Смысл и назначение целеполагания в управлении организациями

Опытные менеджеры определяют постановку целей как существенный компонент, играющий серьезную роль в деятельности фирмы. Проще говоря, человек должен знать, куда он хочет идти, прежде чем решать, как туда попасть. И столь же очевидно, что постановка четких целей и последующая деятельность в соответствии с ними, одна из самых серьезных задач, с которыми сталкивается менеджер.

Закономерно возникает вопрос: как влияет процесс постановки целей на качество стратегического управления?

Улучшает ли эффективный процесс постановки целей качество управления в целом? Ответ на этот вопрос: «Да». Искусно выбранная цель увеличивает ваши планы как управляющего и укрепляет эффективность работы компании в целом.

Наличие целей увеличивает эффективность деятельности. Идея о том, что наличие цели делает более эффективной деятельность менеджера, его подчиненных и компании, выводится даже из интуитивного восприятия. Как отмечают П. Питерс и Р. Уотерман, «одно из сравнительно недавних исследований, проводимых в этой области, базировалось на сравнении результатов деятельности двух фирм, в одной из которых постановка целей проводилась только формально, а в другой такие цели были одним из важнейших звеньев управления» [4, с.189].

Анализ десятилетнего периода деятельности обеих фирм показал, что чистая прибыль той компании, которая систематически практиковала процесс постановки целей, значительно превышает чистую прибыль компании, которая не уделяла особого внимания этому вопросу. И более поздние исследования целиком подтверждают эти выводы. Наличие цели позволяет увеличить эффективность деятельности.

В современных исследованиях много внимания уделяется тому, как действует наличие четкой цели на конкретного индивидуума, как реализуется этот принцип на уровне каждого служащего. Однако при этом речь идет уже отнюдь не об общей цели фирмы, а скорее о более специфических целях, которые должен иметь каждый служащий, в зависимости от выполняемой им работы. Причем «цель должна соответствовать структуре организации и формам ее деятельности» [4, с.189].

Разберемся более внимательно, как постановка целей влияет на деятельность руководителя.

Существует ряд причин, по которым наличие цели улучшает деятельность руководителя. Прежде всего, ясная цель позволяет менеджеру выбрать правильное направление для реализации своих усилий. В этой области были также проведены интересные исследования, в частности были сопоставлены интеллектуальный уровень и способность к постановке четких целей. Был получен следующий результат: «чем выше интеллектуальный уровень человека, тем чаще он использует в жизни тактику и стратегию постановки целей и рассчитывает варианты их достижения, и тем легче этот человек воспринимает задания, которые ему выдаются его руководителем» [4, с.189].

Если же интеллектуальный уровень низок, человек, как правило, не использует постановку целей. При этом если это подчиненные, то менеджеру приходится уделять очень много времени на разъяснение им того, что наличие целей — не просто прихоть руководителя, и что любому необходимо их придерживаться.

Другим важным моментом является «способность руководителя при наличии цели создавать основу для правильного распределения своих усилий по отношению к каждому подчиненному и, в конечном итоге, это ведет к улучшению качества управления» [4, с.190].

Недавние исследования помогли выявить причины возникновения некоторых трудностей и проблем в процессе управления организацией. Снижение производительности, например, и плохое выполнение заданий стали следствием неопределенности, в которой находились служащие, или результатом нечетко отданных указаний. Если перед человеком поставили четкую цель, процент неопределенности сразу же резко снижается. Цели выступают как рычаги управления поведением служащих, таким образом увеличивая предсказуемость причинно-следственных отношений.

Одним из ключевых принципов теории постановки целей является «принцип активизации деятельности за счет наличия конкретной задачи. Этот принцип основан на концентрации усилий на достижении промежуточных целей. Если человек знает поставленную перед ним ближайшую цель, она ему ясна, начинает работать принцип самомотивации, поскольку довольно легко распределить свои усилия для достижения этой цели и рассчитать путь, по которому эти усилия будут наименьшими» [4, с.190]. Но постановка цели допускает расхождение конечного результата с исходным вариантом, что часто побуждает к творческому поиску на уровне индивидуума или организации и может стимулировать дополнительный рост. Более того, когда специфические и общие цели четко соотнесены между собой, то дополнительные нововведения работают по принципу рычага, усиливая их положительное влияние на конечный результат.

Цели и процесс их постановки способствуют процессу познания, как на уровне индивидуума, так и на уровне организации в целом. Процесс поиска цели — это более, чем просто движение из пункта Х в пункт У. Например, «при оценке состояния пункта Х и пункта У, менеджер может одновременно оценить, в каком положении находится его фирма и в каком направлении она могла бы двигаться. Понимание того, куда, зачем и как будет происходить это движение, делает процесс постановки целей значительно проще и эффективнее. Это дает возможность менеджеру оценить, какие рычаги работы организации наиболее продуктивны, а какие не оказывают достаточного воздействия, что должно быть изменено и как эти изменения повлияют на конечный результат. Накопление такого рода знаний способствует эффективной работе управления в целом» [4, с.190].

