Планирование времени руководителя (тайм-менеджмент)

• Введение
• 1. Теоретическая часть
• 1.1 Функции планирования
• 1.2 Обязанности руководителя
• 1.3 Планирование времени руководителя (тайм-менеджмент)
• 1.4 Рекомендации для составления недельного плана
• 1.5 Обязанности специалиста
• 1.6 Планирование времени специалиста
• 2. Практическая часть
• Заключение
• Список литературы

Планирование — это деятельность, направленная на мысленное перекидывание моста между теми местами, где находится ваш коллектив в данное время, и тем, где вы хотите его видеть в определенный момент в будущем, с точки зрения выполнения задачи. Функция планирования — это реакция на потребность коллектива знать, каким образом будет достигнута цель.

Планирование связано с разработкой метода действий или способа достижения цели. Лидер, у которого нет плана, не может быть эффективным. Поиск альтернатив

Чтобы придумать достаточное количество вариантов действий и предложить их коллективу, нужно обладать определенным навыком. Совершенно очевидно, что вас может ограничивать недостаток времени. Поэтому один из первых вопросов, который вы должны задать, звучит так: «Сколько у меня времени?» При необходимости проверьте, что эти временные ограничения реальные, а не предполагаемые. Нередко у нас есть больше времени на составление плана, чем нам кажется. При отсутствии кризисной или опасной ситуации, а также знании, каким количеством времени вы располагаете, вы можете с пользой использовать это время для разработки плана. Тем не менее следует внимательно следить за временем, которое быстро кончается.

Другой фактор, который следует принимать во внимание, это доступные ресурсы, которые помогут вам идентифицировать возможные варианты действий или решений. Особенно важен в этом отношении ваш коллектив, которому предстоит претворять разработанный план в жизнь. Подумайте о подходящей стратегии, которая позволит обеспечить участие членов коллектива. Здесь существует три разновидности политики.

Предполагается, что в конце первой фазы планирования лидер примет решение действовать определенным образом. Следует ли перекладывать решение на плечи всего коллектива? Это зависит от так называемой политической конституции писаной или неписаной коллектива или организации, закрепляющей подобные вещи. В дальнейшем вы увидите, что в коллективном принятии решений имеются определенные «сумеречные зоны». Вы можете причислить себя одновременно к двум или даже к трем типам лидеров. Премьер-министр, к примеру, является выдвинувшимся, избранным и назначенным лидером. Даже если вы обладаете полномочиями предлагать собственный план или выбирать из нескольких возможных вариантов тот, который вам кажется лучшим, у вас не всегда возникает желание воспользоваться этими полномочиями, поскольку требуется увлечь и воодушевить коллектив. Здравый смысл подсказывает, что чем больше коллектив (или конкретный человек) вовлечен в процесс разработки и принятия решения, тем выше вероятность, что он будет с воодушевлением претворять принятый план в жизнь. Однако этот процесс нужно держать под жестким контролем.

В коллективах, все члены которых обладают примерно равной компетентностью, процесс выбора из нескольких альтернатив может сопровождаться бурными дебатами. Лидеры и рядовые члены коллектива должны стараться изложить свою точку зрения как можно убедительнее, одновременно.

1. Теоретическая часть

1.1 Функции планирования

1. производственное;

2. финансовое;

3. кадровое;

4. маркетинговое.

Производственное планирование — это умение предвидеть цели и результаты действий субъекта экономики (предприятия) и определять ресурсы, необходимые для достижения определенных целей.

Финансовое планирование (имеет 3 вида) — это процесс разработки системы мероприятий по обеспечению развития предприятия необходимыми финансовыми ресурсами и повышению эффективности финансовой деятельности в предстоящем периоде.

Кадровое планирование — это направленная деятельность организации по подготовке кадров, обеспечению пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально — квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием.

Маркетинговое планирование — характеризуется наличием определенного назначения (достижение желаемой цели), функций (исследование среды, ситуаций, проектирование и выбор альтернатив, оценка действий и пр.), структуры (организационное соединение отдельных компонентов во взаимосвязанное целое), потоков (информация между специалистами по планированию и пользователями).

