Органы местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение

Каждое государство заинтересовано в таких способах формирования и деятельности местной власти, которые отвечали бы его политике и поддерживались населением. Именно местное самоуправление призвано обеспечить достижение этих целей. В России накоплен большой опыт в данной сфере. Начиная с ХVII в. создаются и действуют различные местные органы и представители центра на местах. Но лишь с середины XIX в. формируются звенья местного самоуправления на основе представительства различных слоев населения и самостоятельности в ведении местных дел.

И все же идеи местного самоуправления не были полностью чужды доктрине и практике тех лет. Они поддерживались в ряде научных трудов. Рождались интересные формы самоуправления на местах, которые широко распространялись.

Тем не менее, официальное и публичное признание местного самоуправления как института народовластия, независимого от государственной власти и отражающего процесс демократизации в гражданском обществе, произошло лишь в последние годы. В 1990 г. Верховный Совет СССР принял Закон «Об общих началах местного самоуправления и местного хозяйства в СССР», в 1991 г. в РСФСР был утвержден Закон о местном самоуправлении, а в 1993 г. принципиальные положения о местном самоуправлении были закреплены в Конституции Российской Федерации.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в третьих — эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью дипломной работы является рассмотрение органов местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение их деятельности на примере Администрации г. Казани.

Задачами данной работы являются:

— изучение организационных основ местного самоуправления;

— рассмотрение информационно-документационной деятельности управленческой деятельности;

— изучение информационно-документационной деятельности Администрации города Казани.

Объектом исследования дипломной работы является органы местного самоуправления.

Предметом исследования является информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Администрации города Казани.

Для изучения данного вопроса были рассмотренные следующие источники: законодательство Российской Федерации в области документационного обеспечения управления, учебное пособия по делопроизводству и специализированные периодические издания.

1. Организационные основы местного самоуправления

1.1 Местное самоуправление: общая характеристика

В демократическом государстве организация и осуществление власти базируются на принципе разделения властей, который сочетается с принципом местного самоуправления (МСУ). Этот принцип обеспечивает такую децентрализацию системы управления в Российской Федерации, которая делает эту систему управления наиболее пригодной к обеспечению интересов населения на местах с учетом исторических и иных местных традиций.

Однако местное самоуправление — это не только один из важнейших демократических принципов организации и осуществления власти. Это также и право населения различных административно-территориальных единиц управлять в рамках закона самостоятельно, а также в собственных интересах значительной частью общественных дел.

Наконец, местное самоуправление в Российской Федерации — это такой способ организации и осуществления власти на местах, который обеспечивает самостоятельное решение гражданами вопросов местной жизни. «Местное самоуправление в Российской Федерации, обеспечивает самостоятельное решение населением вопросов местного значения, владения, использования и распоряжения муниципальной собственностью».

Местное самоуправление обеспечивает не только самостоятельность решения населением всех вопросов местного значения, но и организационное обособление управления местными делами в системе управления обществом и государством.

Согласно Конституции Российской Федерации органы местного самоуправления «не входят в систему органов государственной власти». В этом смысле также можно говорить о самостоятельности местного самоуправления в рамках его полномочий. Вместе с тем органы государственной власти создают правовые рамки для деятельности местного самоуправления. Они обеспечивают государственный контроль над реализацией закрепленных в законодательстве прав физических и юридических лиц, а также защиту этих прав.

Следовательно, самостоятельность местного самоуправления имеет пределы, устанавливаемые Конституцией РФ и федеральным законодательством, а само местное самоуправление интегрировано в общую систему управления делами общества и государства Не являясь частью системы государственных органов, органы местного самоуправления, как и все местное самоуправление в целом, это не только форма самоорганизации населения для решения своих задач. Это также форма осуществления публичной власти, власти народа.

Поэтому деятельность органов местного самоуправления характеризуется такими свойственными органам государственной власти чертами, как наличие властных полномочий, обязательность принимаемых решений для всех физических, а также юридических лиц и организаций, находящихся на территории, в рамках которой действуют соответствующие органы местного самоуправления.

