Организация документационного обеспечения предприятий сферы туризма

• Введение
• 1. Основы делопроизводства
• 1.1 Понятие делопроизводства
• 1.2 Компоненты делопроизводства
• 1.3 Документ
• 2. Нормативно-методическая основа делопроизводства
• 2.1 Понятие нормативно-методической основы делопроизводства
• 2.2 Регулирование вопросов делопроизводства
• 3. Классификация документов
• 3.1 Понятие классификации документов
• 3.2 Виды классификации
• 3.3 Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме
• Заключение
• Список использованной литературы

Первоначально термин «делопроизводство» появился в устной речи (предположительно в XVII в) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — т. е. решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Термин «документ» появился в России в XVIII в. и означал «способ доказательства» .

В сфере туризма важное значение имеет организационно-правовая, распорядительная и нормативно-методическая документация по организации документационного обеспечения предприятий сферы туризма (уставы, положения, инструкции, правила и т. п.), регламентирующая организационно-функциональную структуру и организацию деятельности, задачи и функции, компетенцию, права и ответственность руководителей и специалистов. К ней примыкает специальная документация оперативного назначения, относящаяся к организации и правовому регулированию взаимоотношений туристов и предприятий сферы туризма; документация по совершенствованию системы документационного обеспечения и информатизации процессов управления и всей деятельности предприятий сферы туризма, которую необходимо учитывать при выработке стратегии дальнейшего развития документационного обеспечения.

Таким образом, тема реферата является достаточно актуальной.

Цель работы: изучение организации современного делопроизводства в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Задачи: характеристика понятия «делопроизводство»; знакомство с нормативно-методической основы делопроизводства; изучение классификации документов.

Структура работы: работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы. Общий объем работы ___ страниц.

1. Основы делопроизводства

1.1 Понятие делопроизводства

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» синонимичны, в и настоящее время значения обоих терминов закреплены ГОСТом Р 51 141−98.

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970;х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т. п.)

1.2 Компоненты делопроизводства

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

документирования;

организации работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51 141−98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т. е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

общеизвестных принципов обработки документов;

приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

сложившихся национальных традиций работы с документами;

установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

1.3 Документ

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Документ обеспечивает:

закрепление информации;

сбор информации;

обработку информации;

передачу информации;

использование информации;

хранение информации.

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к они:

отражают деятельность организации;

на их основе принимаются управленческие решения;

являются главным аргументом в спорных ситуациях;

являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

учет — с написанием различных отчетов;

планирование — с составлением планов;

инструктирование — с разработкой методик, инструкций;

руководство — с изданием приказов, распоряжений.

Документ может быть:

носителем информации (в сфере информационных технологий);

средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);

способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).

К основным функциям документов можно отнести:

информационную (документирование, хранение, предоставление информации);

управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);

организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);

научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

2. Нормативно-методическая основа делопроизводства

2.1 Понятие нормативно-методической основы делопроизводства

Нормативно-методическая основа делопроизводства — совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

правила оформления документов;

правила работы с документами;

обеспечение сохранности документов;

порядок передачи документов на архивное хранение;

работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

2.2 Регулирование вопросов делопроизводства

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

1) Законы РФ.

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» — устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) — содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) — содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) — устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 — определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

2) Государственные стандарты.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

упорядочение документооборота;

сокращение количества документов;

повышение качества документов;

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38−90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты, но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

3) Общероссийские классификаторы.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

4) Государственные инструкции по делопроизводству.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 — содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 — устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

5) Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

общие положения;

порядок составления и оформления служебных документов;

порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

контроль исполнения документов;

порядок работы с исходящими документами;

порядок работы с внутренними документами;

составление номенклатуры дел;

правила формирования дел;

порядок обеспечения сохранности документов;

порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

3. Классификация документов

3.1 Понятие классификации документов

Классификация документов — распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

3.2 Виды классификации

В делопроизводстве часто используется понятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая — это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью.

Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).

Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т. д.).

Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений

То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:

документацию по административным вопросам;

документацию по материально-техническому снабжению;

документацию по планированию;

документацию по оперативной деятельности;

документацию по бухгалтерскому учету;

документацию по подготовке и расстановке кадров;

документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т. д.

Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут условно классифицироваться по ряду признаков:

по месту составления:

входящие — поступившие в организацию;

исходящие — отправляемые из организации;

внутренние — составленные и используемые в самой организации.

Здесь, в зависимости от содержания, объёма, деловые письма разделяют:

на простые — письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение;

контрактные — запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.

по степени унификации (по форме) различают документы: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы — разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми - являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы — имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.

Примерные документы - носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица — представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

по происхождению:

официальные (служебные) — затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

личные — касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.

по юридической значимости:

подлинники (оригиналы) — первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором;

копии — документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;

заверенные копии — копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

дубликаты — повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

Реже используются другие виды классификации документов:

по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т. д.)

по способу документирования: рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.

по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические.

по степени сложности документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.

по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:

" для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

" секретно", «совершенно секретно», «особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

" конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

" коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

по форме изложения:

индивидуальные — содержание которых излагается в свободной форме;

трафаретные — когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы;

типовые — созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях.

по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

Еще один критерий классификации документов степень обязательности. По нему вводится деление документов на:

информационные — содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций;

директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

3.3 Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме

При изучении состава документации, организации документооборота и процессов документирования ряда типичных предприятий сферы туризма России видно, что их нормативно-методическая основа находится в развитии, однако имеет серьезные недостатки и нуждается в существенном пополнении по целому ряду ключевых направлений.

Требуется, в частности:

совершенствование классификации видов туризма и туристской деятельности;

разработка соответствующих стандартов производства турпродуктов и комплекса документации;

установление более рациональных процедур документирования и работы с документами при организации туристской деятельности предприятий и оценке ее качества;

необходимость оптимизации состава видов и разновидностей, унификации и стандартизации документации, обеспечивающей управление туристской деятельностью.

Заключение

Подытожив вышесказанное, делаем краткие выводы.

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, и можно выделить две составные его части: документирование деятельности и организация работы с официальными документами, которые взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Далее хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

в работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся — к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами;

от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации;

без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление;

классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Таким образом, классификация документов — это распределение документов по группам или видам на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

1. ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства / Ю. М. Аксенов. — М.: ИНФРА, 2001. — 272 с.

3. Андреева В. И. Делопроизводство / В. И. Андреева. — М.: Интел-Синтез, 2001. — 192 с.

4. Волошин Н. И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н. И. Волошин, Н. В. Исаева, Е. Н. Ильина, Л. В. Курило. — М.: Финансы и статистика, 2004. — 304 с.

5. Петелин В. Г. Делопроизводство на предприятии / В. Г. Петелин. — М.: Ось-89, 2001. — 112 с.

6. Стенюков М. В. Конспект лекций по делопроизводству / М. В. Стенюков. — М.: Изд-во ПРИОР, 2002. — 128 с.

7. Терентьева Е. В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е. В. Терентьева. — М.: ВНИИДАД, 2006. — 27 с.