Система для планирования приёма товара на склад

Разработка специализированных структур для управления материальными ресурсами осуществляется с учетом проблем, которые стоят перед фирмой.

В соответствии с функциональной специализацией в подсистеме управления материальным потоком выделяется три основных структурных блока — планирования и координация, регулирования, контроля (рис.

1).

Рис.

4. Структурная модель управления материальным потоком

3.2 Разработка вариантов изменений и их оценка

Детализация функций и разработка внутренней структуры органов управления материальным потоком являются сложным многоступенчатым процессом и состоят из следующих этапов:

выявление и четкое определение круга вопросов, для решения которых формируется орган управления материальными потоками;

определение основных видов деятельности, необходимых для достижения поставленных целей, их классификация и группировка по функциям;

объединение однотипных функций в группы и формирование на их основе структурных звеньев, специализированных на выполнении этих функций;

разработка схем прав и обязанностей руководителя каждого структурного звена;

соединение звеньев в структурное единое подразделение или их совокупность в соответствии с установленным набором целей и задач в данной области;

интеграция данного подразделения с другими звеньями структуры управления.

Формирование программно-целевых структур для управления материальным потоком происходит на основе общих методических рекомендаций и принципов организационного проектирования.

3.3 Разработка формального плана

В этой системе те или иные явления порождают информацию, которая служит основой для принятия решений, управляющих действиями, направленными на изменение этих явлений.

Цикл непрерывен.

В информационной системе с обратной связью существует строго определенная практика принятия решений, которой руководствуется руководитель. Принятие решений не является выражением полной «свободы воли», а строго обусловлено производственными или другими обстоятельствами. Существует возможность установить правила, регулирующие эти решения, и определить влияние данных правил на производственное и экономическое поведение систем.

Для изучения этой системы необходимо располагать информацией трех видов: об организационной структуре системы, о запаздывания решений и о правилах, регулирующих закупки и товарные запасы.

Информация является основой решений. Функции решений, на основе которых устанавливаются темпы, связаны только с информацией об уровнях. Чем выше уровень информационной системы, тем выше эффективность работы отдела снабжения. Поэтому высокое качество информационной системы позволит эффективно решить проблемы управления отделом снабжения.

В данном разделе курсового проекта будут рассчитаны основные показатели экономической эффективности внедрения проектных мероприятий. Для упрощения задачи экономическое обоснование проектных мероприятий рассчитано в среде MS Excel.

Рабочей документацией данного раздела курсового проекта являются:

таблица движения денежных средств;

сводная таблица показателей экономической эффективности проекта.

На первом этапе в соответствии с целями курсового проекта необходимо выявить факторы и источники экономического эффекта, а также совокупность затрат, которые необходимо произвести для реализации проектных мероприятий. Результат представлен в виде таблицы (таблица 10):

Таблица 9. Движение денежных средств проекта, руб.

№ п/п Показатели Период 1 2 3 4 5 6 Приток денежных средств

1 Снижение расходов из-за рационализации распределения функций между работниками отдела снабжения и повышения требований при приеме на работу.

2 Снижение себестоимости производимой продукции за счет снижения трудоемкости выполнения отдельных функций в ходе автоматизации бизнес процессов, использования новых технических средств и рационализации документооборота.

3 Снижение затрат по расчетам с поставщиками, в связи с созданием информационной базы по поставщикам и критериев их выбора для каждой закупки

4020 4 Итого поток денежных средств 24 510 25 260 26 720 27 240 28 150 28 320

Отток денежных средств 5 Затраты на техническое обеспечение 25 000 6 Затраты на программное обеспечение 12 000 1600 1600 1600 1600 1600 7 Затраты на кадровые обеспечение и затраты на обучение персонала 18 000 7000 7000 7000 7000 7000 8 Затраты на обеспечение коммуникаций 8000 1500 1500 1500 1500 1500 9 Прочие текущие затраты 3000 1000 1000 1000 1000 1000 10 Итого отток денежных средств 66 000 11 100 11 100 11 100 11 100 11 100 11 Баланс денежных средств -41 490 14 160 15 620 16 140 17 050 17 220 12 Свободные денежные средства -41 490 -27 330 -11 710 4430 21 480 38 700 13 Норма дисконта 11% 14 Чистый дисконтированный доход -36 926 -24 324 -10 422 3943 19 117 34 443 15 Внутренняя норма доходности 17% 16 Индекс доходности 1,4 17 Срок окупаемости 3 месяца 18 Дисконтированный срок окупаемости 3,1 месяца Второй этап подразумевает расчет показателей экономической эффективности, приведенный в таблице 10.

Общепринятыми критериями при оценке экономической эффективности являются:

чистый дисконтированный доход, NPV (Net Present Value);

внутренняя норма доходности, IRR (Internal Rate of Return);

индекс доходности, PI;

дисконтированный срок окупаемости.

Итоговые результаты расчета показателей экономической эффективности представлены в сводной таблице показателей экономической эффективности проекта (таблица 11).

Таблица 11 Сводная таблица показателей экономической эффективности проекта Показатели экономической эффективности Величина Длительность проекта 105 дней Ставка дисконтирования 11% Срок окупаемости 3 месяца Дисконтированный срок окупаемости 3,1 месяца Чистый дисконтированный доход 34 443

Индекс доходности 1,3 Внутренняя норма доходности 17%

Выводы по разделу 3

Проблемы своевременного обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией в значительной степени определяются несовершенством системы информационных потоков предприятия.