Местное самоуправление создает необходимые условия для приближения власти к населению, создания гибкой системы местного управления, хорошо приспособленной к местным условиям и особенностям. Оно способствует развитию инициативы и самодеятельности граждан и в конечном итоге развитию муниципальной демократии.

Таким образом, местное самоуправление в РФ это система организации и деятельности граждан, представляющая совокупность организационных форм и институтов прямого волеизъявления, а также выборных и других органов местного самоуправления, посредством которых обеспечивается самостоятельное решение населением вопросов местного значения.

Цели

1. Обеспечение самостоятельного решения населением вопросов местного значения, владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью.

Максимальное приближение органов власти к населению.

Создание гибкой системы местного самоуправления.

Вопросы, находящиеся в компетенции органов МСУ К вопросам местного значения относятся:

принятие и изменение уставов муниципальных образований, контроль за их соблюдением;

владение, пользование и распоряжение муниципальной собственностью;

местные финансы, формирование, утверждение и исполнение местного бюджета, установление местных налогов и сборов, решение других финансовых вопросов местного значения;

4) комплексное социально-экономическое развитие муниципального образования;

5) содержание и использование муниципальных жилищного фонда и нежилых помещений;

6) организация, содержание и развитие муниципальных учреждений дошкольного, основного общего и профессионального образования;

7) организация, содержание и развитие муниципальных учреждений здравоохранения, обеспечение санитарного благополучия населения;

8) охрана общественного порядка, организация и содержание муниципальных органов охраны общественного порядка, осуществление контроля за их деятельностью;

9) регулирование планировки и застройки территорий муниципальных образований;

10) создание условий для жилищного и социально-культурного строительства;

11) контроль за использованием земель на территории муниципального образования;

12) регулирование использования водных объектов местного значения, месторождений общераспространенных полезных ископаемых, а также недр для строительства подземных сооружений местного значения;

13) организация, содержание и развитие муниципальных энерго-, газо-, теплои водоснабжения и канализации;

14) организация снабжения населения и муниципальных учреждений топливом;

15) муниципальное дорожное строительство и содержание дорог местного значения;

16) благоустройство и озеленение территории муниципального образования;

17) организация утилизации и переработки бытовых отходов;

18) организация ритуальных услуг и содержание мест захоронения;

19) организация и содержание муниципальных архивов;

20) организация транспортного обслуживания населения и муниципальных учреждений, обеспечения населения услугами связи;

21) создание условий для обеспечения населения услугами торговли, общественного питания и бытового обслуживания;

22) создание условий для деятельности учреждений культуры в муниципальном образовании;

23) сохранение памятников истории и культуры, находящихся в муниципальной собственности;

24) организация и содержание муниципальной информационной службы;

25) создание условий для деятельности средств массовой информации муниципального образования;

26) создание условий для организации зрелищных мероприятий;

27) создание условий для развития физической культуры и спорта в муниципальном образовании;

28) обеспечение социальной поддержки и содействие занятости населения;

29) участие в охране окружающей среды на территории муниципального образования;

30) обеспечение противопожарной безопасности в муниципальном образовании, организация муниципальной пожарной службы.

Субъекты Органы местного самоуправления — выборные и другие органы, наделенные полномочиями на решение вопросов местного значения и не входящие в систему органов государственной власти;

К органам местного самоуправления относятся:

выборные органы, образуемые в соответствии с Федеральным законом, законами субъектов Российской Федерации, уставами муниципальных образований;

другие органы, образуемые в соответствии с уставами муниципальных образований.

1.2 Структура и порядок формирования органов местного самоуправления

Организация представительных органов местного самоуправления Внутреннее строение представительных органов местного самоуправления, порядок и организационные формы их деятельности определяются муниципальными образованиями самостоятельно и находят свое закрепление в их уставах, а также регламентах, других правовых актах, принимаемых этими органами.

На 2000 год представительные органы местного самоуправления сформированы почти в 13 тысячах муниципальных образований, при этом в 80 субъектах Федерации они сформированы в полном составе. Всего в состав представительных органов местного самоуправления избрано свыше 113 тысяч депутатов.

