Особенности проведения инвентаризации в бюджетных организациях

В России существует значительное количество бюджетных организаций, многие из которых управляются и, как следствие, действуют неэффективно. Отсутствие должного внимания к управлению организацией, ее ресурсами и деятельностью, достаточно быстро может привести к состоянию финансового кризиса, если средства, которые могли бы быть потрачены на удовлетворение общественных потребностей, расходуются впустую. Без грамотного управления и контроля бюджетные организации зачастую превращаются из общественных институтов в инструменты выкачивания денег из государства, обогащения отдельных лиц за счет общества.

Управление любой организацией, в первую очередь, начинается с анализа её текущего состояния. В свою очередь, оценка реального финансового состояния организации предполагает наличие достоверной информации обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: наличии, количестве, состоянии, в котором это имущество находится, и правильности его стоимости.

Основным источником информации о состоянии организации является бухгалтерский учет, однако по разным причинам реальное состояние и данные бухгалтерского учета могут различаться. Процесс проверки имущества и обязательств и называется инвентаризацией.

Инвентаризация — это контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала компании, вложенного в различные виды имущества (активов).

Инвентаризация — это механизм, позволяющий убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации.

Таким образом, вопросы организации и проведения инвентаризации являются актуальными не только с точки зрения научно-исследовательской задачи, но и важнейшей практической проблемой для управления и повышения эффективности бюджетных организаций.

Целью настоящей дипломной работы является изучение особенностей проведения инвентаризации в бюджетных организациях и поиск путей оптимизации этого процесса.

Для достижения указанной цели в дипломной работе поставлены и решены следующие задачи:

1) рассмотрены основные понятия, этапы и мероприятия при проведении инвентаризации;

2) изучена нормативно-правовая база;

3) сделана организационно-экономическая характеристика исследуемого учреждения, проанализирована процедура инвентаризации, проведенная в 2011 году;

4) выявлены типичныенарушения при проведении инвентаризации;

5) сформулированы основные направления по оптимизации процедуры инвентаризации.

Объектом исследования является Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования города Москвы Колледж городской инфраструктуры и строительства № 1. Предметом исследования стала процедура инвентаризации, проведенная в 2011 году.

Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и приложений. В первой главе работы «Теоретические аспекты инвентаризации"даны определения основным понятиям, изучена нормативно-правовая база документов, регулирующих проведение инвентаризации, выявлены основные этапы и мероприятия инвентаризации. Во второй главе «Проведение инвентаризации в ГБОУ КГИС № 1» дана организационно-экономическая характеристика исследуемому предприятию, выявлены особенности, связанные со статусом бюджетного учреждения образования, проведен анализ фактических и плановых доходов и расходов и их структуры в 2011;2012 году, проанализирована организационная работа по подготовке и мероприятия, проведенные в рамках инвентаризации. В третьей главе «Предложения по усовершенствованию процедуры проведения инвентаризации» систематизированы типичные ошибки и их последствия при проведении инвентаризации, выявлены основные способы оптимизации мероприятий при проведении инвентаризации. Практическая значимость работы состоит в следующем: возможность использовать предложенные направления оптимизации при проведении инвентаризации, возможность использовать обобщенную информацию о представленных на рынке автоматизированных системах учета и инвентаризации при принятии решений о выборе такой системы, возможность использовать систематизированный реестр типовых ошибок и нарушений для самоконтроля и самопроверки при работе инвентаризационной комиссии.

Основными источниками информации, используемыми при написании работы, стали нормативные документы, регламентирующие ведение бухгалтерского учета и проведение инвентаризации, учебная литература по исследуемой проблеме, материалы периодической печати и электронных средств массовой информации.

1. Теоретические аспекты инвентаризации

1.1 Основные понятия

Слово «инвентаризация» в русском языке существует менее ста лет. Впервые это слово было упомянуто в 1931 году в № 8 «Вестника АН», а глагол «инвентаризировать» — в 1935 году. Первичное существительное, от которого эти слова произошли, «инвентарь» — весьма старое и датируется, как минимум, 1713 годом. Первоначально оно существовало в формах — инвентариум и инвентарий. Но победила немецкая версия — инвентарь. Слово это возникло в латинском языке, где inventar или inventarium означало «опись», теперь оно означает «совокупность предметов» [36].

