ООО «РИФ» заключил с банком договор на инкассацию денежных средств. 5 мая 2009 г. кассир передал инкассатору сумку с выручкой в размере 200 000 руб. По окончании рабочего дня была выявлена недостача денежных средств в размере 1000 руб. На следующий день бухгалтерия предприятия получила выписку банка и акт пересчета денег, из которых следовало, что при пересчете денег был выявлен излишек в размере 1000 руб.
В бухгалтерском учете ООО «РИФ» были сделаны следующие записи (табл. 1):
Таблица 1
Бухгалтерские проводки при выявлении излишка при инкассации в ООО «РИФ»
Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб. 05.
05.2009
Переданы наличные денежные средства на инкассацию 57 50 200 000 В результате инвентаризации выявлена недостача денежных средств 94 50 1 000 06.
04.2010
Произведено зачисление денежных средств на расчетный счет 51 57 201 000 Отражена сумма излишка, выявленная банком 57 50 1 000 Сторно Отражена сумма обнаруженных денежных средств 94 50 (1 000)
Таким образом, инкассация является важным моментом в обеспечении сохранности денежных средств.
3.2 Инвентаризация кассовых операций в ООО «РИФ»
Каждая организация, имеющая кассу, должна периодически проводить внезапные ревизии кассы и и перед составлением годового отчета, но не ранее 31 октября. Порядок и сроки проведения ревизий устанавливаются руководителем ООО «РИФ». Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Основными документами, которые подлежат проверке при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, члены инвентаризационной комиссии ООО «РИФ» применяют метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать.
Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, проводят не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, (а также при расхождении сумм остатков), следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.
Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам.
Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы ревизионная комиссия контролирует:
— установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
— есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
— правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
— своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы;
— заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств.
По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15).
При инвентаризации может выявляться хищение денежных средств. Ее осуществляют в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег. Инвентаризация ценных бумаг и бланков строгой отчетности оформляется в форме № ИНВ-16. Наличие денежных средств в контрольно-кассовой машине учитывается при инвентаризации в унифицированной форме КМ-9.
При выявлении фактов хищения имущества организация на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете», обязана провести инвентаризацию. Результаты инвентаризации денежных средств оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств, который составляется по унифицированной форме (форма № ИНВ-15). Выявленная недостача денежных средств отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».
Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, выявленная при инвентаризации недостача имущества, по которому не утверждены нормы естественной убыли, относится на счет виновных лиц (если таковые установлены). В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Таким образом, до момента подтверждения отсутствия виновных лиц и невозможности возмещения суммы выявленной недостачи в учете организации она будет числиться по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При получении протокола о закрытии уголовного дела в связи с истечением сроков давности уголовного преследования (при отсутствии подозреваемого) в учете организации признается внереализационный расход, что отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91−2 «Прочие расходы», в корреспонденции с кредитом счета 94.
Для исчисления налога на прибыль сумма выявленной недостачи учитывается в составе прочих расходов на основании подп. 5 п. 2 ст. 265 НК.
3.3 Предложения по совершенствованию кассовых операций
Автор предлагает ввести Автоматизированную форму учета денежных средств. Она позволила бы избежать многих ошибок в расчетах, сделать данный раздел бухгалтерской работы более «прозрачным» для анализа. Внедрение компьютерной формы учета не потребует значительных средств, поскольку соответствующая оргтехника в бухгалтерии ООО «РИФ» уже имеется.
При использовании компьютерной формы учета денежные средства учитываются следующим образом. Данные первичных документов вводятся с клавиатуры. При этом в памяти компьютера формируются рабочие базы данных по каждому счету.
Например, по счету 50 вводятся соответствующие данные с приходных и расходных кассовых ордеров. При необходимости происходит корректировка информации. Этот этап призван фиксировать в компьютере документальное оформление операций. Следующий этап — фиксирование в программе их исполнения. Например, по счету 50 это отражение реального движения денежных средств по кассе. В данном случае кассир ежедневно вводит информацию о произведенных кассовых операциях.
