№ 4: правильный выбор:
И четвертый подход, который может выполняться параллельно с первыми тремя на предприятии. Речь идет о проведении аудитов в компаниях-поставщиках. Этот аспект приобретает в последнее время все более распространенный характер. Очевидно, что не в каждом случае, не для проведения каждой закупки материалов или услуг подрядчиков следует прибегать к этой процедуре, но в случае ключевых закупок — это процедура достаточно эффективна. Бытует мнение, что «если партнер тебя подвел, то виноват не он, а ты. Ведь это ты его выбрал, ты не оценил все возможные риски и накладки и не предупредил их». Проведение аудитов второй стороны — как раз и есть в этом случае предупреждающее действие. Здесь значительно проще могут быть решены вопросы квалификации специалистов, проводящих аудит (в качестве руководителя команды — профессиональный внутренний аудитор организации, который знает процедуры аудита и может эффективно организовать эту деятельность; в качестве технических экспертов — специалисты, которые могут оценить качество работы поставщика, т. е. специалисты производственных отделов, причем специалист по аудиту не должен играть тут первую скрипку, лишь организуя проведение самого аудита) [3, c. 50 — 52].
Сегодня же наличие внутреннего аудита системы менеджмента качества в организациях рассматривается как важный фактор эффективности вне зависимости от того, есть в организации внедренная система менеджмента качества (экологии и т. д.) или нет. Наличие системы внутреннего аудита повышает доверие инвесторов и других заинтересованных сторон, повышает их уверенность в рациональном использовании компанией ресурсов, сохранности активов, оптимизации компанией рисков деятельности, прозрачности компании, а также в соответствии организации деятельности компании лучшим практикам корпоративного управления.
Таким образом, проведение внутреннего аудита системы менеджмента качества — трудоемкий процесс, и начинать его необходимо с подготовки персонала. Большинство трудностей возникает на начальном этапе. Недостаточная информированность персонала в области систем качества вызывает отторжение от этой работы, непонимание целей, и отсутствие мотивации приводит к фиктивному внедрению. Подготовка персонала должна преследовать цель создания команды единомышленников, вовлечение максимального количества специалистов в работу по созданию системы менеджмента качества (СМК). Второй этап — это разработка документации СМК. Этот этап занимает основное время в создании СМК. Необходимо разработать политику и цели в области качества, определить и описать процессы системы, разработать необходимые документированные процедуры и идентифицировать необходимые виды записей, создать систему информационного обмена, организовать деятельность по анализу СМК со стороны руководства и проведению внутренних аудитов с целью дальнейшего улучшения. На данном этапе возникает ряд трудностей, разрешению которых необходимо уделить особое внимание.
Основная трудность в том, что многие продолжают думать одно, писать другое, а говорить третье. На некоторых предприятиях умышленно создаются в рамках СМК документы общего характера, никак не изменяющие сложившегося состояния дел, тем более не способные изменить что-то к лучшему. Хотя бы взять политику в области качества. Это не более чем красивые фразы и лозунги, содержание которых не имеет ничего общего с реальным состоянием дел на предприятии. А ведь это основополагающий документ всей системы, и в нем должны быть установлены конкретные принципы и измеримые цели, достижение которых мы должны оценить в последствии и сделать соответствующие выводы.
Описания процессов должны носить простой и однозначный характер. Следует избегать общих фраз и требований, выполнение которых невозможно проверить или под выполнением которых можно подразумевать все, что угодно. Не следует также глубоко детализировать систему.
Практический опыт показывает — оптимальное количество процессов 20 — 25. Излишнее укрупнение может привести к неуправляемости системой. Следует также четко представлять, какая информация и в каком виде должна быть предоставлена высшему руководству о функционировании системы. Большой объем информации тяжело воспринимается и может отдалить от принятия адекватных управленческих решений. Следует помнить, что разработка СМК — не удел службы качества, бюро или инженера по стандартизации. Это командная работа, во главе которой стоит первый руководитель, в которой в той или иной степени задействованы все службы, и чем больше специалистов будет в ней участвовать, тем быстрее будут достигнуты поставленные цели.
