Организация корпоративных мероприятий

Содержание Введение Цели организации и проведения праздников, юбилеев Классификация мероприятий Развлекательная программа на банкете Что такое креатив Корпоративный праздник Зачем нужен ведущий?

Праздничный тимбилдинг Заключение Список использованной литературы

Введение

Когда люди говорят о досуге, чаще всего они имеют в виду свободное от работы время. Однако ученые-исследователи и менеджеры, работающие в области организации досуга населения, не отождествляют эти явления, хотя они тесно связаны между собой.

Под досугом современного человека подразумевается время, которое свободно от необходимого труда в сфере общественного производства, а также от воспроизводства человеком своих жизненных функций в рамках домашнего хозяйства и социальных отношений.

Для определения свободного времени отдельного человека из его суточного бюджета времени (24 часа) следует вычесть время, которое он затрачивает:

на производственно-трудовые функции, включая дорогу к месту работы и обратно;

физиологический отдых (ночной сон);

оздоровительные и санитарно-гигиенические нужды (включая утренний туалет, гимнастику, стирку белья, мытье посуды и др.);

покупку продуктов, их приготовление, прием пищи;

приобретение необходимых вещей, товаров повседневного спроса и длительного пользования;

воспитание малолетних детей, неотложную помощь близким людям (например, уход за больным) и др. [6]

Доля суток, которая остается в распоряжении человека после указанных вычислений, может быть определена как его досуг, или «чистое» свободное время в течение дневного бодрствования. Именно этой частью времени человек может распорядиться по своему усмотрению.

В будний день доля свободного времени у работающего человека — относительно небольшая величина, 1−3 часа, а в некоторых случаях — несколько минут. Это время человек может увеличивать или сокращать за счет некоторых видов индивидуальной активности. Например, хозяйка нередко использует свой досуг на домашние дела; кто-то может заняться проблемами, связанными с основной работой, а кто-то проведет время, ничего не делая.

Таким образом, человек в состоянии варьировать — увеличивать или уменьшать свое свободное время, затрачивая его на занятия, не связанные с досугом. Однако эти его возможности не безграничны. Если труд на производстве или многочисленные заботы по хозяйству выходят за рациональные рамки, то человек резко ограничивает свое свободное время, что может вызвать стресс из-за переутомления. А люди, проводящие свободное время дома в пассивном бездействии, сдерживают свое развитие, их существование приобретает однообразный характер.

Сравнительно небольшой объем досуга в суточном ритме характерен, как правило, для представителей делового мира, у которых рабочее время не нормировано, а также для женщин, занятых на производстве и одновременно воспитывающих малолетних детей или имеющих большую семью.

Кроме того, у многих категорий работников свободное время не четко выражено, например, у тех, кто временно не занят на общественном производстве, находясь в поисках работы, а также у тех, кто трудится нестабильно или выполняет работу по договору на дому. Эти люди располагают возможностью выбирать по своему усмотрению время для занятий, связанных либо с трудовой деятельностью, либо с семейными обязанностями, либо с досугом.

Наибольшим объемом свободного времени располагают домохозяйки и чаще всего пенсионеры. У работающих и неработающих людей доля досуга в объеме суточного времени заметно возрастает в выходные дни и в отпускной период. Многие граждане стремятся использовать эти дни преимущественно с рекреационно-досуговой целью, минимизируя повседневные нагрузки и домашние дела.

Как видим, понятия «досуг» и «свободное время» взаимозаменяемы. Однако они не идентичны по смыслу. Когда говорят о свободном времени, акцентируется потенциальная возможность вариативно использовать его на что угодно.

Человек в этот период может заняться хозяйством, домашними делами. Некоторые люди проводят его неэффективно (в состоянии «ничегонеделания», или в ущерб собственному здоровью, или нарушая общественный порядок и досуг окружающих и др.).

Представление, которое формируется в любой этнонациональной культуре о назначении досуга, более конкретно, и главное, связано с позитивной его оценкой, с пониманием важности его конструктивного содержания. Общество исходит из того, что человек должен использовать это время прежде всего на восстановление собственного здоровья и для внутреннего развития.

Цели организации и проведения праздников, юбилеев

«Кто не знает, куда направляется, очень удивится, попав не туда», — еще писал Марк Твен. У каждого действия должна быть цель, иначе оно будет отнесено в ранг бесполезных. Мероприятие — это тоже некое действие, даже действо. Делать мероприятие просто ради мероприятия — это деньги, выброшенные на ветер. Поэтому, прежде чем обращаться в агентство и заказывать event, следует определиться: для чего он вам нужен? Определите цель вашего мероприятия! [6]

Кто-то может сказать: «У нас грядет 10-тилетие компании, — какие тут могут быть цели?» Могут! Причем, не нужно к целям относить «выступление Димы Билана: чтобы все посмотрели и подумали — как компания много делает для сотрудников — и вообще, он нравится нашему генеральному директору». Это — вообще не цель. Целью в юбилее может быть, например, «формирование лояльного отношения сотрудников к компании» или «командообразование». Помните: раз вы решили потратить немаленькие деньги на организацию своего события, значит, возьмите с него по максимуму: ставьте дополнительные цели перед организаторами, — а они, умные, придумают, как их достичь!

Eventmarket.ru опросил представителей агентств — и вот результаты:

— Какие цели чаще всего заявляют клиенты, заказывая мероприятия?

Холманова Юлия, директор по рекламе и связям с общественностью компании RosEvent: «Если клиентом обозначен «Корпоративный летний выезд», то целью этого «корпоратива» является поощрение коллектива компании, ненавязчивое командообразование в форме летних соревнований и игр, и просто корпоративный отдых.

