Оптимизация деятельности отдела приемки по количеству и качеству товаров в ООО «Фарминторг-Опт»

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования (ГОУ ВПО) Тверская государственная медицинская академия министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации Кафедра управления и экономики фармации, с курсами фармакогнозии и ботаники, фармацевтической технологии, токсикологической и фармацевтической химии

Дипломная работа на тему:

Оптимизация деятельности отдела приемки по количеству и качеству товаров в ООО " Фарминторг-Опт"

Выполнила студентка 501 группы Смирнова Анастасия Сергеевна Научный руководитель:

ассистент, Панина Галина Андреевна Тверь, 2011г

Список используемых сокращений

ЛС — лекарственные средства;

БАД — биологически активные добавки;

МИБП — медицинские иммунобиологические препараты;

НД — нормативная документация;

СМК — система менеджмента качества РИ — рабочая инструкция СОП — стандартные операционные процедуры ТТН — товарно-транспортная накладная СФ — счет-фактура

• Введение
• Глава 1. Обзор литературы. Общая характеристика предприятия
• 1.1 Общая характеристика деятельности предприятия
• 1.2 Основные подразделения предприятия
• 1.3 Задачи и функции основных подразделений
• 1.4 Нормативно-правовая база, регламентирующая деятельность оптового предприятия
• 1.5 Склад как подразделение предприятия
• 1.5.1 Приемный отдел склада
• 1.6. Анализ ассортимента склада ООО «Фарминторг-Опт»
• 1.7 Нормативно-правовая база, регламентирующая приемку товаров на склад
• 1.8 Перечень необходимых документов от поставщиков
• Глава 2. Анализ технологического процесса приемки на складе ООО «Фарминторг-Опт»
• 2.1 Структура и описание помещений склада
• 2.2 Отдел приемки товаров по количеству
• 2.3 Техническое оснащение отдела приемки
• 2.3.1 Поддоны
• 2.3.2 Стеллажи
• 2.3.3 Штабелёры
• 2.3.4 Ручные гидравлические тележки — рохлы
• 2.3.5 Подъемник модель: HB
• 2.3.6 Тележка платформенная
• 2.3.7 Холодильник
• 2.4 Показатели сохранности перевозимых грузов
• 2.5 Распаковка и приемка товаров по качеству
• 2.6 Сертификация. Приемка по качеству
• 2.6.1 Особенности поставки БАД
• 2.6.2 Иммунобиологические препараты
• 2.6.3 Проверка качества детского питания
• 2.6.4 Проверка качества изделий медицинского назначения
• 2.7 Внедрение системы менеджмента качества — Quality management systems
• 2.8 Приемка продукции по комплектности товара
• 2.9 Анализ деятельности приемного отдела
• 2.9.1 Штатная структура отдела приемки
• 2.10. Организация технологического процесса приемки на складе
• 2.10.1 Актирование недостач при приемке
• 2.10.2 Актирование некачественных товаров
• 2.10.3 Составление акта по приемке товара
• 2.11 Порядок приемки лекарственных средств на аптечном складе
• 2.12 Должностные обязанности сотрудников отдела приемки
• Глава 3. Оптимизация процесса приемки на аптечном складе ООО «Фарминторг-Опт»
• 3.1 Трудности размещения поступившего товара, из-за нехватки площади склада, отведенной на отдел приемки
• 3.1.2 Расчет зоны приемки
• 3.2 Неравномерность поставок
• 3.3 Время разгрузки
• 3.4 Оптимизация процесса приемки
• 3.5 Стандартизация процедуры приемки товаров на аптечном складе
• 3.7 Безопасность труда — залог рентабельности
• 3.8 Необходимость реинжиниринга
• 3.8.1 Составление карты процесса приемки
• Глава 4. Выводы и обсуждение результатов
• 4.1 Проектирование технологии работы
• 4.2 Внедрение изменений
• Заключение
• Список используемой литературы

Оценивая положение фармацевтической отрасли за последние пять лет, можно отметить, что доля фармации в общем объеме рыночной капитализации составляла 13%. Фармацевтический рынок является одной из наиболее динамично развивающихся отраслей отечественной экономики. Отличительным признаком России является преобладание аптечных продаж в обороте оптовых предприятий (более 60%). В то время как в зарубежных странах, например в Японии, оптовики реализуют большую часть лекарств (88%) непосредственно через больницу и клиники, минуя аптеки. В этих условиях особую актуальность приобретает повышение эффективности взаимодействия на уровне оптовое — розничное звено, которое должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечить его устойчивость и непрерывность. В настоящее время на российском рынке присутствуют примерно750 иностранных компаний.

Оптовая торговля — это торговля товарами с последующей их перепродажей или профессиональным использованием (ГОСТ Р.51 303−99). Под торговлей понимают обеспечение институциональных потребителей (организации и учреждения) материальными ресурсами (сырьем, продукцией производственно-технического назначения) которое осуществляется предприятиями-изготовителями, посредническими организациями на основе заказов, предоставляемых указанными потребителями.

Современный фармацевтический рынок России представлен большим количеством фирм оптового звена разного «калибра», которые имеют как разнообразные структуры своих организаций, так и поставленные цели существования. Объединяющим все хозяйствующие субъекты является, в первую очередь, рентабельность и прибыль. Но все фармацевтические фирмы идут к этому разными путями. Одни из них ориентированы только на получение прибыли и не имеют своей целью предоставлять потребителям лекарственных средств качественные препараты и повышать уровень их обслуживания. Но, на сегодняшний день потребители желают получать качественный товар, и такой подход к деятельности является невостребованным у потребителей и не приведет к развитию предприятия оптовой торговли. Для другой части оптового звена фармацевтического рынка характерен планомерный подход к своей работе. Такие организации заинтересованы в расширении дистрибьюторской деятельности, рынка сбыта, продвижении товара, расширении ассортимента товаров, предоставление дополнительных услуг, улучшении технического оснащения процессов, повышении качества обслуживания и т. д. Современный бизнес вступил в фазу зрелости: совершенствуются технологии продвижения продуктов, появляются более мощные финансовые возможности, многие компании переориентируются на производство инновационных продуктов. Со стороны государства контроль также возрастает. Приняты отраслевые стандарты, введена система обязательной сертификации, создана Фарминспекции, изменены правила таможенного оформления лекарственных средств и т. д.