Итак, внутренний аудит системы менеджмента качества является основным инструментом поддержания системы в рабочем состоянии. Планированию, проведению и оценке результативности внутренних аудитов необходимо уделять особое внимание. От того, насколько полноценной будет собранная информация о функционировании СМК, будет зависеть ее дальнейшее улучшение. В соответствии с международными стандартами к внутренним аудиторам предъявляются самые высокие требования по квалификации. Немало важен и психологический аспект. Внутренний аудитор должен действовать с позиции помощника, а не тотального проверяющего, стоящего над головой служащих. Этическое поведение и объективность, умение выявлять проблемы и творческие подходы к их решению, знание целей, задач и процесса аудита составляют основу программы подготовки внутренних аудиторов системы качества [9, c. 86 — 88].
Заключение
Аудит есть деятельность по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование деятельности организации.
Аудит помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления.
Следовательно, основные характеристики внутреннего аудита системы менеджмента качества:
Независимость (в значительной степени определяется уровнем подчиненности службы внутреннего аудита в организации).
Объективность (определяется личными качествами внутреннего аудитора, способностью к беспристрастным выводам и оценкам).
Совершенствование деятельности организации. Конечной целью внутреннего аудита является совершенствование деятельности организации, т. е. выявление и оценка рисков и слабых сторон в деятельности организации, выработка рекомендаций, направленных на повышение эффективности систем и процессов.
Создание внутреннего аудита систем менеджмента качества - процесс трудоемкий и ответственный. Основой для начала проекта по разработке системы менеджмента качества, внедрению и подготовке к сертификации является заинтересованность Высшего руководства Вашей организации в обеспечении стабильного качества продукции и услуг, роста конкурентоспособности организации в условиях вступления Российской Федерации во Всемирную Торговую Организацию.
Внутренний аудит является одним из инструментов менеджмента для мониторинга и проверки результативности внедрения и функционирования СМК.
Внедрив систему менеджмента, руководство организации должно интересоваться, как она функционирует, где происходят сбои в системе, и оценивать её результативность. Результаты внутренних аудитов предоставляют такого рода информацию для анализа со стороны руководства организации, что позволяет разработать корректирующие действия и выявить возможности улучшения, как отдельных процессов, так и системы в целом [7, c. 39].
Целью проведения внутренних аудитов является проверка того, что система менеджмента:
а) соответствует установленным требованиям, б) результативно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.
Таким образом, объектом внутреннего аудита является вся система менеджмента, а не деятельность конкретных сотрудников организации.
1. ГОСТ Р 40.003−2005
Порядок сертификации систем менеджмента качества на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001−2001 (ГОСТ Р НСО 9001)
2. ГОСТ Р ИСО 19 011−2003
Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента
3. ГОСТ Р ГОСТ Р НСО 9001−2001 (ГОСТ Р НСО 9001:
2000) Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
4. Андреев В. Д. Внутренний аудит. — М.: Финансы и статистика, 2003
5. Зекунов А. Г., Дубицкий Л. Г., Логинов С. Г. Внутренний аудит качества. — М.: АСМС, 2004
6. Краснова И. А. Методика проведения внутренней аудиторской проверки эффективности системы внутреннего контроля бизнес-процессов // Акционерное общество: вопросы корпоративного управления, 2006, № 7
7. Никифоров А. Д. Управление качеством. — М.: Дрофа, 2004
8. Парушина Н. В., Суворова С. П. Аудит. — М.: Форум, 2008
9. Пресняков С. К вопросу о качестве аудита // «Экономика и жизнь», 2005, № 34
10. Хорохордин Н. Н. Методология внутреннего аудита в организации // «Аудиторские ведомости», 2006, N 6
11. Шеремет А. Д, Суйц В. П. Аудит. — М.: ИНФРА-М, 2005
12. Шичков Н. А., Орлова Е. Г., Семибратов Д. А. Внутренний аудит системы менеджмента. — СПб.: Регистр-Консалтинг, 2004
