Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы «Success»

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления

1.2 Типовые технологии организации работы с документами

1.3 Технология организации работы с документами в лингвистической школе «Success» при КГОУ СПО ХПК

1.4 Возможности применения современных компьютерных технологий в делопроизводстве

ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MS OUTLOOK ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Современные средства организации делопроизводства и документооборота

2.2 Реализация документооборота лингвистической школы «Success», как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде «MS Outlook»

2.2.1 Особенности работы системы «Microsoft Outlook»

2.2.2 Решение задач учёта и контроля исполнения документов в среде «MS Outlook»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда сегодня во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учёта и отчётности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т. п.

Основным предметом труда работников аппарата управления является информация, а сам процесс управления в технологическом смысле может быть представлен как процесс циркуляции информации. Главным носителем информации в современном государственном аппарате является документ. Реализация функций любого органа управления, связана с составлением, получением, направлением различных документов. Следовательно, эффектность их управленческой деятельности связана с вопросами организации работы с документами. От чёткости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Однако классические, «бумажные» способы ведения делопроизводства и документооборота ныне становятся неактуальными. Конкуренция предъявляет высокие требования. Любой запрос от потенциального клиента должен быть оперативно удовлетворён, любое принятое управленческое решение должно быть своевременно выполнено, а обработка и движение бумажного документа осуществляется, как правило, гораздо медленнее, чем документа электронного. Поэтому вопрос внедрения систем автоматизации создания, хранения и движения документов во многих организациях стоит очень остро.

Таким образом, актуальность темы денной дипломной работы обусловливается необходимостью совершенствования делопроизводства для эффективного решения управленческих задач.

Сегодня ручная система работы с документами повсеместно заменяется наиболее рациональным ведение делопроизводства на компьютере, основой которого, безусловно, являются технологии систем документооборота.

И действительно, современный мир информационных технологий трудно представить себе без использования систем документооборота. Практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации. Фактически информация становится фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости обработки данных, и теперь уже большинство операций не могут быть выполнено вручную, они требуют применения наиболее перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют четкой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив её изменения. И если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые могли быть вычислены вручную, то теперь таких факторов сотни и сотни тысяч, и ситуация меняется не в течении года, а через несколько минут, а собственность применяемых решений требуется большая, потому что реакция, но а неправильные решения более серьёзная, более быстрая и более мощная, чем раньше. И, конечно, обойтись без информационной модели производства систем документооборота невозможно.

Использование современных компьютерных технологий и технологий системы документооборота в делопроизводстве организации уже сегодня позволяет:

— регистрировать документы на различных рабочих местах, используя локальные сетевые технологии и распределение системы документооборота;

— организовать объединение сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) разных структурных подразделений в единой системе документооборота организаций;

— организовать информационно-справочную работу на основе широких возможностей поиска информации в системе документооборота;

— организовать контроль исполнения и движения документов.

Создание системы документооборота организации в целом имеет свои положительные особенности по сравнению с традиционными бумажными способами ведения делопроизводства.

Целью данной работы является организация информационной системы «Документы организации» в среде MS Outlook, для повышения эффективности документационного обеспечения.

Объект исследования — лингвистическая школа «Success» при КГОУ СПО ХПК.

Предмет исследования — документооборот лингвистической школы «Success».

В данной работе ставилась задача создание такой системы, которая в кратчайшие сроки и с минимальными затратами финансовых и людских ресурсов на программное, и аппаратное обеспечение сможет улучшить документационное обеспечение. Также ставились следующие задачи исследования:

1. Изучить общетеоретическую и специальную литературу по теме исследования.

2. Изучить материалы предметной области.

3. Проанализировать работу лингвистической школы «Success» по ведению делопроизводства.

4. Реализовать документооборот лингвистической школы «Success», как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде «MS Outlook».

Структура дипломной работы определяется целью, задачами, логикой исследования, и предполагает наличие введения, двух глав, состоящих из 4 параграфов в каждой главе, заключения, списка литературы.

