Электронные документы: проблемы каталогизации

Этот метод считается предпочтительным в случае документов длительного или постоянного срока хранения, поскольку он меньше зависит от технологии.

В качестве альтернативного метода, Организация может предпочесть сохранять возможность перепроверять цифровые подписи. Такой подход требует сохранять, наряду с документом с ЭЦП, также и возможность перепроверить цифровые подписи. Необходимая для повторной проверки информация (т. е. использованный для проверки подписи открытый ключ, сертификат на этот ключ, и полученный от удостоверяющего центра список отозванных сертификатов, соответствующий времени подписания), должна храниться в течение того же периода времени, что и подписанный электронным образом документ.

Данный подход потенциально более обременителен для организации, особенно в случае документов постоянного и длительного срока хранения, в связи с проблемами, возникающими из-за устаревания оборудования и программного обеспечения. Как и в первом случае, требуется, чтобы для документов постоянного срока хранения имя автора подписи и дата подписания включались в текстовом виде во все предназначенные для восприятия человеком представления электронного документа. (27(.

Российское законодательство, в общем-то, пошло (в Законе об ЭЦП) по второму пути, но ни сам закон, ни различные документы удостоверяющих центров не дают четкого ответа вопрос о том, как же все-таки архивировать «цифровые подписи».

Остается открытым вопрос «наследия» удостоверяющих центров с большей частью их документов в электронном виде. Обеспечение сохранности и использование такой документации в настоящее время не может ни один государственный архив страны, поскольку для этого нет ни материальных, ни технических, ни кадровых ресурсов.

В связи с этим возникает вопрос возможности вполне законно уничтожить документы по истечении срока хранения (чрезвычайно важный элемент всей работы по обеспечению информационной безопасности.

В бумажном делопроизводстве, уничтожение документов и предшествующий этап экспертизы их ценности считаются наиболее сложными видами работ, требующими как высокой профессиональной квалификации, так и умения взаимодействовать практически со всем коллективом организации.

С электронными документами нужно решать все те же проблемы, что и с бумажными, плюс еще несколько — порой очень трудно разыскать и уничтожить все имеющиеся копии электронного документа (включая резервные копии), к тому же, как выяснилось на практике, гарантированное уничтожение электронных документов требует физического уничтожения носителей этих документов, для чего требуются специальные технические средства.

Уже сейчас законодательство допускает подписание цифровой подписью документов, имеющих существенное финансовое и юридическое значение. Нужно подумать о том, как защититься от появления через 10−20 лет массы подложных электронных документов.

Отсутствие необходимых нормативных документов заставляет все чаще и чаще обращаться к зарубежному практическому опыту и методикам работы. Изучение законодательства других стран с анализом практических примеров использования, обработки и хранения электронных документов с ЭЦП дает возможность, учитывая опыт других стран привести законодательство в надлежащий вид и соответственно избежать многих ошибок уже сейчас. (24(.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Гигантское увеличение потока электронных документов привело к необходимости создания специальных правил для их библиографического учета и каталогизации. В настоящее время эта проблема выделилась в специализированную и весьма динамично развивающуюся область знания.

Внедрение в практику работы библиотек России средств современной информационной технологии помимо очевидных преимуществ порождает ряд проблем. Без их решения в ближайшее время реализация потенциальных возможностей, возникающих благодаря новым технологиям, экономии финансовых, материальных и трудовых ресурсов, а также предоставление широкого доступа пользователям к объединенным библиотечным и информационным ресурсам страны и мирового сообщества окажутся длительное время не реализованными.

Качество электронных каталогов и информационной продукции не позволяет сегодня осуществлять не только все формы международного, но и необходимые виды межведомственного и межрегионального обмена данными. Причины состоят в отсутствии в России государственного коммуникативного библиотечного формата, различии привлекаемых в разных библиотечных системах и регионах средств информационного, лингвистического и программного обеспечения, отсутствии достаточного числа высококвалифицированных библиографов, владеющих навыками работы в условиях новой технологической среды.

В широком смысле введение корпоративной каталогизации является первым этапом совершенствования всеобщего доступа к информации.

Информационный барьер разрушен, началось интенсивное взаимодействие библиотек, библиотеки России начинают адаптировать семейство MARC форматов. Все более популярным становится UNIMARC в качестве коммуникативного формата обмена. Почти все развитые страны мира имеют автоматизированные сетевые системы Сводных Каталогов и активно предоставляют доступ к базам данных. Одна из таких систем (сеть OCLC (Online Computer Library Center), имеющая десятки тысяч пользователей, более 35 миллионов БЗ (Библиографических записей на 400 языках (в базу данных включены описания на все виды документов, включая компьютерные файлы). В настоящее время OCLC не готова распространять свою информацию в коммуникативном формате UNIMARC. ГПНТБ России решила ускорить процесс доступа к базам данных OCLC и разработала конвертор OCLC-UNIMARC.