В современном обиходе инвентаризацией называется элемент метода бухгалтерского учета. Любая учетная работа начинается с инвентаризации или с описи имущества. Всегда проводился пересчет ценностей, чтобы узнать, умножаются или уменьшаются ресурсы частного хозяйства или страны. Например, в Древнем Египте (3400−2980 гг. до н.э.) один раз в два года проводилась сплошная инвентаризацияпо всей стране, описывали все, что можно, считалось, что имущество граждан находится у них во владении, а собственником всего является фараон[36]. Первоначально инвентаризация носила информационный характер: необходимо было знать, что находится во владении. Со временем она приобрела контрольный характер: все имущество распределялось между конкретными людьми, вводился текущий учет за всеми поступлениями и выдачами. Периодически данные этого учета сравнивались с тем, что было в наличии. У же тогда люди поняли самое главное: и излишки, и недостачи — это большое зло, и лицо, допустившее их, должно быть наказано.

Сначала была только натуральная инвентаризация, что позволяло выявить наличие учетных объектов, однако определить общую ценность было невозможно. Это связано с тем, что на Древнем Востоке (Египет, Вавилон, Персия, Палестина) длительный период в обиходе не было денег. Монеты появятся в VII веке до н.э. в Древней Греции, и тогда возникнет новая проблема: оценки инвентаря.

В средневековье (VIII-IX в. н.э.) в учете наблюдается преобладание натурального измерителя, но с другой стороны, делаются попытки структурировать инвентаризационные описи. Выделялись четыре группы ценностей: здания и сооружения; хозяйственный инвентарь; продукты; скот. В этом списке отсутствуют деньги, что свидетельствует о низком, по сравнению с античным миром, уровне товарных отношений. Но с Х века деньги начнут вновь широко проникать в жизнь Западной Европы. В инвентарных описях того времени появляется принцип значимости: то, что нельзя было продать за достаточно значимую сумму, то не получало отражения в учете.

Развитие капитализма серьезно повлияло на методологию инвентаризации: прежде всего, расширился ее объект. На первое место выдвинулся учет кассы: денежных средств, далее дебиторской задолженности и, наконец, ценных бумаг. Инвентаризация кредиторской задолженности будет признана много позднее, тогда предполагалось, что задолженность должны учитывать и отслеживать сами кредиторы.

Капитализм требовал исчисления финансовых результатов, и вплоть до конца XIX века все бухгалтеры могли это делать только посредством инвентаризации. Происходило это таким образом. Счет любого товара по дебету отражал поступление ценностей по покупным ценам, а списание товаров проводилось по кредиту и по продажным ценам. Поэтому возникала несопоставимость оборотов и, чтобы выявить финансовый результат, прибегали к инвентаризации товарных остатков, которые расценивались по покупным ценам. К начальному остатку товаров прибавлялось все поступление товаров за отчетный период и вычитался конечный остаток. В результате устанавливалась себестоимость проданных товаров. Потом ее вычитали из выручки и находили прибыль или убыток[36].

Инвентаризацию признали обычным постоянным делом и она стала средством управления финансами практически любой фирмы.

С помощью данных, полученных на основе инвентаризации имущества и обязательств организации (видов кредиторской задолженности), обеспечивается полное соответствие записей в системе бухгалтерского учета фактическому наличию и состоянию учетных объектов и, следовательно, достоверное представление сведений в бухгалтерской (финансовой) отчетности[17].

Несмотря на использование в бухгалтерском учете документирования всех совершаемых хозяйственных операций, соответствие учетных и фактических данных не всегда обеспечивается из-за действия объективных причин. Ими являются совершенные хозяйственные операции, не поддающиеся документальному оформлению в момент их возникновения:

— естественная убыль ценностей в процессе хранения (усушка, утечка, розлив, утруска, испарение, раскрошка, распыл, выветривание и др.);

— неточное взвешивание, измерение при поступлении или отпуске ценностей;

— пересортица взаимозаменяемых материалов, продуктов, изделий, возникающая при выбытии активов (передача в производство или хозяйственные нужды, продажа и др.);

— ошибки в первичных документах на поступление и расходование ресурсов;

— ошибочные записи в регистрах синтетического и аналитического учета;

— злоупотребления материально ответственных лиц (обмеры, обвесы, хищения и др.)[23].