Ключевым звеном дистрибьюторской компании выступает склад. А залогом успешной работы складского хозяйства является рациональная организация системы хранения. Запасы могут возникнуть в любой точке цепи поставок, где материальный поток приостанавливается или нарушается. Большинство организаций стараются хранить запасы на складах. Поэтому тема исследования работы аптечного склада и отдела приемки является актуальной.

Актуальность темы

исследования. Современный крупный склад — это сложное техническое сооружение, которое состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет определенную структуру и выполняет ряд функций по преобразованию материальных потоков, а также накоплению, переработке и распределению грузов между потребителями. При этом в силу многообразия параметров, технологических и объемно-планировочных решений, конструкций оборудования и характеристик разнообразной номенклатуры, перерабатываемых грузов, склады относят к сложным системам. В то же время склад сам является всего лишь элементом системы более высокого уровня — логистической цепи, которая и формирует основные и технические требования к складской системе, устанавливает цели и критерии ее оптимального функционирования, диктует условия переработки груза.

Безусловно, конечной целью каждого участника фармацевтического рынка является доставка конечному потребителю продукции высокого качества при постоянном совершенствовании сферы предоставления услуг на всех этапах своей деятельности.

Поэтому склад должен рассматриваться не изолированно, а как интегрированная составная часть логистической цепи. Только такой подход позволит обеспечить успешное выполнение основных функций склада и достижение высокого уровня рентабельности. Организация и технология поступления и приёмки товаров на склад, а также стандартизация складских технологических процессов является одним из основных направлений работы склада.

Цель исследования. Основной целью данной дипломной работы является рассмотрение на материалах ООО «Фарминторг-Опт» практического порядка организации и технологии поступления и приёмки товаров на склад, а также разработка предложений по их совершенствованию.

Задачи исследования. Исходя из цели исследования, его основными задачами являются следующие:

рассмотреть организацию технологических процессов на складе

описать приёмку товаров по количеству и качеству на склад ООО «Фарминторг-Опт» ;

изучить документальное оформление приёмки товаров на склад ООО «Фарминторг-Опт» ;

прием товар склад сертификация изучить условия хранения и распределения лекарственных средств и других товаров на складе;

рассмотреть основные проблемы, возникающие на этапе поступления и приёмки товаров на склад ООО «Фарминторг-Опт» и способы их решения.

Объект исследования. Объектом исследования является организация и технология по поступлению и приёмке товаров на склад в ООО «Фарминторг-Опт» .

Основные параметры предприятия: данное предприятие является коммерческой организацией, имеющей в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.

Организация приемки товаров аптечного ассортимента изучалась методом непосредственного наблюдения. На основании данных, полученных во время наблюдения, с помощью логико-теоретических методов разрабатывались рекомендации по стандартизации данного вида деятельности аптечных организаций, осуществляющих оптовую реализацию лекарственных средств. Анализ деятельности склада ООО «Фарминторг-Опт» проводился на основании инструкций по приёмке лекарственных средств, изделий медицинского назначения, парафармацевтической продукции и других товаров ассортимента предприятия по количеству и качеству.

Структура и объём работы: структура диплома определяется поставленными перед исследованием целью и задачами. Проект состоит из введения, трех глав, приложения документов, заключения и библиографического списка литературы.

В первой главе дана характеристика рассматриваемого предприятия, изучены нормативные документы, регламентирующие деятельность оптового звена. Вторая глава, аналитическая, описывает структурные подразделения фирмы, взаимосвязь в выполнении операций, техническое оснащение отдела приемки, выполняемые ими функции. Так же рассмотрена процедура приемки товара по качеству, составление акта отбора образца и подача в контрольно-аналитические лаборатории на анализ. Приведен анализ документов, составляющих процедуру приемки наименований на аптечном складе. В третьей главе, на основании предыдущих глав, выделены проблемы, возникающие на складе, на этапе приемки и возможные варианты, для их разрешения.

В заключении представлены выводы по проделанной работе, предложены пути усовершенствования разгрузки прибывающего автотранспорта, процедуры приемки товаров на аптечный склад.

Глава 1. Обзор литературы. Общая характеристика предприятия

1.1 Общая характеристика деятельности предприятия

ЗАО «Фарминторг» работает на Тверском рынке с 15 февраля 1993 года и стало первым негосударственным фармацевтическим предприятием, что во многом способствовало его успешному развитию. Изучение фармацевтического рынка 1993 года показало практическое отсутствие конкуренции на нем, а так же высокую рентабельность торговых операций в этой сфере при минимальном государственном регулировании.

За восемнадцать лет своего присутствия на региональном фармацевтическом рынке предприятие превратилось в самого крупного оптового поставщика лекарственных средств в Тверской области.

ЗАО «Фарминторг» имеет региональную лицензию на право осуществления фармацевтической деятельности и является первым негосударственным фармацевтическим предприятием, получившим разрешение Постоянного Комитета по контролю наркотиков и право работы с лекарственными средствами и формами сильнодействующих веществ. Оптовая доставка товаров аптечного ассортимента осуществляется по долгосрочным договорам в медицинские организации Тверской области и города Твери.