Основной формой деятельности представительного органа являются сессии (заседания), периодичность созыва которых определяется в уставе муниципального образования и регламенте представительного органа. Как правило, эта периодичность — не реже одного раза в два (три) месяца. Возможно проведение внеочередных сессий (заседаний). В уставах муниципальных образований, регламентах представительных органов устанавливается также порядок созыва и проведения сессий (заседаний). Сессии (заседания) созываются главой муниципального образования (председателем представительного органа) в соответствии с планом работы представительного органа. Внеочередные сессии (заседания) созываются главой муниципального образования (председателем представительного органа) по собственной инициативе либо по требованию депутатов. Вопрос этот решается муниципальными образованиями самостоятельно. Сессии (заседания) представительного органа проводятся открыто и гласно. Однако в случаях, предусмотренных регламентом представительного органа, возможно проведение и закрытых заседаний. Представительствующий на заседаниях представительного органа организует заседания, осуществляет контроль за соблюдением регламента и подписывает протокол сессии (заседания).

Для предварительного рассмотрения и подготовки вопросов, относящихся к ведению представительного органа, а также для, содействия реализации его решений, контроля за их выполнением представительный; орган местного самоуправления образует из числа депутатов комиссии, комитеты, другие органы. К работе в комиссиях и комитетах на общественных началах могут быть привлечены специалисты (экономисты, социологи и т. д.). Представительный орган определяет задачи, полномочия, порядок работы, а также срок работы комиссий, комитетов, иных органов, которые им образуются. В случае необходимости представительный орган своими решениями упраздняется и реорганизует действующие, а также создаст новые комитеты и комиссии, Данные органы во всей своей деятельности подконтрольны и подотчетны представительному органу. Решения комитетов и комиссий, принимаемые по вопросам их ведения, носят рекомендательный характер.

В соответствии со статьей 18 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» депутаты представительного органа местного самоуправления согласно уставу муниципального образования могут осуществлять свои полномочия на постоянной основе.

Депутату представительного органа местного самоуправления гарантируются условия для беспрепятственного и эффективного осуществления полномочий, защиты прав, чести и достоинства. Статус депутата представительного органа местного самоуправления закрепляется федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации и уставами муниципальных образований. Муниципальные образования вправе принимать также специальные положения, регулирующие статус депутата представительного органа местного самоуправления. В соответствии с уставом муниципального образования депутат может осуществлять свои полномочия на постоянной основе. Социальные гарантии местных депутатов (должностные оклады, премии, другие выплаты, а также размеры компенсации затрат не работающим на постоянной основе депутатам, связанных с их деятельностью, и др.) устанавливаются представительным органом местного самоуправления и выплачиваются из средств местного бюджета.

Депутаты представительного органа, избранные от смежных территориальных избирательных округов, могут объединяться в территориальные депутатские группы, взаимодействующие с расположенными на их территории предприятиями, учреждениями, организациями, структурными подразделениями администрации, а также с органами территориального общественного самоуправления. Депутатские территориальные группы изучают общественное мнение, ведут прием избирателей, участвуют в решении вопросов благоустройства территории и др.

Депутаты представительного органа могут создавать по собственной инициативе и иные группы, а также объединяться во фракции по партийной принадлежности или иным политическим интересам. Данные группы и фракции регистрируют в представительном органе. Их права по участию в работе представительного органа определяются его регламентом, а также положениями о депутатских группах и фракциях.

Правовое, организационно-методическое, информационное и материально-техническое обеспечение деятельности представительного органа местного самоуправления осуществляется через аппарат исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления. Вместе с тем представительный орган вправе образовать в этих целях и собственный аппарат.

Организация работы исполнительных органов местного самоуправления Муниципальные образования, определяя структуру и порядок работы исполнительных органов местного самоуправления, самостоятельно выбирает организационную схему построения этих органов, опираясь при этом на федеральное законодательство и законодательство субъектов Российской Федерации о местном самоуправлении.