Для устранения расхождений между фактическими данными и сведениями о стоимости имущества и обязательств организации, отраженными в бухгалтерском учете, проводится периодическая проверка их в натуральной форме (для имущества) и сверка расчетов (по обязательствам).

Основные цели инвентаризации представлены на рис. 1.

Рис. 1. Основные цели инвентаризации имущества и обязательств Роль инвентаризации не ограничивается проверкой фактического наличия ценностей. В процессе инвентаризации имущества проводятся следующие мероприятия:

— организуется контроль соблюдения требований в деятельности материально ответственных лиц по сохранности ресурсов (правил составления, оформления и представления первичных учетных документов, правил приемки, хранения и отпуска ценностей и др.);

— упорядочивается складское хозяйство (проверяется состояние складских помещений, порядок хранения ценностей, качество весоизмерительного хозяйства и др.);

— устанавливаются качественные характеристики материальных ресурсов: выявляются залежалые и неиспользуемые ценности, имущество, полностью или частично потерявшее первоначальные свойства, неходовые и не пользующиеся спросом готовые изделия и др. На основе полученной информации принимаются меры по их переоценке, продаже или использованию для других нужд;

— выявляются непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению основные средства;

— проверяется соблюдение правил содержания и эксплуатации основных средств[44].

В ходе инвентаризации расчетов с юридическими и физическими лицами проводятся следующие мероприятия:

— выявляется соблюдение правил расчетов с физическими лицами (подотчетными лицами, с работниками по оплате труда, с депонентами);

— оценивается соблюдение расчетно-платежной дисциплины (по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами, поставщиками и подрядчиками, с учредителями и др.);

— оценивается работа по выявлению и предотвращению потерь от несвоевременного взыскания дебиторской задолженности всех видов, пропуска сроков исковой давности[26].

Организация с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации, использует различные виды инвентаризации.

По периодичности проведения в соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую инвентаризацию.

Плановая инвентаризация проводится в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству. К плановым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета[28].

Внеплановые (внезапные) инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.

В зависимости от полноты охвата имущества и обязательства организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация — это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т. д. 19]

Частичной (выборочной) инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе и др.

Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков приведения инвентаризации, а также установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства[24].

По обязательности проведения различают инвентаризацию обязательную и инициативную.

Обязательная инвентаризация проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством РФ, инициативная — по решению руководства организации.

По методу проведения выделяют натуральную и документальную инвентаризацию.

Натуральная инвентаризация состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и т. д. Документальная инвентаризация заключается в проверке документального подтверждения наличия объектов[29].

Признаки классификации и виды проводимых организациями инвентаризаций изображены на рис. 2.

Рис. 2. Признаки классификаций инвентаризации Таким образом, инвентаризация имущества и обязательств компании является необходимой процедурой внутреннего контроля и обязательным элементом учетной политики.

1.2 Нормативное регулирование

В рамках реформирования бюджетной системы Президентом Российской Федерации Д. Медведевым был подписан Федеральный закон от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

Поправки коснулись около 40 законодательный актов, регулирующих правоотношения в бюджетной и банковской сфере, в образовании, деятельность автономных и некоммерческих организаций, вопросы налогообложения и учета.

Принятие закона направлено на оптимизацию сети государственных и муниципальных учреждений: снижение темпов роста расходов бюджетов, создание условий и стимулов для сокращения внутренних издержек учреждений и привлечения ими дополнительных источников финансирования за счет осуществления коммерческой деятельности. Закон № 83-ФЗ вступил в силу с 1 января 2011 года, за исключением некоторых его положений, для которых предусмотрены иные сроки введения в действие[2, 42]. Для проведения реформы бюджетной системы с 1 января 2011 года до 1 июля 2012 года установлен переходный период. Закон устанавливает три формы учреждений бюджетной сферы: казенные, автономные и бюджетные[2, 42].

