Схема делопроизводства Банка представлена в следующей таблице.
СХЕМА документооборота Банкхаус Эрбе №
п/п Наименование группы документов Кому поступает документ Кому передаётся документ ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
Приём (доставка) документов Экспедитор Ответственный за делопроизводство
Первичная обработка документов Ответственный за делопроизводство
;
Предварительное рассмотрение документов Ответственный за делопроизводство
;
Регистрация документов Ответственный за делопроизводство Президент
Рассмотрение документов Директор Ответственный за делопроизводство
Передача документов исполнителям Ответственный за делопроизводство Исполнители
Исполнение документов Исполнители Ответственный за делопроизводство
Возврат документов в делопроизводство Ответственный за делопроизводство
;
№
п/п Наименование группы документов Кому поступает документ Кому передаётся документ ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
Приём документов от исполнителей Исполнители Ответственный за делопроизводство
Тиражирование документов (при необходимости) Ответственный за делопроизводство
;
Регистрация документов Ответственный за делопроизводство
;
Оформление почтовых реквизитов Ответственный за делопроизводство
;
Конвертирование документов Ответственный за делопроизводство
;
Сортировка документов Ответственный за делопроизводство Экспедитор
Отправка документов Экспедитор
;
Перемещение контрольных экземпляров в дела Ответственный за делопроизводство
;
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
Регистрация резолюции в РКФ Ответственный за делопроизводство
;
Доведение резолюции до исполнителей Ответственный за делопроизводство
;
Выдача документов исполнителям Ответственный за делопроизводство Исполнители
Подготовка проекта документов Исполнители Согласующее лицо
Согласование проекта документа (при необходимости) Согласующее лицо Исполнители
Оформление проекта документов Исполнители Директор
Утверждение (подписание) проекта Директор Исполнители
Регистрация документа Исполнители Ответственный за делопроизводство
Тиражирование документа (при необходимости) Ответственный за делопроизводство
;
Выдача документа в работу Ответственный за делопроизводство Должностные лица
Перемещение контрольных экземпляров в дела Ответственный за делопроизводство
;
Возврат документов в делопроизводство Ответственный за делопроизводство
;
Для реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики ДОУ Банка обеспечивает сохранность, приведение в надлежащий порядок, длительное хранение и использование (выдачу справок по запросам юридических и физических лиц) документов по личному составу.
Сам же состав документов, порядок и сроки их хранения определяются в соответствии с перечнем (номенклатурой дел), согласованным с Росархивом.
ДОУ Банка находится, а также хранит документы по месту нахождения Правления Банка.
Подводя итог вышеизложенному материалу можно сделать вывод, что работа ДОУ Банка базируется на ряде документов, которые составлены на основе ГОСТов: Положение о секретариате и канцелярии, Инструкция о порядке ведения делопроизводства и документооборота, Инструкция по подготовке и сдаче документов в Архив КБ МХХС.
Особенность работы сотрудников ДОУ Банка определяется следующими документами: должностная инструкция заведующего секретариатом и канцелярией, должностная инструкция заместителя заведующего секретариатом и канцелярией, должностная инструкция секретаря-референта секретариатом и канцелярией.
Все эти документы составлены на основе нормативных актов, внутренних положений Банка, а также на основе типовых и стандартных документов.
Заключение
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — в Банкхаус Эрбе это служба секретариата и канцелярии. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
В Банкхаус Эрбе имеется специализированный отдел документооборота — секретариат и канцелярия.
Документами, определяющими работу ДОУ Банка являются:
Положение о секретариате и канцелярии.
Инструкция о порядке ведения делопроизводства и документооборота.
Инструкция по подготовке и сдаче документов в Архив КБ МХХС.
Права и обязанности каждого сотрудника ДОУ Банка определяются должностными инструкциями: должностная инструкция заведующего секретариатом и канцелярией, должностная инструкция заместителя заведующего секретариатом и канцелярией, должностная инструкция секретаря-референта секретариатом и канцелярией.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51 141−98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).
В соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.
Документооборот Банка поставлен на очень хорошем уровне. Документы оформляются согласно ГОСТам, хотя и являются стандартными для аналогичных документов других банков. Однако следует указать, что принятие «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.
06.09 № 477 требует немедленного усовершенствования документооборота Банка, в частности Инструкции по делопроизводству например, в части электронного документооборота).
Анализируя же численный состав ДОУ Банка, можно сделать вывод, что одним из актуальных вопросов в данном случае является вопрос о взаимозаменяемости. Данный аспект нашел сове отражение в должностных инструкциях сотрудников ДОУ, которые за редким исключением являются аналогичными.
Нормативные акты Федеральный закон от 20.
02.1995 № 24-ФЗ (ред. от 10.
01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации».
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33
ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 630−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
" Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" от 15.
06.09 № 477
Литература
Дворник П. В. Делопроизводство. — СПб., 2008 — 284 с.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. — 359 с.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009 — 374 с.
Мандрица В. М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. — М., 2008 — 472 с.
Сокова А. Н. Деловая документация в сфере управления. — М.: 2005. — 375 с.
Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 630−2003.
Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. — М., 2006 — 483 с.
Соколовская Т. А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. — М., 2008 — 284 с.
http://www.erbebank.ru/
Здесь и далее информация взята с официального сайта банка
В данном случае проводилось сравнение с Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти «
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
