Методы исследования систем управления ООО Группа компаний «Пасеки Предгорья»

Методы исследования систем управления ООО Группа компаний «Пасеки Предгорья»

Введение

1. Теоретические аспекты методов исследования систем управления

1.1 Сущность и классификация исследований систем управления

1.2 Методы формализованного представления систем управления

1.3 Понятие об информационных потоках и информационных моделях организации, взаимосвязи задач управления

2. Исследования системы управления в ООО Группа компаний «Пасеки Предгорья»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО Группа компаний «Пасеки Предгорья»

2.2 Оценка системы управления в ООО Группа компаний «Пасеки Предгорья»

3. Перспективы развития системы управления в ООО Группа компаний «Пасеки Предгорья»

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

управление информационный формализованный Что пользы в том, что ты многое знал, раз ты не умел применять твои знания к твоим нуждам.

Ф. Петрарка В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.

Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т. д.

Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений.

Развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

Вопросы организации управления, исследования целей управления, широко изучались зарубежными учеными. Большой вклад в исследование этих проблем внесли И. Ансофф, К. Эндрюс, А. Чандлер, М. Портер, X. Фризенвинкель, X. Хинтерхубер, И. Шумпетер. Среди отечественных специалистов, рассматривающих аналогичные проблемы, следует отметить М. И. Баканова, С. Е. Барнгольца, А. Р. Бриля, С. В. Валуева, А. Н. Ващекина и др.

Несмотря на имеющиеся научные разработки в области исследования управления предприятиями в современных условиях развития рыночной экономики в РФ не уделяется достаточного внимания.

Целью данной работы является анализ методов управления на современном предприятии.

Реализация поставленной цели потребовала постановки и решения следующих задач:

— изучить теоретические аспекты методов исследования систем управления;

— провести исследования системы управления в ООО Группа компаний «Пасеки Предгорья»;

— определить перспективы развития системы управления в ООО Группа компаний «Пасеки Предгорья».

Объект исследования — организация, как система управления.

Предмет исследования методы исследования систем управления.

Теоретической основой исследования явились закономерности и принципы экономической науки, ее категориальный аппарат. Оно базируется на положениях теории управления социально-экономическими процессами и предприятиями. В основу работы положены концептуальные подходы, содержащиеся в трудах отечественных и зарубежных ученых в области разработки концепции управления.

Методологической базой исследования являются общенаучные и общелогические методы: сравнение и аналогия, обобщение и классификация, анализ и синтез, причинно-следственный анализ.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.

1. Теоретические аспекты методов исследования систем управления

1.1 Сущность и классификация исследований систем управления Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик, к которым относятся: потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований.

1. Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции. Положение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления [6, c. 53].

При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:

— развитие структуры управления;

— мотивация персонала;

— мотивация техники и информационных систем управления;

— разработка управленческих решений;

— подготовка персонала и др. [6, c. 54]

Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ — это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

3. Ресурсы — это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

4. Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.

5. Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.

В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования. Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления. Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т. е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами [9, c. 47].

При исследовании системы управления используется широкий арсенал методов исследования (Приложение А). Остановимся на некоторых из них.

Классификация методов исследования систем управления может быть иерархической или неиерархической. Иерархическая классификация устанавливает отношения соподчиненное исследуемых систем управления. Например, системы управления целепологанием, маркетингом, менеджментом являются подсистемами системы управления. Иерархическая классификация допускает формализацию в виде граф-дерева (подсистем, элементов управления и др.).

При неиерархической классификации все множество систем управления на основе отношений по одному или нескольким факторам разбивают на непересекающиеся подмножества, например, по предметным областям.

В зависимости от предметной области могут быть выделены исследования геополитических, политических, социальных, экономических, технических, технологических, конструкторских систем управления, систем управления качеством продукции и др. [11, c. 86]

В зависимости от целей исследования могут быть выделены исследования по повышению целевой эффективности системы управления, снижению расхода ресурсов, снижению рисков или, что, то же самое, повышению безопасности системы управления.

В зависимости от глобальности проблемы возможны комплексные (системные), специальные (частные) и сравнительные исследования систем управления.

При комплексных исследованиях необходим системный подход, который предполагает рассмотрение объектов и процессов в их взаимной связи и влиянии на эффективность, риски составленного из них единого целого — системы.