Если это Новогодний праздник, то цель — подведение итогов компании, награждение лучших сотрудников, сюрпризы, подарки, и опять-таки — поощрение сотрудников за работу за год, в общем и целом, это — культивирование корпоративной культуры и поддержание имиджа компании.

В случае, если это BTL-акция, то тут ставятся различные задачи, в зависимости от целей заказчика — продвижение товара или услуги, презентация нового магазина, формирование положительного имиджа компании, укрепление бренда на рынке, формирование лояльности целевой аудитории и прочее". [6]

Светлана Владимирова, генеральный директор коммуникационной Группы компаний «МедиаПартнер»: «Специальные мероприятия мы делим на приватные — личные и семейные праздники, и бизнес-event'ы. Последние — классифицируем по целевым аудиториям: сотрудники, партнеры, клиенты. А затем уже по жанрам: обучающие, развлекательные и так далее.

Цели специальных мероприятий определяются аудиторией, а также целями и задачами бизнеса в текущий период. Но цели в обобщенных формулировках — «увеличить продажи», «повысить лояльность» (как это зачастую бывает в брифах) — непригодны для работы. Нельзя проектировать эффективное мероприятие, имея такую дежурную цель!

Для организации каждого событийного проекта крайне важно выявить конкретные, измеримые и реалистичные цели и задачи. Когда клиенты говорят: «разработайте мероприятие по повышению лояльности», мы всегда спрашиваем: «какого рода лояльность, что именно мы хотим „проделать“ с аудиторией посредством мероприятия?». Например, организуя внутрикорпоративный праздник, — что бы вы хотели получить «на выходе»? Вы решили ближе познакомить сотрудников разных подразделений, потому что в рабочем процессе они почти не общаются, и это мешает взаимодействию? Или вы хотели бы выявить креативность менеджеров компании, чтобы обратить ее на развитие нового проекта? Или, наконец, подумали: «а давайте-ка просто отдохнем, ведь у нас был сложный сезон»? Правильно поставленный вопрос содержит в себе половину ответа. От конкретных ответов на столь же конкретные вопросы напрямую зависит цель и результат специального мероприятия.

Приведу пример расшифровки целей события для привлечения конечных потребителей. Мероприятие для продвижения новой сети супермаркетов. Дежурная цель — увеличивать потребительскую лояльность. В каких действиях должна выражаться лояльность? Магазину шаговой доступности важно чтобы жители прилегающего района именно сюда заходили каждый вечер за продуктами. Поэтому мы проводим локальное праздничное мероприятие — шарики-фонарики в качестве украшения, зажигательный сценарий, веселые конкурсы, полезные подарки. Один из наших клиентов — сеть супермаркетов «Гроссмарт» — в качестве подарков раздавал колбасу и краску для волос — довольно милый и действенный прием для привлечения женской аудитории. За подарками пришел весь район".

Определение цели

Для того, чтобы определить цель мероприятия, необходимо, во-первых, не спешить с выбором формата event’а, поскольку мероприятия разного формата могут достичь разных целей. Итак, сначала мы ставим цель, а потом выбираем формат!

Во-вторых, для определения цели следует понять, что сейчас для вас критично: продажа существующего продукта или вывод нового? Воспитание лояльности сотрудников или их командообразование? Привлечение новых клиентов или удержание старых? Не исключено, что в рамках одного мероприятия могут быть достигнуты несколько критических целей.

В-третьих, посоветуйтесь с сотрудниками, поговорите с агентством — возможно, именно вы что-то упустили при постановке целей.

— Какие приемы и методы применяются в рамках мероприятия для достижения целей клиента (на примерах)?

Событийный маркетинг — широкое поле для нестандартных приемов. Здесь можно придумать массу оригинальных возможностей для привлечения потребителей — от поросячьих бегов до сложных тренинговых программ. Выбор приемов и методов напрямую зависит от того, насколько точно, конкретно и детально поставлена цель проведения события.

Например, компания по производству оконных систем выпустила на рынок новую торговую марку. Формулировка задачи — «обеспечить продажи» — лежит на поверхности. Но «настоящая собака» зарыта глубже! Мы выяснили, что новая оконная конструкция отличается особой прочностью. Исходя из этого, стала понятна наша истинная цель — продемонстрировать отличительные свойства продукции. И мы разработали уникальный прием продвижения. Для рекламной кампании «Нечего бояться» был создан сквозной персонаж — веселый футболист, который появился на рекламных плакатах с информацией о торговой марке. Одновременно мы воплотили рисованного персонажа в жизнь: на выставках и в многолюдных местах города были установлены специальные переносные конструкции окна. Футболисты демонстративно запускали мяч в окно, попутно раздавали флаеры «Нечего бояться». Проходящие мимо мужчины не удержались, и играли вместе с промо-персоналом в игру «разбей окно». Окно не разбили. Как результат — продукт вышел на плановый объем продаж".

Козеева Юлия, главный режиссер Компании Интересных Событий «ProAction»:

«Заказ клиента: компания активно развивается, активно набираются новые сотрудники. Атмосфера в коллективе складывается хорошо, но люди не придают значения названию компании и правилам в компании. Клиент хочет повысить лояльность и заинтересованность сотрудников брендом, донести ценность внутренних правил.

Способ решения: была выбрана игровая форма, так как жесткий тренинг однозначно встретил бы большое сопротивление. Для компании был проведена сценарная игра «Пионерский лагерь». В игре было задействовано название компании (оно же было названием для пионерского лагеря), логотип (он был изображен на флаге, а также использован в ряде конкурсов), правила компании (они были встроены в шуточную клятву пионера, которую произносили все участники). То есть в целом была создана сценарная игра, которая была тренингом лояльности, но не встретила сопротивления со стороны сотрудников компании, и, судя по дальнейшему опыту работы с данной компанией, прошла успешно".