На их выбор влияют многие факторы: размеры и уровень социально-экономического развития территории муниципального образования, численность населения, финансовые возможности, а также национальные и другие местные традиции и т. п. Поселковые, сельские муниципальные образования, как правило, имеют небольшие по численному составу исполнительные органы. Муниципальные образования крупных городских поселений, районные муниципальные образования, объединяющие несколько поселений, формируют исполнительные органы, имеющие разветвленную структуру, обусловленную необходимостью решать сложные социально экономические, экономические и другие вопросы местной жизни данных образований.

Муниципальные образования по-разному решают вопрос об организации руководства исполнительным органом местного самоуправления. Один из возможных вариантов решения данного вопроса предлагает Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Муниципальные образования, согласно статье 16 этого Закона, могут предусматривать должность главы муниципального образования — выборного должностного лица, возглавляющего деятельность по осуществлению местного самоуправления на территории муниципального образования. Он возглавляет исполнительный орган местного самоуправления, являясь высшим должностным лицом в системе местного самоуправления. Одновременно он может быть наделен правом входить в состав представительного органа местного самоуправления и председательствовать на его заседаниях. Он может именоваться в уставе муниципального образования главой города, поселка: района и т. п. Руководство исполнительным органом он осуществляет на принципе единоначалия. Глава муниципального образования избирается либо населением непосредственно, либо представительным органом местного самоуправления.

В большинстве (почти в 2/З) субъектов Федерации главы местного самоуправления избраны населением в ходе выборов тайным голосованием.

В более чем трех тысячах шестистах муниципальных образованиях избранный населением глава администрации одновременно входит в состав соответствующего представительного органа местного самоуправления и наделен правом председательствовать на его заседаниях.

Примерно в одной трети регионов страны главы администраций всех либо большей части местных сообществ избраны из состава депутатов представительных органов, в том числе с учетом представлений глав исполнительной власти соответствующих субъектов Федерации.

Возможно разделение функций председателя представительного органа и руководителя исполнительного органа местного самоуправления. В этом случае руководитель исполнительного органа (он может именоваться, например, лавой администрации) является высшим должностным лицом местного самоуправления, замещающим свою должность на основе контракта (трудового договора) либо иным способом, указанным в уставе муниципального образования.

Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» не исключает возможности образования выборного коллегиального органа управления в системе местного самоуправления. Закона определяет основы статуса члена выборного органа местного самоуправления наряду с депутатом и выборным должностным лицом местного самоуправления, не раскрывая, однако, что представляет собой этот выборный орган местного самоуправления.

Руководитель исполнительного органа местного самоуправления (глава муниципального образования, глава администрации) назначает своих заместителей либо самостоятельно, либо с согласия (утверждения) представительного органа местного самоуправления. Вопрос этот решается в уставе муниципального образования. Обычно руководитель исполнительного органа имеет заместителей в сфере финансово — экономической деятельности; в сфере коммунально-бытового обслуживания; в сфере социальной защиты населения и социальной политики и др. Распределение обязанностей между заместителями устанавливает руководитель исполнительного органа.

Структура исполнительного органа местного самоуправления, за исключением небольших поселковых и сельских муниципальных образований, включает различные подразделения отраслевого и функционального назначения: отделы, управления, комитеты (образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, экономического прогнозирования и т. д.). Кроме того, имеется, как правило, и вспомогательный аппарат: управление делами (канцелярия), бухгалтерия, юридическая служба, отдел (сектор) кадров и др. Структурные подразделения исполнительного органа (администрации) находятся в подчинении его руководителя. Они создаются в соответствии со схемой управления данным муниципальным образованием, обладают полномочиями, предусмотренными законодательством о местном самоуправлении, уставом муниципального образования, и осуществляют исполнительную и распорядительную деятельность в определенной сфере местного самоуправления. Структурные подразделения исполнительного органа местного самоуправления (отделы, управления, комитеты) состоят на местном бюджете, могут обладать правами юридического лица. Имущество этих органов входит в состав муниципальной собственности и закрепляется за ними на правах оперативного управления, если иное не предусмотрено законодательством.