Постоянно растет ассортимент продукции предприятия: за десять лет с 2000 по 2010 год номенклатура товаров ООО «Фарминторг-Опт» увеличилась более чем в 5 раз и составляет более 14 тысяч позиций.

За время существования предприятия ассортимент расширился и не только за счет широкого ассортимента спектра медикаментов. Появился широкий круг других категорий товаров. На сегодняшний день фирма ежедневно может предложить более 14 тыс. наименований продукции со склада и под заказ:

широкий спектр медикаментов;

сильнодействующие и ядовитые вещества;

лекарственные травы;

гомеопатические препараты;

хирургический шовный материал;

резиновые изделия, перевязка, одноразовые инструменты;

предметы ухода за больными, средства личной гигиены;

рентгеновская пленка и рентгеноконтрастные вещества;

диетическое питание;

биологически активные добавки;

изделия медицинского назначения, медицинская техника;

минеральные воды, соки

Рисунок 1 — Динамика изменения ассортимента

Высокое качество предлагаемого товара обеспечивается тщательным подбором производителей и поставщиков, а так же тесным сотрудничеством с Государственным Учреждением Здравоохранения «Тверской Центр сертификации и контроля лекарственных средств». Обязательным условием работы с поставщиками является наличие всего комплекта сопроводительной документации.

Все это, а так же строгое соблюдение дисциплины ценообразования, оперативная (в течение суток с момента приема) доставка товара, обеспечение рекламной продукцией, выполнение специальных заказов, действующая система товарных кредитов и скидок, консультативная и информационная помощь делают работу клиентов с предприятием удобной и взаимовыгодной. Клиентами ЗАО «Фарминторг» являются аптечные учреждения города Твери и Тверской области различных форм собственности и медицинские организации Тверской области.

Рисунок 2 — Изменение количества клиентов ЗАО «Фарминторг»

Наряду с оптовыми поставками медикаментов предприятие развивало и собственную розничную сеть. Первый аптечный пункт ЗАО «Фарминторг» начал работу в августе 1993 г. В настоящее время подведомственная аптечная сеть состоит из 8 аптек, одна из которых — первая в области аптека-фармамаркет, и одного аптечного пункта. И на сегодняшний день продолжается расширение розничной сети предприятия, за счет строительства аптек.

Все аптеки оборудованы с учетом последних достижений в области аптечного дела и оснащены новейшим торговым и компьютерным оборудованием, что позволяет значительно улучшить обслуживание розничных потребителей и снабжение населения лекарственными средствами, в том числе и в ночное время.

1.2 Основные подразделения предприятия

Предприятие имеет линейно-функциональную структуру. Ключевыми отделами является отдел оптовых и розничных продаж, отдел поставок.

Рисунок 3 — Взаимосвязь основных подразделений предприятия

1.3 Задачи и функции основных подразделений

Генеральный директор: организация и контроль работы фирмы;

отдел закупок: расчет потребности закупок, подготовка заявок размещение заказов, контроль оплат и своевременности отгрузок;

отдел продаж: анализ продаж, поиск новых покупателей, ведение клиентской базы, ведение переговоров с покупателями;

бухгалтерия: подготовка документов по приему и отгрузке товара;

склад: прием товара, отгрузка, контроль за сохранностью продукции;

юрист: правовое обеспечение работы фирмы;

Предприятие ведёт бухгалтерскую и статистическую отчётность в порядке, установленном законодательством РФ.

По решению руководства в 2009 организация была перерегистрирована как ООО «Фарминторг-Опт». Функции и порядок работы остаются те же.

В настоящее время ООО «Фарминторг-Опт» — крупнейшее оптовое предприятие, занимающее лидирующие позиции на фармацевтическом рынке Тверской области.

В компании создан свой отдел контроля качества, который осуществляет входной контроль качества медикаментов и других товаров. Все это исключает возможность попадания фальсифицированной и недоброкачественной продукции в наши аптеки, а так же в другие розничные структуры.

Собственный транспорт, новые холодильные установки и современное складское оборудование обеспечивают правильное хранение и транспортировку лекарств от фабрики до аптечного прилавка.

1.4 Нормативно-правовая база, регламентирующая деятельность оптового предприятия

На разных уровнях законодательной власти за последнее время были приняты ключевые регламенты. Особенно актуальным является внедрение отраслевых стандартов. В соответствии с Федеральным законом «О лекарственных средствах» № 86 от 22.06.1998 года был разработан стандарт отрасли (ОСТ N 42−510−98)" Правила организации производства и контроля качества лекарственных средств" (GMP), по уровню требований не уступающий аналогичным документам западных стран.

Введение

«Правил оптовой торговли» должно обеспечить производство ЛС на современном уровне и гарантировать их высокое качество. Разработаны и внедрены ГОСТы: «Правила организации доклинических испытаний лекарственных средств» (GLP), «Правила организации оптовой торговли лекарственными средствами» (GDP), «Правила организации розничной торговли лекарственными средствами» (GPP). Важным в настоящий момент является активное внедрение данных ГОСТов в жизнь таким образом, чтобы они на практике составляли основу деятельности каждой фармацевтической организации (фирмы). Кроме этого, существуют определенные нормативы относительно иммунобиологических препаратов, которые отражены в санитарно-эпидемиологических правилах СП 3.3.2.1120−02 от 04.04.2002 г. и включают «Требования к условиям транспортировки, хранению и отпуску иммунобиологических препаратов аптечными учреждениями и учреждениями здравоохранения» .

Важным в настоящий момент является активное внедрение данных ОСТов в жизнь таким образом, чтобы они на практике составляли основу деятельности каждой фармацевтической организации (фирмы).

С целью оптимизации правовой основы деятельности оптовых фармацевтических компаний был проведен анализ основных нормативных актов, регламентирующих работу товаропроводящей системы.

