Организация оперативного и бухгалтерского учета движения материалов и анализ их использования на Читинской автобазе — филиале ОАО «РЖД»

1. Теоретические основы бухгалтерского учета материалов

1.1 Нормативное регулирование бухгалтерского учета материалов

1.2 Понятие, классификация и оценка материалов

1.3 Учет материалов на складах и в бухгалтерии

1.4 Синтетический и аналитический учет материалов

2. Бухгалтерский учет и анализ движения материалов Читинской автобазы — структурного подразделения Забайкальской ж/д — филиала ОАО «РЖД»

2.1 Краткая организационно-экономическая характеристика Читинской автобазы

2.2 Особенности учета материалов, закрепленные в учетной политике ОАО «РЖД»

2.3 Документальное оформление движения материалов и их учет в Читинской автобазе

2.4 Анализ движения материалов в Читинской автобазе

3. Пути совершенствования учета материалов Заключение Список использованных источников

Материальные запасы, являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт.

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие изменяют только свою форму и размер (смазочные материалы, краски), третьи — входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части).

В настоящее время в условиях рыночной экономики определяющее значение приобретают качественные показатели, такие как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива, поэтому эта тема в практической экономике очень актуальна. Необходимо максимально устранять потери и нерациональные расходы материалов, которые, в частности, могут возникнуть при неэффективной организации учёта и контроля использования материалов.

Основными задачами бухгалтерского учета материалов является:

— контроль за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех этапах их движения;

— правильное и своевременное отражение всех операций по движению материальных ценностей;

— выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением;

— систематический контроль за соблюдением установленных норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;

— своевременное выявление излишних и неиспользуемых материалов, их реализация.

Целью дипломной работы является изучение структуры материалов, документального оформления движения материалов, организации оперативного и бухгалтерского учета движения материалов и анализ их использования на изучаемом предприятии.

Объектом исследования в данной работе является Читинская автобаза — структурное подразделение Забайкальской железной дороги — филиала ОАО «Российские железные дороги», предметом исследования — организация бухгалтерского учета и анализ движения материалов.

Основной задачей Читинской автобазы является выполнение объема автотранспортных перевозок по обслуживанию технологии производственного процесса подразделений железной дороги, создание условий для выполнения плана перевозок, сохранности перевозимых грузов, выполнение заданий по перевозке пассажиров.

Период исследования — 2011;2013 гг.

1. Теоретические основы бухгалтерского учета материалов

1.1 Нормативное регулирование бухгалтерского учета материалов

Основными документами, определяющими порядок учета материалов, являются:

— Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011№ 402-ФЗ;

— Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н;

— Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденное приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н;

— Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н;

— Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н;

— Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденные приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н;

— План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н;

— Учетная политика.

1.2 Понятие, классификация и оценка материалов

Материалы — часть материально-производственных запасов (далее — МПЗ) целиком потребляемая в производственном процессе и полностью переносящая свою стоимость на стоимость производимой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг).

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие — изменяют только свою форму (смазочные материалы, краски), третьи — входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые — только способствуют изготовлению изделий, не входят в их массу или химический состав (инструменты и приспособления).

Как видно перечень материалов достаточно широк, поэтому для их систематизации используется классификация материалов.

В отечественной практике существует несколько принципиальных подходов к классификации материалов. Рассмотрим основные из них:

1) По способу использования и назначения материалов в производственном процессе материалы подразделяются на следующие группы:

— сырье и основные материалы;

— вспомогательные материалы;

— топливо;

— запасные части;

— тара и тарные материалы;

— покупные полуфабрикаты;

— возвратные отходы производства;

— прочие материалы.

Сырье и основные материалы составляют материальную (вещественную) базу вырабатываемой продукции или являются необходимыми компонентами ее изготовления. Сырьем называют продукцию сельского хозяйства и добывающей промышленности (уголь, руды, зерно и т. п.), а материалами — продукцию обрабатывающей промышленности (ткань, сахар, мука и т. п.).

Вспомогательные материалы потребляются для хозяйственных нужд, технологических целей, содействия производственному процессу. Вспомогательные материалы используются для воздействия на сырье и основные материалы с целью придания продукции определенных потребительских свойств.

Топливо предназначается для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий. Топливо бывает нескольких видов: нефтепродукты (нефть, дизельное топливо, бензин), твердое топливо (уголь, дрова), газообразное топливо.