Первая глава посвящена теоретическим вопросам делопроизводства. Здесь даются основные понятия и терминология документационного обеспечения, приведены типовые технологии работы с документами, в том числе проанализирована работа с документами в лингвистической школе «Success», также приведены возможности современных компьютерных технологий в делопроизводстве.

Вторая глава посвящена реализации технологии «MS Outlook» в лингвистической школе «Success». Здесь описываются основные этапы организации документооборота в среде «MS Outlook», раскрываются особенности работы системы.

Заключение

 — подведены итоги проделанной работы, определены перспективы развития информационной системы.

Список использованной литературы включает 26 источников.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления

Основу любой научной дисциплины составляют понятия-представления об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления называется документоведением. Терминология документоведения включает в себя термины документационного обеспечения управления (ДОУ), обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их обработки, поиска, хранения, использования. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XV111 в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально означал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51 141−98 синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активном внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т. п.

Делопроизводство (ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документыдокументы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране монитора.

При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).

Важное значение при создании документов имеют средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов:

— простые орудия (ручки, карандаши и др.);

— механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кинои видеотехника и др.);

— средства автоматизации — компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино, фото, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звукозаписывающей техники — фоно- (или звуковые) документы, при применении киноили видеотехники — кинодокументы, с помощью компьютерной техники — письменные документы на бумажном носителе и видеограммы, а также документы на машинных носителях.

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным. для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер. документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 30), но и зоны и последовательность их размещения на документе (см. приложение № 1). Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

— организационно-правовая документация;

— плановая документация;

— распорядительная документация;

— информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

— отчетная документация;

— договорная документация;

— документация по обеспечению кадрами (поличному составу);

— документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

— документация по материально-техническому обеспечению;

— документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

— документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. Документооборот организации — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на докумёнтопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др. Одна из важнейших функций в организации работы с документами — учет документов, который обеспечивается их регистрациейзаписью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу

терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства).

1.2 Типовые технологии организации работы с документами

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. Эту функцию выполняют или специальные структурные подразделения (управления делами, общие отделы, секретариаты, канцелярии) в крупных учреждениях или секретари там, где управленческий аппарат не велик.

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

— входящие (поступающие) документы;

— исходящие (отправляемые) документы;

— внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

— прием и первичная обработка документов;

— предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрация;

— контроль за исполнением;

— информационно-справочная работа;

— исполнение документов и отправка.

Прием и первичная обработка документов. Операция в основном техническая. Проводится централизованно секретарем-референтом, а в крупных учреждениях — экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором). Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т. е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является проставление отметки о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксерокопию.

В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающийся в копировании. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом, и последующей, при необходимости, распечатке факсов на обычном принтере. Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Распределение поступивших документов. Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Обычно в фирме эту работу проводит секретарь-референт.

Для того чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе — освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Регистрация документов. Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения» .

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т. п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие в день поступления, исходящие — в день отправки.

Из документа в процессе регистрации выписываются, как правило, следующие сведения:

— дата получения;

— входящий № (индекс);

— дата документа;

— индекс документа;

— автор (корреспондент) — т. е. чей это документ;

— заголовок (о чем документ);

— резолюция; срок исполнения;

— исполнитель (кто с ним работает);

— ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

-№ дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например, обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т. д.

Типовые формы регистрации могут быть двух видов: журнальная и карточная.

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками — РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т. е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т. е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии секретаря-референта и руководителя, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

Контроль за исполнением документов. Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. Например, для исполнения обращений граждан. В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32-мя подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2−3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т. е ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

Таким образом, секретарь по сроковой картотеке легко может знать, что на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей секретаря в начале рабочего днявынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т. п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он возьмет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупредит об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная секретарем, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т. д., все время подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

Информационно-справочная работа. Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах учреждения. Секретарь-референт (в крупном учреждении служба информационно-документационного обеспечения управления) на основе этого банка данных обязан в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

— у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ ив каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов — главнейшая задача секретаря (службы ДОУ). И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т. д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая — в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки — в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется с целью создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек — 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.

