Совершенствование информационного и технического обеспечения системы управления персоналом

Особенность данного блока заключается в просторе для индивидуализации выдаваемого работнику задания. Персональное задание может быть описано с использованием различных временных периодов, критериев и ограничений, набор которых ограничен только требованиями и пожеланиями пользователя. Система может использоваться для формирования индивидуальных заданий любой направленности — достаточно внести незначительные корректировки в настройки и системные справочники. В соответствие с принципами MBO, значительно упрощается задача оценки эффективности, появляется возможность рассматривать выполнение общей цели организации или подразделения в виде множества совокупных задач, равно как и рассмотрение индивидуальных задач в контексте коллективной.

Помимо прочего, в системе БОСС-Кадровик ведется учет различных социальных пакетов, предоставляемых работодателями: обязательное и добровольное страхование, предоставляемое за счет компании обучение, дополнительные отпуска или повышение оклада без перемещения сотрудника по организационной иерархической лестнице. Отдельно стоит упомянуть реализованный в модуле «Управление кадровыми процессами» механизм формирования кадрового резерва, позволяющий осуществлять планомерное профессиональное и карьерное развитие работника.

Все данные по стимулированию труда на каждого сотрудника представлены в виде персональной карточки с историей хранения изменений. Как и сама природа стимулирующего воздействия, изменяющаяся в зависимости от внешних обстоятельств, подобная система позволяет легко комбинировать и сочетать различные варианты стимулирования, позволяя применять гибкий подход в каждом отдельном случае.

Кроме того, детальная, и, вместе с тем, гибкая форма сочетания различных форм оплаты труда, регистрируемых в системе в модуле «Штатное расписание», позволяет организациям, находящимся в различных внешних условиях, находить оптимальные способы достижения продуктивного результата для всех категорий сотрудников.

Контроль за изменениями в организации может осуществляется через контур анализа кадровых процессов, с помощью которого можно детально рассмотреть текущее состояние кадрового ресурса на предприятии.

3. Управление аттестацией и оценкой. Система БОСС-Кадровик позволяет планировать, организовывать и управлять мероприятиями по оценке и аттестации персонала в рамках общей системы управления человеческими ресурсами предприятия. Данный функционал в полном объеме реализован в модуле «Управление кадровыми процессами».

В процессе разработки системы оценки и аттестации персонала необходимо помнить, что с одной стороны нужно как можно более объективно оценить деятельность работника, а с другой принимать во внимание субъективизм оценивающих экспертов. В системе БОСС-Кадровик реализован механизм оценки, позволяющий учитывать как результаты тестирований, так и экспертное мнение. Прежде всего, на этапе подготовки мероприятия по оценке или аттестации создаются списки аттестуемых и аттестационная комиссия (если на предприятии аттестации проходят достаточно часто, то система позволяет настроить автоматическое формирование таких списков). Также в систему заносятся место проведения мероприятия, сроки и создаются все документы, регламентирующие данный процесс.

Что касается тестов для оценки персонала, система БОСС-Кадровик интегрируется с программными продуктами ведущих российских поставщиков тестирующих систем. Результаты этих тестов автоматически попадают в систему БОСС-Кадровик. Результат оценки, прежде всего, заносится в профиль работника в системе (фактически, по результатам оценки происходит сравнение профиля должности и профиля работника). По результатам мероприятия принимаются какие-либо административно-кадровые решения (формирование кадрового резерва, переподготовка и обучение, увольнение, перемещение), которые тоже находят свое отражение в системе БОСС-Кадровик. Также аттестационная комиссия может выдать рекомендации по тому или иному сотруднику и «особое мнение», которое также учитывается при работе с персоналом. Также возможно проведение оценки исполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей в ходе аттестационных мероприятий на основании должностных инструкций.

4. Управление карьерой. В системе БОСС-Кадровик предусмотрена возможность отбора ключевых должностей для формирования кадрового резерва. Ключевые должности чаще всего представлены менеджерами среднего и высшего уровня, либо специалистами определенного уровня. Очень важно наличие ротации кадров в рамках этих должностей и базы потенциальных претендентов на вакантные должности.

Таким образом, определяются ключевые должности и ключевые работники, которые могли бы на эти должности претендовать. Также должны быть проведены подготовительные мероприятия, формально отраженные в системе БОСС-Кадровик. Исходя из заполненного профиля работника, можно установить, кем человек работает сейчас, насколько он соответствует текущей должности, какими компетенциями, знаниями и навыками он обладает. Можно сравнить профили работника и должности, на которую он претендует, и определить, какие компетенции необходимо развивать этому сотруднику. По результатам оценки он может быть направлен на дополнительное обучение или курсы повышения квалификации.

