Исследование проблем управления организацией

".

В основу принципа работы составления, учета и хранения медицинской информации в электронном виде, заложена идея создания единого информационного ресурса, который позволяет оперировать с личными данными пациентов, а также обмениваться такими данным с другими медицинскими учреждениями.

В случае необходимости — медицинская документация может предоставляться в компетентные организации: Комитет по здравоохранению, страховые организации, пенсионный фонд, органы МВД, ФСБ, МО и другим органами и службам.

При этом передача сведений о пациенте третьим лицам и документооборот медицинской документации должны отвечать всем требованиям, предусмотренным для работы с особо охраняемой информацией, в том числе с учетом положений о врачебной тайне.

Разработка предложений по совершенствованию системы управления Руководствуясь вышеизложенными принципами, преимуществом обладает продукт OpenSource. На сегодняшний день это не составляет труда, т.к. спектр имеющихся в открытом доступе OpenSource-технологий очень широк. Это и операционные системы, и офисные приложения, и серверы баз данных, и средства разработки, и библиотеки для всех направлений разработки. Там, где это возможно, могут использоваться операционные системы Linux и открытое программное обеспечение.

Но, целиком перейти на ОС Linux не представляется возможным в силу ряда причин (использование специального ПО для бухгалтерии, отдела кадров и проч.). Тем не менее, существуют решения, облегчающие эту задачу (например, терминальный режим работы на сервере) и позволяющие создавать эффективные гетерогенные системы, где гармонично уживаются открытые и проприетарные технологии.

Разработка собственных программных продуктов может производиться с преимущественным использованием открытых технологий.

Поскольку стоматологические учреждения вынуждены работать в условиях жесткой экономии, то, наряду с современными компьютерами, приходится максимально использовать устаревшую вычислительную технику (что не сказывается на эффективности работы системы).

Задачи, решаемые системой автоматизации для лечебного отделения:

— учет оказанных услуг на лечебном приёме;

— учет выработки врачей на лечебном приёме;

— информационный обмен со страховыми компаниями, работающими в системе ОМС;

— информационный обмен с организациями, с которыми мы работаем по договорам и со страховыми компаниями ДМС;

— ведение базы данных пациентов и медицинских карт;

— обеспечение врача оперативной информацией для проведения лечения (просмотр рентген-снимков, истории посещений пациента, оказанных ранее услуг);

— статистический анализ работы отделения, подготовка статистической отчетности.

Таким образом, задачи, решаемые этими системами достаточно сильно различаются, но, тем не менее, в некоторых местах пересекаются. Поэтому они не являются совершенно раздельными системами, а должны совместно работать с некоторыми данными и вполне гармонично сосуществовать в едином информационном пространстве клиники.

Данные:

— Медицинская База Данных (БД). В ней накапливаются следующие виды данных:

Информация о пациентах и медицинских картах.

Информация о посещениях и оказанных услугах.

Страховые компании, с которыми работает учреждение, договоры.

Информация, касающаяся организационной структуры учреждения.

Прочая справочная информация.

— База данных учета работ ортопедии. Это производственная БД, целью которой является накопление информации о произведенных работах по изготовлению зубных протезов. Учет организован по нарядам.

— Бухгалтерская БД.

— Пользователи БД.

Информация в информационную систему поступает из различных источников.

Медицинская БД:

— Регистратура. Ведет базу данных пациентов и их медицинских карт. Ведет учет обслуживания льготников по ортопедическому отделению.

— Операторы. Вносят в БД информацию об оказанных услугах. Совместно с регистратурой ведут БД пациентов.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) врача. Программа предназначена для организации доступа к данным пациента на приёме:

Поиск пациента по номеру медицинской карты или по паспортным данным (ФИО, дата рождения).

Отображение истории посещений пациента и связанной с этим информации (дата, диагноз, врач).

Отображение перечня произведенных работ на предыдущих визитах пациента.

Просмотр и цифровая обработка рентген-снимков пациента.

Импорт рентген-снимка в БД из оборудования, поддерживающего TWAIN-интерфейс и из файла.

Экспорт снимка в файл.

Программа работает под управлением операционных систем семейств Windows и Linux. Разработана с использованием кроссплатформенной библиотеки wxWidgets. Доступ к данным осуществляется с помощью клиентских библиотек Firebird для соответствующих операционных систем.

Основные возможности автоматизированных рабочих мест врачей:

Первичный осмотр пациента. Для заполнения документа могут использоваться шаблоны, списки возможных значений или данные, внесенные в ИСУ в составе других документов. Конструирование шаблонов осмотров.