Бюджетное учреждение — некоммерческая организация, созданная Российской Федерацией, субъектом РФ или муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством РФ полномочий соответствующих органов государственной власти или органов местного самоуправления в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физкультуры и спорта, а также в иных сферах[1,39].

Для учреждений бюджетной сферы применяется пятиуровневая система нормативного регулирования [43]:

Iуровень:

· Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996;

· Бюджетный кодекс РФ;

· Налоговый кодекс РФ;

· Трудовой кодекс РФ.

IIуровень:

· «Инструкция по бюджетному учету» утверждена приказом Минфина РФ № 162н от 06.12.2010[4,40];

· «Единый план счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти, органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкция по его применению» утвержден приказом Минфина РФ № 157н от 01.12.2010 [5,38];

· «План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и инструкция по его применению» утвержден приказом Минфина РФ № 174н от 16.12.2010 [6,39];

· «План счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и инструкция по его применению» утвержден приказом Минфина РФ № 183н от 23.12.2010 [7,39];

· «Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ» утверждены приказом Минфина РФ № 180н от 21.12.2011 в редакции приказа Минфина РФ № 39н от 20.03.2012 [8,38];

· «Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ» утверждена приказом Минфина РФ № 191н от 28.12.2010 [10,41];

· «Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных), бюджетных и автономных учреждений» утверждена приказом Минфина РФ № 33н от 25.05.2011 [12,41].

III уровень. Правовые акты, издаваемые Минфином РФ и финансовыми органами различными уровнями:

— Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 [13, 41];

— Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36) [15;43];

— Постановление Госкомстата РФ от 3 мая 2000 г. № 36 «О внесении изменений в Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 „Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации“».

IV уровень:

Правовые акты, издаваемые с учетом отраслевых особенностей (например, закон «Об образовании», закон «О культуре», закон «О полиции» и т. д.)

V уровень:

Внутренние документы учреждений бюджетной сферы [16, 44].

Таким образом, при проведении инвентаризации членам назначенной руководителем организации инвентаризационной комиссии необходимо ознакомиться:

· с действующими на момент проведения инвентаризации планом счетов бухгалтерского учета и инструкцией по его применению;

· с методическими указаниями, инструкциями и другими нормативными актами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.

1.3 Этапы проведения и отражение результатов

Учет в бюджетных учреждениях имеет значительное количество отличий от учета в коммерческих организациях. Такие отличия возникают из техособенностей, которые имеются в бюджетном учете: все имущество, активы и обязательства бюджетного учреждения являются государственной собственностью, и право на собственность отделено от права распоряжаться этой собственностью[20]. Поэтому государство собой тщательностью следит за наличием своего имущества и его состоянием, прибегая к оперативному и последующему контролю бюджетных учреждений посредством контролирующих органовТерриториальных управлений Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, контрольно-ревизионных управлений и отделов при министерствах и ведомствах. Таким образом, бюджетные учреждения должны проводить инвентаризацию с особой тщательностью, соблюдая все нормативные требования, так как имущество, активы и обязательства находятся у них в оперативном управлении являются строго контролируемыми.

Срок проведения инвентаризации в бюджетном учреждении перед составлением годовой бухгалтерской отчетности определяется руководителем учреждения. Обычно ее проводят в конце отчетного года. Однако некоторые учреждения делают это заранее, уже после 1 октября. Если инвентаризация имущества проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не надо[13,41].

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (приложение 1).

Процесс инвентаризации можно подразделить на отдельные этапы: подготовка к инвентаризации, непосредственная проверка наличия имущества, сравнение данных и выявление результатов (рис.3). На каждом этапе необходимо четко и своевременно выполнить мероприятия, предусмотренные нормативными актами (приложение 2).

Рис. 3. Этапы проведения инвентаризации

На первом этапе проводятся подготовительные мероприятия: определяются объекты, подлежащие проверке, материально ответственные за них лица, создаётся инвентаризационная комиссия.