«Если вдруг в процессе реализации мероприятия появляется проблема, которая может расстроить и омрачить заказчика, применяем метод «Закулисный спектакль «Обеспечить хорошее настроение!»» и действуем в зависимости от ситуации:

Например, пятиминутное замешательство со звуком — в руках аниматоров и ведущего яркие и громкие мегафоны — далее следует пятиминутная игра, которая не была прописана в сценарии, но заказчик приятно удивлён и обрадован — ситуация сглажена и незаметна.

Общие цели компании-заказчика, поставленные перед агентством, пошагово прописываются в сценарии мероприятия и, естественно, заказчик видит когда, где и с помощью какого инструмента будет реализована та или иная цель".

Но не нужно бояться экспериментов и останавливаться на достигнутом, то есть на одной цели, — смешивайте! Ведь в рамках одного мероприятия можно осуществить сразу несколько целей: кроме цели информирования о новом продукте тут же можно поставить и осуществить цель по его продажам. Но важно одно: помнить о цели! Свежий пример: девелоперская компания поставила очень четкую цель — продать жилье стоимостью от 1 млн долл. Некое агентство предложило провести модную вечеринку в сомнительно модном клубе Москвы. Как вы думаете, какой будет результат? Кто в шумном клубе, танцуя под модного DJ, переведет на счет компании 1 млн. 90-ые прошли лет 10 лет назад. Нужно ставить маркетинговые цели и достигать их при помощи маркетинговых инструментов! [6]

Кроме того, следует помнить, что всегда есть мероприятия внутренние (то есть проводимые внутри компании, например, юбилеи, «корпоративные новые годы», «завтраки» и так далее) и внешние (то есть те, которые та или иная компания направляет не на своих сотрудников, а на клиентов, партнеров и т. д.). Очень часто компании проводят внутренние мероприятия и выполняют, соответственно, внутренние цели, но они не задумываются над тем, что приятное всегда можно совместить с полезным: можно задействовать гораздо больше целей и гораздо больше людей. Например, в рамках празднования юбилея компании можно организовать небольшую пресс-конференцию для журналистов, тем самым мы добьемся еще и выполнения PR-цели.

Пришло время спросить:

— Как Вы измеряете достижение целей мероприятия, поддерживаете ли контакт с клиентом, чтобы отследить положительный эффект на более продолжительном отрезке времени?

Ирина Стешина, директор Event Professionals: «Всегда после мероприятий мы запрашиваем у клиентов Feedback letter, в котором просим описать свое резюме по основным частям проекта: подготовка, проведение с детализацией — от артистов и режиссуры до кейтеринга.

Также мы всегда поддерживаем контакты с клиентами не только для отслеживания положительных эффектов, но также для стратегического развития партнерства между нами".

«Стараюсь поддерживать контакт, как с заказчиком, так и с гостями мероприятия. Безусловно, отзывы помогают совершенствовать способы решения задач и отслеживать уровень их выполнения.

Самый основной критерий — повторные заказы! Если клиент заказывает из года в год мероприятия у нас — значит, мы оптимально решаем его задачи.

О положительном эффекте более уместно говорить по отношению к тренингам и рекламным акциям, нежели к праздникам. Хотя… и праздник может быть удачным или неудачным. То есть существует 2 четких полюса. Гораздо сложнее оценить тренинги. Как правило, тренеры сами предлагают свои системы оценки и дальнейшего ведения клиентов".

Вычислить эффективность специального мероприятия можно только в том случае, когда критерии эффективности находятся непосредственно в области рекламы и четко заданы до проведения события. Цели должны быть измеримы, достижимы и определены во времени. Например, формулировка «о событии должны узнать Х человек», «на мероприятие должно придти Y количество аудитории», «при этом нам нужно получить определенное количество и качество контактов», «прогнозируем … публикаций» — такая формулировка цели вполне измерима. Если мы заблаговременно договорились с клиентом о критериях эффективности, то мы сможем работать на достижение этих целей.

Достижение целей мероприятия мы отслеживаем на нескольких этапах. Во-первых, во время самого тренинга — контролируем, идет ли он по правильному сценарию, как разворачивается групповая динамика, есть ли необходимость во внесении корректив. Следующий этап — подведение итогов тренинга совместно с участниками в финале, когда испытания пройдены и все собираются вместе для получения Приза. На данном этапе выявляется явное, демонстрируемое участниками, отношение к тренингу, друг к другу и к руководству, организовавшему данный тренинг. Следующий этап — выявление скрытого отношения к тренингу во время банкетной части. На данном этапе участники более откровенно высказывают свое мнение, иногда выявляются отдельные лица или группы, находящиеся в конфронтации к руководству или другой группе участников, вскрываются истинные причины тех или иных действий во время тренинга, коренящиеся во внутренних проблемах организации-заказчика. Полученную таким образом информацию мы не распространяем, но учитываем при дальнейшей работе с клиентом. После проведения мероприятия, в течение недели, мы встречаемся с заказчиком для подведения итогов. Это возможность для обеих сторон проанализировать происходившее «со стороны» и обсудить перспективы дальнейшего сотрудничества.

Классификация мероприятий Вопрос с классификацией всегда достаточно спорный и сложный. А наличие ее — классификации — свидетельствует о некоем статусе науки, направления, индустрии и так далее.

Существует несколько видов классификаций. В книге А. Шумовича «Великолепные мероприятия» приводится два вида классификаций.