Результатом этих действий является автоматизированное формирование отчетных документов кассира (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира).
После выполнения второго этапа результаты отчетности кассира отражаются в базе данных.
На третьем этапе (уровень бухгалтера) осуществляется бухгалтерский учет по счету. В функции бухгалтера на этом этапе входят проверка отчетов кассира и реализация заложенной программы по получению бухгалтерских регистров (в данном случае по счету 50). Эти регистры могут воспроизводиться на дисплее, как документы при вводе данных (в основном это относится к промежуточным данным), или распечатываться в виде отчетов (то есть, итоговых данных по счету). При этом происходит накопление информации для смежных участков учета и выходных данных на следующий месяц.
В итоге по счету 50 обеспечивается получение трех отчетов: ведомость аналитического учета по счету 50, вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Причем последние два отчета составляются ежедневно по итогам движения средств в кассе за день. Эти отчеты имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих формах осуществляется автоматически в порядке их возрастания с начала года.
После получения компьютерных отчетов (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира) кассир проверяет правильность отраженных в них записей, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
Вкладные листы кассовой книги хранятся у кассира. В конце года (или по мере необходимости) они подшиваются в хронологическом порядке. Кассовая книга за год заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера и опечатывается.
На предприятии можно применять вариант с автоматизированным формированием первичной документации. В этом случае в бухгалтерии не выписывают ручным способом приходные и расходные кассовые ордера. Первичные документы оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов на макетах форм документов, воспроизводимых на дисплее компьютера. Этот принцип также может широко использоваться и на других участках учета (учет материалов и т. д.). После этого документы распечатываются и передаются кассиру для исполнения. Дальнейший технологический процесс строится примерно таким же путем, как описано выше, с той лишь разницей, что в базе данных данные о документах вводятся непосредственно на стадии их оформления.
Отчетность о движении денежных средств требуется не только для того, чтобы предоставить итоговые бухгалтерские документы в контролирующие и иные органы. В первую очередь она нужна для эффективного управления производством, во многом зависящего от умения управлять денежными потоками.
Главная задача анализа денежных потоков заключается в выявлении причин недостатка, а иногда — избытка денежных средств и в определении источников их поступлений и направлений использования.
Основным документом для анализа денежных потоков является «Отчет о движении денежных средств», с помощью которого можно контролировать текущую платежеспособность предприятия, принимать оперативные решения по управлению денежными средствами и объяснять расхождение между финансовым результатом и изменением денежных средств. Потоки денежных средств рассматриваются по трем видам деятельности: основная, инвестиционная и финансовая.
Анализ движения наличных денежных средств и его задача заключается в определении причин недостатка или избытка денежных источников их поступлений и направлений расходования.
Совокупный денежный поток должен стремиться к нулю, но быть неотрицательным. Основные принципы управления потоком денежных средств:
1. Уменьшать дебиторскую задолженность. Для ускорения получения денег можно использовать разумные скидки на свои товары.
2. Достигнуть минимальных сроков выплаты кредиторской задолженности. Использовать преимущества, предоставляемые скидками, существующими у поставщиков.
3. Увеличивать продажи, используя разумные цены.
4. Ускорять оборачиваемость запасов.
В ООО «РИФ» управление наличными денежными средствами включает в себя:
учет движения денежных средств;
анализ потоков денежных средств;
составление бюджета денежных средств и охватывает основные аспекты управления деятельности предприятия, что отражено на схеме (рис.
1).
Рисунок 1 — Схема управления денежными средствами ООО «РИФ»
Управление денежным потоком особенно важно для предприятия с точки зрения необходимости:
планирования временных параметров капитальных затрат;
управления оборотным капиталом (оценки краткосрочных потребностей в наличных средствах и управления запасами);
управления затратами и их оптимизации с точки зрения более рационального распределения ресурсов предприятия в процессе производства;
управления капитальными потребностями (финансирование за счет собственных средств или кредитов банка);
управления экономическим ростом.