Отправка документов. Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

— наличие подписи;

— наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);

— наличие заголовка;

— наличие отметки об исполнителе;

— правильность адресования;

— если документ предназначентразовому корреспонденту, наличие адреса;

— наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями почтовых правил.

Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

1.3 Технология организации работы с документами в лингвистической школе «Success» при КГОУ СПО ХПК

В лингвистической школе «Success» ведение делопроизводства возлагается на зав. лингвистической школы (как структурном подразделении). Она непосредственно работает со всеми видами документов (входящие, исходящие, внутренние кроме бухгалтерии) и обеспечивает их обработку и учет.

Порядок работы с документами, так же, как и их составление, и оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах. Для лингвистической школы «Success» как для структурного подразделения КГОУ СПО ХПК действует общее положение разработанное на основании Закона Российской Федерации «Об образовании» и уставе колледжа.

Настоящее Положение регулирует деятельность «Лингвистической школе „Success“» как структурного подразделения ХПК. Нормативной основной лингвистической школы является Закон РФ «Об образовании» от 10 июня 1992 г. № 3266−1 (редакции Федеральных законов), типовое положение об образовательном учреждении среднего профессионального образования, утвержденное постановлением Правительства РФ от 3 марта 2001 г. № 160, другие нормативные акты, определяющие деятельность образовательного учреждения. В своей деятельности лингвистическая школа руководствуется законодательством РФ, указами и распоряжениями Правительства РФ, решениями Министерства образования Хабаровского края, Уставом ХПК, настоящим Положением. Лингвистическая школа осуществляет дополнительные образовательные услуги в обучении иностранными языкам детей дошкольного и школьного возраста, учащихся, студентов образовательных учебных заведений. Лингвистическая школа реализует интенсивные, авторские творческие программы и современные методики обучения иностранным языкам.

Целями и задачами являются создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе путём удовлетворения потребностей обучающихся в самообразовании и получении дополнительного образования в области иностранного языка. Углубленное изучение иностранных языков, истории и литературы стран изучаемого языка, культуры и страноведения. Обучение иностранным языкам по творческим и интенсивным методикам, подготовка к поступлению в Сузы и ВУЗы. Организация обменных программ с зарубежными школами, стажировок учащихся и педагогов школы, участие в Международных конкурсах и олимпиадах. Организация сотрудничества с зарубежными учебными заведениями, фондами. Проведение семинаров для учителей иностранных языков.

Вся деятельность школы осуществляется в соответствии с разработанными программами, утверждёнными Министерством образования Хабаровского края, на педагогически обоснованном выборе средств, методов и форм обучения с учётом интересов, склонностей и возрастных особенностей учащихся на платной основе. В школе практикуется групповое обучение. Наполняемость групп 10−12 человек. Режим занятий -2−3 раза в неделю (4−6 академических часа), что включает практику устной и письменной речи, аудирование, чтение иностранной литературы и дополнительные спец. курсы по общению, бизнесу, работе с прессой, драме и др. Оплата в месяц согласно договора в зависимости от интенсивности занятий. Оплата может быть изменена в течение года в связи с инфляцией. Все педагоги школы имеют высшее педагогическое образование, опыт преподавания иностранных языков, работают по трудовому договору (контракту). Продолжительность учебного года, четверти, недели и продолжительность каникул определяется приказом руководителя школы в начале учебного года или по семестрам. Учащиеся сдают тесты 2 раза в год с целью проверки усвоения учебного материала, имеют возможность участвовать в культурной жизни школы, проводить праздники, работать над индивидуальными проектами.

Школа располагается в учебном корпусе ХПК по адресу Краснореченская 114А и пользуется имуществом колледжа на праве оперативного управления. Источником финансирования школы являются:

— бюджетные и внебюджетные средства;

— безвозмездные и благотворительные взносы;

— иные источники в соответствии с законодательством РФ.

Средства, поступающие от граждан за обучение, направляются на специальный счёт ХПК и распределяются в соответствии с договором между директором колледжа и руководителем школы. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью школы осуществляет директор ХПК.