Классификация № 1 по А. Шумовичу:

Тем не менее, автор все равно делает примечание к таблице и говорит о том, что в ней указаны только некоторые типы мероприятий, а список можно продолжить, дополнив его политическими, общественными, религиозными и другими мероприятиями. [3]

Классификация № 2 по А. Шумовичу:

Еще одна классификация, представленная в книге «Великолепные мероприятия», условно названа финансовой. Согласно данной классификации, все мероприятия разделяются на:

— мероприятия, непосредственно приносящие прибыль. К ним можно отнести некоторые семинары и конференции, фестивали, выставки, концерты, аукционы, спортивные соревнования;

— самоокупающиеся мероприятия. Это случай, когда организация не ставит перед собой цели извлечь выгоду из самого мероприятия, но не хочет особенно тратиться на его проведение, то есть покрывать затраты из собственных средств. Организатор стремится свести к одному уровню доходы и расходы мероприятия. Регистрационный взнос для участников выступает неким имущественным цензом, отсекая праздно-любопытствующую аудиторию. Такие мероприятия чаще проводят организаторы, чей профиль — не event-менеджмент. Сюда можно отнести: некоторые конференции (научные и профессиональные) и семинары (консультационные или проводимые с целью рекламы товаров или услуг), а также городские праздники, спортивные соревнования, деловые завтраки;

— мероприятия, опосредованно приносящие прибыль. Это — пресс-конференции, презентации, промоакции, BTL-акции, мероприятия по стимулированию продаж, мероприятия для партнеров, городские праздники, открытия новых торговых центров и тому подобное. Само мероприятие остается затратным для организации, однако качество его проведения влияет на продажи основных товаров и услуг организации;

— бесприбыльные или планово убыточные мероприятия. Сюда мы отнесем торжественные приемы, юбилеи, свадьбы, дни рождения и так далее. Мероприятия не преследуют коммерческой цели, прибыли нет, но по определенным причинам организация их проводит. [6]

Классификация № 3:

— по направленности все мероприятия можно разделить на Внутренние и Public events (публичные);

— в зависимости от задач: какие задачи ставит перед собой клиент и организаторы, организовывая мероприятия? Развлечь? Тогда это — развлекательные мероприятия (концерты, фестивали). Продвижение? Тогда это — мероприятия по продвижению (презентации, pr-акции).

— по целевой аудитории: здесь мероприятия разделяются в зависимости от аудитории, на которую они направлены. Например, мероприятия, нацеленные на молодежь, на event-менеджеров и так далее.

— по территориальному охвату. В этой подгруппе можно выделить локальные, региональные, мероприятия, road-show и другие.

— по срокам проведения: долгосрочные, краткосрочные.

Можно пользоваться любой классификацией — они дополняют друг друга. На вопрос «Зачем мне нужно знать классификацию мероприятий?» мы приготовили ответ: для того, чтобы заниматься мероприятиями профессионально, нужно знать то, что ты делаешь.

Развлекательная программа на банкете Оказавшись в роли организатора торжества, любой человек задается вопросом: а нужна ли вообще развлекательная программа на моем (нашем) празднике? Надо сразу сказать, что в некоторых случаях ответ будет однозначный — программа не нужна. Скорее, она может помешать естественному течению мероприятия.

Это в первую очередь относиться к семейным праздникам, встречам близких друзей и подобным, малочисленным по составу участников, событиям. Другими словами, если дружеский контакт в коллективе гостей на высоте, а количество приглашенных не превышает 10−15 человек, их, скорее, займет общение друг с другом, чем самое интересное и выверенное шоу. Оговорив исключения, перейдем к правилам. [3]

Зачем нужна развлекательная программа?

Развлекательная программа на банкете является, в первую очередь, консолидирующим фактором. Правильно построенное шоу с грамотным ведением (или, если хотите, конферансом) не только вносит яркие краски в палитру праздника, но и дает возможность каждому почувствовать себя сопричастным торжеству. Даже человек робкий или угрюмый поневоле втягивается в атмосферу праздника. Вряд ли такой гость тут же бросится в пляс, но смотреть, слушать, а значит сопереживать всеобщему веселью, будет. Что и требовалось доказать. Ведь главное на праздничном мероприятии — общий позитивный настрой, искренняя радость.

Подготовка мероприятия Попробуем на примере некоего условного банкета «Х» разобрать принципы построение программы. Причем не будем уточнять, что это за банкет — свадьба, корпоративный праздник или 50-летний юбилей. В основе своей, правила едины, а о частностях, применительно к каждому из типов мероприятий, мы поговорим в другой статье.

Итак, первое: выбор места проведения праздника. Не будем касаться кухни и ценовых политик ресторанов (банкетных залов) — это вопрос вашего вкуса и кошелька, единственное, что нас интересует, в данном случае, — возможность организации программы (подключения и установки звуковой аппаратуры, наличие места, условно именуемого, «сценической площадкой»).

Теперь разберемся с жанром шоу. Как ни странно, здесь и кроется одна из самых частых ошибок. Попытки гармонично включить в канву банкета, скажем, драматический жанр (например, чтение лирики Пастернака или отрывки из спектакля «Чайка»), как бы ни было хорошо исполнение, обречены на провал. Когда мы хотим сварить кофе, мы не включаем утюг. Если мы хотим зарядить гостей позитивной энергией, мы не взываем к «высоким чувствам». Для того чтобы программа была интересна и нужна, мы обращаемся к, так называемому, «легкому жанру»: «эстрадное шоу», «варьете», «кабаре» — любое определение подходит, так как выражает по сути одно и тоже. Танец, вокал, иллюзия, музыкальная эксцентрика и так далее. То, что, не требуя активного внимания (как, в том же драматическом театре, где зритель следит за диалогами и сюжетом), несет «чистую эмоцию». Вопрос: а почему номера программы не должны требовать «активного внимания»? Потому, что у нас НЕ КОНЦЕРТ, а программа, сопутствующая празднику, иллюстрирующая праздничное событие. Последнее и должно быть лейтмотивом в течение всего мероприятия. Впрочем, все сказанное, не исключает этого «активного внимания» вообще, если кому-то хочется постоянно наблюдать за развитием событий на сценической площадке — пожалуйста.