Диагнозы. Возможность постановки диагноза основного заболевания, дифференцируемых диагнозов, сопутствующих и осложнений (вводом кода, выбором из справочника, вводом текста), а также кодирования по МКБ-10.

Назначения (Медикаментозные, Процедурные, Операции, Инструментальные исследования, Лабораторные исследования, Консультации, Диета, Режим). Работа с листом назначений. Задание периодов назначения на временной сетке. Задание статусов назначений (запланировано, назначено, отменено, завершено и т. д.). Помещение формулировок из шаблонов в лист назначений, конструирование шаблонов назначений.

Консультации. Диспетчеризация консультаций и отбор по заданным параметрам. Заполнение протокола консультации.

Дневниковые записи. Для заполнения документа могут использоваться шаблоны или данные, внесенные в ИСУ в составе других документов. Конструирование шаблонов дневников.

АРМ регистратуры. Программа предназначена для ведения БД пациентов, работы с пациентами:

Ведение БД пациентов.

Ведение БД пациентов, имеющих право на льготное протезирование.

Ведение БД медицинских карт.

Проверка действительности страховых полисов ОМС.

Предназначена для управления использованием ресурсов в лечебно-диагностическом процессе. Предусмотрена поддержка составления и сопровождения графиков и расписаний работы как отдельных специалистов, так и служб, кабинетов, приборов и т. д., а также записи пациентов на то или иное время посещения. Для унификации объектов расписания введено понятие ресурса.

Система поддерживает одновременную работу нескольких регистратур, каждая из которых может вести как различные, так и общие расписания. Реализовано разграничение прав доступа к просмотру и записи на всех уровнях — расписаний, ресурсов и конкретных слотов времени. Имеется возможность (как для диагностических служб, например) автоматического определения длительности посещения в зависимости от заказанной процедуры. Предоставляется возможность записи на прием в свободную клетку расписания с любого рабочего места ИСУ.

Действующая версия работает под управлением ОС семейства Windows, доступ к данным осуществляется посредством ODBC. В настоящий момент разрабатывается кросс-платформенная версия программы (Windows/Linux) с расширенным функционалом. Действующая версия в открытый доступ не выложена, поскольку является бесперспективной. Выложена разрабатываемая версия, но она еще не реализована.

Генератор отчетов. Аналитическая подсистема обеспечивает поддержку функций медицинской статистики и оперативного отдела, функции анализа и контроля деятельности учреждения. Программа предназначена для формирования выходной отчетности:

Формирование статистической отчетности.

Формирование отчетности по ОМС, в т. ч. формирование файла реестра оказанных услуг в формате, утвержденным территориальным фондом ОМС.

Формирование отчетности для расчета с организациями-договорниками и ДМС, в т. ч. реестры и акты выполненных работ.

Контроль статистических карт с возможностью кодирования диагнозов, оперативных пособий, послеоперационных осложнений.

Автоматизированное получение отчетов по требованию в различных нотациях.

Наполнение и редактирование справочников.

Контроль технологической цепочки прохождения пациента.

Контроль корректности данных.

ИСУ предоставляет готовые варианты основных утвержденных медико-статистических форм отчетности, а также другие отчеты, употребляемые медицинскими учреждениями для анализа своей деятельности.

В концепции комплексной автоматизации деятельности клиники особое место занимают задачи материального учета. Основная задача раздела системы для аптеки — всесторонний учет и контроль движения лекарственных материалов, медицинского инвентаря и др. материалов в клинике на всех уровнях. Расход материалов детализируется до конкретного пациента. Полностью обеспечивается деятельность складов медикаментов и материалов всех уровней, включая работу с заявками на закупку медикаментов и материалов и отпуском заказов по требованиям, а также инвентаризацию, работу с товарами особого учета и т. д.

Поддерживаются следующие функции:

Детальное отслеживание в количественном и суммовом выражении всего пути движения материалов вплоть до их списания на конкретного пациента с печатью всех необходимых документов.

Предоставление полной аналитики по закупкам и расходам материалов.

Автоматизация закупочной деятельности с учетом контрактов на поставку, а также выставленных счетов на закупки.

Предоставление полной информации по всем остаткам материалов на всех уровнях учета.

Ведение нормативов неснижаемых запасов, контроль материалов по срокам годности, целевое резервирование материалов, размещение материалов по складским местам хранения с полной аналитикой по ним и печатью товарных (стеллажных) этикеток.

