Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников, повышение уровня обслуживания клиентов. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.
При написании дипломного проекта по внедрению информационной системы (система электронного документооборота «NauDoc») в Издательском Доме «Mediacrat» необходимо рассчитать величину затрат на реализацию данного проекта, оценить данный проект с помощью анализа его экономических показателей и сделать выводы о его целесообразности.
Расчет затрат на заработную плату работников приведен в табл. 3.
1.
Таблица 3.1
Заработная плата работников по внедрению проекта Должность работника Затраты времени, мес. Средняя месячная заработная плата, руб. Всего затрат на заработную плату, руб. Менеджер по качеству 4 20 000 80 000 Системный администратор NauDoc 3 15 000 45 000 Технолог 3 5 000 15 000 Основная заработная плата 120 000 Дополнительная заработная плата (20% от основной) 24 000 ИТОГО 164 000
Необходимо учесть выплаты в пенсионные фонды, которые в настоящий момент составляют. В общей сложности выплачиваются 26% от фонда оплаты труда, т. е. 37 440 руб. за три месяца.
Имеется несколько вариантов лицензий системы электронного документооборота NauDoc [14]:
Lite — серверная лицензия от 1 до 15 пользователей;
Medium — серверная лицензия от 16 до 30 пользователей.
Предлагаемые варианты лицензий позволяют постепенно увеличивать количество сотрудников, задействованных в электронном документообороте, распределяя финансовые затраты по времени. При увеличении пользователей системы или изменении состава модулей происходит доплата разницы между стоимостью лицензий имеющегося решения и стоимостью лицензий желаемого решения.
Для Издательского Дома «Mediacrat» подходящей является серверная лицензия класса «Medium». Стоимость данной серверной лицензии (полная функциональность системы, работа через веб-интерфейс) составляет 9 000 руб. Стоимость пользовательской лицензии (User License) класса «Medium» — 2 500 руб.
Так как на предприятии будет задействовано 20 пользователей, то необходима покупка одной серверной лицензии и 26 пользовательских лицензий, что составит 74 000 руб.
Стоимость технической поддержки на 1 год класса «Medium» равна 29% от общей стоимости лицензий, включает обновление версий [14]:
Зтех.
поддержка = 29% Злицензия
Что составит 21 450 руб.
В таблице 3.2 приведен прейскурант на обучение рабочих на очных курсах системы электронного документооборота NauDoc [14].
Таблица 3.2
Стоимость обучения по курсам системы электронного документооборота NauDoc
Название курса Код курса Длительность обучения, дни Цена, руб. Пользователь NauDoc (очный курс) ND-USR 1 3600
Пользователь NauDoc (дистанционный курс) ND-USR 20 2400
Технолог NauDoc (очный курс) ND-TECH 1 3600
Технолог NauDoc (дистанционный курс) ND-TECH 20 2400
Системный администратор NauDoc (очный курс) ND-ADM 2 7200
Системный администратор NauDoc (дистанционный курс) ND-ADM 40 4800 В данной компании необходимо обучить:
пользователь NauDoc (очное обучение) — 8 человек;
пользователь NauDoc (дистанционный курс) — 17 человек;
технолог NauDoc (очное обучение) — 1 человек;
системный администратор NauDoc (очное обучение) — 1 человек.
Обучение в общей сложности будет составлять 80 400 руб.
Реализация проекта будет включать такие затраты, как затраты на электроэнергию — 600 руб/мес, затраты на услуги связи (телефон, Интернет) — 2400 руб/мес, затраты на канцелярские товары — 1500 руб/мес (данные взяты из бухгалтерской документации предприятия). Итого, за три месяца прочие расходы составят 13 500 руб.
Расчет затрат и их удельный вес в общей сумме затрат приведены в табл. 3.
3.
