Учет фонда — это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность. Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, местонахождение каждого документа. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.
Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, закреплены в «Инструкции об учете библиотечного фонда». Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
Система учета включает:
- — внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда;
- — государственный статистический учет библиотечного фонда;
- — особый государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников; архивных документов). Основными единицами учета фонда для всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованных материалов являются: Название; Экземпляр. Дополнительными единицами учета фонда являются: Годовой комплект — совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год; Метрополка — международная единица учета величины фонда; Переплетная единица (подшивка).
Различают два вида учета:
- 1) Суммарный (или интегрированный) учет — это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
- 2) Индивидуальный (или дифференцированный) учет — это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фондав традиционном или машиночитаемом виде. Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда»:
Часть 1. «Поступление в фонд» — Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах Часть 2. «Выбытие из фонда» — Сведения о выбывших из библиотеки документах. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении, отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета.
Часть 3. «Итоги движения фонда» — движения фонда в обязательном порядке подводятся за год.
При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).
