице № 1 «Цели аттестации персонала» представлены цели аттестации персонала, которые изложены в учебной литературе и являются теоретической основой.

Таблица № 1 — Цели аттестации персонала.

Ее объектом являются работники определенных категорий, состоящие в трудовых отношениях с данной организацией. Проведение аттестации регламентируется рядом официальных документов и соответствующим методическим обеспечением. Вместе с тем организации, исходя из поставленных целей, вправе разрабатывать собственные положения по проведению аттестации с учетом формальных требований к процедуре ее проведения. Соблюдению этих требований придается особое значение, так как нарушение процедуры может послужить основанием для работника, недовольного принятым решением, оспорить его[21].

Выделяют следующие виды официальной оценки: итоговую, промежуточную и специальную (по особым обстоятельствам). Их необходимо выбирать, исходя из ее целей и наличия квалифицированных оценщиков.

При итоговой оценке дается полная и разносторонняя характеристика трудовой деятельности и морального облика работника за весь период, помогающая лучше его понять, предвидеть поведение в сложных ситуациях. Обычно она проводится раз в 3 — 5 лет специальной комиссией, что снижает субъективизм и повышает комплексность.

Промежуточная оценка осуществляется (в США — с 1980;х гг.) непосредственным руководителем с учетом результатов предыдущей. В крупных западных фирмах для менеджеров и специалистов она проводится раз в год; для других категорий (новичков, лиц, включенных в резерв) — гораздо чаще (для рабочих и младших служащих раз в 6 мес.) [16].

Иногда к промежуточной оценке могут привлекаться высший руководитель, представители службы персонала, коллеги и даже подчиненные.

Специальная оценка в связи с особыми обстоятельствами, например направлением на учебу, утверждением в новой должности и проч., проводится перед принятием соответствующего решения. Нередко для этого используются специальные оценочные центры.

Наряду с аттестационной оценкой в практике управления персоналом может иметь место самооценка путем письменных ответов аттестуемых на вопросы специальных анкет (бывает периодичной, по потребности, непрерывной). При этом испытуемые сами дают характеристику выполнению своих служебных обязанностей, достигнутым результатам, профессионализму, производственной дисциплине и проч. Это позволяет узнать, какие требования они сами предъявляют к себе и как собираются улучшать свою деятельность.

Результаты самооценки обсуждаются с коллегами и руководителями. Однако самооценка весьма субъективна (завышена или занижена), ибо человек не может воспринимать себя адекватно; поэтому должна обсуждаться в коллективе или с руководителем, а работник — иметь возможность высказать свое мнение по любому вопросу [19].

Общая методология оценки труда руководителей исходит из того, что труд руководителей оценивается, прежде всего, по результатам работы подчиненного ему подразделения.

Таблица № 2 — Обобщенная характеристика особенностей оценки разными субъектами.

В качестве основных показателей, характеризующих результаты производственной деятельности подразделения, могут быть:

• — выполнение планового задания по объему и важнейшей номенклатуре;
• — производительность труда;
• — качество продукции (выполненных работ).

Управленческий персонал проходит аттестацию в комиссиях, организуемых вышестоящими органами по подчиненности. Как правило они аттестуются в первую очередь, а затем уже подчиненные им работники [25].

Этапы аттестации Аттестация проводится в несколько этапов: подготовка, сама аттестация и подведение итогов.

Подготовка, осуществляемая кадровой службой, включает:

• § разработку принципов и методики проведения аттестации;
• § издание нормативных документов по подготовке и проведению аттестации (приказ, список аттестационной комиссии, методика проведения аттестации, план проведения аттестации, программа подготовки руководителей, инструкция по хранению персональной информации);
• § подготовку специальной программы по подготовке к проведению аттестационных мероприятий (при проведении аттестации в первый раз по новой методике);
• § подготовку материалов аттестации (бланки, формы и т. д.).

Проведение аттестации:

• § аттестуемые и руководители самостоятельно (по разработанной кадровой службой структуре) готовят отчеты;
• § аттестуемые и не только руководители, но и сотрудники и коллеги заполняют оценочные формы;
• § анализируются результаты;
• § проводятся заседания аттестационной комиссии.

Подведение итогов аттестации:

• § анализ кадровой информации, ввод и организация использования персональной информации;
• § подготовка рекомендаций по работе с персоналом;
• § утверждение результатов аттестации.

Анализ результатов аттестации:

Оценка труда:

• — выявление работников, не удовлетворяющих стандартам труда;
• — выявление работников, удовлетворяющих стандартам труда;
• — выявление работников, существенно превышающих стандарты труда.

Оценка персонала:

• — диагностика уровня развития профессионально важных качеств;
• — сопоставление индивидуальных результатов со стандартными требованиями работы (по уровням и специфике должностей);
• — выявление сотрудников с отклоняющимися от стандартов качествами;
• — оценка перспектив эффективной деятельности;
• — оценка роста;
• — ротации [15].

Проведение собеседований по результатам аттестации. Кроме обратной связи с аттестуемым, в ходе беседы проводятся уточнение данных и сбор дополнительной кадровой информации. Затем новые и уточненные данные вводятся в обобщенные формы и анализируются.

Организация хранения данных. Чтобы кадровой информацией можно было воспользоваться при принятии кадровых и иных решений, необходимо правильно организовать хранение информации по результатам аттестации. Следует разработать особую форму ввода и хранения информации (по персоналиям, отделам, уровням иерархии, направлениям деятельности подразделений). Необходимо также иметь возможность поиска информации и по этим параметрам, и по параметрам качества и количества труда.

На этапе принятия решений особое внимание обращается на соблюдение аттестуемыми трудовой дисциплины, проявление самостоятельности при решении поставленных задач, стремление к самосовершенствованию, профессиональной пригодности сотрудника.

Аттестационная комиссия дает рекомендации для продвижения аттестуемого на вышестоящую должность, поощрения за достигнутые успехи, об увеличении заработной платы, переводе на другую работу, об освобождении от занимаемой должности и др. Выводы и рекомендации аттестационной комиссии используются в дальнейшем для формирования кадровой политики администрации организации и службы управления персоналом.

Для социальной защиты аттестуемых от субъективности выводов аттестационной комиссии учитывается вес оценок и заключений, которые выставляются работнику [10].