Таблица 3.3
Смета затрат на внедрение системы электронного документооборота NauDoc
Наименование группы затрат Стоимость, руб. Заработная плата работников 164 000 Отчисления на социальные нужды 37 440 Стоимость лицензий 74 000 Техническая поддержка 21 450 Обучение персонала 80 400 Прочие расходы:
Канц. товары Электричество Услуги связи
4 500
1 800
7 200 Общий размер инвестиций 390 790 Для расчета текущей стоимости проекта необходимо посчитать планируемый доход от реализации проекта. Для этого рассчитаем ожидаемый эффект в таких направлениях, как снижения затрат на производственном этапе, снижения затрат на брак и увеличение количества заказов покупателей (привлечение новых заказчиков за счет снижения времени прохождения заказа, а так же снижения стоимости заказа).
Ежегодный оборот предприятия составляет в среднем 48 млн руб. Издательские расходы составляют 12,5% от оборота предприятия. За счет внедрения системы электронного документооборота сокращается время прохождения заказа в среднем на 5%, исходя из чего можно вычислить снижение затрат на производственном этапе:
И1 = О 12,5% 5%,
где: И1 — сокращение производственных издержек за счет снижения времени прохождения заказа, руб.;
О — оборот предприятия, руб.
Что составит 300 000 руб.
Затраты на брак составляют 0,8% от оборота предприятия. За счет внедрения системы электронного документооборота сокращаются затраты на брак в 2 раза (снижение количества ошибок приведет к уменьшению затрат на впечатывания вклеек с обозначениями этих ошибок), исходя из чего можно вычислить снижение затрат:
И2 = О 0,8% /2,
где: И2 — сокращение издержек на брак, руб.;
О — оборот предприятия, руб.
Что составит 192 000 руб.
При увеличении доли заказчиков на 1% оборот возрастет на 480 000 руб. в год (Д — дополнительный доход), за счет сокращается время прохождения заказа и соответственно цены заказа.
Норму дисконтирования примем равной 12% (1% в месяц) — уровень инфляции в России на данный момент.
NPV рассчитывается по формуле:
NPV = - PV + Σ FV/(1+r)I,
где PV — текущие вложения (390 790 руб.);
FV — будущие поступления денежных средств (81 000 руб.);
r — коэффициент дисконтирования (0,01);
I — период, от 1 до 5 месяцев.
NPV = 2337,9 руб. Это положительное значение говорит о хороших характеристиках проекта. Такие проекты принимаются даже без дальнейшего анализа.
Определим IRR проекта. Это такое значение, когда NPV проекта равно нулю.
r = IRR, когда Σ FV/(1+r)I = PV.
Данное уравнение не решается в общем виде. Для нахождения IRR используется метод подборов (находят два значения IRR близких по значению, но при этом, чтобы NPV были разными по знаку, методом линейной аппроксимации находят искомое значение). IRR обычно сравнивается с неким r — нормой рентабельности в какой-либо отрасли, — при IRR > r проект принимается, если же IRR < r, проект отвергается.
IRR = r1 + NPV (r1)*(r2 — r1)/(NPV (r1)-NPV (r2))
Пусть r1=0,01, r2=0,03, тогда IRR = 0,0121
Для того чтобы рассчитать дисконтированный период окупаемости проекта, составим таблицу 3.
4.
Таблица 3.4
Потоки Первый месяц Второй месяц Третий месяц Четвертый месяц Пятый месяц Денежный приток 81 000 81 000 81 000 81 000 81 000
Дисконтированный денежный приток 80 198 79 403,98 78 617,8 77 839,4 77 068,72 Суммарный дисконтированный денежный приток 80 198 159 601,98 238 219,78 316 059,18 393 127,9 Используем формулу для расчета периода окупаемости проекта:
PP = PV/ДДПсред.
ДДПсред. = 78 625,58 руб.
PV = 390 790 руб.
Таким образом, период окупаемости данного проекта равен 5 месяцам. Для предприятий малого бизнеса проекты с таким периодом окупаемости являются оптимальными с учетом ряда особенностей, присущих данному сектору предприятий.