Наличие цели является связующим звеном в системе координации направлений деятельности фирмы. Единая цель способствует механизму взаимодействия между индивидуумами внутри организации.

Каждый из них имеет свою конкретную задачу, но желаемый суммарный результат от выполнения этих задач представляет собой общую цель организации. Например, «цель, состоящая в увеличении прибыли, предполагает соглашение и взаимодействие между отделом по продажам, операционным отделом, отделом по работе с кадрами. Все они играют свою роль в едином спектакле. Успех каждого зависит от деятельности других. Наличие цели координирует общие действия через связь отдельных звеньев в единое целое» [4, с.191]. Для достижения максимальной пользы от всех вышеперечисленных характеристик нужно добиться того, чтобы все они имели место и взаимодействовали между собой. Далее будет описана роль целей в процессе стратегического и оперативного планирования.

Вышеперечисленные методы воздействия целей на деятельность организации могут применяться в любом сочетании. Например, при плохой работе организации постановка целей не применяется совсем, либо применяется только частично, т. е. отсутствие четкой цели снижает эффективность работы фирмы. Какие действия необходимо предпринимать в этой ситуации?

«1. Определить сферу деятельности, в которой наметилась тенденция роста. При этом лучше применить опрос служащих, непосредственно занятых в этой сфере.

• 2. Поскольку наличие цели является ориентиром для управления, необходимо обратить внимание на те элементы структуры организации, где поставленная цель не привела к росту производительности.
• 3. Необходимо предпринимать решительные действия в ситуации, когда неопределенность становится тормозом развития. Например, служащий не понимает, зачем он выполняет ту или иную работу. В данном случае, простое движение к конкретной цели или участие в ее разработке позволяет значительно сократить неопределенность и устранить ее дезорганизующий эффект.
• 4. Если мотивация перестала оказывать необходимое действие на подчиненных, может быть применена самомотивация через постановку целей, особенно в группах рабочих с невысокой квалификацией. Здесь могут присутствовать такого рода настроения: «Другие не делают, почему я должен? Это всего лишь работа». Полностью избежать подобных высказываний нельзя, но с помощью постановки конкретных целей их можно значительно сократить.
• 5. Особое внимание должно быть уделено возможности использования постановки целей для накопления знаний на уровне индивидуума и организации в целом. Наличие цели позволяет служащему приобрести необходимые знания для ее достижения и в полной мере ощутить свою роль в общем деле.
• 6. Наконец, руководитель должен уметь извлекать максимальную пользу из координирующей функции, которую выполняет постановка целей" [4, с.190−191].

Описанные выше действия помогают применить характеристики целей в кризисной для фирмы ситуации, но, даже если ваша организация процветает, должна быть налажена действенная система контроля за выполнением поставленных целей. Для этого необходимо:

• 1. Определить, знают ли работники цели и задачи, поставленные перед организацией. Получают ли рабочие вовремя всю необходимую информацию для решения стоящих перед ними задач.
• 2. Выполняют ли поставленные цели функцию устранения элементов неопределенности? Эти функция может быть реализована путем разъяснения того, что должно быть сделано, в какие сроки и как это может быть измерено. И даже если производство невелико и его результаты не нуждаются в особом учете, менеджер должен четко знать, каков будет конечный результат.
• 3. Уже само по себе наличие единой цели является мотивирующим фактором, но руководитель должен прилагать в этой сфере дополнительные усилия. Например, всячески поощрять участие подчиненных в процессе постановки целей, обязательно доводить до их сведения результаты успешной работы, что убедит их в важности процесса разработки целей.
• 4. Чтобы стало заметно влияние единой цели на рост темпов производства в долгосрочном периоде, необходимо, чтобы был задействован механизм накопления знаний. Для этого, возможно, потребуется время на проведение разъяснительных бесед.
• 5. Цели каждого из подразделений организации или ее служащих должны быть четко и логично связаны между собой так, чтобы их взаимодействие вело к достижению общей цели.

Таким образом, цель — важнейшее составляющее в деятельности любой организации. Именно цель способствует взаимодействию между сотрудниками организации, а взаимодействие между сотрудниками способствует достижению цели.

В данном разделе я проанализирую предприятие ООО «Альфека».