Для начала необходимо провести полную инвентаризацию материально-технической базы стоматологической клиники. Руководителю необходимо подготовить информацию о потребности в автоматизации лечебно-диагностических, административно — хозяйственных и вспомогательных подразделений, поэтажные схемы всех своих зданий с филиалами, где отмечены имеющиеся и планируемые места размещения ИТ-оборудования, сведения о компьютерной грамотности медицинского персонала. Обобщение полученных данных позволит оценить потребности клиники в приобретении лицензионного программного оборудования (ПО), серверов, дополнительной компьютерной техники и периферийного оборудования с учётом полной информатизации отрасли и произвести расчёты стоимости всей программы по ценам, действующим на период её формирования.

После утверждения программы необходимо сформировать специальные паспорта клиники с отметкой об ориентировочных сроках информатизации.

Для подготовки персонала ЛПУ к внедрению МИС в соответствии со сроками необходимо организовать учебный класс (помещение). Руководитель клиники может также обучать своих специалистов базовым навыкам работы с ПК, заключая договора с компьютерными курсами, учебными заведениями или проводя занятия собственными силами.

В клинике в процессе внедрения постоянную консультативную помощь специалистам должен оказывать администратор системы. Примерно два раза в месяц (а при необходимости и чаще) вместе с группой внедрения разбираются наиболее типичные ошибки, изучаются принципы работы с отдельными разделами МИС (с модулями по оформлению больничного листа, выписки рецептов, подготовки и проведения дополнительной диспансеризации и т. п.).

Всем пользователям выдаются подробные иллюстрированные инструкции по МИС, которые издаются с учётом специализации (например, работника регистратуры, лаборатории, врача общей практики, педиатра).

Кроме того, ЛПУ, в которых внедряется МИС, имеют утверждённый приказом управления здравоохранения пакет документов, в том числе и в электронном виде, который включает порядок внедрения МИС, типовые функциональные обязанности пользователей МИС, администратора системы, специалистов, ответственных за информатизацию.

Предоставляются также документация по защите информации, образец обязательств о неразглашении конфиденциальной информации и даже визитки с контактными телефонами сотрудников внедряющей организации, МИАЦ и управления здравоохранения, «горячая линия» работает круглосуточно.

Оценка эффективности внедрения предложений Одним из наиболее важных условий успеха любого проекта является правильный расчёт предполагаемых затрат на его реализацию. Проведенный анализ финансово-хозяйственной деятельности стоматологической клиники позволил придти к выводу, что в ближайшее время необходимо привести в соответствие инновационные разработки в области компьютеризации учреждения.

В начале, был разработан поэтапный план дополнительного оснащения, представленный в табл. 12.

Таблица 12

План дополнительного оснащения стоматологической клиники Название Длительность (дней) Дата начала Дата окончания Анализ коммерческих предложений 7 01.

07.2010 08.

07. 2010

Рекламная кампания 30 02.

08. 2010 01.

09. 2010

Подписание договора на поставку компьютерной техники и программного обеспечения 4 08.

07. 2010 12.

07. 2010

Комплект компьютерной техники и программного обеспечения 1 12.

07. 2010 13.

07. 2010

Доставка компьютерной техники и программного обеспечения 14 13.

07. 2010 27.

07. 2010

Ввод в эксплуатацию, установка 5 28.

07. 2010 02.

08. 2010

Таким образом, к началу июля персонал стоматологической клиники уже сможет начать освоение нового оборудования.

Услуги по внедрению компьютерной системы включают в себя:

обследование предприятия;

работы по вводу системы в эксплуатацию;

консультации по тематике эксплуатации системы;

прочие затраты.

Стоимость работ по автоматизации клиники и программного обеспечения в основном зависят от количества одновременно внедряемых рабочих мест и от того, чьими силами проводится внедрение (специалистами местных служб автоматизации или разработчиками программного обеспечения). Стоимость необходимого оборудования можно оценить после проведения обследования уровня компьютеризации клиники. Для начала компьютеризации клиники можно установить следующее количество оборудования — таблица 13.

Таблица 13

Объем и стоимость начальной компьютеризации клиники «Все свои!»

АРМ Цена за 1 ед., руб. Количество АРМ Монитор + системн. блок Принтер Доп. устройства, бумага, принадлежности Программное обеспечение АРМ врача 10 000 — 15 000 2000 — 3000 4000 — 5000 40 000

— 50 000 10 АРМ старшей м/с 10 000 — 15 000 2000 — 3000 4000 — 5000 40 000

— 50 000 1 АРМ регистратуры 10 000 — 15 000 2000 — 3000 4000 — 5000 40 000

— 60 000 1

Согласно плану дополнительного оснащения, купленная компьютерная техника и программное обеспечение вводится в эксплуатацию 02 августа 2010.