После того, как эти мероприятия проведены, мы можем сказать, что он готов к занятию этой должности. С точки зрения функционала системы все перечисленные этапы входят в модули «Учет кадров» и «Управление кадровыми процессами».

5. Управление обучением и развитием. В системе БОСС-Кадровик планирование и учет мероприятий по обучению и повышению квалификации происходит в модуле «Управление кадровыми процессами». Система БОСС-Кадровик поддерживает все виды процессов, связанных с организацией обучающей деятельности: разработка курсов, планирование и обеспечение ресурсов, ведение всей истории обучения сотрудников, отслеживание прохождения практики и получения сертификатов.

Кроме того, по результатам проведенного обучения в системе можно сформировать отчеты, посмотреть динамику обучения, а также произвести мониторинг изменения уровня квалификации сотрудника по результатам обучения. Также система БОСС-Кадровик позволяет настроить данный функционал таким образом, чтобы автоматически планировать и контролировать прохождение сотрудниками (или группами сотрудников) обязательного и периодического обучения. При этом сотрудник, не прошедший такое обучение, или получивший неудовлетворительную оценку по результатам проверки знаний, не будет допущен к работе.

Программы обучения и другие документы по организации обучения могут храниться в любых электронных форматах, и доступны за любой период без ограничений по срокам давности.

6. Управление расходами на персонал. Модель управления расходами на персонал, представленная в системе БОСС-Кадровик, многогранна и основывается на представлении о четкой взаимосвязи различных организационных процессов при неотъемлемом условии постоянного информационного обмена. Система позволяет планировать и рассчитывать практически любые расходы, связанные с деятельностью HR-департамента в организации. Основной функционал, связанный с управлением расходами на персонал, представлен в моделях «Штатное расписание», «Расчет заработной платы», «Планирование ФОТ» и «Управление кадровыми процессами».

Немаловажен тот факт, что планирование и учет расходов напрямую связан с процессом стратегического планирования — создания организационной структуры, штатного расписания, планирование численности компании и определения центров затрат. Система БОСС-Кадровик позволяет осуществлять ведение, добавление, изменение и закрытие нескольких версий центров затрат, расчет планового фонда заработной платы по категориям, расчет затрат на содержание рабочих мест и расчет бюджета.

Моделирование процессов формирования кадрового резерва и перемещений сотрудников в компании позволяет учитывать косвенные затраты, связанные с расходами по подбору персонала и получения отчетов, а также на планирование расходов по обучению и подготовке кадрового резерва, с возможностью сегментации по произвольно задаваемым критериям.

В функционале системы большое внимание также уделено подготовке отчетов по расходам, связанным с различными формами компенсаций и выплат, в том числе при оформлении отпусков и командировок. Например, в системе с высокой степенью детализации представлена вся необходимая информация по отпускам, включая возможность планирования графика отпусков, а также расходов на дорогу.

Фактически в системе БОСС-Кадровик можно учитывать практически любую сферу затрат на персонал. Так, например, в системе учитываются выплаты сотрудникам, уходящим на пенсию, в том числе с учетом стажа во вредных условиях; затраты на страхование сотрудников, включающие в себя все виды страховых выплат; расчеты и распределение фонда премирования руководителями центров затрат; факторы, влияющие на изменения фонда премирования за различные периоды и др.

7. Расчет затрат на мероприятия. Основные группы мероприятий по рекрутингу, обучению, оценке, формированию кадрового резерва сопровождаются детальной отчетностью, в число которой входят:

учет нормативных и распорядительных документов по мероприятиям;

формирование и учет планов и результатов мероприятий;

формирование списков участников мероприятий;

учет расходов на организацию мероприятий в разрезе различных статей сметы (аренда помещений, стоимость услуг контрагентов и т. д.);

учет финансовых, нормативных и распорядительных документов;

формирование и хранение истории участия в мероприятиях по участникам и контрагентам;

формирование и хранение заключений об участниках групп по результатам обучения, тестирования, оценки, собеседования и иных мероприятий;

ежемесячный и ежеквартальный учет затрат и др.