Частные исследования направлены на изучение, оценку отдельных функций или параметров функционирования системы управления. При частных исследованиях менеджмента могут исследоваться: планирование, организация, мотивация, контроль. Важным является исследование и оценка времени выполнения операций управления при данном варианте системы управления (исследование быстродействия). Понятия частного и комплексного исследования относительны. Например, комплексное исследование менеджмента на уровне управления в целом может рассматриваться как частное исследование одного из составляющих элементов процесса управления.

В зависимости от степени научной новизны и масштаба влияния на знание принято выделять фундаментальные и прикладные исследования. Фундаментальные научные исследования направлены на изучение основ и свойств мироздания, имеют междисциплинарный и (или) глобальный характер.

Прикладные научные исследования направлены на получение локальных научных результатов и внедрение их в практику. Как правило, они заканчиваются созданием макетов, действующих моделей устройств и технологических процессов. Для прикладных научных исследований выделяют еще этап внедрения полученных результатов в практику после проведения опытно-конструкторских работ (ОКР) [12, c. 74].

По виду управления могут быть выделены исследования стратегического, перспективного, текущего, оперативного управления и контуров, в которых они реализуются. Внедрение результатов таких исследований будет давать результат на различных временных отрезках.

Могут быть выделены исследования:

— объектов управления — систем управления;

— предмета — методов управления [12, c. 75].

Исследования систем управления целеполаганием, маркетингом, менеджментом имеют свою специфику, связанную с их местом и ролью в процессе управления.

Исследование систем управления целеполаганием особенно важно, так как неправильная постановка целей фактически может предопределить неудачу и неэффективное функционирование системы управления.

В таких исследованиях должны проверяться:

— полезность цели;

— достижимость цели;

— реальность сроков достижения цели;

— ее понятность для клиентов, сотрудников;

— возможность и правильность декомпозиции цели при постановке задач подразделениям организации и т. д.

Для «распределения», уточнения целей управления на различных уровнях иерархии декомпозиции могут подвергаться как сама система, так и ее цели.

Исследование систем управления маркетингом должно сосредотачиваться на исследовании правильности выбора методов и средств достижения поставленных целей. При этом выбираемые в процессе маркетинга методы должны проверяться не только на эффективность, но и на соответствие ограничениям, на юридическую чистоту, социальную допустимость, соответствие нормам делового общения и морали.

Исследование систем управления менеджментом сосредотачивается на оценке эффективности мероприятий по поддержанию баланса в треугольнике «люди — цели — ресурсы» при ранее выбранных целях и инструментах их достижения [13, c. 60].

По соотношению периода работы системы управления и периода проведения исследования можно выделить: предшествующие исследования, исследования в реальном масштабе времени, последующие исследования систем управления. Предшествующие исследования систем управления проводятся в процессе прогноза и планирования, мониторинга развития ситуации. Прогнозирование тесно связано с мониторингом ситуации и имеет информационный характер. Плановые исследования связаны с необходимостью принятия решений относительно распределения во времени и пространстве ограниченных ресурсов для достижения поставленных целей. Исследования в реальном масштабе времени обеспечивают эффективность, нормальные затраты, снижение рисков за счет своевременного вмешательства в процесс управления. При исследовании в реальном масштабе времени периоды работы системы управления и ее исследований совпадают. Они позволяют улучшить параметры работы системы в текущем цикле управления.

Последующие исследования систем управления характерны тем, что период исследований следует за периодом реальной работой системы управления. Они позволяют улучшить работу системы в последующих реализациях процесса управления. Это достигается путем обнаружения проблем в работе системы, их диагностики, изменения параметров работы или выполнения усовершенствований (доработок) системы, проведения сравнительных исследований и определение наилучших вариантов работы системы.

По методологии проведения можно выделить: контрольные, диагностические, сравнительные, исследования соответствия, классификационные, распознавания образов и др. Отчетные исследования систем управления проводят в случае необходимости подтверждения правильности исполнения управленческих решений. Наиболее часто в экономике отчетные исследования имеют место при составлении бухгалтерского баланса и пояснительной записки к нему. В технике отчетные исследования проводят при составлении актов, протоколов испытаний товаров, заполнении рекламаций на отказы, вахтенных журналов по эксплуатации судов и т. п.

По этапу обнаружения и решения проблемы выделяют контрольные, диагностические, классификационные и сравнительные исследования.

Контрольные исследования проводят при необходимости подтверждения определенных свойств системы управления в процессе ее функционирования (т.е. достижения поставленных целей в реальных условиях) или обнаружения проблем. В экономике наиболее распространены такие формы контрольных исследований, как ревизия, инвентаризация, контрольная закупка др. В технике могут проводиться контрольно-серийные испытания закупаемой техники, проверка и контроль качества выпускаемой продукции отделом технического контроля (ОТК) [16, c. 101].

