Теоретическая часть. 
Состав и содержание организационного проекта подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации

В наше время неотъемлемой частью деятельности любого предприятия является хозяйственное обеспечение — система обеспечения и контроля за состоянием мебели, хозинвентаря и бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списания в установленном порядке пришедших в негодность материальных ценностей. Деятельность отдела хозяйственного обеспечения довольна трудоемкая и разнообразная.

В самом общем виде хозяйственное обеспечение можно определить как функцию управления, направленную на удовлетворение административно-хозяйственных потребностей деятельности предприятия.

Хозяйственное обеспечение реализуется в совокупности административно-хозяйственных функциях.

Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:

• 1) Текущее обеспечение деятельности:
  • · обеспечение канцтоварами;
  • · обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами;
  • · обеспечение хозяйственными товарами;
  • · поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика);
  • · обеспечение связи (подключение мобильных телефонов);
  • · осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование).
• 2) Документооборот:
  • · ведение документооборота;
  • · ведение архива;
  • · ведение библиотек, баз данных.
• 3) Эксплуатация здания, помещения, территории:
  • · уборка помещений;
  • · эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт);
  • · оформление помещений;
  • · ремонт помещений;
  • · обустройство прилегающих территорий;
  • · озеленение.
• 4) Организационная работа:
  • · организация рабочих мест;
  • · организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации);
  • · организация питания сотрудников;
  • · транспортное обслуживание;
  • · курьерское обслуживание;
  • · организация страхования сотрудников и компании;
  • · организация переездов.
• 5) Взаимоотношения со сторонними организациями:
  • · взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий);
  • · взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами);
  • · взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов.
• 6) Внутреннее информирование персонала:
  • · организация оповещения о новых документах;
  • · контроль исполнения поручений;
  • · выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений;
  • · организация внутрифирменных музеев и выставок.

Часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть — разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей работы.

Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение — обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Их основная задача — помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы, что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, список функций может быть, как сокращен, так и расширен, в зависимости от конкретной ситуации.

На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы:

• · размер компании;
• · цели компании;
• · находится ли здание в собственности;
• · специфика деятельности компании.

То есть каждая компания может самостоятельно сформировать список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ.

Для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо:

• · провести анализ текущего состояния компании, определить недостающие функции;
• · определить цели направления, исходя из целей компании;
• · выявить моменты, которые могут помешать реализовать цели;
• · просчитать целесообразность выполнять какие-то работы своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков;
• · определить лучший формат реализации данной функции (один сотрудник, отдел, целая служба).

Организация хозяйственного обеспечения на предприятии зависит от структуры предприятия, его сферы и масштабов деятельности.

В составе крупных предприятий организуются департаменты, управления, отделы административно-хозяйственного обеспечения.

На небольших предприятиях иногда достаточно только должности заведующего хозяйством или специального должностного лица, ответственного за хозяйственное обеспечение.

Часто на небольших современных предприятиях с численностью не более 10−20 сотрудников функции хозяйственного обеспечения осуществляет секретарь или офис-менеджер.

Наиболее часто встречающаяся форма организации хозяйственного обеспечения на предприятии — административно-хозяйственный отдел или отдел хозяйственного обеспечения.

Деятельность административно-хозяйственного отдела предприятия направлена на материальное, транспортное и социально-бытовое обеспечение деятельности предприятия.

Отдел хозяйственного обеспечения является структурным подразделением предприятия.

В своей работе отдел хозяйственного обеспечения руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами предприятия.

В зависимости от специфики и объема деятельности организации, численности ее работников, количества и площадей зданий и помещений, в которых расположены подразделения организации, технического оборудования (лифты, освещение, системы отопления, водоснабжения, вентиляции и т. д.) в состав административно-хозяйственной части могут входить на правах структурных подразделений различные технические и эксплуатационные службы, мастерские, склады, гараж, котельная, бюро пропусков, общежитие, столовая и т. д.

Основные задачи административно-хозяйственной части:

• 1. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности организации: техническое обслуживание зданий, помещений, оборудования (лифтов, систем отопления, водоснабжения, вентиляции, электросетей и т. д.), планирование, организация и контроль проведения их текущих и капитальных ремонтов, снабжение мебелью, хозяйственным инвентарем, организация транспортного обеспечения и охраны.
• 2. Организационно-методическое руководство и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам хозяйственного обслуживания, рационального использования материальных и финансовых ресурсов, сохранности собственности организации.
• 3. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития хозяйственного обеспечения деятельности организации, разработка предложений по совершенствованию службы административно-хозяйственной части.
• 4. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы.
• 5. Участие в подготовке и исполнении управленческих решений руководства по вопросам административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации.
• 6. Контроль за соблюдением санитарно-противоэпидемического режима, правил противопожарной безопасности, норм техники безопасности, своевременное принятие необходимых мер при выявлении фактов их нарушения.
• 7. Ведение предусмотренной действующими нормативно-правовыми актами соответствующей документации, предоставление в установленные сроки статистической и иной информации о деятельности административно-хозяйственной части.
• 8. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

Основные функции административно-хозяйственной части:

• 1. Планирование, организация и контроль административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации.
• 2. Хозяйственное обслуживание и обеспечение надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения организации, контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
• 3. Участие в инвентаризации зданий, помещений, оборудования в целях контроля их сохранности и технического состояния.
• 4. Планирование текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составление смет хозяйственных расходов.
• 5. Ремонт помещений, контроль качества выполнения ремонтных работ.
• 6. Обеспечение подразделений организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, контроль за их рациональным использованием, сохранностью, проведением своевременного ремонта.
• 7. Оформление необходимых документов для заключения договоров на проведение работ и оказание услуг сторонними организациями.
• 8. Получение и хранение канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря, обеспечение ими структурных подразделений организации, учет их расходования и составление установленной отчетности.
• 9. Контроль рационального расходования материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных целей.
• 10. Благоустройство, озеленение, уборка территории, праздничное художественное оформление фасадов зданий и проходных.
• 11. Хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
• 12. Организация транспортного обеспечения деятельности организации.
• 13. В соответствии с действующими правилами и нормативами организация эксплуатации и своевременного ремонта технического оборудования (электрических сетей, лифтов, систем отопления, вентиляции и т. д.), бесперебойное обеспечение зданий и помещений организации электроэнергией, теплом, газом, водой, контроль за их рациональным расходованием.
• 14. Организация и обеспечение пропускного режима (при отсутствии в организации службы безопасности).
• 15. Организация и контроль деятельности складов административно-хозяйственной службы.
• 16. Проведение информационно-разъяснительной работы среди работников организации, направленной на обеспечение сохранности и содержания в исправном состоянии зданий, помещений и имущества организации, бережное отношение к оборудованию и экономное использование материальных и энергетических ресурсов (электроэнергии, тепла, воды, канцелярских принадлежностей, расходных материалов и т. д.).
• 17. Проведение противопожарных и противоэпидемических мероприятий.
• 18. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.