Управления, отделы, другие структурные подразделения исполнительного органа местного самоуправления (администрации) возглавляются единоличными руководителями — начальниками управлений, заведующими отделами. В качестве совещательных органов при них могут создаваться коллегии или консультативные общественные советы. Их рекомендации, в случае необходимости, оформляются приказами соответствующих руководителей.

Управления и отделы самостоятельно решают вопросы управления, отнесенные к их ведению, руководят подчиненными, предприятиями, организациями и учреждениями в соответствии с действующим законодательством.

Функции и полномочия структуры подразделений исполнительного органа местного самоуправления, а также организация и порядок их деятельности определяются специальными положениями об этих органах, утвержденными в порядке, предусмотренном в уставе муниципального образования. Сотрудники отделов и управлений действуют на основе должностных инструкций, утверждаемых, как правило, руководителем соответствующего органа по согласованию с руководителем исполнительного органа местного самоуправления (главой муниципального образования, главой администрации).

1.3 Организационные основы местного самоуправления в Республике Татарстан

Становление системы народовластия в Татарстане неразрывно связано с принятием новой Конституции республики. Именно в этом документе были закреплены важнейшие принципы организации самоуправления, которые получили свое дальнейшее развитие в Законе Республики Татарстан «О местном самоуправлении», ставшим первым опытом подобного законотворчества в Российской Федерации.

И, хотя сегодня видны некоторые его несовершенства, Закон сыграл свою позитивную роль. За этот период накоплен определенный опыт в законотворческой деятельности и в практической работе по становлению местного самоуправления. Именно на его основе и на основе Закона «О местных органах государственной власти и управления» была развернута большая организационная работа по проведению сходов, определению состава и территориальных границ самоуправлений, разработке их уставов по подготовке и проведению выборов органов местного самоуправления. Это были первые шаги на пути к созданию целостной системы местного самоуправления.

В отличие от общероссийского татарстанский подход к реформе системы управления на местах изначально состоял в том, что на первом этапе демократических реформ не было необходимости ломать единую вертикаль органов государственной власти. Не решив законодательно вопросы распределения полномочий и, самое главное, не создав экономическую базу прямого народовластия, нельзя поднять уровень местного самоуправления до городов и районов, как это сделали в других регионах Российской Федерации.

Практика российских реформ показывает, что торопливость чревата и тем, что теряется управляемость на данной территории. Подобные факты есть сегодня в Ульяновске, Ижевске, Приморье, Сибири, где органы местного самоуправления на уровне крупных городов и руководители исполнительной власти избирались всем населением. Взяв полномочия, руководители этих структур фактически предали забвению истинное предназначение института народовластия — решать повседневные проблемы граждан. Увлекшись политикой, они стали выяснять отношения между собой. Эта непримиримая борьба идет, порой, много лет. А страдает от этого, прежде всего, население территории. Подобных конфликтов в Татарстане удалось избежать. Поэтому в республике становление самоуправления началось снизу, с первичного территориального уровня, то есть на уровне сел и поселков. Тем самым была сохранена управляемость территории в целом.

Согласно ст. 5 Закона РТ от 30 ноября 1994 года «О местном самоуправлении», местное самоуправление осуществляется населением в границах городских и сельских поселений районного подчинения. В городах республиканского подчинения местное самоуправление осуществляется в границах жилых комплексов.

На 1 января 2000 года на территории РТ действовало 950 местных самоуправлений. Следует обратить внимание, что в отличие от законодательства РФ, законодательство РТ не применяет термин муниципальное образование. Тем не менее, можно считать понятие местного самоуправления в РТ антонимом понятия муниципального образования в РФ.

В настоящее время местное самоуправление осуществляется населением через представительные органы (Советы, Комитеты местного самоуправления) и должностных лиц местного самоуправления, органы территориального общественного самоуправления, а также путем проведения местных референдумов, сходов граждан.