Диагностические исследования проводят при необходимости установления причин положительных или отрицательных отклонений от плановых значений при работе систем управления. Установление причин положительных отклонений может позволить развить успех или определить факторы, препятствующие его развитию. Установить причины отрицательных отклонений и устранить их необходимо для обеспечения нормальной работы и достижения плановых эффективности и безопасности системы управления.

Классификационные исследования ставят целью предварительно распределить объекты по классам с тем, чтобы в процессе дальнейшего исследования стали возможны сравнительные исследования этих объектов или их частей.

Распознавание образов проводят для того, чтобы установить к какому классу объектов принадлежит объект исследования и (или) какое минимальное число параметров его характеризует. Часто классификационные исследования и распознавание образов являются начальным этапом исследования системы управления.

При выборе наилучших вариантов (объектов, действий, комплектующих и др.) важную роль играют сравнительные исследования систем управления. Такие исследования позволяют зафиксировать отношения двух или нескольких систем управления или (и) их элементов, важные с точки зрения проводимого исследования. Другие параметры в таких исследованиях обычно фиксируют. Сравнительные исследования могут иметь самостоятельное значение или быть частью контрольного или диагностического исследования. К сравнительным исследованиям представляется возможным отнести исследования по проверке гипотез, функциональных и корреляционных связей, которые выполняют методами математической статистики. При сравнительных исследованиях систем управления могут устанавливаться их отношения по конкретным параметрам, например: эффективности (более или менее эффективная); расходу ресурса (скажем, топлива); рискам (более или менее рисковые); по быстродействию (более или менее быстродействующие), весу, объему и др. Частным случаем сравнительных исследований систем управления являются исследования соответствия друг другу различных элементов системы управления. Если будет установлено, что один из элементов системы управления не соответствует другим, то для снижения вероятности обусловленных этим несоответствием конфликтов элементов в системе (с присущим таким конфликтам снижением эффективности и повышением рисков) необходимо устранить это противоречие. Наиболее часто в системах управления исследуют соответствие организационной структуры [18, c. 32].

По характеру участия объекта исследования в воспроизводственном процессе выделяют следующие виды исследований:

— исследования материалов и элементов на прочность, вязкость, стойкость, ресурс и др.;

— экономические исследования причин и результатов деятельности (Они рассмотрены в пятой главе настоящей книги.);

— конструкторские и технологические (технические) исследования средств производства;

— социологические исследования производственных отношений и человеческого фактора (Они являются неотъемлемым элементом диагностических исследований автоматизированных систем управления. Выделяют исследования: системные; мотивации, условий труда персонала, власти и др.; отношения клиентов, дилеров, брокеров, эффективности их мотивации и стимулирования со стороны фирмы и др.) [5, c. 42].

По направленности на обнаружение одного из двух видов проблем организации исследования могут быть разделены на поисковые и нормативные.

Поисковые исследования направлены на выявление неиспользованных возможностей организации, т. е. проблем, состоящих в не использовании имеющихся возможностей. Нормативные исследования направлены на устранение проблем, состоящих в том, что организация не достигает поставленных целей. Возможны поисковые целевые исследования для обнаружения возможностей организации в конкретной области или сфере деятельности.

По задачам исследований выделяют методы исследования механизма явлений или экстремальных исследований [5, c. 43].

При исследовании механизма явлений ставится задача установить основные взаимосвязи и зависимости факторов и параметров системы управления, разрабатывают модели изучаемых явлений в системах управления. Особое внимание при таких исследованиях уделяют «особым точкам» и (или) «особым условиям». Задачи распознавания образов и установления аналогии могут быть признаны частным случаем исследования механизма явлений. Задачами экстремальных исследований является нахождение условий, при которых обеспечивается наибольший эффект, безопасность или минимальный расход ресурсов на достижение определенной цели.

По форме ожидаемых результатов исследования могут быть качественными и количественными. При количественных исследованиях результат имеет абсолютное значение, выраженное в цифрах. При качественных исследованиях результат имеет относительное значение (хорошо, плохо; допустимо, недопустимо; лучше, хуже и др.) [2, c. 38].

По виду используемых при исследованиях систем управления данных и информации, методических приемов могут быть выделены экспертные оценки и исследования, логические исследования, математическое моделирование и статистика.