Сведения о начале инвентаризации, конкретных сроках ее проведения, объектах проверки, составе инвентаризационной комиссии, назначении ее председателя указываются в приказе руководителя учреждения.

В состав комиссии могут входить представители администрации, другие специалисты учреждения (инженеры, экономисты, техники и так далее), работники бухгалтерии. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Перед началом инвентаризации необходимо:

— получить с материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Эти расписки предусмотрены в унифицированных формах инвентаризационных описей;

— председателю комиссии завизировать все документы, приложенные к реестрам (отчетам) материально ответственными лицами, с указанием «до инвентаризации на „_________“ (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

На следующем этапе назначенная приказом руководителя инвентаризационная комиссия производит непосредственную проверку фактического наличия имущества путем подсчета, взвешивания, обмера. При этом должно быть обеспечено обязательное участие материально ответственных лиц. Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, это служит основанием для признания ее результатов недействительными [13,41].

Все сведения об имуществе заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации используются формы первичной учетной документации, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества[4].

Например, в Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 504 086) отражаются: наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 504 088) применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе организации. Она отражает: сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.

В Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 504 087) заносятся следующие данные: наименование и код объекта учета, инвентарный номер, единицу измерения; сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество); сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма). Выявляются расхождения по недостачам или излишкам в количественном и суммовом выражении.

Все инвентаризационные описи должны быть подписаны председателем комиссии и ее членами.

При заполнении инвентаризационных описей нужно:

— производить их заполнение как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. При этом в них не должно быть ни помарок, ни подчисток;

— указывать наименование инвентаризуемого имущества, его количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;

— на каждой странице описи указывать прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и так далее) эти ценности показаны;

— не допускать наличия незаполненных строк, на последних страницах незаполненные строки прочеркивать;

— делать отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов на последней странице описи за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проведении инвентаризации отдельных видов имущества следует соблюдать определенные правила.

Перед проведением инвентаризации основных средств нужно проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

В случае обнаружения расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации следует внести соответствующие исправления и уточнения.

В ходе проведения инвентаризации основных средств комиссия не только устанавливает их наличие, но и проверяет их соответствие основным техническим или эксплуатационным показателям. На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и так далее).

С инвентаризацией собственных основных средств одновременно нужно проверять основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Обязанность по проведению инвентаризации основных средств у арендатора на учреждение-арендодателя не возлагается. Для обоснования отсутствия основного средства в учреждении к Инвентарной карточке учета основных средств (ф. 504 031) прикрепляется копия акта приема-передачи основного средства в аренду.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, как правило, осуществляется в порядке расположения ценностей в отдельном помещении. При их хранении в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, оно опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и так далее).

Поступившие во время проведения инвентаризации товарно-материальные ценности принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу ценностей на ответственное хранение. В описях по этим ценностям указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации № 373-П, утвержденным Банком России.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности осуществляется по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Если к моменту проведения инвентаризации денежные средства находятся в пути, инвентаризация проводится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка.

По окончании инвентаризации заполненные описи передаются в бухгалтерию, которая проверяет правильность всех приведенных подсчетов и сопоставляет полученные сведения с показателями бухгалтерского учета.

Когда результаты инвентаризации имущества не соответствуют данным бухучета, составляются ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 504 092), в которых фиксируется установленное несоответствие нефинансовых и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности данным бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении.

Составленная ведомость расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета является основанием для составления инвентаризационной комиссией Акта о результатах инвентаризации (ф. 504 835), который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке[3]:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, а сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на уменьшение финансирования (фондов). Выявленные суммы недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Таким образом, инвентаризация проводится в несколько этапов, на каждом из которых в установленном порядке должны быть реализованы обязательные мероприятия. Инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальности данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации. Процесс инвентаризации подразделяется на несколько этапов: подготовительный (подготовка приказа о проведении инвентаризации; формирование инвентаризационной комиссии; определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества; получение расписок от материально ответственных лиц); на втором этапе происходит проверка фактического наличия имущества и обязательств и составление инвентаризационных описей; на заключительном этапе — сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета и оформление результатов инвентаризации.