Было установлено, что, несмотря на имеющуюся законодательную базу по организации и функционированию оптовых фармацевтических предприятий, нормативные положения в определенных уровнях фармацевтического рынка некоторые положения не выполняются. Это, как показали исследования, связано с рядом причин, в том числе с наличием огромной концентрации фармацевтических организаций оптовой торговли среднего и малого бизнеса с частной формой собственности, особенно в регионах наибольшего экономического благоприятствования, являющихся предметом настоящего анализа.

Так, проведенный нами анализ показал, что в ОСТ N 42−510−9 отсутствуют такие важные показатели, как:

требования по логистике фармацевтических грузов, их страховке;

рекомендации по штатной структуре, численности и квалификации сотрудников предприятий оптовой торговли;

сроки приемки товара в зависимости от его объема по качеству и количеству с разъяснением данной терминологии;

ответственность фармацевтических предприятий за поставляемую продукцию.

Вместе с тем, следует отметить, что во всех странах, где в промышленный и торговый сектора экономики давно внедрены требования GMP и GDP, существует конкретный параметр, позволяющий определить экономическую рыночную эффективность предприятия — это проведение ежегодного аудита.

Внедрение финансового аудита может обеспечить не только прозрачность деятельности изучаемых субъектов рынка, но и определить четкие статистические показатели, которые могут быть использованы для прогнозирования в рамках отрасли, обеспечить рейтинговые продукты наиболее объективными критериями.

Кроме этого, в понятие правил оптовой торговли лекарственными средствами на внутреннем рынке входят не только правила организации фармацевтического предприятия, но и договорные торговые правила взаимоотношений между партнерами, ибо одним из первых шагов в установлении коммерческих связей является заключение договора

Еще одним спорным вопросом при заключении договора является срок годности реализуемых ЛС. Все поставщики предлагают утвердить в договоре тот остаточный срок годности ЛС, какой им выгодно, обычно этот предел варьирует от 80% до 60%. Может ли срок годности в пределах 70−60%, после прохождения огромной цепочки фирм-посредников, которые при этом могут находиться в разных концах страны, обеспечить качество конечному потребителю? При прохождении товара возникает еще и возможность возврата, т. е. срок прохождения товара при этом увеличивается дополнительно. Единственное указание по остаточному сроку годности существует в п. 5.9 ОСТа 91 500.05.005−2002 в абзаце по возврату товара". оставшийся срок годности является приемлемым". У практиков тут же возникает вопрос, а какой именно срок годности является приемлемым? И еще один: должен ли производитель нести ответственность за произведенный им товар в течение всего срока годности?

Очевидно, что назрела необходимость разработки регламентирующих указаний по срокам годности реализуемых ЛС с разбивкой по всей цепочке движения товара: производитель — посредник — розничное звено, т. е. подобно тому, как это было сделано по вопросу регулирования наценки на ЛС.

Приказ № 706н от 23.08.2010 года «Об утверждении правил хранения лекарственных средств» устанавливает требования к помещениям хранения лекарственных средств для медицинского применения, регламентируют условия хранения, общие требования к устройству и эксплуатации помещений хранения, организацию хранения различных групп лекарственных средств в соответствии с их физико-химическими свойствами, воздействия различных факторов внешней среды. В пункте V «особенности организации хранения лекарственных средств в складских помещениях» :

лекарственные средства, хранящиеся в складских помещениях, должны размещаться на стеллажах или поддонах. Не допускается размещение лекарственных средств на полу без поддона.

1.5 Склад как подразделение предприятия

Склад ООО «Фарминторг-Опт» расположен по адресу г. Тверь пер. Александровский д. 9, в черте города.

На складе выделяют отдельные помещения (зоны) для хранения следующих групп товаров:

сильнодействующие, ядовитые лекарственные средства;

термолабильные лекарственные средства;

спиртосодержащие лекарственные средства;

резиновые изделия;

изделия из пластмасс;

перевязочные средства и вспомогательные материалы;

изделия медицинской техники;

лекарственное растительное сырье;

лекарственные средства для наружного применения;

инъекционные лекарственные средства;

лекарственные средства для внутреннего применения;

биологически активные добавки (БАД);

детское питание;

минеральные воды.

Склад ООО «Фарминторг — Опт» осуществляет следующие виды работ:

приемка грузов от поставщиков;

идентификация товаров, сопоставление их с заказами и определение их предназначения;

выгрузка товаров с транспортных средств;

выполнение необходимых проверок количества, качества доставленных грузов и условий заказа;

сортировка товаров, когда это необходимо;

перемещение товаров на участок хранения опта;

хранение товаров в запасе до тех пор, пока они не потребуются, при необходимости, перемещение материалов из отделения хранения опта на участки для комплектации меньшими партиями;

комплектация товаров в соответствии с полученными заказами; упаковывание товаров, когда это необходимо;

погрузка товаров на транспортные средства для доставки и диспетчеризация заказов;

контроль над всеми коммуникациями и связанными системами;

контроль запасов и финансовый контроль.

1.5.1 Приемный отдел склада

Отдел приемки является структурным подразделением склада. Взаимодействие осуществляется со всеми структурными подразделениями предприятия: отделом поставок, отделом маркетинга, отделением сертификации, склад, бухгалтерия. Отдел приемки осуществляет прием различных видов товара на склад:

прием товара на склад, включающий разгрузочные работы товара поступившего на склад от поставщиков;

прием товара по количеству мест указанных в сопроводительных документах;

проверка целостности пломб на автотранспорте;

проверка соответствие поступившего товара, указанному в сопроводительных документах;

проверка сроков годности;

проверка целостности упаковок;

отбор образцов или проб на анализ;

разупаковка товара при необходимости;

На определение необходимых параметров зоны приемки влияют:

вес и объем поступающих товаров за смену;

способ разгрузки транспортных средств;

наличие части зоны приемки вне помещения (на рампе) для разгрузки и временного хранения товара.

