Документирование увольнения работника

Процедуры прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) могут быть представлены в обобщенном виде следующим образом:

• — составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении, но окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);
• — передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу;
• — ознакомление руководителя подразделения с докладной запиской работника; проставление им подписи об ознакомлении;
• — передача заявления или докладной записки в кадровую службу;
• — проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;
• — составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи ТК;
• — передача заявления, докладной записки и при необходимости служебной записки руководителю организации или его заместителю для принятия решения;
• — принятие руководителем решения по увольнению работника, написание резолюции па заявлении или докладной записке;
• — при увольнении, но инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение работника; подписание обращения первым руководителем организации;
• — получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнение работника;
• — прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях составление соответствующего акта приема; заполнение обходного листа;
• — составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной формы приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ами) (формы № Т-8 или № Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости — согласование текста проекта приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;
• — визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
• — внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
• — внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку формы № Т-2 или № Т-2ГС;
• — внесение необходимых отметок в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;
• — сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;
• — получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; подпись, удостоверяющая получение трудовой книжки.

Документирование процедуры увольнения по инициативе работника

Процедура увольнения, освобождения работника от должности по собственной инициативе (по собственному желанию), соглашению сторон, в связи с переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или № Т-8а).

Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа.

В заявлении и приказе (распоряжении) должна указываться причина увольнения и конкретная дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справку учебного заведения, справку медицинского учреждения и т. д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина " по собственному желанию (собственной инициативе)" была раскрыта, т. е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести (миграции) кадров, с этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.

Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора (контракта) в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной инициативе или в исключительных случаях процедуре увольнения, но инициативе работодателя (при отказе сотрудника писать заявление и фактическом прекращении им работы).