Отчётность банка. 
Деятельность ОАО "Паритетбанка" в г. Витебске

Основные группы документов, порядок их формирования

Факт совершения банковской операции подтверждается первичным учётным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Банк в своей деятельности использует:

• Ш формы первичных учётных документов, регламентированные нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь;
• Ш унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные республиканскими органами государственного управления;
• Ш самостоятельно разработанные и утверждённые руководителем первичные учётные документы при отсутствии утверждённых документов в соответствии с законодательством.

Первичные учётные документы, утверждённые Национальным банком, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учёта, подразделяются на:

• Ш расчётные документы (оформление безналичных операций банка и его клиентов: платёжные требования, платёжные поручения, платёжные требования-поручения);
• Ш кассовые документы (используются при оформлении операций, предусмотренных нормативными правовыми актами Национального банка по ведению кассовой работы);
• Ш мемориальные ордера;
• Ш внебалансовые ордера.

Мемориальные ордера применяются для совершения и отражения в бухгалтерском учёте внутрибанковских операций и операций банка и клиентов по безналичному перечислению средств в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка и договорами с клиентами.

Мемориальные ордера составляются на основании первичных документов: договоров, счетов-фактур, актов, приказов, выписок решений коллегиальных органов банка, товарных накладных и других документов, а также на основании распоряжений на совершение банковских операций.

Распоряжения на совершение банковских операций должны содержать следующую информацию: корреспонденцию счетов, назначение платежа, основание для совершения операции, сумму и вид валюты. Распоряжение должно иметь подпись руководителя (заместителя) и главного бухгалтера (заместителя) банка. На распоряжениях по кредитным операциям, несвязанным с перечислением денежных средств за счет кредита и иным счетам, не являющимся счетами клиентов, подпись руководителя (заместителя) банка не требуется.

Распоряжение на выдачу кредитов физическим лицам в суммах, определённых доверенностью, подписывается начальником кредитного управления (или в случае его отсутствия — заместителем начальника) в соответствии с полномочиями определенными доверенностью на совершение данных операций.

Операции по внебалансовым счетам в белорусских рублях и иностранной валюте оформляются с использованием приходных и расходных внебалансовых ордеров, формы которых установлены Инструкцией о порядке оформления и использования бланков приходного и расходного внебалансовых ордеров, утвержденной постановлением Совета директоров Национального банка Республики Беларусь 02.12.2002 № 377.

При оформлении кассовых операций по внебалансовым счетам используются внебалансовые ордера, формы которых установлены Инструкцией по организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь, утверждённой постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 21.12.2006 № 211.

При совершении сложных бухгалтерских записей, когда для отражения операций в учете используются три и более счета, т. е. двойная запись выражается в том, что один счет дебетуется (кредитуется), а два или более счета кредитуются (дебетуются), применяется форма сводного мемориального ордера, отличающаяся от типовой формы.

В целях сокращения документооборота при совершении переоценки валютных внебалансовых счетов используются формы сводного приходного, расходного внебалансового ордера.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Оформление первичных учетных документов регламентируется локальным нормативным актом Порядок организации бухгалтерского учёта и отчётности в ОАО «Паритетбанк».

Исходя из требований законодательства Республики Беларусь, банк должен обеспечить формирование архивов первичных учетных документов, на основании которых совершены бухгалтерские записи за каждый рабочий день не позднее следующего рабочего дня.

Ведение архивов первичных учетных документов, проведенных по балансу банка, обеспечивается программным модулем «Формирование архивов документов».

В целях обеспечения унификации по ведению архивов первичных учётных документов в разрезе структурных подразделений банка в программе ведется реестр структурных подразделений банка, являющихся держателями архивов. В реестре указывается список номенклатурных папок отдельного хранения для каждого центра финансовой ответственности (ЦБУ, РКЦ) (далее — ЦФО).

Если вновь созданные ЦФО не могут хранить архивы первичных учётных документов, то для данного ЦФО приказом руководителя банка назначается структурное подразделение, которое будет формировать архив документов с включением документов данного ЦФО.

Подборка, формирование и брошюрование общей папки первичных учётных документов (далее — документы дня) осуществляется за каждый банковский день, работником (работниками) на которого (которых) эти функции возложены должностной инструкцией.

Кассовые документы в общую папку документов дня и в папки отдельного хранения не включаются, формируются и хранятся отдельно от общей папки документов дня.

В общую папку документов дня и папки отдельного храпения помещаются справки о кассовых документах, хранящихся в отдельной папке.

Все первичные учётные документы с длительным сроком хранения, помещённые в отдельные папки, брошюруются за каждый операционный день по пачкам в порядке возрастания номеров исполнителей по дебету балансовых счетов, затем — по пачкам в порядке возрастания номеров исполнителей по кредиту балансовых счетов. Особенности формирования архива папок документов длительного срока хранения отражены в Порядке организации бухгалтерского учёта и отчётности в ОАО «Паритетбанк».

Ответственность за надлежащее хранение документов дня несёт руководитель ЦФО.

Хранение первичных учётных документов дня в течение двух лет до их сдачи в архив банка осуществляется в железных шкафах, расположенных в помещении структурных подразделений. [3].