Разработка и внедрение информационной системы по автоматизации внутреннего документооборота, приказы, распоряжения, инструкции

п.;

— реакция программного продукта на завершение диалога.

Для создания диалоговых процессов и интерфейса конечного пользователя наиболее подходят объектно-ориентированные инструментальные средства разработки программ.

В составе инструментальных средств C++ содержатся построители меню, с помощью которых создается ориентированная на конечного пользователя совокупность режимом и команд в виде главного меню и вложенных подменю. Объекты экранных форм C++ используются для разработки форматов экранного ввода и редактирования данных базы данных и входной информации, управляющей работой программного продукта (17).

В среде С++ существуют различные типы диалоговых окон, содержащих разнообразные объекты управления:

— тексты сообщения;

— поля ввода информации пользователя;

— списки возможных альтернатив для выбора;

— кнопки и т. п.

В среде С++ имеются возможности настройки главных меню (удаление ненужных, добавление новых режимов и команд), создания системы подсказок с помощью встроенных средств и языка программирования (14).

Графический интерфейс пользователя (Graphics User Interface — GUI) — ГИЛ является обязательным компонентом большинства современных программных продуктов, ориентированных на работу конечного пользователя. К графическому интерфейсу пользователя предъявляются высокие требования как с чисто инженерной, так и с художественной стороны разработки, при его разработке ориентируются на возможности человека.

С помощью С++ графический интерфейс реализуется в интерактивном режиме работы пользователя для программных продуктов, функционирующих в среде Windows, и строится в виде системы спускающихся меню с использованием в качестве средства манипуляции мыши и клавиатуры. Работа пользователя осуществляется с экранными формами, содержащими объекты управления, панели инструментов с пиктограммами режимов и команд обработки (5).

Графический интерфейс пользователя должен отвечать ряду требований:

— поддерживать информационную технологию работы пользователя с программным продуктом — содержать привычные и понятные пользователю пункты меню, соответствующие функциям обработки, расположенные в естественной последовательности использования;

— ориентироваться на конечного пользователя, который общается с программой на внешнем уровне взаимодействия.

3. Реализация и внедрение

3.

1. Специфика реализации Для написания программы была выбрана интегрированная система программирования Visual C++ и объектноориентированный язык C++, так же использовался компилятор С++. Эти средства позволяют создавать прикладные программы, предназначенные для работы на ЭВМ под управлением операционной системы Windows, а так же общепринятые для Windows элементы пользовательского интерфейса. Программы такого типа в настоящее время признаны в качестве стандарта ПП, поскольку наиболее широко распространены, удобны для пользователей и не требуют долгого их обучения.

Предпочтение было отдано системе Visual C++ благодаря тому, что она позволяет программисту очень быстро и удобно разрабатывать пользовательский интерфейс. Это свойство особенно ценно из-за того, что, как показывает практика, работа над интерфейсом занимает б (льшую часть (до 80%) времени создания программного продукта. Еще одним преимуществом выбранной системы является высокая (по сравнению со многими другими средствами программирования) эффективность генерируемого компилятором кода (10).

Основная рабочая область программы. Здесь присутствует структура определенного каталога, причём все файлы, предназначенные для ознакомления пользователям находятся внутри второго уровня.

Также в последнем столбце указывается дата последнего обновления файла, что позволяет отслеживать изменения.

К программе прилагается файл с конфигурацией работы отдельных её частей. Здесь также указывается путь к каталогу просмотра документов.

3.

2. Тестирование На этапе тестирования были технические проблемы:

Показывались в списке скрытые файлы, что вызывало путаницу, но потом было исправлено.

Файлы шли не по порядку, так как цифры понимались как буквы, также исправлено.

У каждого пользователя был разный путь к просмотровщику PDF файлов. Решили при помощи размещения на сетевом диске PORTABLE версии просмотровщика.

Для того чтобы подтвердить эффективность разработанного алгоритма, были проведены испытания, дающие определенное представление о качестве работы данного программного продукта.

Типичные проблемы для подобных коммерческих предприятий приведены ниже.

Самая распространенная проблема: сложность задачи не сочетается с финансовыми возможностями организации. Им нужны недорогие, но при этом достаточно функциональные системы.