Экспертные оценки и исследования систем управления проводятся на базе неосознанной подсознательной информации опытного специалиста (эксперта) в условиях, когда другие виды информации либо отсутствуют вообще, либо недоступны, либо ограничения времени на принятие решения не позволяют проводить другие виды исследований. Экспертные оценки наиболее часто используют при прогнозных, плановых исследованиях. Результат исследования может быть как качественным, так и количественным [2, c. 39].

Логические исследования возможны, если имеются, по крайней мере, предметные данные и информация. Их используют при прогнозных, плановых, контрольных, сравнительных или диагностических исследованиях. Как правило, результаты таких исследований имеют качественный характер.

Моделирование как инструмент исследования систем управления применяют при наличии формальных количественных данных и информации. Его используют для прогнозных, плановых, диагностических, сравнительных исследований. Результат имеет абсолютное и (или) относительное цифровое значение.

Моделирование является активным, а с учетом большого числа методов моделирования, и достаточно универсальным методом исследования систем управления.

Эксперимент — активная деятельность человека по искусственному созданию условий и осуществлению функционирования объекта для измерения и (или) оценки эффективности, затрат, уровня рисков, других эксплуатационных характеристик его деятельности с использованием полученной в эксперименте информации о свойствах среды, товара, системы, социального устройства [1, c. 20].

Испытания — это эксперимент в целях совершенствования (доводки) товара, его системы управления, а также подтверждения соответствия его характеристик предъявляемым требованиям сертификации продукции перед выходом на рынок. Контрольно-серийные испытания проводят для подтверждения неизменности качества продукции (часто военной техники) в процессе ее производства [1, c. 20].

Статистика — это пассивный метод исследования. Применяют при наличии формальных количественных данных и информации, полученных в результате наблюдения и регистрации характеристик при реальном функционировании объекта в естественных (натурных) рыночных условиях. Он состоит в математической обработке этих данных для анализа, диагностики, прогнозирования систем управления. Корректное использование статистики предполагает обязательное требование неизменности внешних условий функционирования и структуры исследуемой системы управления за период наблюдения [1, c. 20].

По степени обязательности проведения исследования выделяют инициативные исследования и директивные (обязательные) исследования. Инициативные исследования проводятся субъектом управления самостоятельно при обнаружении проблемы, которая состоит либо в том, что организация не достигает поставленных целей, либо в том, что организация не использует имеющиеся у нее возможности.

1.2 Методы формализованного представления систем управления Для описания систем управления на практике используется ряд формализованных методов, которые в разной степени обеспечивают изучение функционирования систем во времени, изучение схем управления, состава подразделений, их подчиненности и т. д., с целью создания нормальных условий работы аппарата управления, персонализации и четкого информационного обеспечения управления.

Иначе говоря, обследование системы управления в рамках выбранного метода формализованного описания должно выявить оптимальные варианты построения, организации и функционирования реальной системы.

Применяемые методы формализованного описания систем управления должны способствовать в конечном итоге созданию четких организационных механизмов управления, используемых объектов.

Необходимость создания таких механизмов обусловлена внедрением новых методов хозяйствования, которые требуют как четкой регламентации управления, так и сокращения управленческих расходов.

Как известно, моделирование какого-либо объекта заключается в замене исходного объекта таким объектом (моделью), исследование которого можно провести эффективнее, т. е. легче, доступнее, быстрее, дешевле и т. д.

Существует много разновидностей моделей: графики и таблицы, физические модели, логические и математические выражения, машинные модели, имитационные модели. Выбор конкретного метода формализованного описания, системы управления зависит от того, в каких условиях осуществляется обследование, какова ответственность исполнителей за принимаемые решения, и какова степень регламентации управления в обследуемой организации [8, c. 59].

В настоящее время разработано и опробовано целый ряд различных методик обследования и формализованного представления систем управления.

Они, как правило, существенно отличаются одна от другой и соответствуют разной глубине исследования и поставленным целям.

Сетевой метод формализованного представления систем управления сводится к построению сетевой модели для решения комплексной задачи управления. Основой сетевого планирования является информационная динамическая сетевая модель, в которой весь комплекс расчленяется на отдельные, четко определенные операции (работы), располагаемые в строгой технологической последовательности их выполнения. При анализе сетевой модели производится количественная, временная и стоимостная оценка выполняемых работ. Параметры задаются для каждой входящей в сеть работы их исполнителем на основе нормативных данных либо своего производственного опыта.