Проблемы в управлении денежными средствами на исследуемом предприятии состоят в следующем:
менеджеры не имеют полной оперативной информации об источниках денежных поступлений, о суммах и сроках предстоящих платежей;
финансовые потоки разрознены и несогласованны по времени;
есть случаи утери платежных документов; кассовый план создается из обрывков информации;
решение о распределении денежных средств принимается при мощном давлении со стороны различных служб;
запросы на финансирование часто не соответствуют реальным потребностям;
решения о привлечении кредитов принимаются без должной оценки их необходимой величины и сроков погашения.
Чтобы избежать указанных недостатков, следует внедрить в практику работы бухгалтерии метод бюджетирования, предполагающий составление кассовых бюджетов.
Цель бюджетирования денежных средств состоит в расчете необходимого их объема и определении моментов времени, когда у компании ожидается недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы избежать кризисных явлений и рационально использовать денежные средства предприятия.
Кассовый бюджет — это подробная смета ожидаемых поступлений и выплат денежных средств за определенный период, включающая как конкретные статьи поступлений и выплат, так и их временные параметры.
Таким образом, кассовый бюджет позволяет:
Своевременно определять потребность в объеме и сроках привлечения заемных средств.
Принимать управленческие решения о более рациональном использовании ресурсов.
Получить целостное представление о совокупной потребности в денежных средствах.
Анализировать значительные отклонения по статьям бюджета и оценивать их влияние на финансовые показатели предприятия.
Кассовый бюджет должен включать все денежные поступления и выплаты, которые удобно группировать по видам деятельности — основная, инвестиционная и финансовая.
Заключение
Особую важность в финансовой деятельности коммерческого предприятия приобретает бережное отношение к уже имеющимся средствам, а именно денежным ресурсам. Помочь в этом вопросе может грамотно построенный бухгалтерский учёт.
Для совершенствования контроля за сохранностью наличных денежных средств ООО «РИФ», предлагаем ввести на предприятии программу внутрихозяйственного контроля. Эта программа усилит контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.
Данная работа посвящена бухгалтерскому учету кассовых операций. В процессе ее написания были проанализированы цели, стоящие перед бухгалтерским учетом денежных средств.
В теоретической части работы была описана методика ведения бухгалтерского учета денежных средств и приведены счета, с помощью которых ведется учет всех операций.
В данной работе была сделана попытка проанализировать сущность и основные принципы ведения бухгалтерского учета кассовых операций в ООО «РИФ», на конкретных операциях был приведен пример ведения учета.
Учет и контроль хозяйственных операций и производственных процессов неразрывно связан с методами и приемами бухгалтерского учета, осуществляемыми на разных участках, этапах и видах деятельности предприятий. Эффективность деятельности и развитие предприятия во многом зависит от качества бухгалтерской работы. Один из участков бухгалтерской работы, на наш взгляд, наиболее важен.
Поскольку имущество и результаты деятельности ООО «РИФ» отражаются в денежной форме, наибольшую важность имеет учет и анализ потоков денежных средств предприятия. Учет движения денежных средств, в бухгалтерии предприятия организован достаточно хорошо. Соблюдаются требования к бухгалтерским записям по счету 50 «Касса».
Тем не менее, есть некоторые недочеты в оформлении денежных документов на предприятии. Главному бухгалтеру следует учесть эти замечания и организовать документооборот по движению наличных денежных средств таким образом, чтобы денежные документы попадали на подпись руководству до выдачи денег, а не после.
При этом бухгалтерия не занимается деятельностью, которая называется управлением денежными средствами на основе составления кассовых бюджетов. Компьютерный учет данных операций отсутствует, хотя компьютеры уже есть.