Зал празднования желательно украсить. Из возможных вариантов целесообразно использовать оформление воздушными шарами либо цветами. Цветы значительно дороже, однако утонченней, но шары позволяют с большей фантазией организовать пространство и обычно становятся наиболее приемлемым решением. Гирлянды, цепочки, панно, сводчатые арки — знающий дизайнер предложит несколько десятков вариантов.

Немаловажен также момент освещения. Наличие хотя бы минимального сценического и, так называемого, дискотечного света крайне желательно. Вспомните эстрадный театр или ночной клуб и попробуйте представить, что там, вместо софитов, сканеров и стробоскопов, включили обыкновенный «домашний» свет. «Праздничность», «карнавальность» атмосферы теряется.

Далее следует сказать о самых важных составляющих развлекательной программы. Для того чтобы праздник удался, прежде всего, нам необходимо: а) звуковое обеспечение мероприятия, б) профессиональный ведущий. Данным пунктам, несмотря на их насущную необходимость, часто не уделяется достаточного внимания. И это серьезная ошибка! Если бюджет мероприятия ограничен, лучше поступиться любым другим составляющим программы, но не этими. [3]Вкратце поясним.

Звуковая аппаратура и профессиональный звукорежиссер (DJ) за пультом дают возможность:

ведущему и всем произносящим речи — говорить в микрофон, не надрываясь в попытках быть услышанными;

обеспечить возможность выступления артистов;

заполнять паузы в программе фоновой музыкой;

организовать «звуковую канву» праздника (музыкальные отбивки, джинглы, фанфары, звуковые подкладки под голос);

провести танцевальную часть праздника сообразно вкусам гостей, оперативно реагируя на жанровые пожелания и заказы песен (в фонотеке звукорежиссера, как правило, несколько тысяч разноплановых композиций);

Теперь о ведущем От профессионализма, опыта, а также личного обаяния ведущего зависит успех мероприятия. Ведущий является связующей нитью праздника. Посредством тостов, поздравлений, конкурсов, розыгрышей и общего конферанса ведущий задает тон торжества. Вообще, о функции ведущего стоит поговорить подробно, поэтому мы посвятим этому отдельную статью.

Сценарный план.

Начинаем строить сценарный план мероприятия. Назначим сбор гостей на семь вечера, как показывает опыт, эта временная точка наиболее удобна. Далее, понимаем, что гости, вряд ли соберутся точно в семь, и у каждого найдется своя причина: пробки, работа, отсутствие часов или неумение определять по ним время. На сбор гостей отводим полчаса. У нас появляется необходимость чем-то занять уже прибывших в период ожидания. Мы организовываем, так называемый, «welcome drink»: аперитивы, фрукты — для того, чтобы гости не смотрели голодными глазами на накрытый стол. Параллельно задаем атмосферу. В нашем случае сделаем красиво: пригласим играть живой музыкальный коллектив. Стиль музыки может быть почти любой — это зависит от вкуса наших гостей: скрипичный квартет с популярной классикой, диксиленд с веселыми джазовыми стандартами, духовой оркестр, наконец. Но, ни в коем случае не поставим тапёра с синтезатором (не будем опускать «легкий жанр» до пошлости). На нашем банкете «Х» мы решили привлечь джазовый квартет с солирующим саксофоном. Основным критерием выбора стиля, как и в случае с наполнением программы, является легкость восприятия. [6]

Итак, на часах 19:30 — гости собрались и сели за столы.

Ведущий выходит, приветствует собравшихся и анонсирует предстоящие события. В данном случае мы имеем в виду развернутую программу и привлечем для участия шоу-балет (4−5 номеров), актрису с вокальными номерами (3−4 номера), иллюзиониста (2 номера), и, модный в последнее время тип жонгляжа, — «бармен-шоу» (1−2 номера).

Сама программа строится из 3−4-х блоков по 20−30 минут с перерывами между ними по 15−20 минут. В первых двух перерывах играет музыкальный коллектив (тот же, что и во время сбора гостей), следующие перерывы обычно становятся «танцевальными» — происходит постепенный переход к дискотеке.

В каждом блоке мы поставим по 4−5 номеров. Расположение номеров в блоке не случайно. Танцевальные номера обычно используются, как начало и конец блока, своего рода «занавес». Номера внутри блока расставляются так, чтобы не возникало жанровых наложений. Схему 1-го блока при данном коллективе артистов можно представить так: шоу-балет+жонгляж+вокал+иллюзия+шоу-балет. Между номерами работает ведущий, который произносит тосты, предоставляет слово гостям, проводит конкурсы, розыгрыши согласно тематике мероприятия. Остальные блоки будут строиться по подобной схеме, не повторяя её.

Последний («ударный») блок программы — это нечто особое, то, что должно стать «изюминкой» вечера. Это может быть вручение «главного» подарка виновнику торжества, праздничный фейерверк или (что становиться все более популярным) выступление «звезды» эстрады. Возможно и то, и другое, и третье, однако важно не перестараться. Много в нашем деле не значит хорошо. [3]

В среднем, вся программа на банкете, включая перерывы и танцевальные паузы, занимает 3−3,5 часа. Как показывает опыт, по прошествии этого времени, людям, получившим эмоциональный заряд (и определенный градус), интереснее танцевать и общаться. Часть гостей отбывает домой, самые стойкие держатся до конца, как правило, ещё 2−3 часа. Таким образом, общее время мероприятия — 5−6 часов.

Надо сказать, что подобная «развернутая» программа отнюдь не является догмой. Иногда целесообразно остановиться на привлечении 2−3 артистов (или артистических коллективов) и сделать упор на работе ведущего. В каждом конкретном случае структура программы разрабатывается исходя из следующих технических данных:

повод для празднования;

место проведения мероприятия;

количество гостей;

возраст гостей;

соотношение: мужчины/женщины;

социальный статус.

