По мнению некоторых разработчиков стилей можно выделить следующие подгруппы официально-делового стиля:
деловой;
официально-документальный;
официально-канцелярский;
официально-риторический;
судебный;
канцелярский.
Для текстов в официально-деловом стиле характерно:
общая регламентация формы документов;
ограничение разнообразия языка, его идеоматичность;
употребление предложений с большим числом слов и однородных членов, а также распространенных предложений;
использование страдательных конструкций;
соблюдение четких логических и смысловых связей между предложениями;
определенные способы словоизменения.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.
Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся…» — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать чтолибо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т. д.
Нормативные требования к языку официально-делового стиля предусматривают:
умеренное использование канцеляризмов;
использование терминов и профессиональных слов;
использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул;
точное использование значения слова;
умеренное и правильное употребление иностранных слов;
правильное использование грамматических категорий (например, предлогов);
недопустимость лишних слов и тавтологии;
употребление правильных сокращений слов;
различение одушевленных и неодушевленных существительных;
тенденцию к утрате местоимения «я»;
употребление вводных слов и оборотов для снятия отрицательного воздействия негативной информации;
использование обращения (например, уважаемый);
нейтральность тона изложения.
Многократное отображение типовых ситуаций и использование соответствующего жанра документа привело к стандартизации деловой речи. «Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве». Стандартизацию следует отличать от унификации, которая «сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению».
Универсализация многих слов, употребление трафаретов, штампов (нередко выполняющих функцию терминов), канцеляризмов, профессионализмов и речевых формул придают деловой речи фразеологическую устойчивость и помогают сократить время на поиск форм выражения в стандартных ситуациях.
Таким образом, стандартизация (терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документа, облегчает восприятие текста специалистами и способствует оперативности документооборота в целом. Однако это не следует путать с использованием жаргона бюрократического характера, созданного, по словам К. И. Чуковского, «…специально за тем, чтобы прикрывать наплевательское отношение к судьбам людей и вещей, … уводя нашу мысль от реальной жизни,… весь его синтаксический строй представляет собой, так сказать, дымовую завесу, отлично приспособленную для сокрытия истины, … закругленные фразы отлично баюкают совесть».
Формула официально — деловой речи может быть представлена следующим образом:
Типовая ситуация (Жанр и форма документа (Языковое наполнение документа Официально — деловой стиль — наиболее замкнутая среди других стилей функциональная система, наиболее стабильная, традиционная и стандартизированная. Это не значит, что официально — деловому стилю чужда эволюция: он подвергается изменениям под влиянием социально — исторических сдвигов общества.
Заключение
Понятие «документ» является основным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску и использованию документной информации в обществе.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
Первая — это документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.
Вторая группа — документы по функциям управления.
Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определяет содержание информационной функции документа. Характерная особенность этой функции состоит в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксировать информацию — причина появления любого из них.
Важнейшим качеством документа, выполняющим эту функцию, является его информационная емкость (или информационный потенциал), т. е. количество и качество информации.
Информационная емкость определяется такими показателями, как полнота, объективность, достоверность, оптимальность и актуальность информации.
На информационную функцию оказывает влияние специфика и способы поиска, хранения, передачи, использования информации, а также ее доступность, лежащие, строго говоря, за пределами документа как такового.
Под содержанием управленческого документа следует понимать всю включенную в него информацию. При этом основным информационным компонентом управленческого документа является его текст.
Деловой стиль — это совокупность языковых средств, позволяющая обслуживать сферу официально-деловых отношений.
Список литературы
ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 2007.
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2007.
ГОСТ 9327 — 60. Бумага. Потребительские форматы. — М., 2000.
Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. — Ростов н/Д: Издательство «Феникс», 2001.
Волгина Н. Функциональные стили русского языка. — М.: Дело, 2003.
Гойхман О.Я., Гончарова Л. М., Лапшина О. Н. и др. Русский язык и культура речи. — М.: ИНФРА-М, 2002.
Голуб И. Б. Русский язык и культурология. — М.: Логос, 2002.
Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. — М.: Проф
ОбрИздат, 2005. — 176 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 272 с.
Колесников Н. П. Практическая стилистика и литературное редактирование. — М.: ИКЦ «Мар
Т"; Ростов н/Д: Издательский центр «Мар
Т", 2003.
Лагутина Т.М., Щуко Л. П. Деловое письмо: Справочник. — СПб.: «Издательский дом Герда», 2005.
Ларионова А. Ю. Деловое общение. — Екатеринбург, 2000.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М. В. Ларин, А. Н. Сокова. — М.: Прогресс, 2003.
Организация работы с документами: учебник / Под ред. В. А. Кудряева. — М.: ИНФРА-М, 1998.
Пензин Э. А. Документоведение. Документ и система документации. — Екатеринбург, 2003.
Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления. — М.: ТК Велби, 2006. — 384 с.
Накорякова К. М. Литературное редактирование. — М.: Изд-во «ИКАР», 2004.
Пензин Э. А. Документоведение. Документ и система документации. — Екатеринбург, 2003.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. — М.: ИНФРА-М, 2007. С. 13.
Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления. — М.: ТК Велби, 2006. С. 117.
ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 2007.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М. В. Ларин, А. Н. Сокова. — М.: Прогресс, 2003.
ГОСТ 9327 — 60. Бумага. Потребительские форматы. — М., 2000.
Организация работы с документами: учебник / Под ред. В. А. Кудряева. — М.: ИНФРА-М, 1998. С. 85.
Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. — М.: Проф
ОбрИздат, 2005. С. 60.
Кирсанова М.В., Аксенова Ю. М. — Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. — М.: ИНФРА-М, 2007. С. 247.
Гойхман О.Я., Гончарова Л. М., Лапшина О. Н. и др. Русский язык и культура речи. — М.: ИНФРА-М, 2002. С. 11.
Голуб И. Б. Русский язык и культурология. — М.: Логос, 2002. С. 58.
Колесников Н. П. Практическая стилистика и литературное редактирование. — М.: ИКЦ «Мар
Т"; Ростов н/Д: Издательский центр «Мар
Т", 2003. — С. 5.
Кирсанова М.В., Аксенова Ю. М. — Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. — М.: ИНФРА-М, 2007. С. 249.
Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. — Ростов н/Д: Издательство «Феникс», 2001. С. 320.
Лагутина Т.М., Щуко Л. П. Деловое письмо: Справочник. — СПб.: «Издательский дом Герда», 2005. С. 193.
Чуковский К. И. Цит. по Накорякова К. М. Литературное редактирование. — М.: Изд-во «ИКАР», 2004. С. 66.
Ларионова А. Ю. Деловое общение. — Екатеринбург, 2000. С. 51.
Волгина Н. Функциональные стили русского языка. — М.: Дело, 2003. С. 45.