Выводы:

1. Необходимость соблюдения ГОСТа 7.1−84 не дает возможности импортировать БЗ (библиографическая запись) без изменения;

2. У каталогизатора появилась возможность создавать новые библиографические записи, изменяя и перерабатывая записи PRISM OCLC;

3. Отечественные правила библиографического описания документа должны претерпеть изменения (может быть незначительные), но это веление времени;

4. Система подобная OCLC должна появиться и в России, это тоже веление времени.

БИБЛИОГРАФИЯ

ГОСТ 7.82−2001

Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов: Общие требования и правила составления / Межгосударственный Совет по стандартизации, метрологии и сертификации, (Минск: ИПК Издательство стандартов, (2001, (

http://orel.rsl.ru/official/7₈₂.htm). Проверено 14.

02.2003.

ГОСТ 7.83−2001

Электронные издания: Основные виды и выходные сведения / Межгосударственный Совет по стандартизации, метрологии и сертификации. (Минск, (2001, (

http://orel.rsl.ru/official/7₈₃.htm). Проверено 18.

02.2003.

Авраева Ю. Б. Время библиотечных инноваций // Библиография. — М., — 2005, — № 4, — С. 56−61.

Алексеев И. В. Централизованные сети хранения данных / И. В.

Алексеев, М. Н. Захарова, А. И. Русаков // Технологии информационного общества — Интернет и современное общество: Труды VI Всероссийской объединенной конференции (Санкт-Петербург, 3−6 ноября 2003 г.). СПб.: Филологический факультет СПбГУ, (2003, (С. 40−41.

Бахтурина Т. А. Проблемы взаимосвязи международной и национальной терминосистем в области электронных ресурсов. // Научные и технические библиотеки, (2001, (№ 6, (С. 99−106.

Бахтурина Т. А. Проблемы стандартизации библиографического описания электронных ресурсов // Научные и технические библиотеки, (2000, (№ 7. (

http://www.gpntb.ru/win/ntb/ntb2000/7/f07₀₂.html). Проверено 13.

02.2003.

Бахтурина Т. А. Стандарты XXI века: новое в представлении библиографических записей. // Научные и технические библиотеки, (2001, (№ 9, (С. 30−39.

Библиографическое описание электронных ресурсов. // Методические рекомендации. РГБ: (М., (1998.

Борисов К. А. Агент особого назначения. Эволюция информационно-поисковых систем в Интернете / К. А. Борисов // Библиотечное дело. — 2006, (№ 11, — (47), — С. 14−17.

Будаков Р. П. Читателям // Образование: исследовано в мире. (

http://www.oim.ru/chit.asp). Проверено 13.

02.2003.

Воройский Ф. С. Сетевые технологии нового поколения / Ф. С. Воройский // Научные и технические библиотеки. -

2007, (№ 7. — С. 43−53.

Галкина Н. Н. Цитирование электронных публикаций / Н. Н. Галкина // Мир библиографии.(1999, (№ 4, (С. 21−24.

Гугл — новые достижения // Научные и технические библиотеки. (2005, (№ 6, (С. 56−64.

Дон Тапскотт. Электронно-цифровое сообщество. // Плюсы и минусы эпохи сетевого интеллекта. (Киев: INT Пресс; (М.: Рефл-бук, (1999.

Ермаков А. Е. Полнотекстовый поиск: проблемы и их решение. Мир ПК, (2001, #5 (www.osp.ru/pcworld/2001/05/064.htm).

Жукова Н. А. Практический опыт каталогизации электронных ресурсов для электронной библиотеки РГБ / Н. А. Жукова, О.

И. Медведева, Б. С. Перли // Электронная библиотека РГБ: проблемы формирования и использования: сб. статей / Рос.

нац. б-ка. Науч.

исслед.

отдел библиотековедения; сост. Т. В. Майстрович.(М.: Пашков дом, (2003, (С. 100−104.

Захаров В. П. Информационные системы (документальный поиск) / В. П. Захаров; Санкт-Петербургский гос. Ун-т. (СПб., (2002, (188 с.

http://ellib.gpntb.ru/ntb/2005/6/ntb₆_10_2005.htm

Конявский В. А., Гадасин В. А. Системное отличие традиционного и электронного документа: [Электронный документ] (

http://www.vniipvti.ru/stat/st3.htm). Проверено 11.

03.2003.

Корнеев В. В., Гареев А. Ф., Васютин С. В., Рейх В. В. Базы данных.

// Интеллектуальная обработка информации. (М.: Изд. «НОЛИДЖ», (2001.

