Разработка рекомендаций по управлению запасами в фирме Notbook

Для того же этапа характерны информационные и технические проблемы, например, трудности при идентификации поступающих товаров, дефицит подъемно-транспортной техники, отсутствие пандуса, дефицит вместимости зоны для приемки и размещения поступающего товара, двойной ввод информации о приходе в КИС и в АСУ склада.

При размещении товаров зачастую неэффективно используется вместимость склада, отсутствуют регламентированные методы принятия решения о расстановке товаров; товар может беспорядочно складироваться в зоне напольного хранения, оптимизация размещения товаров на складе (уплотнение, консолидация) также не проводится. Все перечисленные проблемы относятся к разряду организационных. Основными информационными проблемами размещения называют отсутствие учета в информационной системе передвижений товара по складу, фиксирования сроков годности, партий, серий и других характеристик, влияющих на последовательность отбора, а значит и на размещение товаров на складе.

Комплектация и отгрузка часто сопровождаются множеством технологических проблем, среди которых совместное хранение различных товаров (или идентичных товаров с разными сроками годности), влекущее ошибки при подборе; отбор штуками и коробами из любой паллеты в зоне резервного хранения (много «вскрытых» паллет); несвоевременное пополнение товаром зоны отбора; авральные работы при комплектации срочных заказов или дополнительных заказов клиентов, поступивших непосредственно перед отгрузкой; не разработанные маршруты кладовщиков и отсутствие части номенклатуры в местах хранения, доступных для отбора коробами и штуками без использования технических средств. Значительные затраты времени на поиск необходимого товара вследствие неактуальной информации в базе данных склада и несоответствие типоразмеров ячеек весогабаритным характеристикам товаров, нормативу запаса и показателю оборачиваемости — главные информационнотехнические проблемы процесса комплектации и отгрузки.

Смежные по отношению к складу процессы, к которым эксперты относят закупки, управление запасами, продажи, доставку товаров клиентам, также должны быть тщательно проанализированы.

Так, например, в процессе закупок и управлении запасами экспертное, интуитивное определение ассортимента и объема поставок часто приводит к накоплению излишних или неликвидных запасов. А отсутствие информации о неудовлетворенном спросе — к дефициту товаров на складе. Еще одна организационная проблема процесса закупок и управления запасами — использование ошибочного алгоритма принятия решений об объеме закупок, что приводит к накоплению излишних запасов. К числу основных информационных проблем можно также отнести отсутствие работы по анализу качества работы поставщиков (нет статистики недовозов, возвратов, недовложений).

В процессе продаж и доставки могут возникать организационные проблемы, к которым относятся авралы при обработке заказов для филиалов и оптовиков (заказы срочные и большие) и регистрация нескольких заказов для одного клиента (на один адрес доставки, на одну дату отгрузки) без объединения перед поступлением на склад. Наконец, перечислим основные информационные проблемы процесса продаж и доставки: в информационной системе не отражается готовность заказа для отгрузки, не ведется статистика по недовозам и проблемам возникшим при доставке, не ведется учет возвратов и их причин, данные по остаткам могут не соответствовать реальной ситуации на складе, менеджеры по продажам видят в информационной системе остаток товара, а не доступное для продажи количество.

Выявленные на этапе анализа проблемы ранжируются с учетом степени их влияния на производительность, затраты, качество обслуживания клиентов, и определяется наиболее выгодная последовательность их решения. Это обеспечит получение максимального эффекта от проводимых изменений.

Разработка объемно-планировочных решений Как правило, среди часто встречающихся проблем наиболее критическими являются неэффективное использование пространства склада или отдельных его зон, несоответствие параметров складских помещений интенсивности товаропотока.

Процесс разработки планировки склада начинается с определения количества и конструкции мест хранения с учетом весогабаритных характеристик хранимых грузов и параметров товародвижения. Следующий этап — зонирование склада и разработка модели потоков товаров по зонам склада. На заключительном этапе разрабатываются алгоритмы эффективного размещения товаров по местам хранения, маршруты комплектации, передвижения.