2. Проведение инвентаризации ВГБОУ КГИС № 1

2.1 Организационно-экономическая характеристика Колледжа городской инфраструктуры и строительства № 1

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования города Москвы Колледж городской инфраструктуры и строительства № 1 (сокращенное наименование ГБОУ КГИС № 1) создано на основании постановления Правительства Москвы 19 октября 2004 года. Колледж является правопреемником и продолжателем традиций Строительного колледжа № 1 Профессионального училища № 28, созданного в 1930 году как школа ФЗО-энергетиков; Профессионального училища № 63, созданного в 1943 году как школа ФЗО № 7 и Профессионального училища № 42, созданного в 1940 году как школа ФЗО № 23.

Оценка и анализ организационно-правовой формы обследованного учреждения осуществляются путем изучения его устава и других учредительных документов. Организация представляет собой государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования города Москвы. Учреждение находится в ведомственном Департамента образования города Москвы, который осуществляет функции и полномочия учредителя колледжа. Непосредственно учредителем и собственником имущества является город Москва.

ГБОУ КГИС № 1является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, лицевые счета в финансовом органе города Москвы, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, бланки, штампы. Колледж от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, несет обязанности, отвечает по своим обязательствам всем находящимся у него на праве оперативного управления имуществом.

Основные направления деятельности колледжа:

* образовательная (подготовка квалифицированных специалистов, конкурентоспособных на рынке труда, формирование у обучающихся востребованных личностных качеств гражданина Москвы и РФ);

* культурно-образовательная (оказание образовательных услуг различным категориям населения, функционирование в качестве культурно-образовательного центра на территории, реализация программ профильного обучения на старшей ступени СОШ в системе профильного обучения, сформированной на базе колледжа);

* социокультурная (развитие общественно-ориентированных технологий образования в Москве, направленных на повышение качества жизни и решения социальных проблем);

* инновационная (разработка и внедрение инновационных проектов, направленных на модернизацию образовательной системы в колледже и ее отдельных элементов, внедрение в образовательный процесс профессиональной подготовки специалистов современных образовательных информационных, управленческих, производственных технологий);

* административно-хозяйственная (обеспечение современной учебно-материальной базы, комфортных условий образовательной деятельности всех участников образовательного процесса);

* развитие социального партнерства (обеспечение совместной работы с предприятиями и организациями различных видов собственности — заказчиками кадров, органами государственной власти и местного самоуправления в целях повышения качества образования, трудоустройства выпускников, укрепления позиций на рынке труда и образовательных услуг).

В своей деятельности учреждение руководствуется Законом Российской Федерации «Об образовании», Федеральным законом «О некоммерческих организациях», Типовым положением об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении), Типовым положением об образовательном учреждении начального профессионального образования, законами города Москвы, нормативными правовыми актами Российской Федерации, города Москвы и органов, осуществляющих управление в сфере образования, а также уставом.

Основные вопросы, регламентирующие деятельность колледжа утверждаются конференцией, которая утверждает основные направления деятельности колледжа, принимает Устав колледжа, изменения и дополнения к нему, избирает Совет колледжа, создает постоянные и временные комиссии по различным направлением работы, определяет их полномочия. Заседания проводятся один раз в год. Делегатами на конференцию избираются представители обучающихся, студентов, работников, родителей (законных представителей).

Общее руководство колледжем осуществляет выборный орган — Совет колледжа, который собирается два раза в год. Совет состоит из представителей педагогических работников, родителей (законных представителей) и обучающихся, студентов. В Совет входит по должности директор колледжа, который является председателем Совета.

В колледже функционирует также ряд совещательных органов, способствующих выработке управленческих решений: Педагогический совет, Попечительский совет, Методический совет, производственные совещания руководителей подразделений.

Для обеспечения коллегиального обсуждения вопросов содержания и качества обучения, достижений педагогической науки, вопросов учебно-воспитательной работы, состояния и развития материального оснащения учебных кабинетов и лабораторий, других вопросов раз в два месяца проводятся заседания Педагогического совета.

