Организация учёта материальных ценностей

Бухгалтерский учёт имущества должен обеспечить:

• — правильное оформление документов и своевременное отражение в учёте поступления, внутреннего перемещения, выбытия имущества;
• — достоверное определение первоначальной стоимости имущества с учётом всех затрат, связанных с созданием, приобретением имущества;
• — полное отражение затрат по изменению первоначальной стоимости имущества при достройке, дооборудовании, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении, частичной ликвидации;
• — контроль за сохранностью имущества, принятого к бухгалтерскому учёту;
• — сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия имущества;
• — оперативность (своевременность) учёта имущества;
• — соответствие синтетического учёта данными аналитического учёта;
• — соответствие данных складского учёта имущества данным бухгалтерского учёта;
• — достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия имущества с учётом расходов, связанных с его выбытием (реализацией).

Все операции должны оформляться оправдательными документами, оформленными в соответствии с требованиями закона Республики Узбекистан «О бухгалтерском учёте». Эти документы являются первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Приём на учёт зданий и сооружений после капитального строительства, приобретаемых основных средств, нематериальных активов, ценностей, передаваемых банку учредителями, производится в установленном для этих операций порядке.

Для получения от поставщиков материальных ценностей банк выдаёт доверенности лицам, состоящим в штате банка, на бланках установленной формы. Доверенности подписываются должностными лицами, уполномоченными руководством банка, и оформляются его печатью.

Выдаваемые доверенности регистрируются в журнале учёта доверенностей. В этом журнале до начала выдачи доверенностей должны быть пронумерованы все листы. Журнал ведётся по следующей форме:

• — номер доверенности и дата её выдачи;
• — срок действия доверенности;
• — должность, фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность;
• — наименование поставщика;
• — расписка лица, получившего доверенность;
• — отметка о выполнении поручения по данной доверенности с указанием названия документа, его номера и даты.

На последнем листе журнала выданных доверенностей делается надпись за подписью главного бухгалтера (его заместителя): «В настоящем журнале пронумеровано … листов». Количество листов указывается прописью.

Получение материальных ценностей возлагается приказом по банку на определённых работников, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

При получении груза доверенные работники банка тщательно проверяют соответствие количества получаемых мест и знаков маркировки на них количеству грузовых мест и знакам маркировки, указанным в транспортной накладной, состояние тары и упаковки прибывших мест.

В обязанности материально ответственных лиц входят:

• 1. Своевременный приём материальных ценностей.
• 2. Хранение материалов, оборудования, инвентаря, обеспечение надлежащих условий хранения.
• 3. Отпуск материальных ценностей по надлежаще оформленным документам.
• 4. Наблюдение за запасами материалов, выявление излишних и ненужных материальных ценностей.
• 5. Учёт находящихся на складе ценностей, включая бланки.
• 6. Сверка фактических остатков материальных ценностей по их количеству с данными складского и бухгалтерского учёта, а также складского учёта с данными аналитического учёта.
• 7. Хранение учётных карточек и других документов в надлежащем порядке.

И другие.

Приём материальных ценностей производится заведующим складом (кладовщиком) в тот же день путём тщательной проверки количества и качества этих ценностей в полном соответствии с сопроводительными документами (счетамифактурами, транспортными документами и т. д.) в присутствии лица, доставившего ценности и документы на склад.

При приёме ценностей, приобретённых за наличный расчёт, составляется приходная накладная.

Отпуск материальных ценностей производится по соответствующим документам. При отпуске материальных ценностей представителям филиалов банка получатели ценностей должны обязательно сдавать доверенность на право получения ценностей, оформленную подписями управляющего, главного бухгалтера и печатью.

Все документы по операциям склада за каждый день отражаются по складскому учёту в день совершения операций и сдаются после отражения их по складскому учёту в бухгалтерию до 14 часов следующего рабочего дня под расписку. Вторые экземпляры этих документов остаются у лица, ответственного за хранение ценностей.

Безвозмездный приём на баланс банка зданий, сооружений, хозяйственного инвентаря, хозяйственных материалов производится по решению руководства банка. Стоимость безвозмездно принятых ценностей определяется комиссией из представителей передающей организации и банка, о чём составляются протокол о договорной цене и приёмо-сдаточный акт, на основании которого производится оприходование принятых ценностей.

При передаче в эксплуатацию материальных ценностей для использования в составе основных средств составляется акт ввода в эксплуатацию за подписями членов создаваемой комиссии. Акт утверждается руководителем банка (его заместителем).

