Организация библиотечного фонда, понятие, теория и практика процесса

Организация библиотечных фондов — это ряд последовательных процессов и операций, с помощью которых фонды приводятся в готовность к использованию читателями и постоянно содержатся в рабочем состоянии. Организация фондов призвана также обеспечить их длительную сохранность.

Оптимизируя организацию фонда, исходят из сути технологических процессов библиотечной работы. Одним из наиболее важных в библиотеке является поток изданий. Задача библиотекаря, работающего с фондом, состоит в том, чтобы оптимизировать длину, направление, скорость и плотность этого потока, обеспечить равномерную насыщенность в течение рабочего дня. Кроме того, чтобы не мешать друг другу, потоки книг не должны пересекаться с другими потоками (читателей, их заявок). Но соединяться в необходимых точках потоки должны. Так, поток книг должен встречаться с потоком читательских требований в фондохранилище, а с потоком читателей — в пунктах выдачи книг.

Организация библиотечных фондов включает: прием и начальную обработку новых поступлений, учет, научную и техническую обработку, передачу изданий в структурные подразделения библиотеки, хранение.

Прием новой партии изданий осуществляют немедленно после поступления ее в библиотеку. Начальная обработка состоит в том, что на каждой принятой в фонд книге ставится библиотечный штемпель, на котором указывается наименование библиотеки. Партию книг и брошюр, поступившую по одному документу, раскладывают по отраслям знания и учитывают в книге суммарного учета. Об этом делают запись на сопроводительном документе. Затем из партии исключают издания, не подлежащие индивидуальному учету, а остальные учитывают каждое отдельно. Издание получает присущий только ему инвентарный номер, который регистрируют в соответствующей учетной форме и непосредственно на книге. Вслед за этим партия книг направляется на выставку новых поступлений.

Начально обработанную в отделе комплектования литературу передают в отдел обработки. Исключение составляют периодические издания, которые оперативно направляют в отделы обслуживания, так как они не нуждаются в длительной научной обработке. Научная обработка начинается с того, что поступившие книги проверяют на дублетность. Остальные издания обеспечиваются карточками с каталожным описанием. Каждое описание снабжается авторским знаком и классификационным индексом, а при систематическо-алфавитной расстановке еще и шифром, указывающим место книги на библиотечной полке.

На следующем этапе книга вместе с карточкой передается редактору, который проверяет правильность описания и классифицирования и определяет, в каком количестве надо размножить каталожную карточку на эту книгу. Затем карточку размножают и включают в каталоги библиотеки.

После каталогизации и систематизации партию новых поступлений передают для окончательной технической обработки, которая состоит в том, что книги переплетают, каждое издание снабжают ярлыком (или на нем проставляется штемпель) с шифром книги, листком срока возврата, книжным формуляром, расстановочным шифром.

Затем издания сдаются либо в отдел хранения библиотеки, либо непосредственно в ее структурные подразделения. Под хранением понимается содержание фонда в специально оборудованных помещениях в условиях оптимального физико-химического и биологического режима.