Далее используя формулу (4.11) рассчитаем экономическую эффективность проекта:
Э=(ΔД + ΔП — Ен Зпроект)/Зпроект, где Ен =1+ r
Экономическая эффективность составила 137%.
Приведенные расчеты показали, что данный проект по внедрению системы электронного документооборота NauDoc, для управления качеством полиграфической продукции на предприятии ООО Издательский дом «Mediacrat» является экономически целесообразным Заключение
Повысить значение бизнес планирования в управлении малыми и средними предприятиями можно только на основе системного подхода, рассматривающего бизнес планирование как многоплановый управленческий инструмент.
В рамках данной статьи сделана попытка осуществления такого подхода путем разработки и реализации определенных типов бизнес планов, связанных с управлением текущей деятельностью и развитием предприятия (управленческий бизнес план), управлением изменениями (бизнес план проекта), принятием разовых крупных управленческих решений (целевые бизнес планы).
В центре всей системы бизнес планирования находится управленческий бизнес план. Он действительно является ключевым звеном всего процесса планирования, позволяющим соединить стратегическое мышление с умением разработать конкретный план действий на планируемый период. Предлагаемая автором методика составления данного типа бизнес плана применима, прежде всего, к предприятиям малого и среднего бизнеса, т. е. «однородным» компаниям (компаниям с взаимосвязанными видами деловой деятельности), а также к отдельным самостоятельным подразделениям (бизнес-единицам) крупных компаний.
Следующий круг рассматриваемой системы включает большую группу бизнес планов проектов, позволяющих на их основе эффективно управлять проектами и не входить в противоречие с общими задачами компании на данный отрезок времени, а также интересами отдельных ее подразделений.
Проанализировав производственный процесс, были сделаны следующие выводы. Скорость выполнения услуги находится на достаточно низком уровне. Необходимо в краткосрочной перспективе улучшить данный фактор. Стоимость работ напрямую связана с первым проблемным фактором, улучшение которого приведет и к улучшению данного фактора. Качество исполнения находится на достаточно высоком уровне, хотя и требует доработки. Руководство компании было проинформировано о необходимости проведения корректирующих мероприятий по проблемным факторам с целью улучшения показателей.
Для устранения данных проблемных факторов необходим комплексный подход к решению, состоящий из двух фаз:
1. Стабилизация процесса, введение его в управляемое состояние. Для этого были разработаны:
блок-схема прохождения заказа;
паспорт заказа;
акт сдачи работы в типографию.
Внедрение системы электронного документооборота NauDoc:
составлена диаграмма процесса внедрения системы;
рассмотрена экономическая эффективность по внедрению проекта.
Приведенные расчеты показали, что данный проект по внедрению системы электронного документооборота NauDoc, для управления качеством полиграфической продукции на предприятии ООО Издательский дом «Mediacrat» является экономически целесообразным. Основными экономическими показателями проекта явились:
— срок окупаемости проекта составил 5 месяцев, что позволяет принять решение в пользу данного проекта в нынешних условиях на рынке предприятий малого бизнеса;
— значение его внутренней нормы рентабельности инвестиций — 14,52% является достаточным, в условиях быстрой окупаемости;
— о большом запасе прочности проекта говорит значение его экономической эффективности — 137%;
Расчеты показали, что реализация проекта будет экономически целесообразна.
Опубликованные законы, указы, постановления:
" Трудовой кодекс РФ" от 30.
12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.
12.2001) (ред. от 30.
06.2009)
" Таможенный кодекс РФ" от 28.
05.2003 N 61-ФЗ (принят ГД ФС РФ 25.
04.2008)
" Гражданский кодекс РФ (Часть третья)" от 26.
11.2001 N 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 01.
11.2007)
Федеральеный закон от 9.
12.2002 N 164-ФЗ «О внесении изменения в статью 17 федерального закона «О лицензировании отдельных видов деятельности (Редакция ГД ФС РФ 13.
