Причем распространением новости будет заниматься само информационное агентство. И ваша скромная новость будет выглядеть более авторитетной и достоверной.
Обычно с информационными агентствами работают при помощи пресс-релизов. Однако можно и вступить в прямой контакт, то есть встретиться с их журналистами и провести переговоры, а также сделать их информационными спонсорами.
Если агентство становится вашим информационным спонсором, то вы получаете очень подробное и постоянное освещение событий, связанных с вашей акцией. Естественным путем этого добиться сложно. Также вы должны разместить их логотипы и рекламные плакаты в месте проведения вашей акции.
У большинства агентств есть платные услуги в виде размещения информации на новостной ленте за деньги. Есть также и косвенный метод оплаты их услуг, т. е. вы арендуете их пресс центр, проводите там пресс-конференцию и попадаете на новостную ленту. Российские информационные агентства, обычно размещают вас на ленте без ссылки: «На правах рекламы» [4].
4. Встречи с представителями СМИ
Существует три основных вида встреч с представителями СМИ. Рассмотрим их.
1. Пресс-конференция. Это встреча с журналистами, которые пришли, чтобы получить информацию в ходе ее обсуждения. Такая пресс-конференция может организовываться очень оперативно и проводиться как в помещении компании, так и в арендованном помещении. В этом случае угощение гостей бывает минимальным. Пресс-конференции часто проводятся в аэропортах при прибытии из-за границы интересной важной персоны. Обычно для этих целей используются помещения пресс-центра аэропорта, конечно, для этого необходимы контакты с PR-сотрудником аэропорта.
2. Прием представителей прессы. Представители прессы собираются скорее на мероприятия социального характера, с организацией бара, буфета или ланча, а также программы общения, демонстраций (возможно, и аудиовизуального характера). Для организации подобного мероприятия могут потребоваться недели, а то и месяцы.
3. Посещение предприятий или иных структур организации. Журналист или группа представителей прессы приглашается, например, посетить фабрику, на официальное открытие или демонстрацию работы оборудования. Такое мероприятие может потребовать организацию доставки участников, их угощения и, возможно, ночлега. Подобные мероприятия могут проводиться и за границей, например, на винодельческих предприятиях или с посещением мест отдыха, обслуживаемых туристической компанией.
Хотя пресс-конференция — более простое мероприятие, чем два предыдущих, но все они должны иметь ценности с точки зрения новостей, и в этом отношении важна хорошая организация.
Организация встреч с работниками СМИ Плохая организация приема журналистов недопустима, поскольку хорошие отношения с ними будут нарушены. PR-специалист не может этого допустить. Чтобы никаких казусов не произошло, при подготовке необходимо (и обычно этого достаточно) соблюдать определенную последовательность действий.
1. Планировать прием заранее, выбрав дату и время, которые наилучшим образом подходят для публикации материала Присутствующими на приеме журналистами. Хорошим правилом для времени и даты освещения в ежедневных газетах, еженедельных и ежемесячных журналах является «начало дня, начало недели, начало месяца». Однако это характерно для таких центров прессы, как Лондон, а для регионов или для других государств более подходящим может быть другое время суток, часто более позднее.
2. Выбрать подходящее помещение, учитывая при этом наличие общественного транспорта, возможности парковки автомобилей.
3. Указать на пригласительном билете время проведения мероприятия.
4. Разослать приглашение выбранным гостям заранее, по крайней мере, за две недели, и указать, каким образом они могут подтвердить свое согласие. Это могут быть карточки возврата, номера факса или электронного адреса; все это позволит организаторам знать, сколько, вероятно, гостей будет участвовать в мероприятии. Также следует предусмотреть варианты отказа от участия или случаи, когда от приглашенных не будет получено никаких ответов. Представители радио или телевидения обычно приглашаются на другой день или в другое время.
4. Удостовериться, что угощение для гостей качественное. Причем еда более важна, чем напитки.
5. Подготовить заранее все необходимое для выступающих (видеомагнитофоны, телевизоры, видеофильмы, проекторы, экраны, экспонаты, образцы, фотографии и т. д.).
6. Обеспечить необходимой информацией, однако не следует перегружать приглашенных слишком большими ее объемами, содержащими к тому же много бесполезных для них материалов.
Часто организаторы совершают ошибку, вкладывая в так называемый раздаточный материал портреты председателей совета директоров, внутрифирменные издания, прайс-листы и рекламные букеты. Журналисты обычно скептически относятся к таким материалам, называя их «мусором», часто «забывая» в зале или в такси, возвращаясь в офис, а еще чаще выбрасывают в мусорные корзины. То, что им нужно — так это материал, который они могут положить себе в карман. Фотографии можно разместить на стенде, заинтересовавшиеся сами попросят их.
7. Идентифицировать гостей можно, используя именные значки и карточки, что значительно облегчает им общение друг с другом. Но следует иметь в виду, что необходимо отличать персонал от гостей.
8. Строго соблюдать указанное в программе расписание мероприятия, так как журналисты — люди занятые. В таких крупных городах, как Лондон, одновременно могут проводиться несколько приемов для прессы; и журналисты стремятся посетить каждый из них. В других случаях они могут выбрать те мероприятия, на которых они рассчитывают получить наиболее подходящий для себя материал. Редакторы национальных ежедневных газет, как правило, принимают все приглашения на подобные мероприятия, но решают, какое из них действительно посетить, обычно в последний момент.
9. Иметь достаточное число сотрудников для общения с гостями, но число таких сотрудников не должно превышать число приглашенных [8].
Библиографический список
1. Белов. А. Теория и практика связей с общественностью: Учеб. пособие. — СПб.: «Северо-запад»; Ростов н/Д: Феникс, 2005.
2. Блэк С. Паблик рилейшнз. Что это такое?: Пер. с англ. — М.: Модино-пресс, 1990.
3. Викентьев И. Л. Приёмы рекламы и Public Relations, ч.1: СПб: ООО «Триз-ШАНС» :Изд.дом «Бизнес-Пресса», 1999.
4. Вуйма А. Ю. Черный PR. Защита и нападение в бизнесе и не только. — СПб.: БХВ-Петербург, 2005.
5. Джефкинс Ф. Паблик рилейшнз. Издательство: Юнити-Дана, 2003 г.
6. Королько В. Г. Основы паблик рилейшнз. М., «Рефл-бук», К.: «Ваклер» — 2000.
7. Тюнюкова Е. В. Маркетинговые коммуникации. — Новосибирск: Сиб
УПК, 2005.
8. Методы работы со СМИ: [Электрон. ресурс]: http:\www.vuima.ru