Прием поступившего товара по качеству проводят специалисты отделения сертификации лекарственных средств.

1.6. Анализ ассортимента склада ООО «Фарминторг-Опт»

В настоящее время на предприятии реализуется более 14 тысяч наименований фармацевтической продукции. Широко представлен ассортимент не только лекарственных средств, но и изделий медицинского назначения, парафармацевтической продукции, лечебных трав, гомеопатических средств и т. д. Ассортимент предприятия призван полностью удовлетворять потребности различных потребителей. Ассортимент является широким, глубоким и полным и постоянно обновляется. В организации представлены товары для потребителей всех возрастных категорий, в ценовом отношении ассортимент так же является доступным для различных потребителей, так как представлены и отечественные и импортные препараты, зарегистрированные в Российской Федерации. Широко в ассортименте присутствуют как оригинальные препараты различных производителей, так и препараты-дженерики. На сегодняшний день основной объем продаж фармацевтического рынка занимают импортные препараты. Их доля составляет примерно 70% от общего объема. Наиболее распространенными являются: Sanofi-Aventis (Франция), Novartis (Швейцария), Hemofarm (Германия). Gedeon Rixter (Венгрия), Nycomed (Норвегия), Pfizer (США), KRKA (Словения). Из отечественных фармацевтических производителей представлена продукция ООО «Фармстандарт», ООО «Нижфарм», ООО «Озон», ООО «Канонфарм», ООО «Мосхимфарм», ООО «Дальхимфарм» и другие. ООО «Фарминторг-Опт» осуществляет закупку продукции ОАО «Тверская фармацевтическая фабрика» .

В последние годы на фармацевтическом рынке России активно развивается такое направление, как парафармацевтика (нелекарственные препараты, продающиеся в аптеках). Наиболее перспективным сегментом парафармцевтики является косметика. Широко представлены лечебно-косметические средства компании «Эвалар» (Россия), «Фора Фарм» (Россия) и другие. Большую долю в ассортименте предприятия занимают средства гигиены и санитарии: средства по уходу за полостью рта, средства по уходу за волосами и кожей головы, предметы личной гигиены, средства по уходу за кожей лица, рук и телом, солнцезащитные средства. Широко представлена продукция компаний «Colget — Palmoliv» (США), «Oral B» (Ирландия), «Splat» (Россия), «Lakalut» (Германия), «Schwarzkopf» (Германия), «Loreale» (Франция), «Garnier Laboratories» (Франция), «Nivea» (Германия), «Vichy Laboratories» (Франция), «Johnson&Johnson» (США), «Natura Siberica» (Россия), ООО концерн «Калина» (Россия).

Большое значение имеет наличие в ассортименте организации предметов ухода за больными: изделия медицинского назначения, приборы медицинского и диагностического назначения (системы контроля уровня глюкозы в крови, приборы для измерения артериального давления, температуры тела), резиновые изделия.

Немаловажную часть в ассортименте занимают лекарственные травы и сборы, производителей ООО «Лек С+», ОАО «Красногорсклексредства», ЗАО «Европлант», ЗАО «Здоровье», которые во все времена пользовались большим спросом.

Товары для детей:

детское консервированное питание, фруктово-овощные, рыбные пюре, молочные смеси, каши, соки и нектары, чаи.

изделия из резины, пластмассы, медицинский инструментарий

Наиболее широко представлена продукция производителей «Nutricia» (Нидерланды), «Nestle» (Швейцария), «Малютка» (Россия), «Фруто-няня» (Россия), «Gerber» (Польша), «Бабушкино лукошко» (Россия) и другие.

В ассортименте организации представлены минеральные воды: лечебные, лечебно-столовые и питьевые воды.

В связи с таким количеством ассортиментных позиций на складе выделены зоны для хранения каждого вида продукции изолированно с соблюдением соответствующих режимов хранения.

Рисунок 4 — Процентное соотношение ассортимента в организации

1.7 Нормативно-правовая база, регламентирующая приемку товаров на склад

Основным документом, регламентирующим порядок приемки лекарственных средств на склад, является ОСТ 91 500.05.005−2002.

Так, согласно ОСТу 91 500.05.005−2002, раздел «Прием на склад и отпуск со склада лекарственных средств» включает следующие моменты:

п. 5.1 Приемка лекарственных средств осуществляется приемным отделом склада. При проведении погрузочно-разгрузочных работ должна быть обеспечена защита поступающих лекарственных средств от атмосферных осадков, воздействия низких и высоких температур.

п. 5.2 Зона приемки должна быть отдельной;

п. 5.3 Лекарственные средства в поврежденной упаковке, не сертифицированные, не соответствующие заказу, не имеющие необходимой сопроводительной документации, а также относительно которых есть предположение, что они контаминированы, должны быть соответствующим образом промаркированы и помещены в специально выделенную (карантинную) зону отдельно от других лекарственных средств до их идентификации или уничтожения в установленном порядке;

п. 5.5 Все поставки должны сопровождаться документами, позволяющими установить дату отгрузки, наименование препарата, поставленное количество, цену отпущенного препарата, название и адрес поставщика и получателя;

п. 5.7 Сопроводительные документы должны содержать следующую информацию о:

поставщике;

покупателе;

дате поставки;

наименовании ЛС;

производителе ЛС;

количестве упаковок;

номере серии;

номере декларации на каждую серию. [2]

В «Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. N П-6) (с изменениями от 29 декабря 1973 г. и от 14 ноября 1974 г.)» существуют прямые указания по срокам приемки товара на склад.

