Кроме того, требуется существенная реорганизация всей структуры бизнеса, включая документооборот, наем новых сотрудников, масштабные закупки оргтехники.
При этом нет гарантии, что такая система будет полностью отвечать потребностям в информации, учитывая специфику бизнеса в нашей стране (тотальное использование налоговых схем, часто меняющееся законодательство, отсутствие свободных денежных средств, квалифицированного и дисциплинированного персонала, готового работать в новом режиме). Да и сами руководители зачастую не желают представлять специалистам полную конфиденциальную информацию.
Вся информация, необходимая для формирования отчета о продажах, должна быть систематизирована по определенным признакам. Помимо общих направлений сбора и интерпретации информации в управленческом учете необходимо также формировать целевые потоки информации, собранной и систематизированной по конкретным управленческим решениям. Так, например, при выработке управленческого решения по производству того или иного продукта собирается информация о возможных затратах на производство и реализацию — полных и переменных, спросе на данный продукт на рынке, средних ценах на необходимые сырье и материалы, суммах покрытия на единицу изделия и т. д.
В отношении периодичности составления отчета о продажа следует отметить, что каждая организация в зависимости от потребностей устанавливает сроки ее формирования разные. Таким образом, если сгруппировать периодичность составления отчета о продажах, выделим:
— 1 раз в 10 дней;
— 1 раз в месяц;
— 1 раз в квартал;
— 1 раз в год.
Так же следует отметить, что в ООО «Ритм» ответственность за предоставления отчета о продажах возложена на начальника отдела продаж.
2.
2. Отчет о продажах по видам товаров, местам хранения, по отдельным покупателям
Управление по сбыту продукции на основании информации о выполнении плана договоров составляет отчет о продаже продукции, в котором показываются количество продукции по договорам и фактическое количество проданной продукции, стоимость продаж по договорам и фактическая стоимость продаж. Сопоставление стоимости продаж по договорам и фактической стоимости дает возможность выявить отклонения. Следует отметить, что отчет о продаже продукции должен быть увязан с первичным учетом движения готовой продукции и продажной стоимостью, которая указывается в расчетных документах, предъявленных организацией покупателям. Отчет о продаже продукции составляется по определенной форме (приложение 1):
Сведения отчета о продаже продукции могут обобщаться понедельно, подекадно. При этом количество показателей в отчете можно увеличить для того, чтобы повысить детализацию данных о поставке продукции. Отчет о продаже продукции позволяет выявить размеры недопоставок продукции и упущенную вследствие этого экономическую выгоду, а также определить степень выполнения плана по ассортименту продукции, предусмотренного планом продаж.
Наряду с отчетом о продаже продукции возникает необходимость формирования отчета о состоянии запасов готовой продукции, которые в любой момент могут быть использованы для продажи сверх установленных плановых заданий. Отчет о продажах и остатках готовой продукции (по видам) составляется по определенной форме (приложение 5).
Предлагаемая форма отчета о продажах составляется в первую очередь работниками сбытовых служб организации на основе оперативного учета отгрузки и продажи продукции. В связи с этим сведения данного отчета должны быть тождественны регистрам по отгрузке продукции, которые заполняются в финансовой бухгалтерии [14б с, 529].
2.
3. Результаты от использования отчета (отчет глазами управленческого персонала)
Управленческая отчетность — это система взаимосвязанных показателей, которые характеризуют условия и результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его частей за отчетный период.
Основная цель составления отчета о продажах заключается в удовлетворении информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления данных в натуральном и стоимостном выражении, позволяющих не только производить оценку фактов хозяйственной жизни организации и контроль за ними, но и разрабатывать прогноз и план деятельности структурных подразделений предприятия либо отдельных направлений его деятельности. Именно цели составления управленческой отчетности являются критерием, определяющим ее содержание, набор показателей, периодичность, порядок предоставления.