Кафе-закусочная «Формат Кафе» основана в 2006 году, путем создания общества с ограниченной ответственностью «Альфека», зарегистрированном в государственном реестре от 24 апреля 2006 г. Вид объекта: закусочная, специализация: общественное питание.

Миссия и цели предприятия. Одной из наблюдаемых тенденций современного человека является забота о собственном здоровье, о качестве потребляемой пищи и что немаловажно образу жизни и проведению досуга. Этим объясняется, например, тот всплеск потребления японской кухни, который мы наблюдаем сейчас. Человек всегда положительно относится к нововведениям, относящимся к модной, здоровой и качественной пище, предлагаемой временем. Человеку со средним доходом обычно не свойственно посещать подобные заведения. Поэтому именно на него и ориентирована концепция кафе, где в обстановке городского кафе за демократичные деньги человек со средним достатком может позволить себе пообедать, поужинать и т. д. Кафе позиционируется как идеальное место для романтического свидания, деловой встречи или дружеского ужина. Кафе ориентировано на смешанную кухню, которая в состоянии удовлетворить любого гурмана, вплоть до любителей традиционной японской кухни. Большое значение в меню уделяется кофейным и чайным напиткам. Посетители кафе могут и поесть в данном заведении и выпить чашечку отличного кофе, которое здесь в огромном ассортименте и качество, пожалуй самое лучше в городе, поэтому кофейная карта будет призвана удовлетворить любой спрос. Также любителей кухни «Формат Кафе» объединяет то, что большинство из них ездят на иномарках среднего класса, читают «глянцевые» журналы и считают себя специалистами своего дела. Очевидно, что именно ценовая политика сказывается на позиционировании кафе и формировании целевой аудитории, которой в данном случае являются мужчины в возрасте 26−40 и женщины — 18−35 лет. При этом из общего количества посетителей мужчин — 55 и женщин — 45 процентов. В основном это менеджеры среднего звена с доходами от 15 000, которые проживают в районе расположения кафе, работают неподалеку или приезжают по выходным. В кафе работают лучшие ди-джеи города, музыкальное направление lounge, lit music, house, пожалуй самое подходящее для приятного отдыха, неторопливой беседы под чашечку ароматного кофе.

Таким образом, миссия ООО «Альфека»: обеспечить определённый сегмент населения города достойной кухней со всего мира, великолепным кофе и релаксирующим отдыхом под звуки музыки лучших ди-джеев города.

Организационная структура (Приложение 1).

Общее количество работающих на данном предприятии составляет 25 человек. Ниже приведены основные функциональные обязанности сотрудников анализируемой организации.

Директор (1 чел). Подписывает приказы о назначении на ту или иную должность или освобождении от нее. Осуществляет организационное руководство всем предприятием в целом.

Заместитель директора (1 чел). Подчинятся непосредственно директору. В отсутствии директора выполняет все его обязательства.

Управляющий (1чел) Подчиняется директору, в его отсутствие заместителю директора. Разрабатывает стратегию предприятия, контролирует работу персонала закусочной, качество обслуживания. Обеспечивает взаимодействие подразделений. Занимается маркетингом предприятия.

Бухгалтер (1 чел). Непосредственно подчиняется директору и выполняет все его распоряжения, касающиеся работы общества. В пределах утверждённых должностных обязанностей взаимодействует с государственными предприятиями, учреждениями и общественными организациями.

Менеджер (2 чел) Подчиняется заместителю директора, управляющему. Является непосредственным начальником заведения для обслуживающего персонала в отсутствии вышестоящего руководства. Следит за работой персонала, производит кассовые операции.

Бармен (2 чел) Находится в подчинении у менеджера. Готовит заказы, направленные на бар, непосредственно обслуживает посетителей, находящихся за барной стойкой.

Официант (6 чел) Находится в подчинении у менеджера. Принимает заказы, обслуживает гостей, следит за чистотой зала.

Шеф-повар (1 чел) Находится в подчинении у управляющего. Контролирует работу персонала кухни, делает заявки поставщикам, разрабатывает рецептуры блюд, составляет технологические карты, делает отработки блюд.

Су-шеф (1 чел) Подчиняется Шеф-повару. В отсутствии Шеф-повара выполняет его обязанности.

Повар (4чел) Подчиняется Шеф повару, в его отсутствие Су-шефу. Занимается непосредственным приготовлением блюд.

Кондитер (1 чел) Подчинятся Шеф-повару. Изготавливает кондитерские изделия.

Посудница (2 чел) Подчиняется непосредственно менеджеру. Занимается мытьем посуды.

Уборщица (2 чел) Подчиняется непосредственно менеджеру. Следит за чистотой в заведении. Убирает подсобные помещения, зал.

Итак, закусочная «Формат Кафе» имеет дивизионную структуру управления