Признаки формирования дел

• 1) Номинальный признак — в дело включают документы, имеющие одно и то же название вида или разновидности (акты списания материальных ценностей, протоколы производственных совещаний).
• 2) Предметно-вопросный признак — в дело объединяют документы одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание (документы об изменении финансовых планов (справки, поручения, обоснования, ведомости)).
• 3) Авторский признак — в дело включают документы одного автора (Протоколы заседания Ученого совета университета).
• 4) Хронологический признак — в деле формируют документы за определенный период (планы капитальных вложений за 2014 год).
• 5) Корреспондентский признак — в деле объединяют переписку с одним или несколькими корреспондентами (переписка с ПО «Радуга» о поставке продукции; переписка с местными органами государственного управления о порядке осуществления арендных отношений; переписка o кредитных операциях).
• 6) Географический признак — в одном деле переписки или другой группы документов формируют авторов, корреспондентов, которые связаны с определенной территорией (договоры о долгосрочных финансовых вложениях в местную промышленность Минской области).
• 7) Смешанный признак — включает в себя два или более из вышеперечисленных признаков (переписка с филиалом производственного объединения в г. Бобруйске об обосновании цен и тарифов).

Формирование дел предполагает соблюдение ряда правил. Каждое дело должно содержать только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации возникают документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела, /(ля этого в номенклатуре дел принято оставлять резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т. е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документа в дело. Запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность их оформления — наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и об исполнении.

Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела.

Документы постоянного и временного срока хранения также формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.

Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа: это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых материалов. Исключение могут составлять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30—40 мм), иначе оно будет неудобно в пользовании и возникнет необходимость в делении его на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один большой заголовок и указание на номер тома.

Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы, но вопросам, не решенным в течение одного года, а также учебная документация (формируется в пределах учебного года) и личные дела — в течение всех лет работы.

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов зависит скорость их поиска во время оперативного хранения, получение информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требований к систематизации документов внутри дела зависит объем информации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит поиск необходимой информации.