В таких организациях часто нет выделенных отделов информационных технологий, с которыми можно взаимодействовать для формализации требований к системе (мы предполагаем, что такой отдел в каком-то объеме выполняет работы по обследованию своего предприятия и описанию его бизнес-процессов). В этом случае приходится общаться чуть ли не со всеми сотрудниками заказчика. При этом персонал занимается разносторонней деятельностью, которая трудно формализуется.

Все эти проблемы, однако, решаются выбором правильной системы. Можно сказать, что такого рода предприятиям системы электронного документооборота (СЭД) очень нужны, так же, например, как заводам станки. Готовность таких предприятий к активному внедрению СЭД — дело времени.

Приемы преодоления общих проблем внедрения СЭД:

Сделайте переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронную почту.

На этапе подготовительной работы найдите сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы.

Сделайте руководителя предприятия убежденным сторонником внедрения системы документооборота.

При «чехарде» в организационной структуре предприятия необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны такому его состоянию. Например, даже при наличии достаточно неформализованной организационной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив.

При отсутствии даже бумажного, но упорядоченного документооборота в организации необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать ее деятельность и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел.

Существующее законодательство уже позволяет быстро внедрять ЭЦП, а соответственно и электронные документы внутри организаций, а также реально переходить ко все более широкому использованию этого метода при обмене документами между организациями.

Бумажные документы из внешнего мира должны попадать во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего в СЭД необходимо получать их электронные образы. Понятно, что для этого надо предусмотреть использование сканеров.

Применить существующие документы для создания новых. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, то лучше предусмотреть и серверное распознавание текстов (для целей полнотекстового поиска), и установленные на рабочих местах программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в нужном ему формате.

Если в организации имеется бумажный архив документов, то электронный архив нужно заполнять сканированием документов из бумажного и не пытаться делать это, беря за основу слабо упорядоченные электронные версии документов.

Если же в организации никакого архива нет, то сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах, запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров.

3.

3. Внедрение Опытная эксплуатация разработанного программного продукта показала, что он соответствует требованиям и решает поставленную перед ним задачу.

Внедрение СЭД позволило предприятию перейти на качественно новый уровень организации документационного обеспечения. Использование передовых технологий превратило традиционно консервативную функцию в эффективный инструмент управления информационным взаимодействием подразделений вне зависимости от места их нахождения. В результате внедрения корпоративной СЭД были решены нижеследующие задачи.

1. Налажен полный электронный учет входящей информации (включая полученную посредством электронных средств связи) при однократной централизованной регистрации документов. Это единственный вариант электронного сопровождения документа на бумажном носителе.

2. Налажен полный учет внутренних документов в единой базе данных и переход на безбумажный внутренний документооборот. Хотелось бы особо остановиться на организации внутреннего документооборота, в том числе организационно-распорядительных документов. Участникам рабочей группы неоднократно приходилось обсуждать вопросы внедрения электронного документооборота с коллегами, осуществляющими аналогичные задачи в других организациях. Мы с самого начала ориентировались на полный переход к безбумажному обмену информацией, и уже на этапе опытной эксплуатации была произведена соответствующая доработка системы с учетом особенностей документооборота. Естественно, подобный переход невозможен в полном объеме в работе с входящими и исходящими документами, но что касается внутренних и организационно-распорядительных, только такой путь и рационален.

И именно на этот факт хотелось бы обратить особое внимание. Функциональности системы сопровождения бумажных документов недостаточно для развертывания полноценного электронного документооборота. В настоящий момент предприятие полностью перешло на безбумажный внутренний документооборот, включающий все формы работы с документами в режиме реального времени вне зависимости от удаленности рабочего места (подготовка проекта документа; электронное согласование с автоматическим формированием в СЭД результата; электронное подписание; регистрация в СЭД; автоматическая доставка с уведомлением адресата; наложение электронной резолюции и доведение ее до исполнителя; отражение в регистрационно-контрольной карточке хода работы с документом в других подразделениях; отметка об исполнении в РКК). Реализовано осуществление полного цикла подготовки, согласования, подписания и централизованного учета организационно-распорядительных документов в электронном виде.

Электронная рассылка и ознакомление сотрудников с нормативными документами в режиме реального времени. Такая форма работы с организационно-распорядительными документами позволила отказаться от бумажного издания, тиражирования и архивирования их в подразделениях и снизила непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников.