11.2008)
Закон РФ «О сертификации продукции и услуг» от 10 июля 2003 г. № 5151−1 (в ред. от 27 декабря 2005 г. №
211-ФЗ, от 2 марта 2008 г. № 30-ФЗ, от 31 июля 2008 г. № 154-ФЗ).
Книги, изданные под фамилией автора (авторов):
Акофф Р. Л. Планирование будущего корпорации / Пер. с англ. М.: Экономика, 2007. — 680 с.
Бэнг Д. Г. Руководство по составлению бизнес плана: Создание плана для успешного ведения вашего бизнеса / Пер. с англ. М.: ЮНИТИ, 2008. — 987 с.
Джозеф А. К., Бриан Дж. X. Бизнес планы: Полное справочное руководство / М.: ЮНИТИ, 2008. — 380 с.
Друкер П. Ф. Практика менеджмента: Учеб. пособие / Пер. с англ.
М.: Инфра -М, 2009. — 477 с.
Зигель Э. С. Пособие Ernst and Young по составлению бизнес плана / М.: ЮНИТИ, 2008. — 356 с.
Ефремов В. С. Стратегическое планирование в бизнес-системах. М.: Инфра -М, 2008. — 687 с.
Косое В. В. Бизнес план: обоснование решений: Учеб. пособие. М., 2009.М.: Экономика, 2008. — 474 с.
Макаревич Л. М. Бизнес план иностранного инвестора: Метод. пособие для практического применения. М.: Инфра -М, 2008. — 630 с.
Мосейко В. Д. Управление по изменениям: Концепция внутрифирменного управления в структурах среднего и малого бизнеса. Волгоград: Феникс 2008. — 741 с.
Хасси Д. Стратегия и планирование / Пер. с англ.; Под ред. Л. А. Трофимовой. СПб.: Питер, 2008. — 365 с.
Бизнес план инвестиционного проекта: Отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация: Учеб. пособие / Под ред. В.
М. Попова. 4-е изд. М.: Инфра -М, 2007. — 851 с.
Бизнес планирование: Учеб. / Под ред. В. М. Попова, С. И.
Ляпунова. М.: Экономика, 2009. — 654 с.
Малые и средние предприятия. Управление и организация / Пер. с нем.; Под ред. Й. X. Пихлера, X.
Й. Пляйтнера, К.-Х. Шмидта. М.: ЮНИТИ, 2008.
— 741 с.
Гиссин В. И. Управление качеством продукции. — Р.-на-Дону: Изд. «Феникс», 2000. — 255 с.
Книгоиздание. Менеджмент и маркетинг. Н. Д. Эриашвили. — 3-е изд., перераб и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. — 264 с.
Миронова Г. В., Ершов А. К., Осипова Г. И. Сперанская Н.М., Кондрусь Е. А. Организация полиграфического производства. — М.: МГУП, 2002. — 352с.
Грабауров В.А. / Информационные технологии для менеджеров. — М.: Финансы и статистика, 2001.
Брага В.В., Бубнова Н. Г / Автоматизированные информационные технологии. — М.: Компьютер: ЮНИТИ, 2001.
Энциклопедия книжного дела / Ю. Ф. Майсурадзе, А. Э. Мильчин, Н. П. Маковеев и др. — Изд. 2-е, перераб. и доп. — М.: Юристъ, 2004.
Статьи в журналах:
Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. — 144 с.
Бобылева М. П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. № 1. С. 36−41.
Ефимова О. А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. № 4. С. 23−28.
Козачук Н. Особенности коммерческого предпринимательства в торговле // Маркетинг. — 2009. — № 1.
Кузнецов С. Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. № 1. С. 41−46.
Никишкин В.В., Цветкова Л. В. Особенности комплекса маркетинга в розничной торговле // Маркетинг в России и за рубежом. — 2009. — № 4.