На практике этот функционал системы БОСС-Кадровик, представленный в модуле «Управление кадровыми процессами», работает следующим образом. Например, в контексте затрат на проведение мероприятий по обучению сотрудников, в системе будет отражено:

формирование, согласование и утверждение плана учебных мероприятий на календарный год;

заявки на обучение, приказы о проведении мероприятий и командировании участников;

формирование договоров (в том числе и ученических) на обучение персонала;

планирование необходимой учебно-материальной базы для проведения мероприятия;

формирование статистических и аналитических отчетов (по различным видам и показателям) в формализованном и произвольном вариантах по результатам обучения.

8. Расчет ключевых показателей и система поддержки принятия решений. В системе БОСС-Кадровик содержится модуль «Анализа кадровых процессов», который представляет собой полнофункциональную аналитическую подсистему с широкими возможностями получения данных, как в составе БОСС-Кадровик, так и в рамках стыковки с внешними информационными системами. Набор аналитических инструментов, функционально реализованных в модуле «Анализ кадровых процессов» позволяет:

получать обработанную аналитическую информацию в реальном времени;

вводить в структуру оценки собственные математические модели и получать отчетность исходя из заданных алгоритмов;

представлять структуру данных в удобной форме, оперируя настраиваемыми графиками, диаграммами или схемами;

получать многофакторный, настраиваемый срез по интересующим критериям оценки — от стандартных до сугубо индивидуальных, вносимых в программу при внедрении системы;

вводить произвольные критерии оценки и настраивать справочники, формы отчетности и критерии процессов по выбору или воспользоваться стандартным набором критериев;

воспользоваться всеми возможностями комплекса анализа кадровых процессов, исходя из данных, полученных в результате бизнес процессов, зафиксированных в рамках системы БОСС-Кадровик.

Заключение

Все поставленные цели производственной практики были достигнуты. Я ознакомился с деятельностью и организационной структурой управления предприятия «АРДИК», проанализировал численный состав персонала, его структуру, динамику, а также эффективность использования рабочего времени. Изучил и проанализировал документы, характеризующие систему управления персоналом. На основе данного анализа сделаны следующие выводы.

Главной проблемой в сфере управления персоналом на предприятии «АРДИК» является то, что оно строится бессистемно, поскольку отдел кадров решает локальные задачи, поставленные руководством. Нет тесной связи в вопросах поиска, отбора, оценки персонала между отделом кадров и линейными менеджерами. Сотрудники рассматриваются скорее как издержки или фактор производства, но не как стратегический ресурс, от которого в наибольшей степени зависит успех предприятия «АРДИК».

Проведенный анализ показал, что в настоящее время инспектор по кадрам фактически выполняет лишь «учетно-отчетную» функцию, причем эффективность работы кадровика не слишком велика. Поэтому, в первую очередь, на предприятии «АРДИК» необходимо введение должности менеджера по персоналу, который должен выполнять координирующую функцию по работе с персоналом и осуществлять реализацию мероприятий по совершенствованию системы управления персоналом.

Одним из мероприятий по совершенствованию информационно-технического обеспечения управления персоналом на предприятии «АРДИК» может стать приобретение автоматизированной системы управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик от компании «АйТи». Система гибко адаптируется к требованиям конкретного заказчика и включает в себя все необходимые функции, охватывающие работу отдела кадров производственной организации, а также неспецифичные для традиционного отдела кадров, но необходимые для современной службы персонала.

Приложения

Приложение 7

Организационная структура предприятия «АРДИК»

Приложение 2

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор предприятия «АРДИК»

_____________(_________)

" ____" ____________200_г.

Положение об отделе кадров

I. Общие положения Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия «АРДИК».

Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности приказом Руководителя.

Отдел подчиняется начальнику и Руководителю предприятия «АРДИК».

В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом предприятия «АРДИК», распоряжениями и приказами Руководителя предприятия «АРДИК» и настоящим Положением.

II. Задачи По поручению Руководителя «АРДИК», совместно с руководителями отделов и подразделений осуществляет подбор и расстановку кадров в «АРДИК».

Отдел участвует в разработке и подготовке вопросов по структуре «АРДИК», штатному расписанию, положений о структурных подразделениях и функциональных обязанностях их работников. Осуществляет контроль за выполнением поручений по этим вопросам.

Отдел изучает и обобщает опыт работы с кадрами, через начальника юридического отдела выходит с предложениями к Руководителю «АРДИК».

Отдел занимается организацией системы учета кадров, анализом текучести кадров.

III. Структура Структуру и штаты утверждает Руководитель «АРДИК» в соответствии с нормативами численности специалистов и служащих, с учетом объемов и специфики работы.