Кушнаренко Н. Н. Документоведение. // Учебник. 3-е издание, стереотипное. (Киев: «Знания», (2001.

Левченко И. Г. Инновационная деятельность библиотеки университета: некоторые аспекты и проблемы (Электронный ресурс) / И. Г. Левченко, О. Ю. Самохвалова: Харьковский национальный ун-т, — М., — 2006. — Режим доступа:

http://www gpntb.ru/ win/inter-ewents/crimea 2001/tom/sem2/Doc32.HTML. — Загл. с экрана.

Липинский Г. В. Russian Context Optimizer: путь к возможностям Oracle interMedia в русскозычных базах данных. Компания Гарант-Парк-Интернет (

http://research.metric.ru).

Малицкий Н. А. Функциональные возможности современных библиографических ИПС на Web / Н. А. Малицкий, Б. С. Елепов, Н. А. Мазов // Научные и технические библиотеки.

(2005, (№ 2, (С. 50−54.

http://ellib.gpntb.ru/ntb/2005/2/ntb₂_7_2005.htm

Монашова О. В. Доклад на VII Международной конференции «Право и Интернет» (

http://www.ifap.ru/pi/07/

Негуляев Е. А. Предметные путеводители по веб-ресурсам на сайтах вузовских библиотек: [Электронный ресурс] /Е. А. Негуляев // Электронные ресурсы в библиотеках. (2005, (№ 1.

Романенко В. Н. Работа в Интернете от бытового до профессионального поиска: Практическое пособие с примерами и упражнениями. / В. Н. Романенко, Г.

В. Никитина, В. С. Неверов. (СПб: Профессия, (2008, (416 с., ил.

(Библиотека), библ. 19.

Семинар по метаданным в Хельсинки: Отчет о семинаре и последующих разработках / Стюарт Вебель, Юха Хакала. // Электронные библиотеки. (Т. 1, (Вып. 2, (1998, (URL:

http://www.elbib//199 802/WH/wh.ru.html [20 мая 1999].

Столяров Ю. Н. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: Исследования и материалы. (М.: (1995, сб. 70, (С. 24−40.

Типология изданий. М.: Книжная палата, (1991.

Шварцман М. Е. Использование метаданных для каталогизации российских ресурсов ИНТЕРНЕТ. // Цифровые библиотеки, (№ 2, (1999.

Шварцман М. Е. Использование метаданных для каталогизации российских ресурсов Интернет // Электронные библиотеки. (Т.1, (Вып. 2, (1998, (URL:

http://www.elbib//1998/199 802/Shvarz/shvarz.ru.html [20 мая 1999].

Шварцман М. Е. К вопросу каталогизации ресурсов ИНТЕРНЕТ. // Мир библиографии, (№ 5, (1998.

Шварцман М. Е. К вопросу о долгосрочном сохранении цифровой информации: [Электронный ресурс] / М. Е. Шварцман // Новые технологии в информационном обеспечении науки: Cб.

науч. тр. / Под ред. Н. Е. Каленова. (М.: Научный Мир, (2007, (С.60−65.

http://www.benran.ru/Magazin/cgi-bin/Sb₀₇/pr₀₇.exe?!5!

Craven T. What is the title of a Web page? A study of Webography practice //Information Research. (2002, (№ 7 (3) (

http://InformationR.net/ir/7−3/paper130.html). Проверено 13.

02.2003.

Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the Council of 13 December 1999 on a Community framework for electronic signatures, OJ, 19 January 2000, L13/12; Более подробно: Jos Dumortier, Directive 1999/93/EC on a Community framework for electronic signatures, published in: Lodder, A.R., Kaspersen, H.W.K.: eDirectives: Guide to European Union Law on E-Commerce. Commentary on the Directives on Distance Selling, Electronic Signatures, Electronic Commerce, Copyright in the Information Society, and Data protection., Kluwer Law International, p. 33−65,

http://www.icri.be/publications

Dublin Core Homepage.

http://purl.oclc.org/dc/

Jeff Rothenburg, An Experiment in Using Emulation to Preserve Digital Publications, Amsterdam, National Library of the Netherlands, (2000, (74 pages,

http://www.kb.nl/coop/nedlib/results/NEDLIBemulation.pdf.

http://www.antwerpen.be/david).

NILSSON, H., VAN EECKE, P., MEDINA, M., PINKAS, D. and POPE, N., European Electronic Signature Standardization Initiative, Final Report of the EESSI Expert Team, 20 July 2000, 69, available at:

http://www.ict.etsi.fr/eessi/Documents/Final-Report.pdf.

O. Libon, A. Mitrakas et al., «European Electronic Signature Standardization Initiative (Trusted Archival Services» (2000.