3. Налажено формирование электронной учетной базы договорных документов.

В связи с масштабностью и инновационным характером проекта внедрению системы в промышленную эксплуатацию предшествовала большая организационная и подготовительная работа, которая осуществлялась всеми участниками СЭД без отрыва от основных обязанностей, причем, благодаря четким действиям организационной группы, удалось избежать обычно сопутствующих такой работе обсуждений, отнимающих массу времени у сотрудников.

Участники проектной группы и секретари подразделений, не считаясь со временем, работали в режиме опытной эксплуатации, когда объем обрабатываемой информации практически удваивается. Многие руководители принимали участие в тестировании системы.

Было осуществлено незначительное количество технологических доработок системы с целью ее адаптации к условиям и особенностям документооборота организации. Эта работа продолжается и будет вестись на постоянной основе.

Планируется продолжать развитие и расширение функциональности СЭД. Ближайшие перспективы — рассмотрение возможности организации потокового сканирования документации и передачи ее на исполнение в виде образа, что очень актуально, а также создание электронных библиотек документов подразделений как базы для развития системы электронных архивов с возможностью полномасштабного поиска и воспроизведения документа вне зависимости от места его хранения. Сейчас уже можно констатировать факт успешного внедрения системы электронного документооборота.

4. Экономика Экономия от внедрения системы электронного документооборота выражена в реальной экономии управленческих расходов:

Контроль исполнения договоров и платежных документов.

Контроль за сроками исполнения договоров, исполнением платежей по договорам, других платежных документов, бюджетных статей расходов позволяет экономить реальные финансовые средства предприятия. СЭД PayDox позволяет контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия, управляя сбором и согласованием бюджетных заявок от подразделений предприятия и в дальнейшем контролировать соответствие исполняемых платежных документов лимитам по соответствующим бюджетным статьям доходов и расходов, не допускать перерасходов и эскалировать платежные документы, не вписывающиеся в бюджет, на уровень руководства для принятия по ним решения руководителя, имеющего такие права. Информация об исполняемых платежных документах с нарушенными сроками исполнения или с превышенными значениями соответствующих бюджетных статей немедленно поступает ответственным сотрудникам — контролерам и руководителям.

Эффективная система бюджетирования предприятия невозможна без эффективной системы электронного документооборота, позволяющей контролировать все документы, участвующие в процессе бюджетирования предприятия. Ведь бюджетирование предприятия — это непрерывный процесс движения множества документов, сопровождающих процедуры формирования и исполнения бюджета предприятия. Формирование любой статьи бюджета предприятия в разрезе подразделений и плановых периодов сопровождается подготовкой и согласованием документов — заявок от подразделений. Исполнение любой статьи бюджета связано с обработкой множества платежных документов, которые наиболее эффективно могут согласовываться, проверяться на соответствие лимитам по соответствующим бюджетным статьям и утверждаться в системе электронного документооборота (11).

Только система электронного документооборота способна обеспечить руководителей актуальной информацией для принятия оперативных управленческих решений, так как только система электронного документооборота формирует такие данные в электронном виде как на стадии подготовки документов, так и на стадии их исполнения.

Бюджетирование «на бумаге» неэффективно и ресурсоемко, контроль платежных документов на соответствие лимитам по бюджетным статьям на стадии согласования таких документов без использования системы электронного документооборота требует существенных усилий и ручной работы. Поэтому система бюджетирования предприятия, не использующая систему электронного документооборота, не сможет эффективно контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия.

Отчетность в режиме реального времени.

Настраиваемые отчеты СЭД позволяют в режиме реального времени контролировать сроки исполнения документов, загрузку сотрудников, текущие значения финансовых показателей предприятия, рассчитывемых в процессе непосредственного исполнения документов, что позволяет принимать оперативные управленческие решения по недопущению непроизводительных расходов.

Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения.

Для определения стоимости тиражирования документов положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,02 долл. Тогда в месяц организация расходует примерно 525 долл. на бумагу (см. предложенную выше формулу).

Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим предположениям, составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве в 400 долл. можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить 50 чел.*400 долл. *0,2 = 4000 долл. в месяц.

При общих расходах на внедрение и эксплуатацию за два года в размере 58 000 долл.

Срок окупаемости СЭД составит менее двух лет.