Только при учете всех этих факторов развлекательная программа на банкете может рассчитывать на успех Что такое креатив?

За последние 8−10 лет сфера организации корпоративных мероприятий претерпела существенные изменения. Если говорить сухим языков фактов: наблюдался процесс интенсивной эволюции рынка. В чуть более развернутой транскрипции вышесказанного, прежде всего, стоит упомянуть о том, что за прошедшие несколько лет сфера организации праздничных и презентационных мероприятий из факультативного занятия выпускников Института Культуры и бывших работников культмассового сектора Домов Пионеров стала самостоятельной отраслью. Отрасль возмужала, обросла профессиональными приемами, правилами, определенным гонором и даже традициями. В считанные годы появилось неожиданно большое количество компаний, фирм и фирмочек, предлагающих свои услуги на этом рынке. Вместо громоздкого «организация праздничных мероприятий» или простоватого «услуги массовика-затейника» специалисты этой отрасли все чаще называют свою деятельность звучным английским словосочетанием «Event-managment». В то же время, «по другую сторону баррикад», в лагере заказчика, также происходили изменения. Большинство крупных компаний признало эффективность корпоративных мероприятий, как инструмента решения задач в работе с клиентами и персоналом. Соответственно, возросло среднегодовое количество проводимых мероприятий в рамках одной фирмы. Спрос на услуги фирм-организаторов вырос, а главное возникла необходимость в течение года предлагать для заказчика несколько принципиально по разному построенных мероприятий.

И здесь стоит открыть страшную тайну специалистов по организации праздников: как в ситуации с частными, так и с корпоративными мероприятиями принципиальных путей построения праздника очень немного. И в условиях частой повторяемости мероприятий сложно, используя стандартные пути решений, избежать самоповторов в той или иной форме. Это приводит к тому, что зачастую чуть ли не единственным способом избежать повторяемости схемы построения праздника из раза в раз является, так называемый, «креатив» — концептуальный подход к организации мероприятия.

Как правило, слова «креатив» и «концептуальный подход» звучат музыкой в ушах заказчика. За этим мерещится нечто по-настоящему нетривиальное и стоящее. Поэтому «креатив» для организаторов — хороший товар. Он покупается куда как лучше, чем банально звучащее «эстрадная программа», «банкет» или какое-нибудь «юбилейное торжество».

Однако, что такое «креатив»? Под этим часто понимаются (и имеются в виду) совершенно разные вещи. [3]

Как правило, в зависимости от добросовестности фирмы-организатора и некоторых других факторов, речь о которых ниже, путь заказчика к так называемому «концептуальному мероприятию» может проходить тремя принципиально разными дорогами.

«Бросайте Ваши глупости…»

Вообще-то этот путь не является путем организации концептуального мероприятия. Напротив — это способ отказа от него.

В ряде случаев, попытки заказчика заикнуться о своем желании, получить нечто выходящие за традиционные рамки праздничного банкета, встречают яростный отпор. Как правило, аргументы организаторов звучат одинаково — при устройстве концептуального мероприятия куда больше подводных камней и шансов сесть в лужу. Заказчику с разной степенью запальчивости и блеска в глазах будут объяснять, почему не стоит вступать на эту зыбкую тропу, будут приводиться конкретные примеры неудач тех или иных событий. Однако за этим стоит либо неполная профессиональная пригодность, либо, что тоже нередко, просто лень и нежелание отойти от накатанной схемы.

Почём опиум для народа?

Теперь рассмотрим кажущуюся противоположность вышеописанного способа «разделаться» с концептуальным мероприятием. Профессиональные event-менеджеры называют такой подход «псевдоконцептуальным». Он, к сожалению, получил достаточно широкое распространение.

Суть заключается в том, что клиенту чуть ли не с первых слов установочной беседы предлагается провести мероприятие «необычно», «эксклюзивно» и, конечно, «концептуально». В качестве креативных «находок» предлагается жестко заданный набор тематик. Обычно это смутно знакомое еще с пионерских лагерей: «Древняя Греция» (и все в простынях), «Гангстерский Чикаго» (и все в шляпах), «Пионерская зорька» (и все в галстуках) и т. п. Проблема даже не в том, что никакой эксклюзивности и «концептуальности» в подобных предложениях, поставленных на поток, нет. Как правило, хромает (или вовсе отсутствует) логическое обоснование концепции применительно к данной компании и к конкретному событию, мероприятию. Характерно также частичное, «лоскутное» проявление тематики, часто сводящееся к элементам одежды ведущего и артистов анимациона.

В лучшем случае, «концепция» просто не выстреливает и гости не понимают, что присутствовали на столь «необычном» празднике, разве что остается легкое удивление на тему: «почему ведущий был в кепке (вариант: каске) и зачем он весь вечер картавил (вариант: ходил задом)».

В худшем же случае — праздник оказывается безнадежно омрачен мучительными попытками, как артистов, так и гостей вытянуть друг друга на «соответствие тематике». Такие попытки, как правило, заканчиваются большим или меньшим привкусом неловкости и общей «натянутостью» в веселье.

Говорим «креатив», подразумеваем «осмысленность»

Сразу оговоримся — это самый непростой, но самый эффективно работающий и, пожалуй, единственно верный подход к использованию «креатива» и созданию «концептуальных мероприятий».

