Разработка экспертных систем, выбор системы документооборота организации

Введение

В начале восьмидесятых годов в исследованиях по искусственному интеллекту сформировалось самостоятельное направление, получившее название «экспертные системы» (ЭС). Цель исследований по ЭС состоит в разработке программ, которые при решении задач, трудных для эксперта-человека, получают результаты, не уступающие по качеству и эффективности решениям, получаемым экспертом. Исследователи в области ЭС для названия своей дисциплины часто используют также термин «инженерия знаний», введенный Е. Фейгенбаумом как «привнесение принципов и инструментария исследований из области искусственного интеллекта в решение трудных прикладных проблем, требующих знаний экспертов» .

Сегодня, когда скорость перехода организаций на электронный документооборот ограничивается, пожалуй, лишь их финансовыми возможностями, важность профессионального подхода к переводу корпоративной документации на «компьютерные рельсы» переоценить сложно. Одна из самых ответственных частей этого процесса — перевод в электронный вид не только текущих бумаг, но и уже накопленных документов, количество которых у многих компаний исчисляется сотнями тысяч. Особенно это касается таких исконно «бумажных» организаций, как архивы, регистрирующие органы, библиотеки и т. д. Одной только покупкой программных продуктов вопрос не решить — необходим системный подход и грамотные специалисты, компетентные как в архивном деле, так и в современных компьютерных технологиях.

Самым простым путем создания электронного архива является сканирование всего массива документов без распознавания их содержания. Главное достоинство такого подхода — простота: современные поточные сканеры способны перевести в электронный вид в короткий срок большой массив бумаг. Правда, полноценным архивом подобный набор образов назвать нельзя из-за невозможности поиска необходимого документа иначе как по названию соответствующего файла. Кроме того, такой поиск будет достаточно медленным из-за большого объема отсканированных файлов и потребует мощного оборудования. Исходя из этого рекомендуется вручную произвести сортировку образов документов по различным каталогам, соответствующим, скажем, конкретным делам, периодам или клиентам.

Более эффективным является ввод набора отсканированных документов в СУБД. Для этого в соответствие каждому образу ставится так называемая «карточка документа», содержащая набор атрибутов, по которым необходимо осуществлять поиск. Процесс заполнения таких карточек, называемый индексированием, может осуществляться в ручном, автоматическом или полуавтоматическом режиме. При ручном индексировании оператор вводит в карточку данные, глядя на изображение документа, при автоматическом данные из графических образов извлекает специальная программа распознавания и самостоятельно помещает их в карточки. Полуавтоматический способ предполагает, что часть атрибутов определяется автоматически, а часть вводится вручную. Естественно, независимо от метода индексирования необходима также последующая верификация данных, которая, в свою очередь, может производиться как человеком, так и специальной программой.

В третьем, идеальном случае возможен полный перевод документа в электронный вид, что значительно расширит возможности поиска, но процесс такого распознавания является очень трудоемким и дорогостоящим и в большинстве случаев не оправдывает себя с экономической точки зрения.

Целью данного курсового проекта является разработка автоматизированной информационной системы документооборота, а в частности электронного архива отчетной документации на базе предприятия «ПМС».

Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, имеющие дело с архивом, а не только проектировщик.

Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы с документами:

• документы теряются;

• накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

• создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволит решить все эти проблемы, а также:

• обеспечит слаженную работу всех подразделений;

• упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

• повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

• повысит оперативность доступа к информации.

На основании вышесказанного можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота:

• исследование структуры предприятия и выявление проблемы решаемой с помощью автоматизации;

• организовать централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов установленных форматов;

• сбор и обработка экономической информации;

• оценка экономической эффективности проекта.

Современный этап развития информационных технологий характеризуется особым вниманием к проблеме автоматизации документооборота, так как основное число компаний в нашей стране используют классическую бумажную систему. Это обусловлено тем, что встать на компьютерные рельсы некоторым либо не по карману или просто руководство не считает необходимым такой переход.

В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения документов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с после-дующим их структурированием и сохранением на носителях.

1 Теоретическая часть

1.1 Основные понятия

Экспертные системы (ЭС) — особые компьютерные программы, моделирующие действия эксперта-человека при решении задач в какой-либо предметной области на основе накопленных знаний, составляющих базу знаний (БЗ).

В основе функционирования ЭС лежит использование знаний, а манипулирование ими осуществляется на базе эвристических правил, сформулированных экспертами. ЭС выдают советы, проводят анализ, выполняют классификацию, дают консультации и ставят диагноз. Они ориентированы на решение задач, обычно требующих проведения экспертизы человеком-специалистом. В отличие от машинных программ, использующий процедурный анализ, ЭС решают задачи в узкой предметной области (конкретной области экспертизы) на основе дедуктивных рассуждений. Главное достоинство экспертных систем — возможность накапливать знания, сохранять их длительное время, обновлять и тем самым обеспечивать относительную независимость конкретной организации от наличия в ней квалифицированных специалистов.

Отличается экспертная система от прикладных программ рядом признаков:

1. Моделированием физической природы определенных проблемных областей и решения ее задач. Данный признак отличает экспертные системы от математического моделирования или компьютерной анимации. Естественно программа полностью не воспроизводит психологическую модель программиста в данной области, но все-таки основное внимание уделяется компьютерным средствам и методикам решения проблем, которые в свою очередь применяется экспертом.

2. Помимо вычислительных операций, система формирует различные