Для внедрения программного комплекса в клинике с поставщиком программного обеспечения заключается договор, который определяет этапы работ и на основании которого составляются конкретные планы проведения работ на предприятии, а именно:

— план внедрения программного комплекса;

— план-график проведения пуско-наладочных работ.

В состав затрат клиники на внедрение программного комплекса включаются капитальные (единовременные) и текущие затраты. Общие капитальные затраты включают в себя следующие: на приобретение и освоение программного обеспечения; обучение персонала. Таким образом, общая сумма затрат на приобретение программного обеспечения составит 1 750 000 тыс. руб. Затраты на пуско-наладочные работы составят 1 100 тыс. руб.

Проект внедрения программного комплекса автоматизации управления будет проходиться в течение определенного периода времени и за это время необходимо будет обеспечить подготовку группы специалистов (произвести их обучение работе с программным продуктом) в количестве 22 человек и их обучение входит в стоимость приобретения программного оборудования.

В табл. 14 представлены затраты (капитальные) на приобретение и запуск системы.

Текущие затраты представляют собой сумму затрат, связанных с эксплуатацией программного комплекса. Они включают амортизационные отчисления и непредвиденные расходы. Срок полезного действия программного комплекса определим равным пяти годам. Следовательно, ежегодная норма амортизации будет равна 20%. Непредвиденные расходы на дополнительные консультации и вызов специалистов составят 300 тыс. руб.

Таблица 14

Капитальные затраты на проект автоматизации клиники «Все свои!» (руб.)

Статья расхода Стоимость Приобретение программного обеспечения 1 750 000,00 Пуско-наладочные работы 1 050,00 Подготовка специалистов — Итого капитальные вложения 1 751 050,00

Результаты прогнозирования текущих затрат приведены в таблице 15.

Таблица 15

Результаты прогнозирования дополнительных текущих затрат в год (тыс. руб.)

Статья Сумма Непредвиденные расходы 300 Амортизационные отчисления 2150

Итого текущие затраты 2450

При оценке экономической эффективности инноваций первоначально необходимо произвести расчет чистого дохода (ЧД). ЧД характеризует накопленный эффект за расчетный период. Суммарный ЧД за весь расчетный период представляет собой сумму эффектов за каждый шаг расчета (временной период) и определяется на основе расчета финансовых потоков.

Главный экономический эффект от внедрения средств автоматизации заключается в улучшении экономических и хозяйственных показателей работы клиники, в первую очередь за счет повышения оперативности управления и снижения трудозатрат на реализацию процесса управления, то есть сокращения расходов на управление. Для стоматологической клиники экономический эффект выступает в виде экономии трудовых и финансовых ресурсов, получаемой от:

— снижения трудоемкости расчетов, алгоритмизации программирования и отладки программ за счет использования компьютерных систем в процессе разработки автоматизированных систем;

— снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов;

— экономии на расходных материалах (бумага, дискеты, картриджи);

— сокращения персонала.

Годовые затраты на расходные материалы приведены в таблице 16.

Таблица 16

Годовые затраты на расходные материалы Наименование Цена за единицу, тыс. руб. До внедрения После внедрения Количество, шт. Стоимость, тыс. руб. Количество, шт. Стоимость, тыс. руб. Дискеты 0,60 120 72,0 50 30,0 Бумага (500л) 6,70 35 234,5 20 134,0 Картридж для принтера 28,95 20 5793,0 12 347,4 Итого — — 885,5 — 511,4

Данные по расчету экономии затрат приведены в таблице 19.

Таблица 19

Данные для расчета экономии затрат Наименование Количество работников, человек Величина трудозатрат за год, человеко-часов до внедрения после внедрения Регистратура 5 10 280 7710

Врач 4 6168 3084

Старшая медсестра 3 8224 5556

Итого 17 34 952 24 060

Таким образом, в период приобретения, адаптации и освоения новой технологии понесет расходы в размере 11 800 тыс. руб. Получение эффективности проекта произойдет за счет снижения расходов на расходные материалы, снижения трудозатрат на поиск и подготовку документов, сокращения четырех работников данного предприятия, а также за счет эффективного и оперативного принятия управленческих решений. При этом данное капиталовложение окупиться уже в 2011 — 2012 году.

Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение компьютерных технологий и программного обеспечения в клинику «Все свои!» является целесообразным.