Широкое распространение получили:

— сетевые модели построения в терминах событий (кружки), при этом события определяют результаты определенной выполненной работы, а дуги (стрелки) между ними определяют взаимосвязи работ;

— сетевые модели, построенные в терминах работ и событий, при этом стрелками изображаются выполняемые работы, а кружками — события (результаты выполненных работ);

— сетевые модели, построенные в терминах работ, при этом работа изображается кружком, под работой понимается процесс составления одного документа [8, c. 60].

Указанные три разновидности сетевых моделей по-разному отражают содержание управленческой деятельности.

Если сетевая модель построена только в терминах событий, естественно в них фиксируются факты окончания определенных работ, она может быть информативна и точно отражать содержание управленческой деятельности, но моделировать во времени такую деятельность затруднительно, хотя в этом также есть большая необходимость.

Наиболее полной является сеть построения в терминах работ и событий. Она фиксирует состав управленческой деятельности, фиксирует определенные ее стадии, взаимосвязи между стадиями и их результаты. В то же время такая сеть не позволяет исследовать информационное содержание управления на уровне документов, поскольку каждая из работ, указанная в сети, как правило, оформляется многими документами. Тем не менее, недостаток сетевой модели во многом компенсируется возможностью качественного анализа управленческой деятельности и ее моделированием во временном масштабе вручную или с использованием ЭВМ [8, c. 61].

Значительные возможности исследования информационного обеспечения управления представляет сетевая модель, в которой под работой понимается процесс разработки одного документа. Имеются некоторые затруднения с расчетом таких сетей, поскольку в них исходных событий столько, сколько условий необходимо для начала всех работ. Идентификация работы и документа позволяет определить информационные потоки, выявить документооборот и все его проблемы, т. е. выявить многие дефекты управления.

Если сетевая модель детализирована в терминах работ (под работой понимается процесс заполнения одного документа), то она позволяет решать множество управленческих проблем: моделировать работу во времени, анализировать информационные потоки, приступить к распределению работ между исполнителями, т. е. полностью анализировать информационное обеспечение системы управления при решении конкретной управленческой проблемы.

Следует также сказать и о некотором специфическом использовании сетевой модели для ознакомления управленцев с определенной деятельностью и для их обучения. Такая необходимость возникает, когда содержание работ, заложенных в сетевой модели, постоянно в некотором интервале времени, а исполнители меняются регулярно [14, c. 49].

Предположим, что нами построена сетевая модель на комплексе работ по проведению конференции, съезда и т. п. Такая сеть имеет четкое исходное событие (например, утверждение приказа о проведении мероприятия), четкое завершающее событие (сдача отчета о проведении мероприятия), а если известны и конкретные организационные условия (время и место проведения), то такая сеть является типовой для проведения мероприятия определенного характера, а исполнители (сотрудники различных организаций или подразделений) всегда меняются. Построить конкретную сетевую модель не составляет труда, она конкретна, информативна, знакомит новых исполнителей с содержанием конкретной управленческой деятельности, обучает их [20, c. 69].

Опыт построения таких сетей позволяет утверждать, что они значительно повышают результативность управления, при этом трудозатраты на управление значительно снижаются.

Модели сетевого планирования и управления (СПУ) характеризуются следующим:

— системным подходом при создании новых или модернизации уже сложившихся систем управления. При таком подходе разработка рассматривается как единый непрерывный процесс взаимосвязанных операций, направленных на достижение единой цели;

— возможностью алгоритмизировать расчет основных параметров сети (продолжительность, трудоемкость, стоимость и др.);

— большей по сравнению с другими моделями унифицированностью и, как следствием этого, значительно меньшими затратами на разработку и внедрение [22, c. 113].

Особенно эффективно применение сетевых методов при разработке сложных систем, когда в разработке участвует большое количество исполнителей. Какую бы сложную систему с помощью сетевых моделей мы ни описывали, правила построения сетевых графиков, алгоритмы их расчета, машинные программы остаются без изменений.

Весь процесс создания системы СПУ можно условно разбить на три стадии.

1) стадия обследования: результаты обследования оформляются в виде сетевых графиков;

2) расчет и анализ сетевых графиков;

3) стадия оперативного управления [22, c. 114].

На первой стадии выполняются следующие работы:

— составление структурных схем подразделений, участвующих в разработке;

— определение состава исходных документов, необходимых для выполнения той или иной работы;

— определение перечня работ, входящих в данную разработку;

— составление первичных сетевых графиков по видам работ;

— составление (сшивание) сводного сетевого графика.