Для обсуждения вопросов успеваемости и посещаемости занятий, допуска студентов и обучающихся к экзаменационной сессии проводятся малые педсоветы. На заседания малых педсоветов приглашаются преподаватели, имеющие прямое отношение к обсуждаемым вопросам, классные руководители, студенты и их родители.

Методический совет занимается разработкой и утверждением учебных планов, основных профессиональных образовательных программ и концептуальных направлений развития колледжа.

На период подготовки и проведения отдельных мероприятий и выполнения наиболее значимых работ, таких как смотры-конкурсы, недели специальностей и профессий, праздничные мероприятия и мероприятия, посвященные знаменательным датам, разработка инновационных образовательных проектов, концепций и перспективных планов развития приказом директора создаются творческие группы и комиссии.

В колледже функционирует Совет студенческого самоуправления в целях обеспечения реализации прав обучающихся, студентов на участие в управлении образовательным процессом, решения важных вопросов жизнедеятельности студенческой молодежи, развития ее социальной активности в колледже

В колледже постоянно совершенствуется и обновляется учебно-материальная база. Только за 2011 год приобретено оборудования на сумму более 30 млн руб. для обучения по различным специальностям и профессиям. Всего стоимость учебно — материальной базы колледжа составляет более 100 млн руб.

ГБОУ КГИС № 1осуществляет оперативный учет своей деятельности, ведет бухгалтерскую, статистическую и налоговую отчетность в установленном законом порядке.

Образовательный процесс в колледже осуществляет педагогический коллектив, укомплектованный на 100% (общая численность педагогических работников составляет — 86 человек). Базовое образование педагогического коллектива соответствует профилю преподаваемых дисциплин. Административно-управленческий аппарат укомплектован на 100% (численность административно — управленческого персонала составляет — 22 человека).

Годовой бюджет в 2011 году составил 193,6 млн руб. и был исполнен на 99,02% (табл. 1).

Таблица 1. Годовой бюджет на 2011 год и направление использования бюджетных средств (руб.)

Основной расходной статьей является заработная плата — 57% к общему бюджету. На данную статью относятся расходы на выплату заработной платы, осуществляемые на основе договоров (контрактов): выплаты по должностным окладам, по ставкам заработной платы, по почасовой оплате, за работу в праздничные и выходные дни, оплата ежегодных отпусков, выплата пособий и компенсаций (по временной нетрудоспособности первые три дня), вознаграждения по итогам работы за год, премии, материальная помощь. Кроме того, по данной подстатье осуществляются расходы по выплате удержаний, произведенных с заработной платы:

— оплата услуг кредитных организаций по зачислению денежных средств;

— перечисления денежных средств профсоюзным организациям (членские профсоюзные взносы);

— налог на доходы физических лиц;

— удержания по исполнительным документам, в том числе на оплату алиментов;

— возмещение материального ущерба, причиненного работником организации;

— иные удержания в рамках исполнительного производства[9].

Расходы, связанные с начислениями на выплаты по оплате труда, в 2011 году составили 11% от общей суммы расходов. Это расходы по уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование, Фонд социального страхования Российской Федерации на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование, а также страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В 2011 году были проведены ремонтные работы (табл. 2). Расходы по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» составили 15,1 млн руб. (8% от общей суммы расходов).На данную статью относятся расходы по оплате государственных (муниципальных) контрактов, договоров на строительство, приобретение (изготовление) объектов, относящихся к основным средствам, а также на реконструкцию, техническое перевооружение, расширение, модернизацию и дооборудование основных средств.

Таблица 2. Информация о проведении ремонтных работ на объектах профессионального образования в 2011 году (в тыс. руб.)

Внебюджетные средства в 2011 году составили 3,6 млн руб. (табл. 3).

Таблица 3. Использование средств от приносящей доход деятельности, а также средств спонсоров и благотворительных фондов в 2011 году (тыс. руб.)

Основными источниками доходов в 2011 году являлись платные образовательные услуги (84% от общей суммы доходов): курсы подготовки к поступлению в колледж и курсы вождения. При этом 62% полученных доходов уходит на выплату заработной платы (с учетом социальных отчислений), а 26% расходуется на развитие материально-технической базы.