Местный референдум — голосование граждан по вопросам местного значения. Местный референдум проводиться по наиболее важным вопросам местного значения. В нем имеют право участвовать граждане, проживающие на территории местного самоуправления и обладающие избирательным правом непосредственно на добровольной основе. Решение о проведении местного референдума принимается органом местного самоуправления по собственной инициативе либо по требованию не менее 5 процентов граждан, проживающих на территории местного самоуправления. Решения, принятые путем местного референдума, обязательны для исполнения органами и должностными лицами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями, находящимися на территории местного самоуправления, а также гражданами. Эти решения могут быть отменены или изменены путем местного референдума. В случае противоречия законодательству, они могут быть отменены решением суда. Решение, принятое на местном референдуме, не нуждается в утверждении какими-либо органами государственной власти, государственными должностными лицами или органами местного самоуправления. Если для его реализации требуется издание нормативного правового акта, орган местного самоуправления, в чью компетенцию входит данный вопрос, обязан принять такой акт. Принятое на местном референдуме решение и итоги голосования подлежат официальному опубликованию (обнародованию). Однако нужно отметить, что принцип осуществления местного самоуправления путем проведения местного референдума в нашей республике не имеет практической реализации.

Сход (собрание) граждан является высшим органом местного самоуправления, созываемый по мере необходимости (но не реже двух раз в год) главой местного самоуправления или по инициативе не менее 5 процентов граждан проживающих на данной территории. Подготовку и проведение сходов обеспечивает глава местного самоуправления.

Подготовку и проведение сходов (собраний) граждан для решения организационных вопросов по избранию органов местного самоуправления обеспечивают соответствующие Советы народных депутатов и их президиумы администрации районов городов.

К исключительным полномочиям схода граждан в случаях, когда выборные представительные органы местного самоуправления не образованы, относятся:

— принятие и изменение устава местного самоуправления;

— выборы и освобождение от должностных лиц местного самоуправления;

— утверждение местного бюджета;

— установление местных налогов и сборов на основе принципов установленных законодательством;

— утверждение местных планов и программ комплексного социально-экономического развития и заслушивание отчетов об их исполнении;

— контроль за деятельностью органов местного самоуправления наделенных исполнительными полномочиями.

Также как и в Российской Федерации, в Республике Татарстан высшим непосредственным выражением воли населения являются выборы органов и должностных лиц местного самоуправления. Это наиболее массовая форма прямого народного волеизъявления, посредством чего образуются представительные органы местного самоуправления, а также могут получать свои полномочия главы муниципальных образований (главы администраций).

Так, в марте 2000 года в Республике прошли выборы депутатов Советов местного самоуправления, в результате чего образованы представительные органы. Всего в 6740 округах (6610 одномандатных и 130 многомандатных) избрано 7096 депутатов, из них — 2312 женщины. Своевременно проведены первые заседания Советов местного самоуправления, которые открыли председатели сельских, поселковых, городских избирательных комиссий. Во всех Советах избраны должностные лица председатели и их заместители.

Необходимо отметить, что 43 процента депутатов избраны повторно. 1842 депутата работают на освобожденной основе, 299 являются депутатами районных и объединенных Советов народных депутатов. Имеются единичные случаи, когда выборные должности председателей Советов местного самоуправления совмещаются с хозяйственными должностями, что недопустимо, например в таких районах, как Апастовский, Бавлинский и Пестречинский.

Коллегиальный (представительный) орган местного самоуправления — Совет (Комитет) — выборный орган местного самоуправления, обладающий правом представлять интересы населения и принимать от его имени решения, действующие на территории муниципального образования. Создается для реализации представительных, распорядительных, исполнительных, контрольных и иных функций и наделяются соответствующими полномочиями.

Совет местного самоуправления городов районного подчинения. рабочих поселков, сельских поселений с населением свыше 500 человек образуется, как правило, посредством выборов на основе всеобщего, равного и прямого избирательного права при тайном голосовании в составе 7−11 человек. Совет местного самоуправления в сельских поселениях с численностью населения менее 500 человек избирается на сходах граждан этих населенных пунктов в составе 5−7 представителей. Совет местного самоуправления жилых комплексов в городах избирается сходом граждан открытым или тайным голосованием в составе председателя и 2−4 членов.