Любая сложная система состоит, как правило, из большого числа элементов. Система может быть представлена в виде иерархического дерева, называемого еще структурной схемой процесса управления (или объекта). Составление структурной схемы проводится с целью получения сведений о степени сложности всей системы и ее отдельных подсистем.

Расчленение работ, как правило, должно быть проведено вплоть до отдельных работ и подразделений, отвечающих за их выполнение.

Таким образом, в структурной схеме должны быть отражены функциональные признаки системы (например, перечень работ, выполняемых в подразделении) и организационная структура подразделений, участвующих в разработке, их взаимосвязь, т. е. должен быть составлен перечень работ с закрепленными за ними отечественными исполнителями.

Каждый ответственный исполнитель должен представить следующую информацию:

1) в какие отделы и главки направляются формы, по которым он является ответственным исполнителем;

2) какие документы для него являются исходными и откуда они поступают;

3) продолжительность и трудоемкость, затрачиваемую на составление каждой формы вне зависимости от того, является ли она итоговой или промежуточной [22, c. 116].

В связи с тем, что исполнение данных работ связано с многочисленными перерасчетами, корректировками и т. д., время, затрачиваемое на выполнение этих работ, является случайной величиной.

Поэтому иногда применяется вероятностный метод оценки показателя продолжительности работ. После сбора необходимой информации каждый ответственный исполнитель составляет свой первичный сетевой график.

Сшивание первичных сетевых графиков заключается в соединении между собой выходных работ поставщиков и входных работ потребителей результатов. Сшивание необходимо для того, чтобы объединить первичные сетевые графики, описывающие процесс выполнения отдельных работ, в свободный сетевой график, который отображает процесс всей разработки в целом. При сшивании необходимо согласовать граничные работы поставщика и потребителя. Сшивание сетевого графика заключается в присвоении этим граничным работам общего кода. Для этого в графике потребителя граничному входному событию присваивается код соответствующего выходного события поставщика.

После проверки происходит сшивание сводного сетевого графика путем объединения частных сетевых графиков всех подразделений, участвующих в разработке, в общую часть. На второй стадии производят расчет и анализ сетевой модели.

Расчет сетевой модели осуществляется графическим или табличным методом. Наиболее наглядным является графический метод, но он применяется при ограниченном количестве событий. Сетевой метод прост и позволяет быстро рассчитывать сети, имеющие несколько сот событий [21, c. 155].

На третьей (последней) стадии создания и функционирования системы СПУ осуществляется оперативное управление объектом по сетевой модели.

Использование сетевых моделей позволяет:

— равномерно распределить работу во времени, а также между подразделениями и исполнителями, более четко разграничить обязанности и ответственность каждого из них за выполнение отдельных этапов работ;

— перейти в дальнейшем к разработке типовых сетей графиков по выполнению работ на любом уровне управления рассматриваемой системы и к созданию единой системы сетевого планирования и управления (СПУ в целом по отрасли);

— использовать сетевые графики в качестве математических моделей процесса планирования, просчитать на компьютере все возможные варианты управления процессами разработки, выделить функции, права и обязанности подразделений и ответственных исполнителей.

В последнее время для решения задач управления и анализа функционирования различных систем все шире применяется метод системной динамики (System Dynamics), основы которого разработаны профессором Дж. Форрестером (США) в 50-х годах. Название этого метода не совсем точно отражает его сущность, так как при его использовании имитируется поведение моделируемой системы во времени с учетом внутрисистемных связей. Поэтому в ряде зарубежных работ в последние годы метод все чаще называют System Dynamics Simulation Modeling, и нами будет принято название этого метода — имитационное динамическое моделирование [17, c. 44].

Учитывая, что в литературе описываются в основном конкретные модели и результаты их исследования, целесообразно изложить в общих чертах методику построения и применения имитационных динамических моделей (ИДМ), а затем рассмотреть их применение в управлении.

Любую систему можно представить в виде сложной структуры, элементы которой тесно связаны и влияют друг на друга различным образом. Связи между элементами могут быть разомкнутыми и замкнутыми (или контурными), когда первичное изменение в одном элементе, пройдя через контур обратной связи, снова воздействует на этот же элемент. Так как реальные системы обладают инерционностью, в их структуре имеются элементы, определяющие запаздывания передачи изменения по контуру связи [17, c. 45].