Это достаточно хороший показатель.

Безусловно, к приведенному выше подсчету легко придраться. Во-первых, стоимость внедрения СЭД может оказаться выше в несколько раз — в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, 20% экономии усилий — вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации недостаточен для того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может оказаться гораздо ниже (18).

5. БЖД С развитием научно-технического прогресса немаловажную роль играет возможность безопасного исполнения людьми своих трудовых обязанностей. В связи с этим была создана и развивается наука о безопасности труда и жизнедеятельности человека.

Безопасность жизнедеятельности (БЖД) — это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение безопасности человека в среде обитания, сохранение его здоровья, разработку методов и средств защиты путем снижения влияния вредных и опасных факторов до допустимых значений, выработку мер по ограничению ущерба в ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций мирного и военного времени (1).

Данный раздел дипломного проекта посвящен рассмотрению следующих вопросов:

определение оптимальных условий труда инженера — программиста;

расчет освещенности;

расчет уровня шума.

5.

1. Характеристика условий труда программиста Научно-технический прогресс внес серьезные изменения в условия производственной деятельности работников умственного труда. Их труд стал более интенсивным, напряженным, требующим значительных затрат умственной, эмоциональной и физической энергии. Это потребовало комплексного решения проблем эргономики, гигиены и организации труда, регламентации режимов труда и отдыха.

В настоящее время компьютерная техника широко применяется во всех областях деятельности человека. При работе с компьютером человек подвергается воздействию ряда опасных и вредных производственных факторов: электромагнитных полей (диапазон радиочастот: ВЧ, УВЧ и СВЧ), инфракрасного и ионизирующего излучений, шума и вибрации, статического электричества и др.

Работа с компьютером характеризуется значительным умственным напряжением и нервно-эмоциональной нагрузкой операторов, высокой напряженностью зрительной работы и достаточно большой нагрузкой на мышцы рук при работе с клавиатурой ЭВМ. Большое значение имеет рациональная конструкция и расположение элементов рабочего места, что важно для поддержания оптимальной рабочей позы человека-оператора.

В процессе работы с компьютером необходимо соблюдать правильный режим труда и отдыха. В противном случае у персонала отмечаются значительное напряжение зрительного аппарата с появлением жалоб на неудовлетворенность работой, головные боли, раздражительность, нарушение сна, усталость и болезненные ощущения в глазах, в пояснице, в области шеи и руках (3).

5.

2. Требования к освещению Правильно спроектированное и выполненное производственное освещение улучшает условия зрительной работы, снижает утомляемость, способствует повышению производительности труда, благотворно влияет на производственную среду, оказывая положительное психологическое воздействие на работающего, повышает безопасность труда и снижает травматизм.

Недостаточность освещения приводит к напряжению зрения, ослабляет внимание, приводит к наступлению преждевременной утомленности. Чрезмерно яркое освещение вызывает ослепление, раздражение и резь в глазах. Неправильное направление света на рабочем месте может создавать резкие тени, блики, дезориентировать работающего. Все эти причины могут привести к несчастному случаю или профзаболеваниям, поэтому столь важен правильный расчет освещенности.

Существует три вида освещения — естественное, искусственное и совмещенное (естественное и искусственное вместе).

Естественное освещение — освещение помещений дневным светом, проникающим через световые проемы в наружных ограждающих конструкциях помещений. Естественное освещение характеризуется тем, что меняется в широких пределах в зависимости от времени дня, времени года, характера области и ряда других факторов.

Искусственное освещение применяется при работе в темное время суток и днем, когда не удается обеспечить нормированные значения коэффициента естественного освещения (пасмурная погода, короткий световой день). Освещение, при котором недостаточное по нормам естественное освещение дополняется искусственным, называется совмещенным освещением.

Искусственное освещение подразделяется на рабочее, аварийное, эвакуационное, охранное. Рабочее освещение, в свою очередь, может быть общим или комбинированным. Общее — освещение, при котором светильники размещаются в верхней зоне помещения равномерно или применительно к расположению оборудования. Комбинированное — освещение, при котором к общему добавляется местное освещение (8).

Согласно СНиП II-4−79 в помещений вычислительных центров необходимо применить систему комбинированного освещения.