Согласно ст. 15 Закона в исключительном ведении Совета находятся следующие вопросы:

— принятие и изменение устава местного самоуправления;

— выборы и освобождение от должности должностных лиц местного самоуправления;

— утверждение местного бюджета.

Заседания Совета созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал и правомочны при наличии не менее 2/3 его состава.

В течение 2000 года Советы местные самоуправления провели 7521 заседание, на которых рассмотрено 20 786 актуальных вопросов жизнеобеспечения, социальной защиты населения. В подготовке и проведении заседаний принимали активное участие комиссии Советов, общественные формирования — советы ветеранов войны и труда, женсоветы, родительские, домовые и уличные комитеты, которые широко привлекаются к управлению подведомственных территории, оказывают помощь в воспитании молодежи, организации шефства над инвалидами престарелым, обеспечении общественного порядка. Несмотря на трудности вопросах формирования бюджета, достаточного для осуществления своих полномочий, Советы местного самоуправления решают вопросы строительства и благоустройства дорог, газификации, благоустройства сел и деревень, родников, ремонта кладбищ, проблемы социальной защиты. Примером хорошей работы по газификации, улучшение условий, жизни и быта сельских жителей Советы местного самоуправления Буинского, Дрожжановского, Елабужского, Кайбицкого, Лениногорского, Нижнекамского и Пестречинского районов. Во многом благодаря расторопности и стараниям председателей Советов местного самоуправления в этих районах газифицировано более 30 тыс. жилых домов и 300 объектов социального и культурного назначения.

Согласно ст. 22 Закона «О местном самоуправлении», местное самоуправление может избирать главу местного самоуправления на сходе путем всеобщего, равного и прямого избирательного права или Советом из числа его членов. Наименование главы определяется с учетом местных особенностей. В большинстве районов республики они именуются председателями Советов местного самоуправления, в Алексеевском, Альметьевском, Дрожжановском. Пестречинском, Спасском и Черемшанском районах — главами местного управления, а в Зеленодольском районе — председателями Советов местного самоуправления — главами местного управления.

В местных самоуправлениях РТ в силу ограниченности средств местных бюджетов введена одна из указанных должностей, либо имеется их совмещение, зафиксированное в уставах местных самоуправлений.

Кроме того, лица, наделенные Законом РТ «О местном самоуправлении» и уставом местного самоуправления полномочиями по осуществлению распорядительных, исполнительных, контрольных полномочий и иных функций местного самоуправления, являются должностными лицами местного самоуправления. Анализ уставов местных самоуправлений в РТ показывает, что в структуре органов местного самоуправления предусмотрены такие должностные лица, как заместители председателей Советов местного самоуправления, заместители глав местного самоуправления, заместители председателей Советов местного самоуправления, заместителей глав местного самоуправления, секретари, исполнительные секретари.

Глава местного самоуправления:

— организует деятельность органа местного самоуправления и контроль за соблюдением его устава;

— организует подготовку и проведение сходов граждан по месту жительства, реализацию принятых ими решений;

— реализует решение местных органов государственной власти и управления в границах территории его деятельности;

— обеспечивает организацию выборов членов Совета местного самоуправления взамен выбывших;

— подготавливает и ведет заседания Совета местного самоуправления;

— докладывает сходу, Совету местного самоуправления о положении дел на территории местного самоуправления;

— открывает расчетные и текущие счета местного самоуправления и является их распорядителем в пределах, установленных Советом и законодательством;

— является распорядителем по расходам, предусмотренным на организацию работы Совета местного самоуправления, содержание наемных работников;

— осуществляет контроль за работой предприятий торговли, сферы услуг, вносит предложения по организации их работы в соответствующие органы.

Глава местного самоуправления в пределах предоставленных ему прав издает распоряжения. Он подотчетен сходу, Совету местного самоуправления. Безусловно, формирование структуры управления местным самоуправлением — сложный процесс, поэтому здесь необходимо опираться на анализ и учет местных особенностей. Успешное развитие местного самоуправления невозможно без тесного взаимоотношения органов местного самоуправления с органами государственной власти и управления.

2. Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления: общая характеристика

2.1 Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

Состав управленческих документов:

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).

Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.

Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей.

Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фотои фонодокументами.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.

Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т. д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

— с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, в которой имеет отношение содержание документа;

— с общественными организациями — в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;

— с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т. д.);

— с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Документы — приложения могут быть трех видов:

· утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);

· поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

· направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

При наличии нескольких приложений они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера Состав реквизитов и порядок оформления документов — приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ — приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

2.2 Порядок работы с входящей корреспонденцией

Прием, первоначальная обработка, распределение всей поступающей корреспонденции производятся отделом документооборота Управления делопроизводства (далее — отдел документооборота).

Прием корреспонденции осуществляется через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также с использованием средств электронной и факсимильной связи.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются; проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении повреждения, отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах. Первый экземпляр остается в отделе документооборота, второй — приобщается к поступившему материалу, а третий — передается отправителю документов.

Ошибочно присланная корреспонденция (или при отсутствии указанных в ней приложений) возвращается отправителю.

Конверты на имя Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата с пометкой «лично» передаются помощникам для ознакомления с последующей передачей по назначению.

Конверты уничтожаются лишь после возвращения законченного делопроизводством документа в отдел документооборота.

Поступившая корреспонденция отделом документооборота распределяется на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируемые — постановления, распоряжения, указы, законы, решения, письма, поручения вышестоящих органов, письма предприятий и организаций, документы, поступившие через средства электронной и факсимильной связи, протоколы, извещения, письма судебных инстанций, судебные повестки, судебные требования, исковые заявления, кассационные жалобы, постановления о возбуждении исполнительного производства, представления и протесты Прокуратуры, запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Государственного Совета Республики Татарстан и Городской Думы, письма Общественной палаты Республики Татарстан, претензии, пригласительные билеты в виде письма, телеграммы, информационный материал с сопроводительным письмом и иная служебная корреспонденция.

Регистрируемые документы сканируются, проставляется штамп установленного образца в правом нижнем углу первого листа документа, на котором указываются очередной порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления.

Поступившая служебная корреспонденция в день ее получения заносится в электронную базу данных отдела документооборота, после чего заводится регистрационная карточка в электронном виде и на бумажном носителе.

Нерегистрируемые — газеты, журналы, брошюры, книги, сводки, статистические отчеты, пригласительные билеты и другая ежедневная корреспонденция, не подлежащая возврату в Управление делопроизводства.

Срочная корреспонденция — правительственные телеграммы, сообщения о чрезвычайных происшествиях, стихийных бедствиях, обращения, касающиеся проведения массовых мероприятий, и другие сообщения, требующие оперативного решения, доставляются по назначению немедленно.

Корреспонденция, адресованная непосредственно в структурное подразделение или содержащая текущую информацию, направляется отделом документооборота в структурное подразделение.

Обработка всей поступающей корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день после выходных.

Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение, от одного исполнителя к другому, из одного подразделения в другое) производится через работников Отдела документооборота.

Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству.

В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Регистрация корреспонденции на имя Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета, руководителя аппарата Исполнительного комитета осуществляется посредством программы электронного документооборота. Документы сканируются и заносятся в электронный каталог входящей документации отдела документооборота с ежедневным выводом краткой информации о поступивших документах на бумажном носителе.

В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: тип документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, а также краткое содержание, количество листов основного документа и листов приложений к нему, индекс номенклатуры дел, сведения об исполнителе, которому направляется документ, срок возврата документа в отдел документооборота.

Руководители структурных подразделений Исполнительного комитета, другие должностные лица, которым направлены на рассмотрение документы, обязаны принять исчерпывающие меры по их выполнению в сроки, указанные в резолюции, и возврату документов в отдел документооборота с отметкой об информировании автора.

В случае если резолюцией рассмотрение документа возложено на несколько руководителей, подразделений или сотрудников, то координацию всей работы осуществляет руководитель, подразделение или сотрудник, указанный в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.