приемка производится по количеству мест и весу брутто (П-6);

по количеству единиц, качеству и комплектности (П-7);

место приемки — на складе конечного потребителя;

Приемка продукции производится в следующие сроки:

а) продукции, поступившей без тары, в открытой таре и в поврежденной таре, — в момент получения ее от поставщика или со склада органа транспорта либо в момент вскрытия опломбированных и разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров, но не позднее сроков, установленных для разгрузки их;

б) продукции, поступившей в исправной таре:

по весу брутто и количеству мест — в момент получения ее от поставщика.

по весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте — одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящейся продукции не позднее 24 часов с момента получения продукции — при доставке продукции поставщиком или при вывозке ее получателем со склада поставщика и с момента выдачи груза органом транспорта — во всех остальных случаях. [1]

Требования к маркировке грузов указаны в Межгосударственном стандарте ГОСТ 1 419 296 «Маркировка грузов» (введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 18 июня 1997 г. № 219). Он включает требования к содержанию маркировки, манипуляционные знаки, размеры маркировочных ярлыков, манипуляционных знаков, надписей. [5]

1.8 Перечень необходимых документов от поставщиков

По прибытии транспортных средств на склад в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов:

товарно-транспортная накладная;

счет-фактура;

технический паспорт;

сертификат соответствия ГОСТу, удостоверение о качестве и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывают, какие документы отсутствуют. [4]

Основным товаросопроводительным документом является товарная накладная. В товарной накладной указывают номер и дата оформления, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание лекарственных средств, их количество (единицы измерения), цена и общие суммы отпущенных лекарственных средств с учетом и без учета НДС. Товарная накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется печатью организации поставщика и печатью покупателя. Если лекарственные средства получает материально ответственное лицо покупателя на складе поставщика, то оно должно предъявить поставщику доверенность, которая необходима для подтверждения полномочий материально ответственного лица на получение товара.

Глава 2. Анализ технологического процесса приемки на складе ООО «Фарминторг-Опт»

2.1 Структура и описание помещений склада

Склад ООО «Фарминторг-Опт» расположен в черте города по адресу г. Тверь, Александровский переулок, д. 9. Располагается в двух отдельно стоящих изолированных одноэтажных зданиях. Такое местоположение склада обеспечивает подъезд к нему с разных направлений. Движение транспорта на территории склада организовано так, что входящие и исходящие потоки не создают помех друг другу. Территория склада огорожена забором и металлическими воротами, имеется контрольно-пропускной пункт.

Общая площадь складских помещений составляет 1224,6 м кв. Данные помещения включают зоны хранения представленных в организации наименований товаров. Кроме этого выделяют зону приемки товаров, куда товар поступает от поставщика, зону отправки или экспедиционную, откуда товар поступает к клиентам. Зона основного хранения товара так же разделена на несколько помещений в зависимости от температурного режима, указанного производителем.

Основной склад размещен в отдельно стоящем нежилом здании. При этом склад имеет отдельный вход, подъездную площадку, рампу для разгрузки товара. При размещении склада обеспечено выполнение стандартов. Все складские помещения имеют системы электроснабжения, отопления, систему водоснабжения, канализации, приточно-вытяжную вентиляцию. Внутренние поверхности помещений: потолки, стены, двери выкрашены водостойкой краской, которая позволяет проведение влажной уборки. Полы складских помещений выполнены из устойчивых к механическому воздействию материалов: бетон/краска, не образующие пыль покрытия, устойчивое к воздействию влажной уборки с использованием дезинфицирующих средств.

Помещения склада функционально взаимосвязаны между собой по выполняемым функциям: прием, хранение, комплектация заказов и отпуск товара.

На складе выделено специальное изолированное место для хранения моющих и дезинфицирующих средств, инвентаря и материалов, применяемых при уборке помещений и обработке оборудования, и гардеробная.

В гардеробной верхняя одежда и обувь хранятся изолированно от сменной одежды и сменной обуви.

В соответствии с выполняемыми функциями складские помещения оборудованы:

стеллажами, поддонами, подтоварниками для хранения товаров;

холодильными камерами для хранения термолабильных лекарственных средств и средств, требующих особых условий хранения в соответствии с инструкцией производителя;

средствами механизации для погрузочно-разгрузочных работ;

приборами для регистрации параметров воздуха (термометрами, гигрометрами);

шкафами для хранения верхней и специальной одежды, обуви в гардеробной;

столами, для комплектации заказов;

Термометры, гигрометры размещены на внутренней стене помещения, вдали от нагревательных приборов на высоте 1,5 м от пола и на расстоянии 3,5 м от дверей. Показатели этих приборов ежедневно регистрируются в специальном журнале ответственным лицом. Контролирующие приборы сертифицированы и калиброваны в установленном порядке.

Стеллажи для хранения лекарственных средств и изделий медицинского назначения изготовлены из металла и установлены следующим образом:

расстояние до наружных стен 0,7 м;

расстояние до потолка 0,5 м;

расстояние от пола 0,3 м;

проходы между стеллажами 1 м;

Это обеспечивает не только свободный проход для работников, но и перемещение средств механизации (тележек).

На всех стеллажах, шкафах, полках прикреплены стеллажные карточки, в которых указано наименование лекарственного препарата, серия, срок годности, количества единиц хранения.

Для хранения сильнодействующих и ядовитых веществ выделено специально помещение, с отдельным входом. Помещение имеет два рубежа охранно-пожарной сигнализацией с подключением каждого рубежа на отдельный пульт вневедомственной охраны. Входная дверь металлическая толщиной 50 мм. Обрамление дверного проема выполнено из стального профиля, внутри — решетчатая металлическая дверь; внутренняя решетка на оконных проемах выполнена из стального прута диаметром 16 мм. Пруты сварены в каждом узле и образуют ячейки 150 Х 150 мм. Сильнодействующие и ядовитые вещества хранятся в металлических шкафах. Доступ в помещения хранения ядовитых и сильнодействующих веществ разрешен только лицам, непосредственно работающим с ними. Данные сотрудники осуществляют:

приемку поступающих грузов ядовитых и сильнодействующих веществ;

комплектацию заказов ядовитых и сильнодействующих веществ;

учет товара ядовитых и сильнодействующих веществ.