Руководители предприятия (генеральный директор, финансовый директор, начальники служб) должны располагать оперативной информацией, чтобы при возникновении отклонений от плана, в первую очередь по затратам, иметь возможность своевременно принять корректирующие решения. Традиционно информацию в виде фактической сметы затрат по предприятию предоставляет бухгалтерия. Данные в форме сметы затрат и расчетов на отдельные виды продукции предоставляются после того, как:

• обработаны счета за электроэнергию, газ, воду;

• произведен расчет услуг цехов друг другу и сторонним организациям;

• начислена амортизация основных фондов;

• распределены накладные расходы между цехами и видами продукции;

• начислены налоги в бюджет и произведены отчисления во внебюджетные фонды.

После сопоставления фактической сметы затрат с выручкой бухгалтерия рассчитывает финансовый результат.

Сегодня эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т. е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми.

Недостаток этой системы — неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме реализованной продукции (ежедневная сводка с торговых точек) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).

Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы — важная задача службы IT: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках предприятия.

Среди типичных недостатков системы информационных потоков предприятия следует назвать:

• дублирование предоставляемой информации;

• отсутствие релевантной (существенной) информации;

• отсутствие однозначного распределения ответственности за документы;

• несвоевременность предоставления информации;

• информация может не доходить до адресата;

• после получения информации могут потребоваться уточнения.

Задачей информационной службы становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации.

Система информационных потоков логистики должна органично встраиваться в общую систему информационных потоков предприятия, иначе произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им схемы.

Информация, которая собирается в системе службы IT для обработки ианализа, должна отвечать следующим требованиям:

• своевременности, т. е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

• достоверности;

• релевантности, т. е. информация должна помогать принимать решения;

• полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

• полноте, т. е. не должно быть упущений;

• понятности, т. е. информация не должна требовать «расшифровки»;

• регулярности поступления.

Информационная система решает свои задачи и в области автоматизации на предприятии. Трудоемкость обработки детализированной информации по центрам затрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты торговых точек сразу требуют автоматизировать их труд, так как для них работа в информационной системе — дополнительная нагрузка даже в том случае, если сбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информация собирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать и предоставить информацию службе IT, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируется обработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчет заработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и работу всех остальных служб.

В результате можно сделать вывод, что проект является экономически обоснованным, доходным и с небольшим сроком окупаемости, и сроком выполнения. Прогнозируемое увеличение затрат на проект невысокое, но продуктивное. Итоговые результаты расчета показателей экономической эффективности показали, что данный проект целесообразен к выполнению.

Логистика: «Учебное пособие» :/ Под ред. Аникина Б. А. — М.: ИНФРА-М, 1999. — 327с Волгин В. В. Логистика приемки и отгрузки товаров-М.: Дашков и К, 2007.-460 с.

Гаджинский А. М. Логистика. Учебник для ВУЗов, 13- издание переработанное и дополненное-М.: Дашков и К, 2006.-432 с.

Джестон Д. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов.

М.: Символ Плюс, 2008.-512 с Курганов В. М. Логистика. Транспорт и склад в цепи поставок товаров-М.: Книжный мир, 2009.-512 с.

Лобов С.В., Ильдеменов С. В. Операционный менеджмент.

М.:Инфра-М, 2007.-337 с Манжай И. Г. Логистика. Курс лекций-М.: Приор-Издат, 2008.-144 с.

Мишина Л. А. Логистика. Конспект лекций-М.: Эксмо, 2008.-160 с.

Репин В.В. Бизнес-процессы компании. — М.: Стандарты и качество, 2007.-240 с Смирнова Г. Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник — М.: Финансы и статистика, 2002. — 521с

http://shtrih-m.ru/production/produce₀_277.html

http://www.megalight.ru/contacts/

http://www.megalight.ru/contacts/

http://www.megalight.ru/contacts/

Волгин В. В. Логистика приемки и отгрузки товаров-М.: Дашков и К, 2007.-С.94

Курганов В. М. Логистика. Транспорт и склад в цепи поставок товаров-М.: Книжный мир, 2009.-С.77

http://shtrih-m.ru/production/produce₀_277.html

1.Поступление товара на склад

Товар, документы от поставщика

Товар, документы

2.Приемка по количеству и качеству

Инструкции П-6,7, должностные инструкции

Кладовщик, представитель поставщика

Товар

Процесс хранениясклад

Документы 2 экз. поставщку

поставщик

Бланк акта приемки

3.Оформление акта приемки

Заполненный акт приемки

Документы 1 экз.

4.Оформление получения товара в БД

Товар в БД

Процесс поставки товара

Товар и товаросопроводительные документы для Мегалайт-авто

Процесс хранения

Товар для клиента

Поставщик Процесс поставки товара

Склад Процесс хранения

Товар товаросопроводительные документы

Товар товаросопроводительные документы

Инструкции П-6,7, должностные инструкции

Товар, документы от поставщика

Товар, документы

1.Поступление товара на склад

поставщик

Кладовщик, представитель поставщика

Товар

2.Приемка по количеству и качеству

Процесс хранениясклад

Документы 2 экз. поставщку

Бланк акта приемки

3.Оформление акта приемки

Товар в БД

Документы 1 экз.

Р

Заполненный акт приемки

В

В

И

И Управление материальным потоком

Контроль

Планирование и координация

Регулирование

Оценка уровня обеспеченности материальными ресурсами, эффективности их использования, затрат, связанных с их движением во всех звеньях системы.

Выработка мероприятий для повышения эффективности управления материальным потоком на фирме.

Регулирование движения материального потока в ходе снабжения производства и сбыта.

Увязка действий звеньев, отвечающих за движение и использование материальных ресурсов

Составление и увязка планов и графиков движения и использования материального потока во всех звеньях производственно-сбытовой системы.

Разработка целей и формирование критериев оценки их достижения.