руководитель менеджмент время специалист

1.2 Обязанности руководителя

Хорошая работа начинается с тщательной организации. Чтобы работа была выполнена качественно и в срок, необходимо уделить внимание организации этого процесса. Если искомые обязанности представить в виде перечня, то в него войдут следующие функции: постановка задачи и организация выполнения, распределение обязанностей и обеспечение взаимодействия, выстраивание взаимоотношений, анализ результатов, аудит эффективности процессов и пр. Как их реализовать на практике?

В работе руководителя любого уровня можно выделить такие функции, как:

§ управление подчиненными: все действия, которые руководитель должен предпринять для того, чтобы сотрудники правильно выполнили весь необходимый объем работ;

§ взаимодействие с компанией: встречи, собрания, совещания и переписка с коллегами и вышестоящими руководителями;

§ производство результата: все действия руководителя, которые не связаны ни с управлением подчиненными, ни с взаимодействием с компанией, когда он работает в качестве скорее менеджера-специалиста, пусть и высококвалифицированного;

§ осмысление: анализ и синтез информации, необходимой для выработки эффективных управленческих решений.

1.3 Планирование времени руководителя (тайм-менеджмент)

Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организации труда руководителя. Для этого он должен научиться планировать свое рабочее время и рассматривать экономию времени как главный резерв повышения эффективности труда. Эффективность личной работы руководителя в значительной мере зависит от его умения точно определять свои цели и планировать работу. Любая работа должна начинаться с постановки целей.

Процесс постановки цели состоит из III этапов:

I — нахождение цели (чего я хочу?)

II — ситуационного анализа (что я могу?)

III — формулировки цели (к чему я конкретно приступаю?)

Постановка цели — начальный этап планирования. План — это перечень дел, которые необходимо выполнить для достижения целей. Причем каждое дело должно быть выполнено в определенный срок.

Существуют правила планирования личного времени, согласно которым необходимо:

1) устанавливать соотношение (60: 40), т. е. составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (приблизительно на 60%). Дело в том, что события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные потребности не могут быть запланированы полностью. Следовательно, свое время рекомендуется распределять между двумя блоками:

а) 60% - запланированное время (запланированная активность);

б) 40% - рабочее непредвиденное (непредвиденная активность) и спонтанное (спонтанная активность) время.

В зависимости от вида занятий, должности указанное соотношение может варьироваться.

2) анализировать виды деятельности и расход времени, а также «помехи». Для этого рекомендуется документировать и контролировать, как и на что расходуется время;

3) составлять планы действий: перечислять все предстоящие в плановый период дела, подразделить их на долго-, средне — и краткосрочные;

4) осуществлять реалистичное планирование, т. е. планировать лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться;

5) восполнять по возможности допущенные потери времени;

6) составлять свои временные планы в письменной форме, что позволяет всегда иметь полной обзор дел, а также оказывает мобилизующее воздействие;

7) включать невыполненные задачи в план следующего периода;

8) фиксировать в планах результаты или цели, а не действия, чтобы активность была направлена непосредственно на достижение целей;

9) устанавливать временные нормы, предусматривать в своем плане на выполнение каждого задания столько времени, сколько оно требует

10) устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности, что, в частности, приучает к самодисциплине;

11) устанавливать приоритеты, т. е. точно определять, какое задание является приоритетным;

12) избавляться от «тирании» спешности. Самое срочное задание не всегда бывает самым важным, однако, именно на его выполнение затрачивается часто большая часть времени;

13) делегировать полномочия. Для этого следует устанавливать в своих планах, какую работу выполнять самому, а какую — перепоручить;

14) оставлять определенное количество времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров или на случай недооценки продолжительности отдельных дел;

15) постоянно перерабатывать и перепроверять свои планы: могут ли те или иные дела быть реализованы полностью и вовремя;

16) планировать и использовать с пользой свое свободное время, время на поездки и ожидания, например для проработки материалов, размышлений и т. д.;

17) оставлять продолжительные непрерывные периоды для решения основных задач (спокойное время, закрытые часы);

18) резервировать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации;

19) планировать выполнение рутинных дел, например чтение месячных отчетов, обход отделов и т. д.;

20) следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени, ограничиваться при этом только самым необходимым;

21) при планировании мыслить альтернативно по принципу «всегда есть другой, лучший путь» ;

22) вносить разнообразие в свою деятельность, чередовать выполнение долго и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;

23) согласовывать свои временные планы с планами других людей.