Нехитрая особенность подготовки подобных проектов в том, что концепция и пресловутый «креатив» возникают тогда, когда подобное решение оправдано и осмысленно. К слову, еще один большой секрет организаторов праздников — когда клиент говорит о желании получить «предельно необычное мероприятие» — на поверку часто оказывается, что ему нужен предельно традиционный вечер с эстрадной программой, построенной по классическим канонам. Просто он (клиент) неопытен в вопросах организации событий и искренне полагает, что это и есть оригинальное решение. Кстати, совсем не, значит, что подобный «классический» тип построения хуже. Он просто другой. Но вернемся к теме статьи. По-настоящему концептуальный подход к организации — это подход, максимально учитывающий конкретику. В качестве базиса может быть использовано название, вид деятельности компании, цели проекта, либо место проведения события. И уже от этих исходных данных рождается концепция события, которая в процессе разработки реализуется максимально полно во всех существенных моментах и с использованием всех возможных выразительных средств. От дизайна и форм-фактора приглашения на праздник, через оформление интерьера помещения, образ ведущего, подбор артистов, решение конкурсной программы, сценарий проходит общая идея. Такое максимально полное и, что важно, логически обоснованное «погружение в концепцию» позволяет создать атмосферу, в которой приглашенные смогут чувствовать себя комфортно и ощущать себя причастными к предлагаемой игре. Даже находясь «вне воздействия» программы и ведущего, то есть тогда, когда гости уже просто общаются между собой, они невольно используют модели поведения, соответствующие концептуальному ряду мероприятия.

Безусловно, подобный эффект не всегда достижим, это зависит от типа публики и готовности аудитории к активному восприятию игры. Но, впрочем, он и не является самоцелью. Важно то, что люди чувствуют себя в этих необычных предлагаемых обстоятельствах комфортно. Концепция захватывает и «отрабатывает тему» своей полнотой, узнаваемостью в мелких деталях и, с другой стороны, отсутствием «обязаловки» — гостям предоставляется возможность включиться в игру, а «играть» или нет, это каждый решает для себя сам. Таковы, в целом, основные подходы, которыми руководствуются организаторы событий, проводя в жизнь собственное виденье понятия «креатив». В заключение стоит сказать, что все профессионалы, работающие в области организации праздничных мероприятий, в том числе и авторы этой статьи — специалисты компании «Артстудио Кураж», по понятным причинам ратуют именно за последний вариант решения так называемых «концептуальных мероприятий».

Корпоративный праздник

По всей видимости, история корпоративных праздников ведет свое начало с первых посиделок первобытных охотников, отмечающих у костра удачный поход на мамонта.

С чего все начиналось Судя по раскопкам, первобытным сборищам уже были присущи главные элементы корпоративного мероприятия: коллектив людей, объединенных общей идеей и событие, к свершению которого каждый из них, так или иначе, приложил руку.

В те далекие годы еще никому не приходило в голову устраивать особо пышные праздники по поводу заваливания юбилейного мамонта с участием охотников из конкурирующих и дружественных племен, никто также не мог догадаться включать в эти торжества элементы тренинга для персонала. Однако, несмотря на отдельные упущения, лавры изобретателей корпоративных праздников у наших предков из первобытно-общинного строя отнимать уже никто не будет.

Последующие тысячелетия мы смело, опускаем, поскольку с точки зрения эволюции корпоративного праздника они безнадежно топтались на месте (религиозные, обрядовые мероприятия рассматривать нет резона — они преследовали совершенно иные цели). Упомянуть можно, разве что, о масонах, которые внесли в свои полуночные бдения элементы идеологии и мистики, хотя «корпоративными праздниками» в чистом виде заседания «вольных каменщиков» позволительно назвать только с большой натяжкой.

Корпоративный праздник в его сегодняшнем виде стал формироваться в интенсивно развивающихся капиталистических странах Европы и Америки на рубеже XIX—XX вв.еков. Этот процесс шел параллельно с процессом демократизации общества в целом. К тому времени собственники окончательно осознали смысл слова «мотивация» и значение этого понятия применительно к бизнесу. Человек, работающий не только, или не столько для поддержания штанов, но еще и «за идею», работает эффективнее, а значит, приносит большую прибыль. Из этого понимания стали формироваться приемы работы с персоналом фирмы, частью которых стал корпоративный праздник — некий акт «сорадования» общим успехам, достижениям и свершениям. В наши дни корпоративный праздник — краеугольный камень искусства построения команды (team building) — одно из самых важных событий в жизни бизнес-структуры.

А как у нас?

Как мы знаем из учебников истории, наша страна всегда выбирает «особый путь» развития. Так и в случае с корпоративными праздниками. На рубеже XIX—XX вв.еков в России, как и в других странах, формировался институт корпоративного праздника, однако, несколько в ином виде, скорее, в образе «клуба по интересам» и интересы эти были не профессиональными, а политическими. Возможно еще и оттого, что энергия и знания выросшего в своем интеллектуальном уровне рабочего класса не были верным образом использованы собственниками, и возникли революционные общества. Рабочие, а в первую очередь, служащие (разночинцы или, как их назвали бы теперь, менеджеры нижнего звена) осознали, что собственник смотрит на них, как на бездушные механизмы, а не как на источник своего благосостояния. Отсюда недовольство, желание изменить ситуацию, накал страстей и результат нам известен. Разумеется, несерьёзно было бы говорить о прямой зависимости: отсутствие корпоративных праздников — революция 1917 года, однако найти взаимосвязь между отсутствием грамотной работы с персоналом и причинами революционных волнений все же можно. [6]

Что касается корпоративного праздника в Советском Союзе, то на первых порах он имел сильнейшую политическую окраску и если даже иногда и не превращался в митинг, то только потому, что оборачивался банальной пьянкой — излюбленной формой празднования со времен Древней Руси. Со временем (годам к шестидесятым), политическая окраска блекла, и праздник обрел более «человеческое лицо». Составляющими «советского» корпоративного праздника в разных комбинациях были:

непременная официальная часть (с трибуной и графином на ней)

номера самодеятельности, которые могли иметь политическую направленность (сатира на капиталистов, прославление советского мироустройства), критическую направленность (об отдельных недостатках на предприятии, бракоделах и т. п.), нейтральную направленность (сюда можно отнести любительские опыты в области театра, эстрады и музыки).