Новомлинская Е. Недвижимость пришла в движение // Деньги. — 2008.
Сачин Д. Закрытые фонды — новые горизонты для инвестиций в недвижимость // РЦБ. — 2004.
Сокова А. Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. № 1. С. 29−34.
Приложение 1
Рис. 1.
2. Схема процесса стратегического планирования Приложение 2
Рис. 1.
3. Система планирования на предприятии Приложение 3
Таблица 2.1
Блок-схема производственного этапа Блок-схема № эт. Наименование Этапа Ответственный Результат этапа 1 Получение рукописи Главный редактор Рукопись 2 Редактирование текста Литературный редактор Проверенная рукопись 3 Анализ рукописи
Художественный редактор Анализ проведен, назначен художник 4 Иллюстративный материал достаточен? 5 Съемка Фотограф Фотографии 6 Подбор рисунков Художник Рисунки 7 Сканирование рисунков Дизайнер Сканированные рисунки 8 Разработка макета Дизайнер Макет 9 Пробная верстка Верстальщик Верстка 10 Макет устраивает? 11 Утверждение макета Главный художник Утвержденный макет 12 Верстка Верстальщик Готовая верстка 13 Проверка верстки Литературный, художественный, технический редактора Проверенная верстка 14 Работа корректора Корректор Откорректи;
рованная верстка 15 Верстка полностью готова? 16 Правка Верстальщик Исправленная верстка 17 Верстка Верстальщик Готовая верстка 18 Сверка Корректор Сверенная верстка 19 Верстка требует дополнительной правки? 20 Утверждение в печать Группа (приложение2) Утвержденная верстка 21 Запись поскриптов Верстальщик Записанный поскрипты 22 Поскрипты записаны правильно? 23 Отправка в типографию Нач. производствен;
ного отдела Отправленная рукопись 24 Получение книги Нач. отдела анализа и продаж Готовый тираж
Приложение 4
Рис. 3.
1. Фазы инвестиционного проекта
Мосейко В. Д. Управление по изменениям: Концепция внутрифирменного управления в структурах среднего и малого бизнеса. Волгоград, 2008. — С. 58.
Друкер П. Ф. Практика менеджмента: Учеб. пособие / Пер. с англ.
М., 2009. — С. 88.
Зигель Э. С. Пособие Ernst and Young по составлению бизнес-плана / Пер. с англ. М., 2008.- С. 74.
Косов В. В. Бизнес-план: обоснование решений: Учеб. пособие. М., 2009. — С. 154.
Мосейко В. Д. Управление по изменениям: Концепция внутрифирменного управления в структурах среднего и малого бизнеса. Волгоград, 2008. — С. 87.
Терри Д. Бюджетирование малого бизнеса. Практические советы, как достигнуть финансового успеха / Пер. с англ. СПб., 2009. — С. 154.
Бизнес-план инвестиционного проекта: Отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация: Учеб. пособие / Под ред. В. М. Попова.
4-е изд. М., 2007. — С. 165.
Ефремов В. С. Стратегическое планирование в бизнес-системах. М., 2008. — С. 65.
Редакторский отдел
Генеральный директор Маркетин говый отдел Бухгалтерия
Художественный отдел
Отдел анализа и продаж
Производст венный отдел
Коммерческий директор
Планирование реализации проекта Регулирование
Инициализация работ
Контроль
Анализ состояния проекта
ИНВЕСТИЦИОННАЯ ФАЗА
ПРЕДЫН-ВЕСТИЦИ-ОННАЯ ФАЗА
ЭКСПЛУ-АТАЦИОН;
НАЯ ФАЗА
Экономический анализ проекта Цели проекта
Согласование проекта с руководством компании
Определение инвестиционных возможностей Определение потенциальных участников проекта
Заключение
контракта на приобретение лицензии
Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
Обучение персонала
Сдача в эксплуатацию и пуск системы Техническая поддержка
Оценка состояния предприятия
Анализ результатов проекта