По своему содержанию, информационной базе отчет о продажах существенным образом отличается от финансовой отчетности. Форма отчета о продажах не регламентируется какими-либо нормативными актами. Содержание отчета продажах, ее состав, сроки представления являются прерогативой самой организации. В связи с этим управленческая отчетность носит конфиденциальный характер. Однако независимо от специфики функционирования организации при составлении отчета для целей управления предприятием необходимо использовать единые подходы к формированию объектов управленческого учета, их оценке, к системе их показателей и отражению последних в системе управленческой отчетности и системе бюджетирования.
Отчет о продажах используется, в частности, для выявления степени выполнения управленческих решений. Для этих целей в отчете о продажах отражаются прежде всего те показатели, которые максимально могут выразить установленные конкретные цели организации. Цели функционирования организации должны быть четко сформулированы и количественно выражены. В противном случае контроль за их выполнением крайне затрудняется.
При формировании отчета о продажах необходимо иметь в виду, что при разработке управленческих решений возможны определенные допущения, которые должны быть установлены на будущие периоды как по всей организации, так и по центрам ответственности. Такого рода допущения должны быть четко сформулированы, и в процессе функционирования организации необходимо непрерывное наблюдение за планами, при разработке которых использовались определенные допущения.
Такой подход к оценке выполнения управленческих решений позволяет осуществить контроль их обоснованности, а также корректировку допущений и, соответственно, планов. В условиях инфляции, как правило, предприятия сталкиваются с необходимостью в течение планируемого периода корректировать планы, при разработке которых были приняты допущения о размерах инфляции, объявленных в начале года соответствующими статистическими органами.
Отчет о продажах необходим для осуществления контроля за выполнением планов организации, использованием трудовых ресурсов в процессе производства продукции, работ, услуг, а также для контроля за текущей деятельностью организации, которая характеризуется показателями эффективности работы (нормативы эффективной работы, уровень рентабельности и др.). Для руководителя организации существенный интерес представляют системы показателей, характеризующие достижение установленных целей для организации в целом. Поэтому в системе управленческой отчетности выстраивается такая совокупность процедур формирования отчетных данных применительно к каждому этапу управления, которая предполагает, что оперативные управленческие решения, принимаемые на низших уровнях, по максимуму отражаются в отчетности данного этапа. К высшим уровням управления объем информации сокращается, а значимость принимаемых решений увеличивается.
Правильно составленный и своевременно представленный отчет о продажах позволяет обеспечить решение следующих задач:
выявление существующих проблем и недостатков;
выделение моментов, указывающих на потенциальные проблемы в будущем;
всеохватывающий и оперативный обзор деятельности;
расчеты и информирование о фактической эффективности и рентабельности деятельности;
группировка и анализ информации для выбора оптимальных вариантов решения проблем, возникающих в ходе деятельности;
представление информации для принятия стратегических решений.
В заключение следует отметить, что внутренняя отчетность каждого предприятия индивидуальна, и не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой.
Можно выделить наиболее распространенные недостатки внутренней управленческой отчетности, которые нужно избегать:
информация обобщается в основном для контроля объема продаж или определения издержек и не связана с потребностями отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или требует издержек;
информация, обобщенная в отчетности, адресуется не тем лицам, часто даже не для управляющего, находящегося на передовой линии хозяйственной деятельности, а для его начальника или руководителя;
в отчетности представляется конкретная информация по общим вопросам, что затрудняет принятие решений на конкретных направлениях;
в отчетности преобладает избыточная ненужная информация. В результате на управляющего возлагается работа по сортировке информации в поисках той, что ему действительно необходима для управления.
Заключение
В заключении хотелось бы отметить, что значение составления и представления отчета о продажах, не определяется законодательными и иными правовыми актами.
Несмотря на данный факт, можно отметить, что отчет о продажах является важным инструментом функционирования и управления экономикой отдельного хозяйствующего субъекта.
С помощью информации, формируемой в отчете о продажах, а также разработки бюджетов и смет для разных уровней управления производится четкая координация действий менеджеров по систематизации задач, стоящих перед предприятием, и достижению конечных целей предпринимательства. Таким образом обеспечивается действие принципа линейного управления.