При выполнении работ категории высокой зрительной точности (наименьший размер объекта различения 0,3…0,5мм) величина коэффициента естественного освещения (КЕО) должна быть не ниже 1,5%, а при зрительной работе средней точности (наименьший размер объекта различения 0,5…1,0 мм) КЕО должен быть не ниже 1,0%. В качестве источников искусственного освещения обычно используются люминесцентные лампы типа ЛБ или ДРЛ, которые попарно объединяются в светильники, которые должны располагаться над рабочими поверхностями равномерно.

Требования к освещенности в помещениях, где установлены компьютеры, следующие: при выполнении зрительных работ высокой точности общая освещенность должна составлять 300лк, а комбинированная — 750лк; аналогичные требования при выполнении работ средней точности — 200 и 300лк соответственно (19).

Кроме того все поле зрения должно быть освещено достаточно равномерно — это основное гигиеническое требование. Иными словами, степень освещения помещения и яркость экрана компьютера должны быть примерно одинаковыми, т.к. яркий свет в районе периферийного зрения значительно увеличивает напряженность глаз и, как следствие, приводит к их быстрой утомляемости (16).

5.

3. Эргономические требования к рабочему месту Проектирование рабочих мест, снабженных видеотерминалами, относится к числу важных проблем эргономического проектирования в области вычислительной техники.

Рабочее место и взаимное расположение всех его элементов должно соответствовать антропометрическим, физическим и психологическим требованиям. Большое значение имеет также характер работы. В частности, при организации рабочего места программиста должны быть соблюдены следующие основные условия: оптимальное размещение оборудования, входящего в состав рабочего места и достаточное рабочее пространство, позволяющее осуществлять все необходимые движения и перемещения.

Эргономическими аспектами проектирования видеотерминальных рабочих мест, в частности, являются: высота рабочей поверхности, размеры пространства для ног, требования к расположению документов на рабочем месте (наличие и размеры подставки для документов, возможность различного размещения документов, расстояние от глаз пользователя до экрана, документа, клавиатуры и т. д.), характеристики рабочего кресла, требования к поверхности рабочего стола, регулируемость элементов рабочего места (9).

Главными элементами рабочего места программиста являются стол и кресло. Основным рабочим положением является положение сидя.

Рабочая поза сидя вызывает минимальное утомление программиста. Рациональная планировка рабочего места предусматривает четкий порядок и постоянство размещения предметов, средств труда и документации. То, что требуется для выполнения работ чаще, расположено в зоне легкой досягаемости рабочего пространства.

Моторное поле — пространство рабочего места, в котором могут осуществляться двигательные действия человека.

Максимальная зона досягаемости рук — это часть моторного поля рабочего места, ограниченного дугами, описываемыми максимально вытянутыми руками при движении их в плечевом суставе.

Оптимальная зона — часть моторного поля рабочего места, ограниченного дугами, описываемыми предплечьями при движении в локтевых суставах с опорой в точке локтя и с относительно неподвижным плечом.

Оптимальное размещение предметов труда и документации в зонах досягаемости:

ДИСПЛЕЙ размещается в зоне, а (в центре);

СИСТЕМНЫЙ БЛОК размещается в предусмотренной нише стола;

КЛАВИАТУРА — в зоне г/д;

«МЫШЬ» — в зоне в справа;

СКАНЕР в зоне а/б (слева);

ПРИНТЕР находится в зоне, а (справа);

ДОКУМЕНТАЦИЯ: необходимая при работе — в зоне легкой досягаемости ладони — в, а в выдвижных ящиках стола — литература, неиспользуемая постоянно.

На рис. 5.2 показан пример размещения основных и периферийных составляющих ПК на рабочем столе программиста.

Для комфортной работы стол должен удовлетворять следующим условиям:

высота стола должна быть выбрана с учетом возможности сидеть свободно, в удобной позе, при необходимости опираясь на подлокотники;

нижняя часть стола должна быть сконструирована так, чтобы программист мог удобно сидеть, не был вынужден поджимать ноги;

поверхность стола должна обладать свойствами, исключающими появление бликов в поле зрения программиста;

конструкция стола должна предусматривать наличие выдвижных ящиков (не менее 3 для хранения документации, листингов, канцелярских принадлежностей).

высота рабочей поверхности рекомендуется в пределах 680−760мм. Высота поверхности, на которую устанавливается клавиатура, должна быть около 650 мм.