Запасные части служат для ремонта и замены износившихся частей машин, оборудования и транспортных средств. К запасным частям относятся автомобильные шины в запасе и в обороте.

Тара и тарные материалы — предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики и коробки), а также материалы и детали, предназначенные для изготовления тары и ее ремонта (детали для сборки ящиков, бочковая клепка, железо обручное и др.).

Покупные полуфабрикаты — это продукция сторонних организаций, которая потребляется в производственном цикле данной организации, требует затрат по дальнейшей обработке или сборке и входит в материальную основу производимой продукции. Примером покупных полуфабрикатов могут служить компьютерные платы, строительные конструкции.

Возвратные отходы производства — это остатки сырья и материалов (опилки, стружка и др.), образовавшиеся в процессе производства продукции и полностью или частично утратившие потребительские свойства исходных сырья и материалов.

Прочие материалы — неисправимый брак, а также материальные ценности, полученные от выбытия основных средств и ИХП (металлолом, утильсырье, изношенные шины), которые не могут быть использованы в данной организации в составе материалов, топлива или запасных частей.

2) По характеру владения материалами.

В соответствии с характером владения материалы подразделяются на материалы, принадлежащие организации по праву собственности (а также праву хозяйственного ведения или оперативного управления) и не принадлежащие ей по такому праву.

К материальным ценностям, принадлежащим организации, относятся изготовленные, купленные, либо полученные в иной форме материалы, которые находятся на складе и в производстве.

К таким ценностям также относятся:

— получаемые ценности, находящиеся в пути, если к организации в соответствии с договором о поставке перешло право собственности на них;

— ценности, принадлежащие организации, отданные другим организациям в переработку, а также на реализацию, в том числе на условиях комиссии, до перехода права собственности на них к покупателю;

— принадлежащие организации ценности, учитываемые в залоге, как находящиеся на складе организации, так и переданные на хранение залогополучателю.

Материальные ценности, не принадлежащие организации по праву собственности и другому аналогичному праву, но по условиям договора находящихся у нее, учитываются отдельно по их видам — за балансом. К ним относятся:

— ценности, принятые на ответственное хранение, в случае отказа в установленном порядке от оплаты счетов поставщиков; а также запрещенные к расходованию до оплаты счетов поставщиков;

— ценности, принятые в переработку без оплаты их стоимости;

— ценности, принятые от поставщиков для реализации на условиях комиссии (консигнации).

Кроме того, материалы классифицируют по техническим свойствам и делят на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

Указанные классификации производственных запасов используются для построения синтетического и аналитического учета, а также составления статистического отчета об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности.

В соответствии с ПБУ 5/01 материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. При этом определение фактической себестоимости зависит от порядка поступления материальных запасов в организацию.

1) Фактической себестоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость (НДС) и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Фактическими затратами на приобретение материальных запасов могут быть:

— суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

— суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

— таможенные пошлины и иные платежи;

— не возмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;

— в вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации;

— проценты по кредитам банка, используемым на приобретение материальных запасов до момента их оприходования на склад;

— суммовые разницы, возникающие до принятия материальных запасов к учету, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах). Причем положительная суммовая разница уменьшает фактическую себестоимость материальных запасов, а отрицательная — увеличивает;

— затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию.

Данные затраты включают, также, и затраты по заготовлению и доставке материальных запасов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты за услуги транспорта по доставке материальных запасов до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором, затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков и т. п. затраты.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материальных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов.

Затраты по доведению материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают расходы организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

2) Фактическая себестоимость материальных запасов при их изготовлении силами организации определяется исходя из затрат, связанных с производством данных запасов. Учет и формирование затрат на производство материальных запасов осуществляется организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.

3) Фактическая себестоимость материальных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

4) Фактическая себестоимость материальных запасов, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их текущей рыночной — стоимости на дату оприходования.

5) Фактическая себестоимость материальных запасов, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств), определяется исходя из рыночной стоимости товаров, переданных или подлежащих передаче организацией. Себестоимость данных материалов устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных материалов.

Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, действовавшему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией запасов по договору.

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам. В качестве учетных цен на материалы применяются: договорные цены; фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года); планово-расчетные цены; средняя цена группы материалов.