Особых условий хранения и транспортировки требуют термолабильные препараты.

Термолабильные препараты доставляются в термоконтейнерах или специально оборудованных автомобилях. При соблюдении правил транспортировки лекарства немедленно размещаются в холодильном оборудовании соответственно указанному на этикетках температурному режиму. И приемка производится в момент поступления от поставщика.

2.2 Отдел приемки товаров по количеству

Отдел приемки является одним из главных функциональных подразделений склада. В этот отдел поступают все виды товара, которые реализуются в ООО «Фарминторг-Опт». Приемный отдел имеет отдельный вход, оборудованный широко распахивающимися дверями, рампой, которая располагается на уровне бортов машины. Это позволяет с меньшими затратами сил и времени разгружать машины с товаром. Высота рампы составляет 1 метр. Непосредственно над рампой оборудована крыша-козырек для защиты разгружаемого товара от воздействия атмосферных факторов. Площадь приемного отдела составляет 127,2 м кв. В приемном отделе выделено несколько зон:

зона приемки товаров по количеству;

отделение сертификации;

карантинная зона.

Приемный отдел оборудован 10 столами размером 2×1метра, высотой 0,75 метров, имеют свободный доступ со всех сторон. Карантинная зона оборудована 3 металлическими полочными стеллажами. Разгрузка товаров осуществляется как ручным способом, так и с использованием средств малой механизации: 3 гидравлические тележки LEMA LM, 1 подъемник марки НВ, 10 ручных тележек и 1 штабелер электрический ТХ1016, холодильник «Стинол» t 2−8C. Все оборудование сертифицировано, имеет гарантийные талоны.

2.3 Техническое оснащение отдела приемки

Отдел приемки оснащен техническими средствами, которые необходимы для разгрузки поступившего товара, его размещения в приемном отделе, и последующего перемещения к местам основного хранения и отгрузки.

2.3.1 Поддоны

Поддоны или паллеты являются самым распространенным видом тары для перемещения грузов. Габариты поддонов были разработаны с учетом размеров контейнеров и грузовых автомобилей. При этом соотношение длины и ширины подбирают таким образом, чтобы разместить максимально большое количество стандартных единиц груза. Картонные коробки не должны выступать за края паллеты.

Рисунок 5 — Поддон 1200×1000

ГОСТ 9078–84 Грузоподъемность: 1500 кг, 2500 кг

Конструкция таких поддонов полностью соответствует российскому ГОСТ’у 9078−84. При производстве используется древесина произвольной породы, соответствующая требованиям 3 и 4 сорта ГОСТ’а 8486−86 или 2 и 3 сорта ГОСТ’а 2695−83

2.3.2 Стеллажи

В соответствии с выполняемым объемом работы и количеством товара наиболее рационально использовать полочные стеллажи.

Полочные стеллажи представляют сборную конструкцию состоящую из стоек (рам), полок (балок), элементов крепления, дополнительных элементов жесткости, подпятников и комплекта необходимого крепежа.

Для крепления полок к стойкам используются болты и зацепы в зависимости от заданных нагрузок. Полочные стеллажи предназначены для хранения штучных грузов в контейнерах и коробках. [33]

Рисунок 6 — Полочный металлический стеллаж

2.3.3 Штабелёры

Данное оборудование используется специально для подъема и транспортировки грузов по гладкой поверхности.

Электрические ручные штабелеры с электроподъемом Pramac Lifter отвечают самым высоким стандартам надежности, благодаря качеству всех комплектующих и применению передовых современных технологий производства. Штабелёр серии TX 1016 имеет начальную грузоподъемность 1000 кг и обеспечивает подьем груза на высоту 1,6 метра. В стандартную комплектацию входят обычные стартерные АКБ емкостью 70 Ач. и встроеное зарядное устройство. Модели штабелеров оснащены регулируемыми подушками для гашения возможного раскачивания, благодаря чему они обладают высокой устойчивостью и отлично справляются с подъемом тяжелых грузов. [33]

Рисунок 7 — Штабелер с электроподъмом «Lifter tх»

2.3.4 Ручные гидравлические тележки — рохлы

Ручные гидравлические тележки используются для перемещения грузов, расположенных на поддонах на складах, заводских цехах, магазинах и других помещениях. Являясь недорогими и неприхотливыми в эксплуатации, ручные гидравлические тележки позволяют перемещать грузы весом до 3000 кг на сравнительно небольшие расстояния. В результате использования гидравлических тележек значительно сокращаются временные и трудозатраты по перевозке грузов.

Гидравлический узел является основным узлом ручной гидравлической тележки. Его надежность определяет сроки эксплуатации и режимы работы тележки. Материал из которого изготавливают ролики для тележек выбирается исходя из качества и материала напольных покрытий. При выборе ручной гидравлической тележки следует учитывать следующие характеристики:

грузоподъемность, 2000 кг;

высоту подъема груза, 1 м;

габаритные размеры, мм;

радиус поворота при штабелировании паллет (Ast), мм;

возможность использовать в помещениях с неровными полами (свободный ход колес). [34]

Рисунок 8 — Ручная гидравлическая тележка

2.3.5 Подъемник модель: HB

Грузоподъёмность: 1 тонна

Подъем: 350 мм

Вес: 34 кг

Служат для перемещения грузов или перераспределения сил.