Сложность структуры и внутренние взаимодействия обусловливают характер реакции системы на воздействия внешней среды и траекторию ее поведения в будущем: она может через какое-то время стать отличной от ожидаемой (а иногда даже противоположной), так как с течением времени поведение системы может измениться из-за внутренних причин. Именно поэтому целесообразно предварительно проверять поведение системы с помощью модели, что позволяет избежать ошибок и неоправданных затрат в настоящем и будущем.

При имитационном динамическом моделировании строится модель, адекватно отражающая внутреннюю структуру моделируемой системы; затем поведение модели проверяется на ЭВМ на сколь угодно продолжительное время вперед. Это дает возможность исследовать поведение как системы в целом, так и ее составных частей. Имитационные динамические модели используют специфический аппарат, позволяющий отразить причинно-следственные связи между элементами системы и динамику изменений каждого элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуществляется на компьютере.

1.3 Понятие об информационных потоках и информационных моделях организации, взаимосвязи задач управления Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

— назначение документа;

— количество одновременно выписываемых экземпляров;

— наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

— кем заполняются реквизиты и их показатели;

— правила формирования показателей;

— значимость каждого показателя;

— периодичность составления документов;

— частота разработки показателей [7, c. 52].

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа [7, c. 53].

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

— какие процедуры осуществляются при обработке документа;

— какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

— как используется эта информация;

— какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

— где можно найти подобные пояснения [3, c. 101].

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

Таким образом, эффективность исследования систем управления определяется выбранными методами исследования.

Всю совокупность методов исследования можно структурировать на методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов, методах формализованного представления систем, комплексированных методах и методах исследования информационных потоков.

Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов включают методы типа «мозговой атаки», методы типа «сценариев», методы экспертных оценок, методы типа «Дельфи», методы структуризации типа «дерева целей», методы «деловой игры», морфологический подход.

Методы формализованного представления систем включают аналитические, статистические, теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические, графические, структурно-лингвистические методы, имитационное динамическое моделирование.

2. Исследования системы управления в ООО Группа компаний «Пасеки Предгорья»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО Группа компаний «Пасеки Предгорья»

Группа компаний «Пасеки Предгорья» — динамично развивающаяся барнаульская компания, которая начинала свою деятельность в 2007 году с фасовки и продажи алтайского мёда, который поставлялся на производство с собственных пчеловодческих хозяйств. Ассортимент выпускаемой продукции пять лет назад ограничивался 20 наименованиями — это был луговой, таежный и горный мед в разной упаковке — от пластикой до стеклянной. География поставок начиналась с 4 регионов России. Мощность предприятия составляла 7,5 тонн алтайского меда в месяц. Производственные и складские площади ограничивались 80 кв.м.

Фактический адрес компании: 656 010, г. Барнаул, ул. Смирнова, 50

Сейчас ГК «Пасеки Предгорья» — это крупнейший переработчик пчелопродукции в Сибирском Федеральном округе, входит в пятерку крупнейших предприятий в России.

ГК «Пасеки Предгорья» является производителем высококачественных продуктов пчеловодства, продвигает свою продукцию на территории РФ и других стран.

Миссия ГК «Пасеки Предгорья» заключается в укреплении здоровья и повышении долголетия населения за счет ежедневного потребления высококачественных продуктов пчеловодства с Алтая.

Стратегическое намерение ГК «Пасеки Предгорья» — сохранить лидирующую позицию среди переработчиков пчелопродукции Алтайского края и войти в 5-ку крупнейших переработчиков в России.

Приоритетными направлениями в достижении стратегических намерений ГК «Пасеки Предгорья» являются:

— Осуществление всего возможного для улучшения качества продукции.

— Постоянное совершенствование и повышение уровня сервиса для наших клиентов.

— Сокращение географического разрыва между нами и нашими потребителями.

— Формирование стабильного коллектива.

Высшее руководство компании берет на себя обязательство выполнять требования и постоянно улучшать результативность системы качественного менеджмента на основе стандарта ISO 9001:2008 за счет:

— Внедрения системы ISO 22 000, как инструмента работы на рынке в условиях ВТО, позволяющей идентифицировать опасные факторы для клиента со стороны продукта, а затем ликвидировать их или ограничить до безопасного уровня.

— Улучшения ценовой привлекательности продукции и налаживания долгосрочных взаимовыгодных партнерских отношений с поставщиками.

— Установления партнерских отношений с дистрибьюторами на новых территориях, формирование системы качественной обратной связи с конечным потребителем.