1.4 Рекомендации для составления недельного плана

1. Не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, т.к. каждый день могут возникнуть незапланированные дела.

2. Вносить в план предполагаемые совещания.

3. Отличать в еженедельнике время, которое нужно для выполнения задания.

4. Выделять и группировать так называемые мелкие работы.

На основе недельных планов составляют планы на каждый день, при этом надо соблюдать следующие правила:

§ выполнять задания, намеченные на день до конца;

§ начинать рабочий день с 10−15 минутного обдумывания предстоящей на этот день работы;

§ определять последовательность выполнения работ (сначала лучше выполнить самое трудное задание дня, оно обычно составляет основное ядро рабочего дня, но ни в ком случае нельзя подвергать себя соблазну «сначала убрать с дороги всякую мелочь»);

§ не начинать рабочий день с разбора почты, т.к. она редко содержит что-либо срочное;

§ заканчивать в первую очередь работу, оставшуюся незаконченной накануне, чтобы дела «не зависали» ;

§ вычеркивать из плана работы на день каждое выполненное задание;

§ использовать, если возможно, час в первой половине дня для работы «за закрытыми дверями» .

У всех у нас есть один общий капитал, общая абсолютная ценность время. Многие руководители часто жалуются на перегрузки. Но во многих случаях, когда начинаешь изучать проблему, виновата не перегрузка, а неумение планировать свое время. Если руководитель не умеет определить приоритеты, постоянно отвлекается на второстепенные дела, слишком много зависит от событий дня, то он, как правило, не имеет времени на самообразование, на отдых, на общение. В этом случае большую помощь может сказать само менеджмент — последовательное и целенаправленное использование методов работы в повседневной практике для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Чтобы научиться рационально использовать свое время, надо выявить свои слабые места.

Как должно распределяться время руководителя между производством результата и остальными зонами ответственности? Это зависит от следующих факторов:

§ Специфика работы. Если работа носит узкоспециальный характер, то вам придется более всего заниматься производством результата. Если работа требует тех уникальных знаний/умений, которых нет ни у кого другого, то и заниматься вам суждено более работой, чем управлением как таковым. При этом, поскольку именно вы отвечаете за квалификацию ваших подчиненных, есть смысл обучить их тому, что вам приходится делать.

§ Уровень корпоративной иерархии. Чем ниже ваш уровень, тем больше вам предстоит заниматься производством результата. Проблема же в том, что и по мере своего продвижения по служебной лестнице и укрупнения задач руководители сохраняют эту вредную привычку.

§ Сила власти. Чем слабее ваша власть, тем больше вам работать; ваш удел — производство результата.

§ Квалификация подчиненных. Чем ниже их профессиональный уровень, тем больше вам работать.

§ Мотивированность подчиненных. Чем менее подчиненные заинтересованы в результатах работы, тем больше работы придется делать самому руководителю.

1.5 Обязанности специалиста

Сотрудник обязан:

1) соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, международные договоры Российской Федерации и нормативные правовые акты ФСКН России;

2) обеспечивать защиту прав и законных интересов граждан;

3) исполнять приказы, распоряжения, за исключением незаконных или не имеющих отношения к исполнению им служебных обязанностей;

4) соблюдать установленные правила внутреннего распорядка, порядок обращения со служебной информацией, исполнять должностные инструкции;

5) в пределах своих должностных обязанностей своевременно рассматривать обращения граждан и общественных объединений, а также предприятий, учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления и принимать по ним решения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

6) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих должностных обязанностей;

7) хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан.

Обязанности сотрудника по занимаемой должности определяются должностной инструкцией. Порядок разработки и утверждения должностных инструкций устанавливается директором ФСКН России.