Большое значение придается характеристикам рабочего кресла. Так, рекомендуемая высота сиденья над уровнем пола находится в пределах 420−550мм. Поверхность сиденья мягкая, передний край закругленный, а угол наклона спинки — регулируемый.

Необходимо предусматривать при проектировании возможность различного размещения документов: сбоку от видеотерминала, между монитором и клавиатурой и т. п. Кроме того, в случаях, когда видеотерминал имеет низкое качество изображения, например заметны мелькания, расстояние от глаз до экрана делают больше (около 700мм), чем расстояние от глаза до документа (300−450мм). Вообще при высоком качестве изображения на видеотерминале расстояние от глаз пользователя до экрана, документа и клавиатуры может быть равным (1).

Положение экрана определяется:

расстоянием считывания (0,6…0,7м);

углом считывания, направлением взгляда на 20(ниже горизонтали к центру экрана, причем экран перпендикулярен этому направлению.

Должна также предусматриваться возможность регулирования экрана:

по высоте +3 см;

по наклону от -10(до +20(относительно вертикали;

в левом и правом направлениях.

Большое значение также придается правильной рабочей позе пользователя. При неудобной рабочей позе могут появиться боли в мышцах, суставах и сухожилиях. Требования к рабочей позе пользователя видеотерминала следующие:

голова не должна быть наклонена более чем на 20(;

плечи должны быть расслаблены;

локти — под углом 80(…100(;

предплечья и кисти рук — в горизонтальном положении.

Причина неправильной позы пользователей обусловлена следующими факторами: нет хорошей подставки для документов, клавиатура находится слишком высоко, а документы — низко, некуда положить руки и кисти, недостаточно пространство для ног.

В целях преодоления указанных недостатков даются общие рекомендации: лучше передвижная клавиатура; должны быть предусмотрены специальные приспособления для регулирования высоты стола, клавиатуры и экрана, а также подставка для рук.

Существенное значение для производительной и качественной работы на компьютере имеют размеры знаков, плотность их размещения, контраст и соотношение яркостей символов и фона экрана. Если расстояние от глаз оператора до экрана дисплея составляет 60…80 см, то высота знака должна быть не менее 3 мм, оптимальное соотношение ширины и высоты знака составляет 3:4, а расстояние между знаками — 15…20% их высоты. Соотношение яркости фона экрана и символов — от 1:2 до 1:

15.

Во время пользования компьютером медики советуют устанавливать монитор на расстоянии 50−60 см от глаз. Специалисты также считают, что верхняя часть видеодисплея должна быть на уровне глаз или чуть ниже. Когда человек смотрит прямо перед собой, его глаза открываются шире, чем когда он смотрит вниз. За счет этого площадь обзора значительно увеличивается, вызывая обезвоживание глаз. К тому же если экран установлен высоко, а глаза широко открыты, нарушается функция моргания. Это значит, что глаза не закрываются полностью, не омываются слезной жидкостью, не получают достаточного увлажнения, что приводит к их быстрой утомляемости (12).

Создание благоприятных условий труда и правильное эстетическое оформление рабочих мест на производстве имеет большое значение как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.

5.

4. Режим труда Как уже было неоднократно отмечено, при работе с персональным компьютером очень важную роль играет соблюдение правильного режима труда и отдыха. В противном случае у персонала отмечаются значительное напряжение зрительного аппарата с появлением жалоб на неудовлетворенность работой, головные боли, раздражительность, нарушение сна, усталость и болезненные ощущения в глазах, в пояснице, в области шеи и руках.

В таблице 5.

5. представлены сведения о регламентированных перерывах, которые необходимо делать при работе на компьютере, в зависимости от продолжительности рабочей смены, видов и категорий трудовой деятельности с ВДТ (видеодисплейный терминал) и ПЭВМ (в соответствии с Сан

ПиН 2.

2.2 542−96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работ»).

Таблица 5.5 — Время регламентированных перерывов при работе на компьютере Категория работы с ВДТ или ПЭВМ Уровень нагрузки за рабочую смену при видах работы с ВДТ Суммарное время регламентированных перерывов, мин Группа А, количество знаков Группа Б, количество знаков Группа В, часов При 8-часовой смене При 12-часовой смене I до 20 000 до 15 000 до 2,0 30 70 II до 40 000 до 30 000 до 4,0 50 90 III до 60 000 до 40 000 до 6,0 70 120

Примечание. Время перерывов дано при соблюдении указанных Санитарных правил и норм. При несоответствии фактических условий труда требованиям Санитарных правил и норм время регламентированных перерывов следует увеличить на 30%.

