Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции (отделом технической поддержки и продаж), систематизирует и хранит документы текущего архива.
Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством.
Права Делопроизводитель имеет право:
Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
Ответственность Делопроизводитель несет ответственность:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
2.
4. Инструкция по делопроизводству
В целях совершенствования организации ДОУ в ЗАО «Визардсофт» представляется необходимым разработать и документально зафиксировать Политику Общества в области управления документами. В связи с результатами анализа, проведенного в первой главе, и показавшего почти полное отсутствие ДОУ, отвечающего современным требованиям ведения бизнеса, данный документ должен охватить все аспекту управления документами в Обществе.
Рамки данной работы не позволяют привести полный текст данного документа, поэтому мы ограничимся только ее содержанием. Дальнейшая разработка этого документа будет поручена руководителю службы ДОУ.
«Положение о документной системе» разрабатывается на основе анализа деловой деятельности Общества. В этом документе отражена ответственность и полномочия в области управления документами, требования к управлению документами, закреплен процесс проектирования и внедрения документной системы, процессы управления документами и контроль.
При составлении структуры «Положения о документной системе» мы руководствовались ГОСТ ИСО 15 489−1-2007
Структура «Положения о документной системе»
Общие положения Ответственность и полномочия в области управления документами Принципы управления документами Перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документ.
Формы, структура создаваемых и включаемых в систему документов, технологии для их создания и обработки.
Состав метаданных, их структура и управление ими.
Требования к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов.
Обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде.
Характеристики документа Аутентичность Достоверность Целостность Пригодность для использования Проектирование и внедрение документной системы Характеристики документной системы Документирование операций Материальные носители информации и их физическая защита Распределенное управление Конвертация и миграция Доступ, поиск и использование Хранение и уничтожение документов Прекращение применения документных систем Определение сроков хранения документов Включение документов в систему Регистрация Классификация Хранение и обращение с документами Доступ Контроль Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение ПРИЛОЖЕНИЯ Образцы бланков Общества Список ответственных лиц
2.
5. Методическая разработка для работы с документами должностных лиц Рассмотрим процесс работы с документами должностных лиц предприятия. Составим методическую разработку для работы с документами Генерального директора, а также руководителей подразделений.
Прием и первичная обработка документов осуществляется непосредственно секретарем генерального директора. На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию. В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку.
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. Цель — распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.
Организация движения документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.
Контроль исполнения документов. Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Информационно-справочная работа с документами. Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах организации.
Обработка исполненных и отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Заключение
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления любой организации рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением — службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
В первой главе был проведен анализ организации ДОУ в ЗАО «Визардсофт». Он показал, что ситуация критическая в этой организации и требуется скорейшее совершенствование системы документационного обеспечения управления.
В связи с этим, было предложено ввести обособленное подразделение — Службу ДОУ. Было разработано положение о подразделении, прописано взаимодействие с другими структурными подразделениями, составлены должностные инструкции сотрудников службы.
Но для успешной работы вновь образованного структурного подразделения необходим основополагающий документ, регламентирующий процесс ДОУ в Обществе. Таким документом призвано стать «Положение о документной системе». В рамках данной курсовой работы, была предложена структура этого документа, основанная на требованиях ГОСТ Р ИСО 15 489−1 — 2007. В дальнейшем руководителю службы ДОУ предстоит детально проработать инструкцию, основываясь на предложенной структуре.
В развитие положений политики в сфере управления документами была предложена методическая разработка для работы с документами должностных лиц.
В итоге, можно говорить о заложении основы современной системы управления документами в ЗАО «Визардсофт» .
Список использованной литературы Андреева В. И. Делопроизводство. Организация и ведение. — М.: Кно
Рус, 2006, 248 с.
Березина Н.М., Воронцова Е. П. Современное делопроизводство. — СПб.: ПИТЕР, 2004, 256 с.
Галахов В. В. Секретарское дело. — М.: Проспект, Велби, 2006, 180 с.
Варламова Л. Новый стандарт в области делопроизводства//Секретарь-референт, № 6, 2007
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. — М.: изд-во Проспект, 2004, 456 с.
Демин Ю. М. Сборник должностных инструкций. — СПб.: Питер, 2007
Кузнецов С.Л., Кузнецова Т. В. Документоведение и делопроизводство: конспект лекций. — М.: ПРИОР, 2006, 173 с.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: «Журнал «Управление персоналом», 2003, 408 с.
Система стандартов по информационному, библиотечному и издательскому делу. — М.: Стандартинформ, 2007
Сенотрусова Ю. В. Должностные инструкции руководителей, специалистов, исполнителей основного штатного состава. — М.: Омега-Л, 2007, 207 с.
Труханович Л. В. Пакет положений о структурных подразделениях организации: Практическое пособие — М.: «Дело и Сервис», 2005, 448 с.
Янковая В. Ф. Как организовать делопроизводство. — М.: МЦФЭР, 2004, 416 с.
Янковая В. Ф. Как организовать делопроизводство. — М.: МЦФЭР, 2004. — 416 с.
Сенотрусова Ю. В. Должностные инструкции руководителей, специалистов, исполнителей основного штатного состава. — М.: Омега-Л, 2007, с. 35−36.
Кузнецов С. Л. Кузнецова Т.В. Документоведение и делопроизводство. — М.: ПРИОР, 2007, 89 с.
Березина Н.М., Воронцова Е. П. Современное делопроизводство. — СПб.: ПИТЕР, 2005, 146 с.
Янковая В. Ф. Как организовать делопроизводство. — М.: МЦФЭР, 2004, 216 с.