При синтетическом учете материальных ценностей по учетным ценам отклонения фактической себестоимости материальных ценностей от стоимости их по учетным ценам учитывают на синтетическом счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается производить следующими методами оценки запасов:

— по себестоимости каждой единицы;

— по средней себестоимости;

— по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО).

Применение одного из этих методов по виду (группе) материальных запасов производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

По себестоимости каждой единицы оценивают материальные запасы, используемые предприятием (организацией) в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. п.), или запасы, которые не могут быть обычным образом заменены на другие.

Средняя себестоимость определяется по каждому виду (группе) материальных запасов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и поступившим запасам в течение месяца.

Следует отметить, что первый и второй способы оценки материальных ресурсов являются традиционными для отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списываются на производство (как правило, по учетным ценам), а в конце месяца списывают соответствующую долю отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход — первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии и т. д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

Применение последнего метода оценки материальных ресурсов ориентирует предприятие на организацию аналитического учета материалов по отдельным партиям (а не только по видам материалов).

1.3 Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Для обеспечения производственной программы соответствующими материалами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях предприятия могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, типои сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книгах учета материалов, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

В условиях автоматизации учетных работ и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек складского учета применяют машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них отражают те же данные, что и в карточках складского учета. В отличие от карточек машинограммы-ведомости ведут по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

Ежемесячно материально ответственные лица составляют отчеты о наличии движения материальных ценностей и представляют их в бухгалтерию.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. На этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

При использовании оборотных ведомостей применяют два варианта учета материалов.

При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материалов по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению.

На основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги указанных оборотных ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости. При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивен сальдовый метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

На основании указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

Для обобщения и группировки информации о движении материалов используют ведомости движения материалов (накопительные ведомости). Они составляются по каждому складу (подразделению) отдельно по приходу и расходу материалов, и учет в них может осуществляться по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. По окончании месяца в ведомостях подсчитывают итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.

Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в сводную ведомость движения материалов, в которой приводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т. е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.

Организации могут составлять ведомость распределения материалов, в которой указывают корреспондирующие счета и субсчета по каждому направлению расхода материалов (в стоимостной оценке). В ведомости указывают транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой.

При автоматизированном учете все учетные регистры составляются при помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование следующих основных учетных регистров:

— оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

— ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

— оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

— оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам.

1.4 Синтетический и аналитический учет материалов

Синтетические счета по учету материалов предназначены для обобщения информации о наличии и движении предметов труда, предназначенных для обработки, переработки или использования в производстве, либо для хозяйственных нужд, средств труда, которые в соответствии с установленным порядком включаются в состав средств в обороте, а также операций, связанных с их заготовлением (приобретением).

Для учета поступления материалов используют следующие счета бухгалтерского учета: 10 «Материалы» в разрезе субсчетов, 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 19 «НДС по приобретенным ценностям», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Аналитический учет по счетам ведется по следующим направлениям:

— по укрупненным группам активов (на уровне субсчетов);

— по отдельным группам и подгруппам активов (на уровне аналитического признака).

Счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т. п. ценностей организации.

К счету 10 «Материалы» могут быть открыты следующие субсчета:

— сырье и материалы;

— покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали;

— топливо;

— тара и тарные материалы;

— запасные части;

— прочие материалы;

— материалы, переданные в переработку на сторону;

— строительные материалы;

— инвентарь и хозяйственные принадлежности.

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материалов, относящихся к средствам в обороте.

Счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о разницах в стоимости приобретенных МПЗ, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учетных ценах.

Счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» предназначен для обобщения информации об уплаченных (причитающихся к уплате) организацией суммах НДС по приобретенным ценностям, а также работам и услугам. К данному счету может быть открыт специальный субсчет «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материалам», на котором учитываются уплаченные (причитающиеся к уплате) организацией суммы НДС, относящиеся к приобретению сырья, материалов, полуфабрикатов и других видов производственных запасов, а также товаров.

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей, сальдовым методом.

Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них — в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Пунктом 137 Методических указаний, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119 н, предусмотрено два варианта учета материалов с использованием оборотных ведомостей:

1) С ведением карточек учета материалов.

В бухгалтерской службе ведутся карточки учета материалов, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями. Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях — только количественный учет. В карточках учета материалов ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек в бухгалтерской службе ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению.