Управление школой осуществляет руководитель, назначенный директором ХПК на условиях трудового договора. Руководитель школы осуществляет подбор кадров и планирует стратегию развития школы. Педагоги школы ведут организационную и образовательную деятельность в соответствии с уставом ХПК и настоящим положением, обеспечивая необходимый профессиональный уровень своей деятельности.

Школа реорганизуется, ликвидируется на основании решения Совета учебного заведения ХПК приказом директора в случае нарушения данного положения или устава ХПК.

Основным документом организации является лицензия (1) с перечнем профессиональных образовательных программ, по которым Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Хабаровский Педагогический Колледж» имеет право ведения образовательной деятельности (2), а также правила предоставления платных услуг Хабаровского педагогического колледжа основанное также на общих положениях.

Правила предоставления платных образовательных услуг ХПК.

Общие положения:

Настоящие правила разработаны в соответствии с Законом Р. Ф. «Об образовании» в редакции Федерального закона от 13.01.96 № 12-Ф3 (статья 45); Типовым положением об образовательном учреждении среднего профессионального образования; Законом Хабаровского края «О порядке введения платных услуг органами государственной власти и местного самоуправления, государственными и муниципальными организациями» от 31.10.96 № 73; Постановлением главы администрации Хабаровского края «Об утверждении Положения о порядке введения платных услуг органами государственной власти и местного самоуправления, государственными и муниципальными организациями» от 01.09.97 № 383; Уставом колледжа; иными нормативными актами Р.Ф.

Правила определяют порядок, виды платных образовательных услуг, условия и порядок их предоставления, обязанности обучающихся.

Платные дополнительные образовательные услуги предоставляются с целью удовлетворения образовательных потребностей обучающихся, улучшения качества образовательного процесса.

Возможность оказания услуг данного вида предусматривается Уставом колледжа и осуществляется за счёт внебюджетных средств спонсоров, организаций, частных лиц, в т. ч. родителей.

Правила являются обязательными для исполнения всеми работниками и обучающимися ХПК.

Виды платных образовательных услуг (3).

Условия предоставления платных образовательных услуг:

Предоставление платных образовательных услуг населению колледж осуществляет при наличии лицензии на осуществление соответствующей образовательной деятельности.

Образовательные услуги не могут оказываться взамен и в рамках основной образовательной деятельности, финансируемой из средств бюджета.

Доход от указанной деятельности колледжа реинвестируется в данное образовательное учреждение по его усмотрению, в том числе на увеличение расходов на заработную плату работникам колледжа. Данная деятельность не относится к предпринимательской.

Основной документооборот составляют приказы, основанные на заключении договорах «об оказании платных образовательных услуг"(4). Приказы регламентируют:

— состав учебных групп;

— преподавательский состав;

— расписание работы школы;

— оплату занятий;

— и д.р. организационные вопросы (каникулы и т. п.).

А также имеется журнал учёта посещаемости и успеваемости посредством которого осуществляется контроль за работой образовательного процесса, и табель учёта рабочего времени преподавателя по которому осуществляется оплата сотрудникам.

Табеля и приказы передаются в бухгалтерию, она в свою очередь контролирует работу школы и осуществляет оплату труда персонала школы.

1.4 Возможности применения современных компьютерных технологий в делопроизводстве

Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов — от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

В лингвистической школе «Success» при КГОУ СПО ХПК компьютерная сеть не охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала, поэтому сложно отслеживать перемещение документов и следить за их исполнением. В основном все документы подготавливаются с помощью текстовых и графических редакторов, возможности которых рассмотрены ниже, и затем уже в печатном варианте передаются исполнителям. Таким образом осуществить контроль за их исполнением становится достаточно сложно. Чтобы упростить задачу контроля, мы разработали систему автоматизированной регистрации и контроля исполнения документов на базе программыOutlook. Преимущества разработки нашей информационной системы именно в Outlook также подробно рассмотрены ниже.

Введение

компьютеризированной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу. Работа с документами в программе Microsoft Word