На основании проведенных исследований лишь в одной области управленческой деятельности ООО «РИФ» можно сделать вывод, что применяя грамотный, научно-обоснованный подход и в других сферах управленческой и финансовой деятельности, можно наладить эффективное управление организации и сделать его более рентабельным. Согласно данным ресурсообеспеченности, резервы для этого пока имеются, необходимо только правильно ими пользоваться.
Гражданский кодекс Российской Федерации. — М.: Проспект, 2007.-416 с.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.
12.2006 N 195-ФЗиздательство МОСКВА-2007г Налоговый кодекс Российской федерации. Части первая и вторая. — М.: ПРИОР, 2008. — 192 с.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью от 11.
07.98 N 96-ФЗ// Собрание законодательства РФ, 01.
01.1998, № 1, ст. 2.
Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 23.
07.1998 г. в ред. от 03.
11.2006 г. // «Собрание законодательства РФ», 25.
11.1996, № 48, ст. 5369.
Федеральный закон от 22.
05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованиемплатежных карт.» // Собрание законодательства РФ, 01.
01.2007, № 1 .
Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (в редакции приказа Минфина России от 24 марта 2000 г. № 31н).
Положение по бухгалтерскому учёту ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации» / Сборник положений по бухгалтерскому учёту (ПБУ 1−10). — М.: Бухгалтерский учёт, 2008. — 160 с.
Положение по бухгалтерскому учёту ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации» / Сборник положений по бухгалтерскому учёту (ПБУ 1−10). — М.: Бухгалтерский учёт, 2007. — 160 с.
Положение по бухгалтерскому учёту ПБУ 9/99 «Доходы организации» / Сборник положений по бухгалтерскому учёту (ПБУ 1−19). — М.: Бухгалтерский учёт, 2007. — 160 с.
Положение по бухгалтерскому учёту ПБУ 10/99 «Расходы организации» / Сборник положений по бухгалтерскому учёту (ПБУ 1−10). — М.: Бухгалтерский учёт, 2007. — 160 с.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Советом директоров ЦБ РФ от 22.
09.1993 N 40;
Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации. Утверждено Советом директоров ЦБ РФ от 05.
01.1998 N 14-П;
Указание ЦБ РФ от 20.
06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».
Бородин В. А. Бухгалтерский учет. — М.: Юнити, 2008. — 528 с.
Власова В. М. Первичные документы. В 3-х вып. Вып.1: Основные кассовые и банковские документы М.: Финансы и статистика, 2009 г. 112с.
Волков Н. Г. Бухгалтерский учет и отчетность на предприятии. — М.: Дело и право, 2008.
Глушков А.Д., Бухгалтерский учет на предприятиях различных форм собственности, М: Экор-книга, 2008 г, 944 с.
Кузнецова Г. А. «Оформление и учёт кассовых операций», М, Приор. 2009 г.
Кутер М.И., Уланова И. Н., Бухгалтерская (финансовая отчетность), Финансы и статистика, 2008 г., 256 с.
Ларионов А.Д., Нечитайло А. И., Бухгалтерский учет. — Проспект, 2008, 360 с.
Методика проверки учета денежных средств/ Комментарий специалистов департамента аудита консалтинговой группы «Что делать Консалт». // Аудиторские ведомости.- № 3. 2009. — с.15
Приложения
Приложение 1. Договор с работником о полной индивидуальной материальной ответственности.
Приложение 2. П/о № 139 от 06.
03.09
Приложение 3. Р/о 159 от 06.
03.2009
Приложение 4. Таблица 2. Основные бухгалтерские проводки по операциям с денежными средствами.
Приложение 5. Бухгалтерский баланс за 2009 г.
Приложение 6. Отчет о прибылях и убытках за 2009 г.
Приложение 7. Расчетно-платежная ведомость.
Приложение 8. Отчет о движении денежных средств за 2009 г.
Приложение 9. Показатели с корреспонденцией счетов ф.4