Принимают во внимание технические данные типа грузоподъемности, скорости подъема, продолжительности включения и окружающих температур.

Рисунок 9 — Подъемник модель НВ

2.3.6 Тележка платформенная

Тележки отлично приспособлены для перевозки мелкогабаритных грузов; наличие двух ручек облегчают маневрирование; металлический настил;

возможна комплектация колесами различного типа; данные тележки окрашены порошковой стойкой к коррозии краской.

Рисунок 10 — Тележка платформенная

2.3.7 Холодильник

Предназначены для кратковременного хранения термолабильных лекарственных средств. Хладагентом служит R12, R134a. [38]

2.4 Показатели сохранности перевозимых грузов

Перевозка грузов без повреждений означает, что в процессе перевозки обеспечена сохранность груза и его пригодность к использованию по назначению после проверки.

К показателям перевозки грузов без повреждений относятся: доля грузов, перевезенных без повреждений, удельные издержки от повреждений грузов.

Особое внимание обращается, чтоб перевозимый груз сохранял при транспортировке чистоту, в соответствии с установленными нормами и требованиями. К ним относят: доля посторонних примесей в грузе. [20]

2.5 Распаковка и приемка товаров по качеству

Документом первичного учета служит упаковочный лист. Упаковочный лист — особая форма учета поступивших товаров, позволяющая легко и с меньшими затратами времени находить необходимое наименование в определенной коробке, не вскрывая все подряд.

Упаковочный лист позволяет так же исключить засылку товара неверно указанному получателю. Каждый упаковочный лист содержит порядковый номер, дату поступления груза на склад, наименование поставщика, получателя, название препарата, серия, количество единиц, размещенных в данной коробке.

Операцию распаковки осуществляют для проверки качества полученного товара.

Качественная проверка товаров способствует лучшей организации хранения, учета и последующего отпуска товара со склада.

Распаковка позволяет организовать упорядоченное складирование товаров на складе и сокращает время выполнения заказов потребителей. [21]

2.6 Сертификация. Приемка по качеству

Товары поступают в ООО «Фарминторг-Опт» при наличии документов подтверждающих проведение производителем процедуры подтверждения качества и получения необходимых документов, свидетельствующих о соответствии товара установленным требованиям. Таким образом, существующая система гарантирует предотвращение проникновения на аптечный склад ООО «Фарминторг-Опт» недоброкачественной продукции.

Одновременно с проверкой по количеству поступившего товара проводится приемка по качеству. Приемка продукции по качеству и комплектности производится по сопроводительным документам, удостоверяющим качество товара. В приемном отделе создано отделение сертификации. Основной задачей отделения сертификации является проверка качества поступившего товара, направление образцов лекарственных средств на анализ в ГУЗ «Тверской центр сертификации и контроля качества лекарственных средств», выявление недоброкачественной продукции и предупреждение ее попадания на рынок. Отделение сертификации производит постоянный контроль.

Лекарственные средства подлежат реализации на территории Российской Федерации только при наличии декларации соответствия. Обязательное декларирование лекарственных средств осуществляется с 2007 года. В соответствии с письмом ФС по надзору в сфере здравоохранения и социального развития от 29.12.2006 г. N 01−500 045/06 «О декларировании соответствия лекарственных средств», декларированию соответствия подлежат следующие лекарственные средства, включенные в Список продукции, подлежащей декларированию соответствия по Постановлению Правительства Российской Федерации от 01.12.2009 № 982 «Об утверждении единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единого перечня продукции, обязательное подтверждение соответствия, которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии» :

1. Модифицированные иммунологические продукты, в том числе полученные биотехнологическим путем, — код ТН ВЭД России из 3002 10.

2. Глобулины крови и сывороточные глобулины — код ТН ВЭД России из 3002 10 910.

3. Лекарственные средства (кроме лекарственных средств товарных позиций 3002, 3005 и 3006 ТН ВЭД России), состоящие из смешанных или несмешанных продуктов, расфасованные в виде дозированных лекарственных форм или в упаковке для розничной продажи (кроме используемых в ветеринарии), — код ТН ВЭД России из 3004.

4. Препараты контрастные для рентгенографических обследований (рентгеноконтрастные препараты); реагенты диагностические, предназначенные для введения больным, — код ТН ВЭД России 3006 30 0000.

5. Средства химические контрацептивные, изготовленные на основе гормонов или спермицидов, — код ТН ВЭД России 3006 60.

Лекарственные средства без индивидуальной упаковки «ин балк» не подлежат декларированию соответствия, а также обязательной сертификации. [7]

При торговле лекарственными средствами информация о подтверждении соответствия реализуемых лекарственных средств представляется в виде ознакомления:

копия декларации соответствия, заверенная держателем подлинника сертификата соответствия, нотариусом или органом по сертификации, выдавшим сертификат;

товарно-сопроводительные документы, оформленные предприятием-производителем лекарственных средств или поставщиком (продавцом), и содержащие по каждому наименованию лекарственного средства сведения о подтверждении его соответствия установленным требованиям (номер сертификата соответствия, срок его действия, орган, выдавший сертификат). Эти документы должны быть заверены подписью и печатью предприятия-производителя (поставщика, продавца) с указанием его адреса и телефона. [7]

ООО «Фарминторг-Опт» проводит сплошной мониторинг лекарственных средств в ГУЗ «Тверской центр сертификации и контроля качества лекарственных средств» по показателям «Описание», «Маркировка», «Упаковка». В соответствии с договором между ГУЗ «Тверской центр сертификации и контроля качества лекарственных средств» и ООО «Фарминторг-Опт» составляется заявка на проведение мониторинга поступивших на склад лекарственных средств. В заявку включаются образцы лекарственных средств в количестве, необходимом для проведения мониторинга.