Организация документооборота в бюджетном учреждении

В ней сделан акцент на массовом внедрении системы электронного документооборота (далееСЭД) во всех государственных органах и учреждениях, чем попутно достигается политическая цель увеличения доверия населения к государству. После перевода государственных (муниципальных) учреждений на прозрачные, электронно-фиксируемые процессы их будет очень легко контролировать, а значит, можно ожидать снижения коррупции во властных кругах.

В настоящий момент бюджетные учреждения слабо используют (можно сказать, практически не используют) автоматизацию процессов управления и только начинают оценивать преимущества электронного документооборота на таких участках как бухгалтерия и канцелярия. Естественно, что опыт перевода пусть даже части подразделений на электронный документооборот укрепит доверие руководителей высшего звена к подобным системам.

В исследуемом нами учреждении (МУ ДГБ № 15) примером электронного документооборота может служить сдача отчетности в налоговую инспекцию и пенсионный фонд на магнитных носителях. Отчетность составляется с помощью специально разработанных для этих целей программ.

На следующем этапе внедрения электронного документооборота в бюджетном учреждении, на мой взгляд, необходимо наладить взаимодействие с использованием электронной цифровой подписи с органами Федерального казначейства.

Взаимодействие с органами Федерального казначейства — большой и один из самых ответственных участков работы централизованной бухгалтерии.

Для решения задачи взаимодействия органов Казначейства, финансовых органов, получателей бюджетных средств, Банка России для Казначейства России создана единая защищенная система электронного документооборота, обеспечивающая документооборот, как между структурными подразделениями Федерального Казначейства, так и с контрагентами — бюджетными учреждениями, главными распорядителями, распорядителями бюджетных средств.

СЭД предназначена для организации гарантированной защищенной доставки юридически значимых электронных документов между участниками бюджетного процесса.

СЭД обеспечивает (по сравнению с документооборотом на бумажных носителях):

сокращение времени доставки документов между участниками бюджетного процесса;

сокращение времени обработки документов в органах Федерального казначейства, снижение количества ошибок;

возможность отслеживать получателей и распорядителей бюджетных средств, порядок и сроки прохождения документов в органах Федерального казначейства;

поддержку одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери и утраты;

сокращение времени поиска нужных документов;

быстрое создание документов из уже существующих;

ведение электронных архивов;

поддержку ЭЦП для обеспечения юридической значимости документов.

Важное значение имеет создание электронных архивов документов, поскольку затраты на хранение и обработку документов в электронном виде на 80% ниже в сравнении с бумажным архивом, время поиска конкретного документа, обычно варьирующееся от 1 до 15 минут, сокращается до 1−20 секунд.

Недостатки и преимущества СЭД представлены в таблице 2.

Таблица 2- Недостатки и преимущества СЭД

Преимущества Недостатки 1. Сокращение времени доставки документов между участниками бюджетного процесса 1. Большой объем однотипных операций по консолидации 2. Сокращение времени обработки документов в органах Федерального казначейства, снижение количества ошибок 2. Невысокая производительность оборудования 3. Возможность отслеживать ПБС, РБС, ГРБС, ФО, порядок и сроки прохождения документов в органах Федерального казначейства 3. Недостаточное качество и скорость связи 4. Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери и утраты 4. Отсутствие централизации хранения информации 5. Сокращение времени поиска нужных документов, быстрое создание документов из уже существующих;

6.Ведение электронных архивов 7. Поддержка электронной цифровой подписи для обеспечения юридической значимости документов Основное направление совершенствования казначейской системы в 2009;2010 г. г. — создание автоматизированной системы Федерального казначейства, которая должна позволить Федеральному казначейству и всем другим федеральным органам государственной власти обеспечить принципиально новый сервис по формированию любой нерегламентированной отчетности по информации, накапливаемой в казначейской системе. Эта услуга позволит существенно облегчить работу главным распорядителям средств бюджетов всех уровней по исполнению возложенных на них полномочий. Это станет возможным благодаря срокам сокращения операций вследствие централизации хранения информации, исключения большого объема однотипных операций по консолидации, а так же увеличения производительности оборудования, повышения качества и скорости связи.

Заключение

Не следует забывать, что признание расходов бюджетного учреждения для целей бухгалтерского и налогового учета возможно, только если эти расходы подтверждены документами, оформленными в соответствии с действующим законодательством.

В бюджетной организации, как и в любой другой, документооборот имеет очень большое значение на всех этапах деятельности.

Организация правильного документооборота в бюджетном учреждении обеспечивает бесперебойную, слаженную работу всего коллектива, избавляет учреждение от нерационального расходования средств и времени, позволяет минимизировать риски налоговых санкций.

Улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ так же способствует график документооборота.

Но, в настоящее время, перед бюджетными организациями (и не только) стоит задача совершенствования документооборота и, в первую очередь, это возможно путем внедрения электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи.

В данный момент электронная цифровая подпись внедряется во многих организациях хотя бы для внутриведомственных целей. Это готовит почву в умах сотрудников для того момента, когда станет легитимным ее повсеместное использование и электронные документы приобретут равные права с бумажными.

Важную роль электронный документооборот имеет при внедрении бюджетирования ориентированного на результат. Поскольку для большей эффективности и упрощения расчетов методика бюджетирования, ориентированного на результат, должна использовать автоматизированные технологии приема, подготовки, учета, организации хранения и использования архивной, текущей и прогнозной информации, формирования централизованного электронного хранилища документов и данных, сегментированного по функциональному назначению и принадлежности.

Список использованных источников

и литературы

1.Бюджетный кодекс Российской Федерации № 145 ФЗ от 17 июля 1998 г.(ред. 26 апреля 2007) -М.: Омега-Л, 2008.-276 с.

2.Налоговый кодекс Российской Федерации. — М.: Ось-89, 2007. — 526 с. — (Кодекс).

3.Приказ Министерства Финансов Российской Федерации «Об утверждении инструкции по бюджетному учету» от 30 декабря 2008 г. № 148-Н

4.Приказ Министерства Финансов РФ от 25.

12.2008г. № 145н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации».

5.. Приказ Министерства Финансов РФ от 13.

11.2008 г. 128-н. «Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ».

6.Приказ МУ «Детская городская больница № 15» «Об утверждении учетной политики на 2009 год» № 600/8.

7. Артюхин Р. Е. Об основных задачах деятельности Федерального казначейства в 2008 году и на перспективу//Бюджетные организации. Экономика учет.-№ 8.-2008г

Бюджетный кодекс Российской Федерации № 145 ФЗ от 17 июля 1998 г.(ред. 26 апреля 2007) -М.: Омега-Л, 2008.-276 с.

Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 г. № 148-Н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету»

Приказ МУ «Детская городская больница № 15» «Об утверждении учетной политики на 2009 год» № 600/8.

Артюхин Р. Е. Об основных задачах деятельности Федерального казначейства в 2008 году и на перспективу//Бюджетные организации. Экономика учет.-№ 8.-2008г

Состав бухгалтерских документов

Первичные документы

Учетные регистры

Отчетность

Сальдовый бухгалтерский баланс

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

Главная книга

Картотека аналитических счетов

Журналы;

ордера

Группировочные накопительные ведомости

Кассовая книга

Первичные и сводные документы