Процесс коммуникации в организации

Диагональные коммуникации — коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднено. Существуют также вертикальные коммуникации, которые рассмотрены в таблице 2.

Таблица 2.

Характеристика вертикальных коммуникаций Вид коммуникации Цели Виды передаваемой в сообщении информации Нисходящие Поставить подчиненным конкретные задачи по выполнению работы.

Оперативно сообщить новости о деятельности организации.

Осуществить инструктирование по выполнению работы.

Обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности.

Предоставить всю информацию, необходимую для выполнения работы.

Обеспечить социальную поддержку подчиненным. Об изменениях в политике организации.

О бюджете организации, его изменении, исполнении.

Директивы вышестоящих органов управления.

О новых системах и процедурах.

Инструкции, информация для выполнения заданий.

6. О кадровых перемеще.

ниях и реорганизациях. Восходящие Получить достоверную информацию о ходе выполнения работы и конечных результатах.

Обеспечить обратную связь с руководителем о полученных заданиях.

Изучить мнение подчиненных по интересующим вопросам.

Получить представление об улучшении деятельности организации Отчеты о выполнении работы, возникших в ходе работы проблемах.

Обращения с просьбой получить консультации по интересующим вопросам.

Жалобы подчиненных.

Предложения подчиненных Межличностные коммуникации. Эффективность межличностных коммуникаций зависит прежде всего от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято получателем. Именно наличие обратной связи превращает коммуникацию в двусторонний процесс.

Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. В зависимости от своей компетентности, предшествующего опыта разные люди по-разному могут интерпретировать одно и то же сообщение, что обусловливает различные подходы к кодированию и декодированию информации. При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться.

На межличностные коммуникации влияют следующие факторы, представленные на рисунке 3.

Рис. 3. Факторы, влияющие на межличностные коммуникации.

Доверие получателей к отправителю, как к руководителю, так и к личности — также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

В отношении ожиданий получателя важно отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они готовы воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

На эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая несовместимость отправителя и получателя, неприятие получателем целей и задач, которые формулируются в сообщении разрушают коммуникацию.

Статус отправителя может быть по-разному воспринят получателем. Получатель может признавать его и выполняет указания отправителя, переданные в сообщении, а может воспринимать статус как личную угрозу, что препятствует коммуникации и даже прерывает ее.

Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, системы ценностей и т. д. При общении представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.

Характеристики эффективной обратной связи следующие:

1. Направленность. Цель эффективной обратной связи — улучшение качества работы каждого отдельного работника, повышение его ценности. Она не должна унижать чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека.

2. Конкретность, конструктивность. Эффективная обратная связь должна обеспечить получателей конкретной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут понять, как исправить сложившуюся ситуацию.

3. Описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он реально сделал.

4. Полезность. Эффективная обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения качества своего труда.

5. Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.

6. Желание и готовность работников к восприятию обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается значительно менее эффективной.

7. Ясность, четкость выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен ясно ее понимать. При визуальном контакте отправитель может следить за выражением лица ее получателя.

8. Надежность и достоверность характеризуют, насколько получатель доверяет полученной по обратной связи информации и насколько верно она отражает реальное состояние дел. Искажение при передаче может повлечь за собой как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные измерения в действиях подчиненного.

Таким образом, из рассмотренного выше можно сделать вывод, что коммуникации осуществляются в различных видах и формах, исследование которых позволяет определить способы повышения их эффективности.

Заключение

.

Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления.

Коммуникации — это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации — взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации.

Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа невозможна.

Коммуникационным процессам, протекающим внутри организаций, посвящены горы литературы. Ими интересовалось большое количество ученых разных стран.

Исходя из данной работы, можно сделать вывод о том, что коммуникационный процесс в любой организации является запутанным, усложненным индивидуальными особенностями, предубеждениями и различием в способностях, а также организационными характеристиками, такими как иерархия или специализация. Тем не менее, коммуникации находятся в центре других внутриорганизационных процессов: власти, руководства и принятия решений.

Список использованных источников

.

Бахарев А. Р. Как организовать центр внутрифирменных коммуникаций. Справочник по управлению персоналом. 2004. — № 9. — С. 50.

Голикова Е. И. Анализ межличностных отношений. Справочник по управлению персоналом. 2004. — № 7. — С. 88.

Израильская Т. В. Как управлять персоналом — пособие для руководителей. Справочник по управлению персоналом. 2004. — № 4. — С. 54.

Лэйхифф Д.М., Пенроуз Д. М. Бизнес-коммуникации. — СПб.: Питер, 2001. — 369 с.

Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Перевод с англ. — М.: Дело, 2004. — 800 с.

Орлова Т. М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами. М.: Изд-во РАГС, 2002. — 394 с.

Румянцева З.П., Соломатин Н. А., Акбнрдин Р. З. и др. Менеджмент организации: Учебник пособие. — М.: ИНФРА — 2002.

Спивак В. А. Современные бизнес-коммуникации. — СПб.: Питер, 2002. — 448 с.

Шапиро С. А. Организационные коммуникации в целях эффективной работы компании: Учебно-практическое пособие, — М.: Гросс.

Медиа: РОСБУХ, 2007.

ОТПРАВИ ТЕЛЬ.

КОДИРОВА НИЕ.

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ.

СООБЩЕ НИЕ И КАНАЛЫ ПЕРЕДАЧИ.

ДЕКОДИРО ВАНИЕ.

ПОЛУЧА ТЕЛЬ.

Я.

Д.

А.

Б.

В.

Б.

Д.

В.

Г.

Е.

И.

Ж.

З.

А.

И.

З.

Е.

Д.

Ж.

Г.

В.

А.

Б.

К.

А.

Г.

Б.

И.

К.

Е.

В.

Д.

Ж.

З.

МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ КОММУНИКАЦИИ.

Компетент ность.

Обратная связь.

Совмести мость.

Статус.

Право отправителя.

Ожидания.

Доверие.

Социокуль турная среда.