— Формирования стабильного коллектива через командообразование, а также поддержания и развития высокого уровня профессионализма сотрудников компании, через постоянное повышение квалификации и поощрение участия в совершенствовании системы менеджмента предприятия, оценивая по результатам и качеству труда.

ГК «Пасеки Предгорья» следующие принципы — ТРИ КИТА:

1. Наилучшее качество продукции: от качества содержимого упаковки до качества самой упаковки

2. Наилучший ассортимент: обеспечение поставок оптимального ассортимента пчелопродукции от одного производителя и разнообразие ценовых классов

3. Наилучший сервис: скорость исполнения заказов, быстрота работы с рекламациями, маркетинговая и информационная поддержка дистрибьюторов, содействие при заключении контрактов с сетевыми магазинами, консультации для потребителей.

Наилучший — это значит превосходящий другие. ГК «Пасеки Предгорья» должны быть всегда на 2 шага впереди конкурентов, во всех аспектах деятельности, предугадывая тенденции рынка и оперируя ими.

Руководство ГК «Пасеки Предгорья» берет на себя обязательство выполнять требования и постоянно улучшать результативность системы менеджмента качества на основе стандартов ISO 9001:2008.

Соблюдение данной политики обеспечивает компании устойчивое получение прибыли для дальнейшего развития производства в интересах наших клиентов, персонала и учредителей.

Высшее руководство компании гарантирует обеспечение необходимыми ресурсами деятельности по выполнению требований и постоянному повышению результативности системы менеджмента качества.

Основа продукции — это уникальный алтайский мед и травы-эндемики Горного Алтая.

Ассортимент продуктов здорового питания насчитывает около 200 наименований продуктов. Динамика выпускаемой продукции ГК «Пасеки Предгорья» в разрезе товарных групп представлена на рис. 1.

Рис. 1. Динамика выпускаемой продукции ГК «Пасеки Предгорья» в разрезе товарных групп в 2011;2012 гг., %

Согласно рис. 1 основным спросом у покупателей пользуется фасованный и весовой мед. На третьем месте по популярности продукта следует медовуха. Перечень производимой продукции постоянно расширяется. ГК «Пасеки Предгорья» работает на рынке с 2007 г. Начинало свою деятельность как индивидуальный предприниматель. Только к концу 2010 г. перешло в новую организационно-правовую форму как Общество с ограниченной ответственностью по причине расширения штата сотрудников и объема реализуемой продукции. Таким образом, оценка финансового состояния малого предприятия нами будет проведена в разрезе 2011;2012 гг. по данным бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах, представленных в Приложении В. Отчет о прибылях и убытках ГК «Пасеки Предгорья» за 2011;2012 гг. представлен в таблице 1.

Таблица 1

Отчет о прибылях и убытках ГК «Пасеки Предгорья» за 2011;2012 гг.

Из таблицы 1 видно, что выручка от реализации компании по сравнению с 2011 г. увеличилась (с 34 648 тыс. руб. до 39 975 тыс. руб. на конец 2012 г.). За анализируемый период изменение объема продаж составило 5327 тыс. руб. Тем прироста составил 15,37%. Валовая прибыль на конец 2011 г. составляла 4106 тыс. руб. За анализируемый период она снизилась на 2256 тыс. руб., что следует рассматривать как отрицательный момент и на конец 2012 г. составила 1850 тыс. руб. Прибыль от продаж на конец 2011 г. составляла 4106 тыс. руб. За анализируемый период она, также как и валовая прибыль, снизилась на 2256 тыс. руб., что следует рассматривать как отрицательный момент. На конец 2012 г. составила 1850 тыс. руб. Показателем снижения эффективности деятельности предприятия можно назвать более высокий рост себестоимости по отношению к росту выручки. Рост себестоимости, в то время как выручка выросла на (15,37%) составил 24,83%). Отрицательным моментом является наличие убытков по прочим доходам и расходам. На конец 2012 г. сальдо по ним установилось на уровне -3050 тыс. руб., однако наблюдается положительная тенденция — за период с конца 2011 г. по конец 2012 г. сальдо по прочим доходам и расходам увеличилось на 2752 тыс. руб. Как видно из таблицы, чистая прибыль за анализируемый период сократилась на -1388 тыс. руб., и на конец 2012 г. она установилась на уровне -1207 тыс. руб. Агрегированный баланс ГК «Пасеки Предгорья» за 2011;2012 гг. представлен в таблице 2.