В оборотных ведомостях указываются:

— номенклатурный номер материала (в случае его наличия);

— наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т. д.);

— единица измерения;

— цена;

— остаток на начало месяца — количество и сумма;

— приход за месяц — количество и сумма;

— расход за месяц — количество и сумма;

— остаток на конец месяца — количество и сумма.

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению). Группировка материалов по субсчетам и синтетическим счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, которые должны содержать соответствующие отличительные признаки. На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Отдельно учитывается движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов. Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов. Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений.

2) Без ведения карточек учета материалов.

По данному варианта учета карточки аналитического учета в бухгалтерской службе не ведутся, все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость. Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом варианте. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

Помимо учета материалов с использованием оборотных ведомостей существует сальдовый метод учета материалов, который заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом исходя, как правило, из учетных цен. Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки ТЗР. Материально ответственные лица складов (подразделений) на основании первичных документов ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а в случаях, предусмотренных п. 264 Методических указаний, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119 н, также и суммовой учет. Указанным п. 264 Методических указаний, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119 н предусмотрено, что если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяет правильность выведения остатков. Количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость (или сальдовую книгу) сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом. По отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами. Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру. Суммы остатков записываются в следующей графе сальдовой ведомости. Затем выводятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом. Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода), и хранится в бухгалтерской службе.

Исходя из этого, в сальдовой ведомости указываются:

— номенклатурный номер материала (в случае его наличия);

— наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т. д.);

— единица измерения;

— цена;

— остаток на начало месяца — количество и сумма;

— остаток на конец месяца — количество и сумма.

Целесообразно вести сальдовую ведомость (книгу) по многографной форме, на 6 месяцев или на год. В сальдовой ведомости для записи остатков на начало каждого месяца (на 1 января, 1 февраля и т. д.) отводится две графы; в первой графе записывается количество, во второй графе — сумма. На основании указанных сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в которую переносятся итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений (мест хранения) по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим складам, подразделениям (местам хранения) в целом. Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов. В организации могут применяться оба метода аналитического учета материалов, когда по одним складам и подразделениям применяется оборотный метод, а по другим — сальдовый.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т. д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации в организациях проводятся проверки.

Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т. п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

При организации работы по проведению инвентаризации проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

Отнесение складов к самостоятельным ученым единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).

В подразделениях организации, склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении.

Для проведения комплекса работ по выявлению фактического наличия запасов, сопоставлению фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета, документальному оформлению фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли — продажи и других аналогичных документах), определению причин списания запасов и возможности использования отходов и ряда других аналогичных работ в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Учитывая большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Бухгалтерская служба организации обязана:

— осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

— требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;

— следить за своевременным завершением инвентаризации и документальным оформлением их результатов;

— отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием материалов и данными бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

1) Излишки запасов приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится:

— в коммерческих организациях — на финансовые результаты;

— в некоммерческих организациях — на увеличение доходов.

2) Суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю ТЗР, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

При порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.

Недостача запасов и их порча списывается со счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

1) В пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу.

Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

2) Сверх норм — за счет виновных лиц.

В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться:

— документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т. п.) по фактам недостач, и решения этих органов;

— заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально — ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности.

Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы.

Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации.

Типовая корреспонденция счетов по учету материалов представлена в таблице 1.

Таблица 1

Типовая корреспонденция счетов по учету материалов

бухгалтерский документальный учет материал

2. Бухгалтерский учет и анализ движения материалов Читинской автобазы — структурного подразделения Забайкальской ж/д — филиала ОАО «РЖД»

2.1 Краткая организационно-экономическая характеристика Читинской автобазы

Читинская автобаза является структурным подразделением Забайкальской железной дороги — филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги». Организация была создана приказом начальника Забайкальской железной дороги № 409/Н от 2 июня 1953 года на базе гаража главного управления материально-технического обеспечения (ГУМТО).

Место нахождения Читинской автобазы: Забайкальский край, г. Чита, ул. Кирпично-Заводская, 41.