Исполнением сотрудником должностных обязанностей также являются:

1) участие в сборах, учениях, соревнованиях и других плановых служебных мероприятиях;

2) действия по защите жизни, здоровья, чести и достоинства граждан, а также по обеспечению собственной безопасности в связи с исполнением должностных обязанностей;

3) нахождение в положении заложника в связи с исполнением должностных обязанностей;

4) следование к месту службы и обратно, нахождение в служебной командировке;

5) нахождение на лечении, следование к месту лечения и обратно.

Сотрудники подлежат обязательной государственной дактилоскопической регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.6 Планирование времени специалиста

В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью специалист лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате специалист познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

Предлагаем сформулированные нами десять «золотых» правил, выполнение которых поможет вам добиться лучшей организации вашей работы и успешного планирования своего времени.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий

Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного разбега и погружения в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте не приёмные часы

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т. п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий

Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и мало результативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную «говорильню». Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т. п

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет номер1.

5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето)

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т. п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!

6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги.

7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика нарезания салями)

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно «увиливать» от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их «в долгий ящик». Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории, А (ЦДФ)

Например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т. п., то невольно «споткнетесь» о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т. п., нужно дополнить конкретными сведениями, т. е. цифрами, датами и фактами (ЦДФ). Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, «договоренности с самим собой» следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.

9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха)

Утренний час дарит золотом нас. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

2. Практическая часть

Планирование рабочего времени руководителя организации ООО «ФЛИНТ-КСИ»

ООО «ФЛИНТ-КСИ» — молодежный развлекательный центр в Москве.

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Эффективность работы организации ООО «Флинт-КСИ» реализовывалась благодаря грамотно сформированной структуре управления. Во главе организации стоит директор, в подчинении которого находятся менеджеры:

1. Tор-менеджер

2. Middlе-менеджеры

3. Менеджеры низшего звена

Каждый из них выполняет строго определенные обязанности. Для эффективного выполнения своих функций менеджер должен грамотно планировать свой трудовой день.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени. В организации «Флинт-КСИ» это достигается путем делегирования директором части своих полномочий и обязанностей менеджерам. В основном к данным обязанностям относится повседневная рутинная работа, например, составление графиков рабочего времени персонала, работа с документацией, работа с клиентами организации, прием телефонных звонков.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности, как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий. Благодаря уменьшению объема повседневной работы у директора «Флинт-КСИ» появилось достаточно свободного времени для разработки целей организации, выработки стратегии на долгосрочный период.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке своего рабочего плана каждого периода руководитель «Флинт-КСИ» руководствовался ответами на следующие вопросы:

Какова основная цель данного периода?

Каким количеством времени он располагает?

В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель ясно представляет себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Для разработки плана рабочего дня руководитель «Флинт-КСИ» пользовался методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60: 40.

Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

Заключение

Планирование работ помогает командам и организациям построить свои ожидания на будущее, определить ресурсы, которые понадобятся для успеха и принять необходимые меры, чтобы осуществить ожидания. Разработка стратегии — эффективна для достижения долгосрочных целей. Более того, стратегическое планирование является ключевым фактором повышения уровня мотивации и приверженности достижению целей. Наконец, эффективное применение плана — настолько же важно, насколько само планирование. Это истинный фактор, который определяет, является ли организация успешной.

" Стратегическое планирование" - это термин, который определяет фокус организации, ее направление и меры успеха.

1. Щекин Георгий. Организация и психология управления персоналом: Учеб. — метод. Пособие. — К.: МАУП, 2002. — 832 с.: ил. Библиогр.: с.752−759.

2. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. — М.: АиСТ-М, 2007. — 455 с.

3. Веснин В. Р. Основы менеджмента. — М.

4. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. — М.: Гардарики, 2008 г. 528 с.

5. Герчикова И. Н. Менеджмент. — М.: ЮНИТИ, Банки и биржи, 2008 г.480 с.

6. Завельский М. Г. Экономика и социология труда. — М.: Логос, 2009. — 208 с.

7. Ричард Л. Дафт. Менеджмент. — СПб.: Питер, 2009. — 832 с.

8. Травин В. В., Дятлов В. А. Менеджмент персонала предприятия: Учеб. — практ. пособие. — М.: Дело, 2011. — 272 с.

9. Материал сайта wikipedia.org