В соответствии со Сан

ПиН 2.

2.2 546−96 все виды трудовой деятельности, связанные с использованием компьютера, разделяются на три группы:

группа А: работа по считыванию информации с экрана ВДТ или ПЭВМ с предварительным запросом;

группа Б: работа по вводу информации;

группа В: творческая работа в режиме диалога с ЭВМ.

Эффективность перерывов повышается при сочетании с производственной гимнастикой или организации специального помещения для отдыха персонала с удобной мягкой мебелью, аквариумом, зеленой зоной и т. п.

Заключение

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. В данной работе определена необходимость автоматизации документооборота в организации, а также некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота.

На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

документы теряются;

накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более.

Список использованной литературы Безопасность жизнедеятельности. /Под ред. Н. А. Белова — М.: Знание, 2000 — 364с.

Бойко В.В., Савинков В. М. Проектирование баз данных информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 1989. — 351 с.

Борисов Л.А., Юдин Е. Я. Борьба с шумом на производстве: Справочник / Под общ. ред. Е. Я. Юдина — М.: Машиностроение, 1985. — 400с.

Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. М., Финансы и статистика, 2000.

Г. Шилдт Самоучитель C++: Пер. с англ. — Санкт-Петербург: BHV-Санкт-Петербург, 1998. 620с.

Гагарина Л.Г., Киселев Д. В., Федотова Е. Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: Учебное пособие — Издательство: Форум Инфра-М., 2007. — 384 с.

Гайдамакин Н. А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие. — М.: Гелиос АРВ, 2002. — 368 с.

Дубовцев В. А. Безопасность жизнедеятельности. / Учеб. пособие для дипломников. — Киров: Кир

ПИ, 1992.

Зинченко В. П. Основы эргономики. — М.: МГУ, 1979. — 179с.

Ирэ Пол Объектно-ориентированное программирование с использованием C++: Пер. с англ. — Киев: НИИПФ Диа

Софт Лтд, 1995. 480с.

Калачанов В.Д., Кобко Л. И. Экономическая эффективность внедрения информационных технологий: Учебное пособие — Москва: МАИ, 2006. 180 с.

Мотузко Ф. Я. Охрана труда. — М.: Высшая школа, 1989. — 336с.

П. Дейтел, Х. Дейтел. Как программировать на C++: Пер. с англ. — Москва: ЗАО «Издательство БИНОМ», 1998. 1024с.

Подбельский В. В. Язык C++: Учебное пособие. — Москва: Финансы и статистика, 1995. 560с.

Проектирование экономических информационных систем: методология и современные технологии: учеб. пособие / В. П. Романов, Н. З. Емельянова, Т. Л.

Партыка. — М.: Экзамен, 2005. — 256 с.

Самгин Э. Б. Освещение рабочих мест. — М.: МИРЭА, 1989. — 186с.

Скляров В. А. Язык C++ и объектно-ориентированное программирование: Справочное издание. — Минск: Вышэйшая школа, 1997. 480с.

Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем. — М.: ДМК Пресс, 2002. -256 с.

Справочная книга для проектирования электрического освещения. / Под ред. Г. Б. Кнорринга. — Л.: Энергия, 1976.

Стенли Липпман. C++ для начинающих: Пер. с англ. 2тт. — Москва: Унитех; Рязань: Гэлион, 1992, 304−345с.

У. Сэвитч C++ в примерах: Пер. с англ. — Москва: ЭКОМ, 1997. 736с.

Чен. П. Модель сущность-связь — шаг к единому представлению о данных, — 1995, 3. 137−158с.

Рисунок 5.1 — Зоны досягаемости рук в горизонтальной плоскости.

а — зона максимальной досягаемости;

б — зона досягаемости пальцев при вытянутой руке;

в — зона легкой досягаемости ладони;

г — оптимальное пространство для грубой ручной работы;

д — оптимальное пространство для тонкой ручной работы.

Рисунок 5.2 — Размещение основных и периферийных составляющих ПК.