В структуру Читинской автобазы входят три производственных участка:

— Читинский участок — в его составе 7 автоколонн, дислоцирующихся на узловых станциях Хилок, Дарасун, Борзя, Забайкальск, Чита; 4 автоотряда — П.-Забайкальский, Могзонский, Карымский, Оловяннинский;

— Могочинский участок — в его составе 4 автоколонны, дислоцирующиеся на узловых станциях Могоча, Чернышевск, Шилка, Ерофей Павлович; 2 автоотряда — Амазарский, Зиловский;

— Свободненский участок — в его составе 9 автоколонн, дислоцирующихся на станциях Свободный, Белогорск, Завитая, Бурея, Магдагачи, Ушумун, Сковородино, Шимановская, Благовещенск.

Основные задачи Читинской автобазы:

— выполнение объема автотранспортных перевозок по обслуживанию технологии производственного процесса подразделений железной дороги, создание условий для выполнения плана перевозок, сохранности перевозимых грузов, выполнение заданий по перевозке пассажиров;

— обеспечение выполнения требований Федерального закона по безопасности дорожного движения при осуществлении автотранспортной деятельности;

— увеличение доходов, полученных от подсобно-вспомогательной деятельности и снижение себестоимости перевозок;

— производство ремонта и технического обслуживания автотранспортных средств, состоящих на балансе Читинской автобазы.

Основные функции Читинской автобазы:

— разработка годовых и квартальных планов экономического и социального развития Читинской автобазы;

— сохранность и содержание в технически исправном состоянии подвижного состава Читинской автобазы;

— организация перевозочного процесса по автотранспортным перевозкам подразделений дороги по утвержденному лимиту;

— регистрация и учет автотранспорта в органах ГИБДД;

— организация и выполнение работ по техническому обслуживанию и ремонту подвижного состава в соответствии с Положениями планово-предупредительной системы технического обслуживания и ремонта автомобильного транспорта;

— организация работы по контролю выполнения водительским составом производственных заданий, Правил перевозки грузов и пассажиров, Правил дорожного движения, Правил технической эксплуатации подвижного состава;

— эффективное использование автотранспорта, не задействованного на обслуживании подразделений дороги, для получения дополнительных доходов за счет выполнения автотранспортных перевозок сторонним организациям;

— разработка проектов бюджетов Читинской автобазы и предоставление в управление железной дороги, выполнение утвержденных бюджетов;

— выполнение экономических показателей работы Читинской автобазы, реализация мероприятий направленных на повышение производительности труда, оптимизации эксплуатационных расходов и эффективное использование основных средств;

— организация предоставления в орган управления железной дороги всех видов установленной отчетности;

— Читинская автобаза обеспечивает документальное оформление хозяйственных операций, а также предоставление первичных документов в Забайкальский региональный общий центр обслуживания — структурное подразделение Центра корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» — филиала ОАО «РЖД» в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и нормативными документами ОАО «РЖД»;

— экономное использование материальных и топливно-энергетических ресурсов;

— развитие подсобно-вспомогательного производства, расширение платных услуг населению и сторонним организациям, проведение маркетинговых работ;

— выполнение требований экологической безопасности и охраны здоровья населения, проведение мероприятий по охране природы, рациональному использованию природных ресурсов, ликвидации последствий аварий, вредного воздействия на окружающую среду;

— укрепление трудовой дисциплины, организация эффективной кадровой политики, повышение квалификации и подготовки кадров;

— организация труда, заработной платы и социальная защита работников на основе единой политики, проводимой в ОАО «РЖД», выполнение трудового законодательства;

— улучшение условий труда и предупреждение производственного травматизма, выполнение правил и норм охраны труда, повышения культуры производства;

— Читинская автобаза несет ответственность за выполнение поставленных задач, исполнение бюджетов, достоверность и своевременность предоставления учетных и отчетных данных, соблюдение внутренних регламентов хозяйственных отношений и исполнительной дисциплины.

Имущество Читинской автобазы состоит из основных фондов и оборотных средств, нематериальных активов, а также ценностей, стоимость которых учитывается на балансе Читинской автобазы, являющемся составной частью баланса дороги.

Читинская автобаза распоряжается имуществом, находящимся на её балансе в порядке, установленном ОАО «РЖД».

Финансирование затрат Читинской автобазы осуществляется Забайкальской железной дорогой в установленном порядке.

2.2 Особенности учета материалов, закрепленные в учетной политике ОАО «РЖД»"

Формирование в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности Читинской автобазы информации о материально-производственных запасах производится в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным приказом Минфина России от 09 июня 2001 г. № 44н, с учетом следующих особенностей.