выступления профессиональных артистов (в те времена существовала система «шефства», которое концертные организации «брали» над предприятиями, заводами, колхозами). Концерт в цеху или на вспаханном поле — бытовая романтика артиста тех лет

непосредственно застолье (куда без этого)

С распадом Советского Союза традиция корпоративных праздников практически ушла, с тем, чтобы возродиться в середине девяностых уже в ином качестве. Строго говоря, мы до сих пор живем в процессе формирования этой новой традиции корпоративных торжеств.

Возьмемся за руки, друзья Теперь отойдем от истории и попытаемся найти ответ на вопрос, зачем, собственно, нужен корпоративный праздник? Это мероприятие необходимо, прежде всего, для создания в коллективе дружеского, человеческого контакта и ощущения «сопричастности» общей цели, идее. Праздник также несет в себе функцию «фиксации успеха», он как бы «закрепляет» на оси времени последние достижения, позволяя «поднять их на щит» и, что немаловажно, продемонстрировать партнерам, конкурентам и самим себе во всей красе.

Кроме того, будни налаженного бизнеса, вне зависимости от его профиля, как правило, не дают возможности раздать, помимо «кнутов», должным образом оформленные «пряники». Вот почему момент чествования «передовиков производства» также является важным элементом корпоративного мероприятия, создающим мотивацию, как для самих «передовиков», так и для их коллег. [2]

Анатомия праздника Корпоративные праздники можно разделить на две категории, во-первых, по их идеологической подоплеке, по задаче, которую они решают, и, во-вторых, по типу организации.

Идеологически мероприятие может быть ориентировано:

на сотрудников (преобладают задачи «построения команды»)

на партнеров, клиентов, гос. чиновников (преобладают «политические» задачи: упомянутая выше «фиксация успеха», укрепление партнерских контактов, наведение новых «мостов» или попросту «задабривание нужных людей»)

По типу организации корпоративные праздники можно условно разделить на:

Банкетные мероприятия (другими словами «корпоративная вечеринка»)

Это самый часто встречающийся тип организации праздника. Выбирается по причине своей «традиционности», привычности. Проводится в ресторанах, банкетных залах. Надо сказать, что в специфичных российских условиях организовать его так, чтобы консолидирующим фактором стал фактор корпоративности, а отнюдь не алкоголь, порой непросто. При выборе этого типа праздника особое внимание следует уделить программе банкета, разнообразив её включениями развлекательных мероприятий на корпоративную тематику, как-то: шутливые викторины по истории фирмы и блеф-туры по специфике занятий, несерьезные награждения «ярких» сотрудников фирмы забавными призами и тому подобное.

Плюсы: Не требует больших финансовых вложений, эффективно выполняет задачу по сплочению коллектива [2]

Минусы:

При правильной организации минусов практически нет.

Загородные мероприятия К праздникам такого типа можно отнести, как выезды «на шашлыки» всем коллективом фирмы, так и развернутые «дни компании» (company day), которые могут занимать целый уикенд и обычно проходят в пригородных пансионатах, гостиницах. Как правило, все они проводятся не в банкетных условиях и включают в себя спортивные или околоспортивные состязания. Роль еды и алкоголя в этих мероприятиях не столь довлеющая, как в «банкетных» построениях. Проводятся такие праздники обычно поздней весной и летом.

Плюсы: Природа, свежий воздух, широкие возможности для организации спортивно-развлекательных мероприятий

Минусы: Полная зависимость от погоды. Сложность организации питания по классу VIP

Семейные мероприятия Часто этот тип корпоративных праздников, особенно в западно-ориентированных компаниях, именуют «Family Day». Отличительной особенностью таких мероприятий является приглашение членов семей сотрудников компании. Как и «загородные» мероприятия, «семейные», за редким исключением, проводятся на открытом воздухе. Крупные (особенно производственные) предприятия проводят такие праздники на своей территории. Правильно спланированное торжество такого типа включает в себя:

короткую экскурсию по производству (офису) — домочадцам сотрудников рассказывают и показывают где и как работают их родственники

развлекательную либо соревновательную программу [2]

Причем следует упомянуть, что если мы не говорим об устройстве семейных стартов (типа «Мама, папа, я — спортивная семья»), необходимо разделить праздник на два потока: детская программа и взрослая программа. Пересечение и временное слияние этих «потоков» не исключается и даже желательно, но, важно понимать, что, по сути, это разные программы. Попытки построения компромиссной, сводной программы и для взрослых и для детей, особенно при количестве гостей, исчисляющимся сотнями, заранее проигрышны.

Плюсы: Закладывает почву для «преемственности поколений», поднимает престиж предприятия в глазах семей сотрудников Минусы: Жена может узнать о ваших отношениях с секретаршей :)

Концептуальные мероприятия Такого рода праздники встречаются нечасто и заказываются, обычно, компаниями либо имеющими сильную «корпоративную легенду» (тогда мероприятие строиться как «визуализация» этой легенды), либо фирмами, выражающими желание увидеть нечто совсем нетривиальное (попросту желающими удивить, поразить гостей). Отличительная особенность таких программных построений — масштабность и значительный бюджет.

Плюсы: Как правило, имеют широкий резонанс и запоминаются надолго Минусы: Серьёзные финансовые вложения, длительный процесс подготовки Презентации Наиболее «прикладной» из корпоративных мероприятий — это праздник, посвященный открытию нового ресторана, цеха, филиала, продвижению новой услуги, товара. Мероприятие почти всегда идеологически ориентировано на партнеров, потенциальных клиентов, прессу. Атрибуты: ведущий в смокинге, выступления с речами, фуршет и т. п., наличие развернутой развлекательной программы на таких презентациях — редкость.