Электронный документ

Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети.

Не менее важна организация процесса резервного копирования.

Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Периодичность создания и обновления резервных копий может определяться инструкциями по системе информационного обеспечения организации. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5−15 минут и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

Для создания резервных копий может быть использована стандартная программа BACKUP или внешние программы-архиваторы. [1, с.92]

Программа BACKUP выполняет три основных функции:

создает архив — архивирует выбранные папки и файлы, то есть «сжимает» информацию и помещает ее в один файл-архив на выбранное устройство внешней памяти;

восстанавливает архив при необходимости;

производит сравнение файлов архива с файлами-оригиналами и обновление архива, заменяя в архиве старые файлы более новыми.

Среди программ-архиваторов наиболее популярными являются ZIPи ARJ-архиваторы, которые существуют как в версии для DOS, так и для WINDOWS.

Основные операции, которые обеспечивает WinZip, следующие:

создание архива;

обновление архива;

извлечение файлов из архива.

Положительное свойство WinZip по сравнению с BACKUP — наличие режима Update — обновление с добавлением, который позволяет не только заменять в архиве старые файлы более свежими, но и одновременно добавлять в архив новые файлы, отсутствовавшие ранее.

Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

нелегальное программное обеспечение;

дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;

документы MS Word и Excel, зараженные микровирусами.

Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети — отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов.

Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ.

Четвертая задача — осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т. п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендуется использовать специальные программы для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости — корректного ее удаления.

2.3 Архивное хранение

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример, требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования и определяются специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей.

При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» — пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, сменный жесткий диск — эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия). Обязательное условие — проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.

Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.

Заключение

Электронный документ — это очень обширная и актуальная тема, так как в настоящее время практически ни одно дело не обходится без компьютерного обеспечения. Подводя общие итоги, можно сказать, что электронный документ — это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.

1. Басаков, Замыцкова. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. — М.: Феникс, 2008. — 376 с.

Галахов, Корнеев. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология. — М.: Проспект, — 2008. — 480 с.

Делопроизводство и корреспонденция: метод. указания к самостоят. работе / ОмГТУ; сост. В. Н. Елкина. — Омск: Изд-во ОмГТУ, 2008. — 19 с.

Кукарина Ю. М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. — 2008. — № 1. — С. 43−52.

Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. — М.: Проспект, — 2008. — 383 с.