В структуре отдела кадров выделяются следующие штатные должности:

начальник отдела кадров;

специалисты отдела кадров.

IV. Функции Отдел готовит предложения по совершенствованию структуры «АРДИК» и составлению штатного расписания.

Ведет учет численности сотрудников «АРДИК».

Ведет работу по замещению вакантных должностей в «АРДИК».

Занимается подготовкой и систематизацией материалов по аттестации сотрудников.

Осуществляет прием, переводы и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами Руководителя «АРДИК», выдает справки с места работы сотрудникам, заверяет заявления для получения заграничных паспортов, заверяет личные подписи на доверенностях для получения заработной платы.

Хранит и заполняет трудовые книжки, а также ведет журнал трудовых книжек.

Регистрирует в журнале учета листков временной нетрудоспособности больничные листы, подсчитывает непрерывный трудовой стаж работы сотрудника, выставляет процент оплаты по больничному листу.

Составляет и подписывает отчеты в различные государственные органы (статистики, службы занятости, милиции и т. д.).

Ежегодно составляет списки детей сотрудников «АРДИК» для получения Новогодних подарков, выдает подарки сотрудникам.

Изготавливает служебные удостоверения.

Ведет переписку от имени Руководителя по кадровым вопросам в пределах своей компетенции.

Ведет работу по составлению должностных инструкций, положений об отделах.

Разрабатывает Правила внутреннего трудового распорядка.

Разносит новые сведения о сотрудниках по личным карточкам.

Знакомит сотрудников с приказами о приеме, увольнении, перемещении под роспись.

Консультирует сотрудников по вопросам трудового законодательства.

Осуществляет контроль за исполнением постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.

V. Взаимоотношения с другими подразделениями «АРДИК»

Получает: заявки на вакантные должности рабочих и специалистов, служебные характеристики, должностные инструкции, материалы на нарушителей трудовой дисциплины, графики отпусков сотрудников, представления о командировании сотрудников.

Представляет: копии приказов о приеме, увольнении, перемещениях сотрудников, копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменение правил внутреннего трудового распорядка.

С юридическим отделом.

Получает: консультации по вопросам трудового законодательства.

Представляет: приказы и др. нормативные документы на визирование.

С бухгалтерией.

Получает: штатные расписания.

Представляет: больничные листы для оплаты, копии приказов о приеме, увольнении, перемещениях, ежегодных отпусках, командировках.

VI. Права Отдел кадров имеет право:

Требовать от руководителей структурных подразделений представления материалов (сведений, планов, отчетов и т. д.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.

Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил при трудоустройстве новых сотрудников.

Осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.

Принимать сотрудников по вопросам приема, увольнения, перевода.

Проводить собеседования с претендентами на вакантные должности, давать свое заключение по итогам собеседования.

Указания отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями «АРДИК».

VII. Ответственность Отдел несет ответственность за:

Качество выполнения своих функций и достижения задач.

Соблюдение законодательства о трудовых отношениях.

Ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет начальник отдела.

Степень ответственности других сотрудников отдела устанавливается должностными инструкциями.

Приложение 3

Должностная инструкция инспектора по кадрам

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инспектор по кадрам непосредственно подчиняется руководителю отдела кадров предприятия «АРДИК».

2. Инспектор по кадрам руководствуется в своей работе положением о подборе и работе с кадрами и настоящей инструкцией.

2. ОБЯЗАННОСТИ

1. Осуществлять учет личного состава предприятия «АРДИК».

2. Осуществлять оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами.

3. Формировать и вести досье на сотрудников, своевременно вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

4. Подготавливать необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления сотрудников к поощрениям и награждениям.

5. Участвовать в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам.

6. Изучать движение и причины текучести кадров, принимать участие в разработке мероприятий по их устранению.

7. Контролировать состояние трудовой дисциплины сотрудников и соблюдение ими правил внутреннего трудового распорядка.

8. Вести учет нарушений трудовой дисциплины и общественного порядка.

3. ПРАВА

1. Докладывать руководству предприятия «АРДИК» обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

2. Вносить предложения по совершенствованию подбора и расстановки кадров.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Инспектор по кадрам несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

Отдел кадров

Бухгалтерия

Главный механик

Заместитель директора по строительству

Отдел материально-технического снабжения

Начальник участка № 1

Начальник участка № 2

Прораб

Мастера

Рабочие

Прораб Мастера Рабочие Главный энергетик

ОТ и ТБ

ПТО

Главный инженер

Генеральный директор