Материальные ценности, приобретенные банком за иностранную валюту, учитываются на соответствующих счетах в рублях по курсу Центрального банка Республики Узбекистан на дату оприходования ценностей.

Учёт основных средств, нематериальных активов, машин, оборудования, транспортных и других средств, подлежащих сдаче в лизинг, осуществляется должностными лицами, выделенными для этих операций, а учёт хозяйственных материалов ведётся заведующими складами (кладовщиками).

Со всеми должностными лицами, ответственными за сохранность материальных ценностей, при приёме на работу в установленном законом порядке заключается договор о полной материальной ответственности.

Складской учёт ведётся по месту эксплуатации, хранения ценностей лицом, ответственным за их сохранность.

Учёт ведётся на карточках, в книгах с открытием на каждый вид ценностей отдельного лицевого счёта, на электронновычислительных машинах.

На каждый вид (наименование) ценностей открывается лицевой счёт, который должен иметь реквизиты и показатели, необходимые для аналитического учёта.

Инвентарный номер, присвоенный предмету, сохраняется за ним на весь период его нахождения в банке.

Инвентарные номера выбывших предметов не присваиваются вновь поступившим предметам.

Отпуск материальных ценностей производится на основании требований, подписанных начальником структурного подразделения банка.

При отпуске ценностей, имеющих инвентарные номера, в требованиях должны указываться эти номера.

Требования составляются в трёх экземплярах, из которых:

• — первый экземпляр сдаётся в бухгалтерию и служит основанием для списания со счёта по учёту ценностей;
• — второй экземпляр остаётся у лица, ответственного за хранение ценностей, для использования при ведении складского учёта;
• — третий экземпляр вручается получателю.

В требовании указывается цель использования ценностей.

Отпуск для нужд свинцовых пломб, шпагата производится по требованиям, подписываемым руководителем, ведающим кассовыми операциями.

Пломбы по заявкам клиентов могут им выдаваться за плату по договорной цене, но не ниже балансовой стоимости, с взиманием в установленном порядке налога на добавленную стоимость.

Передача материальных ценностей от одного должностного лица, ответственного за сохранность материальных ценностей, другому должностному лицу, ответственному за сохранность материальных ценностей, производится по распоряжению руководителя хозяйственной службы, согласованному с соответствующими структурными подразделениями. Передача оформляется накладной.

Накладная составляется в четырёх экземплярах, из которых:

• — первый экземпляр сдаётся в бухгалтерию с отчетом должностного лица, передающего ценности;
• — второй экземпляр остаётся у должностного лица, передающего ценности, для отражения по складскому учёту;
• — третий экземпляр сдаётся в бухгалтерию должностным лицом, принявшим ценности;
• — четвёртый экземпляр остаётся у должностного лица, принявшего ценности, для отражения по складскому учёту.

В бухгалтерском учёте передаваемые ценности остаются на учёте на том же балансовом счёте, на котором они учитывались до передачи, и за присвоенным инвентарным номером, только меняются лица ответственные за сохранность ценностей.

Передача ценностей при смене материально ответственных лиц оформляется актом в режиме инвентаризации.

При необходимости списания материальных ценностей вследствие их амортизации, порчи создается комиссия для подготовки акта. Комиссия создаётся распоряжением руководства банка, которая осматривает предметы, намеченные к списанию, особенно не полностью амортизированные. По результатам комиссия составляет акт.

Акт составляется в двух экземплярах, рассматривается и утверждается председателем Правления банка или его заместителем.

Первый экземпляр акта передаётся в бухгалтерию, второй экземпляр используется должностными лицами для отражения по складскому учёту.

Оставшиеся после ликвидации основных средств материалы передаются должностному лицу, ответственному за хранение материальных ценностей, и отражаются по учёту в общеустановленном порядке.

Должностные лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, в сроки, установленные руководством банка, но не реже одного раза в неделю, сдают в бухгалтерию банка отчётность о приходе и расходе материальных ценностей. Отчётность состоит из приходных и расходных документов, включённых в реестр приходных и расходных документов. Реестр составляется в двух экземплярах. Работник бухгалтерии при приёме отчётности проверяет, все ли документы, включённые в реестр, приложены, нет ли документов, не включённых в реестр, а также правильность оформления документов. После этого на основании данных аналитического учёта проставляет цены и стоимость материальных ценностей и делает необходимые проводки. В целях недопущения скопления отчётности на один день разрабатывается и доводится до должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, график представления ими в бухгалтерию банка отчётности. Отчётность в бухгалтерии проверяется и отражается по счетам бухгалтерского учёта в течение двух рабочих дней, включая день получения отчётности.