Определение количества и конструкции мест хранения Для расчета оптимальной конструкции и необходимого количества мест хранения на складе используются значения нормативов запасов, весовые и габаритные характеристики упаковок товаров и требуемые условия хранения.

Для всех типоразмеров мест хранения, используемых на складе или планируемых к использованию, рассчитывается коэффициент заполнения товаром по весу и по объему. При этом анализ проводится по каждому товару. Оптимальными считаются места хранения с наибольшими коэффициентами заполнения.

На основании информации о нормативах запасов определяется, сколько мест хранения потребуется для каждого товара в зоне хранения и в зоне комплектации. Затем места хранения, рассчитанные для товаров, группируются по условиям хранения для получения итоговых значений параметров зон склада.

Такой подход к проектированию мест хранения позволяет максимально эффективно использовать пространство склада, соблюсти баланс между стоимостью складского оборудования и удовлетворением всех требований обработки и хранения товаров, стандартизировать места хранения на складе.

Параметры других технологических зон (погрузочно-разгрузочных работ, приемки, комплектации, отгрузки) определяются на основании данных о среднесуточных поставках и отгрузках, объеме и типоразмерах поступающих и отгружаемых товаров.

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров по местам хранения, передвижения товаров внутри склада, маршрутов комплектации также производится на данном этапе и направлена на повышение эффективности использования складского пространства, сокращение времени комплектации заказов, простоев техники, очередей.

Принципы размещения товаров на складе зависят от способа комплектации заказов. Для сокращения времени комплектации товары в зоне хранения могут быть сгруппированы, например, по габаритам упаковки товара или по скорости продаж товаров и оборачиваемости. Каждой зоне на складе могут быть присущи характерные правила размещения и комплектации. Их реализация осуществляется с помощью механизма назначения рейтинга ячейкам в системе автоматизации склада, а также с помощью системы нумерации зон, областей и ячеек.

Проектирование технологии работы склада Цель этого этапа оптимизации складских технологий — наилучшее распределение функций, полномочий и зон ответственности персонала склада на основе процессного подхода, что позволит обеспечить прозрачность складских процессов и повысить их управляемость, обеспечить необходимый уровень качества выполнения заказов клиентов Все планируемые операции на складе подлежат тщательной проработке и описанию в виде рабочих инструкций с учетом того, что все операции с товаром на складе должны быть отражены в документах и информационной системе. Желательно использование стандартных (для компании) форм внутренних документов, дублирующие операции должны быть исключены; необходимо назначить сотрудника, ответственного за процесс/операцию. Следует проводить регистрацию и накопление информации, необходимой для принятия управленческих решений, мониторинга работы склада — функционал системы автоматизации склада должен быть использован максимально.

Первоначально определяется укрупненный перечень всех процессов на складе, среди которых можно выделить регулярные операции, выполняемые ежедневно, и периодические операции. К регулярным операциями относятся планирование работы смены, разгрузка и приемка товара, маркировка товара, его размещение и внутренние перемещения, отбор заказов и сборка комплектов, повторный пересчет отобранных заказов, их упаковка и размещение в зоне комплектации с консолидацией по маршрутам отправки, отгрузка товара, регулярная полная инвентаризация и т. п.

Периодические операции, выполняющиеся в случае появления нестандартных ситуаций, также подлежат формализации. Периодическими являются такие операции как обработка некондиционного товара, организация возврата поставщику, выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения, выборочная инвентаризация по артикулам или местам хранения, организация дополнительного отбора товара при обнаружении возможных ошибок, приемка возврата от клиента и т. п.

Для каждой из перечисленных операций составляется рабочая инструкция, которая включает в себя подробное описание состава работ по каждой операции, исполнителей, необходимую информацию для выполнения операции и исходящие документы, используемые технические средства.

Например, процесс приемки товаров на склад, представленный на рисунке 2, был трансформирован следующим образом (см. рисунок 2). Обмен данными между КИС и АСУ склада и предоставление информации об ожидаемых поставках отделом закупок позволило существенно уменьшить бумажный документооборот, а также сократило время на подготовку склада к приемке товаров и учету данных в информационной системе.