Так же хотелось бы отметись, что управленческий учет предприятия, в том числе и отчет о продажах, ориентирован в первую очередь на будущее. Его целью является формирование информации, которая позволила бы принимать управленческие решения, обеспечивающие не только получение высоких результатов в отчетном периоде, но и стабильное развитие предприятия в будущем. Таким образом, необходима разработка мероприятий по повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия как с точки зрения более рационального использования ресурсов, так и в части расширения рынков сбыта, освоения новых производств и т. д. Для информационного обеспечения и оценки эффекта от данных мероприятий в управленческом учете используется ряд методов. Так, широко используемый в управленческом учете анализ «затраты — объем — прибыль» дает возможность проследить взаимосвязь между такими характеристиками, как затраты, объем и прибыль, т. е. определить влияние, которое оказывают изменения в затратах, цене товара, объеме его производства и номенклатуре выпускаемых товаров на величину получаемой от реализации товаров прибыли, а также для оценки изменения одного из этих факторов или нескольких факторов вместе.
Список используемых источников
1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1 и 2.
Налоговый кодекс Российской Федерации. Ч. 1 и 2.
О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21 ноября 1996 г.№ 129-ФЗ.
О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации: Федеральный закон от 14 июня 1995 г. № 88-ФЗ.
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: Приказ МФ РФ от 29 июля 1998 г. № 34Н.
План счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению: Приказ МФ РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.
Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98: Приказ МФ РФ от 9 декабря 1998 г. № 64.
Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000: Приказ МФ РФ от 10.
01.2000 г. № 2Н.
Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99: Приказ МФ РФ от 6 июля 1999 г. № 43н.
Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01: Приказ МФ РФ от 30 марта 2001 г. № 26Н.
Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99: Приказ МФ РФ от 6 мая 1999 г. № 32Н.
Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: Приказ МФ РФ от 6 мая 1999 г. № 33Н.
Бакаев А. С. Раскрытие бухгалтерской отчетной информации. Требования и практика. — М.: Международный центр финансового экономического развития, 1997. — 208с.
Бухгалтерский учет: Учебник для вузов / М. Безруких — М.: Бухгалтерский учет, 1999. — 624с.
Бухгалтерский учет и отчетность предприятий и организаций / В. В. Карпова. — М.: Экономика и финансы, 2001. — 615с.
Готовим бухгалтерскую отчетность / Под ред. проф. Л. З. Шнейдмана. — М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2002. — 160с.
Донцова Л.В., Никифорова Н. А. Анализ бухгалтерской отчетности. — М.: Изд-во «ДИМ», 1998. — 208с.
Ефимова О. В. Методика расчета инфляции при анализе бухгалтерской отчетности / О. В. Ефимова // Бухгалтерский учет. — 2003. — N 10.
Качалин В. В. Финансовый учет и отчетность в соответствии со стандартами GAAP. — М.: Дело, 1998. — 432с.
Кузьмина М.С. О развитии методологии управленческого учета // Бухгалтерский учет. — 2007. — N 1.
Маренков Н. Л. Международные стандарты бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудита в российских фирмах: Учеб. пособие / Н. Л. Маренков, Т. Н. Веселова. — 5-е изд. — М.: Едиториал УРСС, 2004. — 200 с.
Новодворский В. Д. Публичная бухгалтерская отчетность — инструмент рыночных отношений / В. Д. Новодворский // Бухгалтерский учет. — 2005.
Петрова В.И., Чайковская Л. А. Тенденции развития теории бухгалтерского учета // Бухгалтерский учет. — 2006. — N 24.
Ушаков Р. С. Финансовая отчетность в условиях инфляции: Дис… канд. экон. наук / Р. С. Ушаков. — М., 2004. — 170 с.
23. Широбоков В. Г., Костева Н. Н., Барекова Л. Н. Проблемы становления и развития управленческого учета в России. — 2007. — N 1.
