Порядок ведения кассовой книги и хранения денег

Все поступления и выдачи наличных денег в работе ИП. Новиковой Н. В, магазине «Степан Разин», использующих наемный труд, учитываются в кассовой книге.

Индивидуальный предприниматель, использующий наемный труд, обязаны вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта, использующим наемный труд.

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и индивидуального предпринимателя, осуществляющего свою деятельность с использованием наемного труда. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

У субъектов хозяйствования с согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и обеспечения защиты программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов, от несанкционированного доступа.

Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера субъекта хозяйствования, само физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом, заменяющем его документе, считается недостачей и в соответствии с законодательством Республики Беларусь относится на виновных лиц, а если последние не установлены или судебные органы отказали во взыскании с них недостач, — списывается за счет прибыли или резервных фондов. В учреждениях, финансируемых из бюджета или собственником, — на уменьшение финансирования.

Под оприходованием денежной наличности в кассу понимаются документальное оформление приема денег по приходным кассовым ордерам, отрывным талонам (билетам), другим приходно-расходным документам, утвержденным уполномоченными государственными органами, через кассовый суммирующий аппарат, специальную компьютерную систему, зарегистрированные в инспекции Министертсва по налогам и сборам Республики Беларусь, в день совершения операции и одновременное (в этот же день) учинение кассиром по моменту получения наличных денег соответствующих записей в кассовую книгу субъекта хозяйствования либо занесение в книгу кассира-операциониста показаний суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены).

Неоприходование в кассу денежной наличности означает прием наличных денежных средств без применения приходного кассового ордера, отрывного талона (билета), других приходно-расходных документов, утвержденных уполномоченными государственными органами, либо без использования кассового аппарата, специальной компьютерной системы, зарегистрированных в инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, и без учинения соответствующей записи в кассовой книге.

Несвоевременное оприходование в кассу денежной наличности — это документальное оформление приема денег по приходным кассовым ордерам, отрывным талонам (билетам), другим приходно-расходным документам, утвержденным уполномоченными государственными органами, через кассовый суммирующий аппарат, специальную компьютерную систему, зарегистрированные в инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, в день совершения операции и учинение кассиром соответствующих записей в кассовую книгу субъекта хозяйствования либо занесение в книгу кассира-операциониста показаний суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) не в день совершения операции по приему денежной наличности.

Излишки денежных средств, не подтвержденные приходными документами, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты, а в учреждениях, финансируемых из бюджета или собственником, — в зачет финансирования с последующим выяснением причин и виновных лиц.

Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Руководители субъектов хозяйствования обязаны обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в учреждение банка. В тех случаях, когда по их вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сейфов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.

Кассир в соответствии с законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, обязаны под роспись ознакомить его с Правилами ведения кассовых операций, после чего с кассиром заключается договор о его полной индивидуальной материальной ответственности.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Субъекты хозяйствования, имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника по письменному приказу руководителя субъекта хозяйствования (решению, постановлению). С этим работником на время исполнения обязанностей кассира заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, индивидуального предпринимателя или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем субъекта хозяйствования, вышеуказанным физическим лицом. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

В сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для производства ревизии кассы приказом руководителя субъекта хозяйствования назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишков ценностей в кассе в акте указываются сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Вышестоящие организации (в случае их наличия) при производстве документальных ревизий всех подведомственных субъектов хозяйствования, в обязательном порядке производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ревизия касс субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, а также индивидуальных предпринимателей, использующих наемный труд, проводится не реже одного раза в квартал их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями).

Банки и их филиалы осуществляют контрольные функции в отношении субъектов хозяйствования, открывших у них расчетные счета. Банки и их филиалы имеют право осуществлять контроль за соблюдением требований Правил ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями, открывшими у них текущие счета.

Периодичность проверок субъекта хозяйствования устанавливается банком самостоятельно в зависимости от выполнения субъектом хозяйствования требований Правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью исходя из экономической целесообразности выбора субъекта контроля, но не реже одного раза в два года. При этом период, за который проверяется состояние кассовой дисциплины, должен быть не менее трех месяцев, а при установлении грубых нарушений — за более длительный срок. О серьезных, систематических нарушениях в ведении кассовых операций банки информируют Национальный банк Республики Беларусь, его Главные управления по областям и г. Минску — налоговые и соответствующие правоохранительные органы.

Национальный банк Республики Беларусь осуществляет контроль за проведением проверочной работы коммерческими банками по обслуживаемым субъектам хозяйствования.

Проверки соблюдения требований Правил ведения кассовых операций субъектами хозяйствования и индивидуальными предпринимателями осуществляют налоговые, финансовые и другие государственные контролирующие органы в соответствии с возложенными на них обязанностями и законодательством Республики Беларусь.

Ответственность за соблюдение требований Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей субъектов хозяйствования, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров, самого индивидуального предпринимателя.

Руководители и главные бухгалтеры субъектов хозяйствования, индивидуальные предприниматели, использующие в своей деятельности наемный труд, за грубые нарушения Правил ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Грубым нарушением Правил ведения кассовых операций являются систематические нарушения:

• · порядка расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;
• · порядка хранения свободных денежных средств и накопления в кассах наличных денег сверх установленных лимитов;
• · порядка оприходования в кассу денежной наличности;
• · нецелевое использование наличных денег, полученных из касс банков;
• · порядка позаимствования наличных денег другим субъектам;
• · порядка использования выручки на собственные нужды;
• · порядка приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов;
• · порядка ведения кассовой книги и хранения денег.

Систематическими нарушениями признаются выявленные два и более раза нарушения одной из вышеперечисленных кассовых операций в ходе проверок, произведенных в течение календарного года, независимо от того, налагались ли ранее за такие нарушения взыскания.