Рисунок. 2. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

Формирование организационно-управленческой структуры склада производится с учетом разработанных технологических процессов.

Проведенные изменения способствуют централизации, улучшению взаимодействия между сотрудниками, росту ответственности в области операционного управления, равномерному распределению нагрузки на персонал склада.

Зная перечень операций и объем работ на каждой из них, используя нормативы выполнения работ, можно вычислить необходимое количество персонала в каждой смене, а также точное количество погрузчиков, штабелеров, гидравлических тележек, лифтов, стремянок, ворот, сканеров штрихкода, рабочих мест оператора и т. д.

Внедрение изменений Проект оптимизации технологии работы склада можно считать удачным только после внедрения всех изменений. Оптимизация складских технологий неизменно влечет за собой необходимость доработки информационной системы. Поэтому первым шагом при внедрении новой технологии будет постановка задачи для совершенствования ИТ поддержки системы управления. Параллельно с ее доработкой можно провести необходимые изменения топологии склада, а также обучение персонала.

Контроль внедрения изменений, своевременная корректировка решений, тестирование внедряемых элементов информационной системы, разработка функциональных инструкций, обучение персонала — во всех перечисленных задачах обязательно должны участвовать специалисты, авторы решений и мероприятий. Важно также отметить роль экспертов-логистов как в решении специальных логистических задач, так и в разработке технического задания для модернизации (или разработки) складской информационной системы. Использование усилий экспертов-логистов на этапе внедрения изменений технологического процесса на складе позволит существенно снизить риски переходного этапа, подготовить персонал и получить максимальный эффект от изменений складских технологий за сравнительно короткий срок.

Дефицит других видов запасов

Выхода

Работа грузиков

Время

Снабжение

Нет системы учёта Продаж для дальнейших закупок

Недостаточный контроль закупок

Не точке определен спрос на виды продукции

Складские потери, переизбыток и недостаток продукции

Персонал необучен работе с системами без данных

Персонал Персонал не может качественно вести учёт продукции на складе

IT (Информационные технологии)

Отсутствует система ЭДО

Слабые коммуникации между сотрудниками

Пребывание продукции на складе плохо поддается учёту

Отсутствует система электр. учёта продукции на складе

Отсутствие качественной системы управления запасами

Рис. Причинно-следственная диаграмма

Персонал необучен работе с системами без данных

Слабые коммуникации между сотрудниками

Нет системы учёта Продаж для дальнейших закупок

Отсутствует система ЭДО

Персонал не может качественно вести учёт продукции на складе

Отсутствует система электр. учёта продукции на складе

Пребывание продукции на складе плохо поддается учёту

Складские потери, переизбыток и недостаток продукции

Не точке определен спрос на виды продукции

Недостаточный контроль закупок

Рис. Схема причин и следствий

R3 — 3. Повысить эффективность учёта на складе

R2- 2. Повысить эффективность закупок

R1- 1. Снизить время пребывания продукции на складе

A2 — Исключить недостаток и переизбыток продукции

A1- Снизить издержки от порчи продукции

S — Снизить издержки на складе

Заявки от службы продаж

Входа

Излишки запасов

Возврат поставщикам

Задержки с выдачей товаров.

Товар у покупателей

Рис. Схема входа-выхода для управлении запасами.

Бумажный докумнентооборот

Поставки

Процесс снабжение запасами.

контроль за поставками.

разгрузка и приёмка грузов.

внутрискладская транспортировка.

складирование и хранение.

комплектация заказов и выдача покупателям.

информационное обслуживание склада.

контроль за выполнением заказов и обслуживания клиентов.

Требование рынки

Отношения с поставщиками

Контроль за выполнением продаж

Бумажный документооборот

Служба продаж

Бумажный документооборот

Комплектация заказов и выдача покупателям

Внутрискладская транспортировка

Разгрузка и приёмка грузов

Склад

Бумажный документооборот

Контроль за поставками

Снабжение запасами

Служба закупки

Рис. Системная карта накопления и расходования запасов компании «Нотбук».