На 2012 год была утверждена смета с годовым бюджетом 189,6 млн руб. (постатейная смета представлена в приложении 3) и смета по приносящей доход деятельности с бюджетом 7,5 млн руб. (приложение 4) Таким образом, доля внебюджетных средств в 2012 году должна возрасти вдвое, на 3,8 млн руб., а доля бюджетных средств напротив, уменьшиться на 2 млн руб.(рис. 4).

Рис. 4. Источники средств ГБОУ КГИС № 1 в 2011;2012 гг.

На 01.01.2011 года в колледже обучалось 1170человек. Педагогические работники составляли 81 человек, что определяет численность обучающихся в расчёте на одного педагогического работника — 14.4 человека.

На 01.01.2012года в колледже обучается 1169 человек. Педагогические работники составляют 86 человек, что определяет численность обучающихся в расчёте на одного педагогического работника — 13,6 человека.

Изучив организационно-экономическую характеристику ГБОУ КГИС № 1можно сделать вывод о том, что работа предприятия является стабильной, оказание платных образовательных услуг не является особо прибыльным, однако ГБОУ КГИС № 1 занимает достойную позицию на рынке образовательных услуг города Москвы. Растет привлекательность колледжа для потенциальных абитуриентов и потребителей образовательных услуг за счет активной рекламы, обеспечения высокого качества и доступности образовательных услуг, за счет создания и развития системы менеджмента качества. В октябре 2010 года принята программа «Развитие Государственного бюджетного образовательного учреждения среднего профессионального образования города Москвы Колледж городской инфраструктуры и строительства № 1 на период с 2011 по 2014 годы». Сохраняя свои традиции и внедряя инновации, колледж является гарантом качественного профессионального образования, обеспечивающего возможность для выпускников карьерного роста и достойного положения в обществе.

Таким образом, целью деятельности колледжа является удовлетворение потребностей экономики, промышленности и социальной сферы в подготовке кадров рабочих и специалистов города Москвы.

2.2 Организационная работа по подготовке к обязательной инвентаризации в 2011 году

В бюджетных учреждениях, в отличие от коммерческих организаций, система контроля за всеми совершаемыми хозяйственными операциями должна быть на достаточно высоком уровне. Учреждению, как получатель бюджетных средств, обязано организовать систему внутреннего контроля. Сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля являются одним из приложений к пояснительной записке к годовой отчетности бюджетных учреждений ф.503 160[10,11]. Бюджетному учреждению в обязательном порядке следует указать тип, наименование контрольного мероприятия, выявленные нарушения и предпринятые меры по их устранению. Перечисленные сведения характеризуют результаты проведенных в отчетном периоде мероприятий по внутреннему контролю выполнения требований бюджетного законодательства, соблюдением финансовой дисциплины и эффективным использованием материальных и финансовых ресурсов, а также правильным ведением бюджетного учета и составлением бюджетной отчетности.

Бюджетная классификация используется при составлении, утверждении и исполнении бюджетов всех уровней бюджетной системы, а также применяется при составлении и исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетной деятельности[8, 38].

Бюджетная классификация состоит из классификации доходов бюджета, классификации расходов бюджета, классификации источников финансирования дефицита бюджета и классификации операций сектора государственного управления.

Предусмотрены 20-значные коды бюджетной классификации. Они включены в номер счета бюджетного учета.

Классификация доходов бюджета предусматривает следующие группы доходов:

1) Налоговые и неналоговые доходы;

2) Безвозмездные поступления.

Классификация расходов бюджета включает следующие разделы:

1) Общегосударственные вопросы;

2) Национальная оборона;

3) Национальная безопасность и правоохранительная деятельность;

4) Национальная экономика;

5) Жилищно-коммунальное хозяйство;

6) Охрана окружающей среды;

7) Образование;

8) Культура, кинематография и средства массовой информации;

9) Здравоохранение, физкультура и спорт;

10) Социальная политика;

11) Межбюджетные трансферты — средства бюджета одного уровня, передаваемые бюджету другого уровня.