Разработка предприятий по внедрению предложений Комплексный подход к созданию в стоматологической клинике «Все свои!» информационной системы управления включает следующие этапы работ:

Обследование объекта автоматизации, исследование организации бизнес-процессов клиники и технологических решений для их реализации.

Анализ полученных данных, разработка, согласование технического задания.

Модификация модельного варианта системы для нужд клиники.

Установка и настройка ИСУ.

Обучение пользователей и обслуживающего персонала.

Ввод системы в эксплуатацию, переход учреждения на новую технологию работы.

Сопровождение ИСУ.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ Демидова А. В. Исследование систем управления: Конспект лекций. — М.: Приор-издат, 2006. — 96 с.

Мишин В. М. Исследование систем управления: Учебник для вузов. — 2-е изд. Стереотип. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. — 527 с.

Официальный сайт сети стоматологических клиник «Все свои!» // Режим доступа: [www.vse-svoi.ru].

Пужаев А. В. Исследование систем управления: Рабочая тетрадь для специальности 80 507

Менеджмент организации — СПб.: СПбГИЭУ, 2007. — 62 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

АНКЕТА Уважаемые респонденты!

Просим Вас ответить на вопросы анкеты. Результаты данного исследования будут необходимы для разработки рекомендаций по усовершенствованию системы документооборота в сети стоматологических клиник «Все свои!».

Укажите Ваш возраст (подчеркнуть):

— 20 — 30 лет;

— 31 — 40 лет;

— 41 — 50 лет;

— старше 51 года.

Ваша должность:

— врач;

— медицинская сестра/фельдшер.

Укажите стаж работы (подчеркнуть):

— до 5 лет;

— 6 — 10 лет;

— 11 — 15 лет;

— более 16 лет.

Требует ли система документооборота в сети стоматологических клиник «Все свои!» изменений?

— да

— нет

— затрудняюсь ответить Какие преимущества имеет бумажный документооборот в сети стоматологических клиник «Все свои!»?

— «привычность системы»;

— отсутствие необходимости использования технических средств;

— отсутствие необходимости обучаться навыкам владения ПК;

— другое _______________________________________________

Какие недостатки имеет бумажный документооборот в сети стоматологических клиник «Все свои!»?

— затраты времени на заполнение документации;

— материальные затраты на бланки;

— чтение подчерка заполняющего документ;

— затраты на канцелярские принадлежности;

— ожидание доставки документов для обработки;

— другое _________________________________________________

Какие преимущества имеет электронный документооборот в сети стоматологических клиник «Все свои!»?

— сокращение времени заполнения документов;

— отсутствие материальных затрат на бланки и канцелярские принадлежности;

— постоянный доступ к документации всех подразделений больницы;

— возможность исправления данных;

— возможность автоматического формирования статистических отчетов;

— уменьшение очередей пациентов;

— другое _________________________________________________

Какие недостатки имеет электронный документооборот в сети стоматологических клиник «Все свои!»?

— необходимость компьютеризации рабочего места;

— необходимость обучения сотрудников;

— риск задержек в работе при возникновении технических неисправностей;

— другое _________________________________________________

Как Вы считаете, имеется ли необходимость в переводе документооборота в сети стоматологических клиник «Все свои!» на электронную форму и упразднении бумажной системы?

— да

— нет

— затрудняюсь с ответом Сколько времени у Вас занимает заполнение Формы учета работы врача-стоматолога?

— 1 — 2;

— 3 — 5;

— 6 — 10;

— более 10 минут.

Сколько времени у Вас занимает заполнение заявки на медикаменты, материалы?

— 1 — 2;

— 3 — 5;

— 6 — 10;

— более 10 минут.

Сколько времени у Вас занимает заполнение Журнала регистрации пациентов?

— 1 — 2;

— 3 — 5;

— 6 — 10;

— более 10 минут.

Сколько времени у Вас занимает заполнение Журнала медикаментов и материалов?

— 1 — 2;

— 3 — 5;

— 6 — 10;

— более 10 минут.

Имели ли Вы опыт электронной обработки медицинской документации ранее?

— да

— нет Готовы ли Вы полностью перейти на электронную систему обработки документации?

— да

— нет

— затрудняюсь ответить Какие возможные трудности для Вас возникнут с расширением электронной системы обработки документации? _____________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

БЛАГОДАРИМ ЗА УЧАСТИЕ!

Руководитель клиники

Старшая медсестра

Врачебный состав

Ассистенты стоматолога

Сестра-хозяйка

Санитарки

Уборщицы

Главный бухгалтер

Главный инженер

Начальник электротехнического снабжения

Начальник технической лаборатории