Делопроизводство

Контрольный вопрос № 1 Организационно -распорядительная документация (ОРД)

Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией управляющей компанией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей обособленных подразделений и управляющей компании. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению документов по установленным правилам.

Все документы делятся на 2-е большие группы:

— первая — документы по общим вопросам, которые могут готовиться работниками всех структурных подразделений компании;

— вторая — документы по функциям управления, которые готовятся функциональными подразделениями обособленными подразделениями.

Управленческие документы делятся на организационные и распорядительные.

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделений предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов;

Распорядительные документы — документы, решающие важнейшие вопросы управления и отражающие как результат коллегиальной деятельности компании, так и принятые в порядке единоначалия.

Организационные и распорядительные документы классифицируются по наименованиям:

— постановления;

— распоряжения;

— деловые, служебные письма, решения, протоколы;

— приказы, инструкции, поручения;

— акты и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, в т. ч. вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности структурных подразделений администрации.

Документы классифицируются также:

— по месту составления (внутренние и внешние);

— по форме (индивидуальные, трафаретные и типовые);

— по срокам исполнения (срочные и несрочные);

— по происхождению (служебные и личные);

— по виду оформления: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Языку служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость. Служебные документы предприятия связаны с правовой нормой, поэтому объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. В официально — деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально — деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

— краткость и компактность изложения официального документа;

— точность и определенность формулировок;

— однозначность и единообразие терминов;

— последовательность.

В официально-деловых документах должны использоваться общепринятые сокращения (единицы измерения, названия учреждений, территорий и т. д.). Основные требования при использовании сокращений слов в официальных документах:

— сокращенные написания должны быть понятны;

— не должно быть разнобоя в названиях имен, территориальных названиях, терминов, должностей, учреждений и т. д., т. е. написание сокращений должно быть унифицировано.