Общие свойства и признаки документа

Понятие «документ» — центральное в терминологии документационного сервиса. Но это понятие широко используется во многих других сферах деятельности и отраслях знаний. Поэтому понятие «документ» многозначно (полисемично).

На международном уровне фигурирует такое определение: «документ» — это зафиксированная информация, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

Можно дать другие определения. Документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ — материальный объект, содержащий в закрепленном виде информацию, оформленный установленным порядком и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Согласно Закону Российской Федерации от 20.02.1995 г. № 24 «Об информации, информатизации и защите информации», документ («документированная информация» по тексту закона) — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Идентифицировать информацию — значит понимать ее однозначно и отправителем (автором, коммуникантом), и получателем информации (пользователем, реципиентом).

Обратимся к истории. История возникновения и эволюция термина «документ» изучена недостаточно. Слово «документ» образовалось от латинского documentum — образец, свидетельство, доказательство. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно обозначало жест вытянутых рук, связанный с передачей-приемом чего-либо.

По другой версии историков, в основе слова «документ» лежит слово dec, происходящее от этого же жеста, но связанное с числом пальцев на руках — dec — десять. Постепенно dec преобразилось в doc и легло в основу слова doceo — учу, обучаю. От этого слова образовались слова: doctor — ученый; doctrina — учение; documentum — поучительный пример.

Dec doc doceo~^>^> doctor doctrina^) documentum^ Рис. 1.3. Эволюция термина «документ»

В этом значении слово «документ» использовали Цицерон, Цезарь. Позднее слово приобрело юридический оттенок и стало означать «письменное доказательство». Из латинского языка это слово перекочевало во многие европейские языки.

В начале XX в. принимается более широкое понятие термина «документ». И происходит это с легкой руки бельгийского ученого Поля Отле (1868—1944). Он со своим единомышленником Анри Лафонтеном внес большой теоретический вклад в документоведение. Ученые разрабатывали теорию документации в стенах Международного института документации в Брюсселе. Документ, по их мнению, — это носитель социальной информации. При этом всю совокупность документов П. Отле разделил на четыре класса:

• 1) документы библиографические (монографии, трактаты, словари, очерки, периодические издания);
• 2) графические (нетекстовые) — карты, ноты, изобразительные, фотографии, почтовые открытки, рукописные документы;
• 3) документы — заменители книги: фонограммы, кинофильмы;
• 4) документы трех измерений: природные (минералы, растения, животные), искусственные (продукты, технические объекты, трехмерные произведения искусства — архитектурные объекты, скульптура).

П. Отле вошел в мировую историю документоведения как основоположник понятия «документ» в самом широком его смысле и как создатель первой комплексной классификации документов.

В русский язык слово «документ» пришло в эпоху Петра I как заимствованное из немецкого и польского языков в значении «письменное свидетельство». В Энциклопедическом словаре Ф. Ф. Павленкова, изданного в Санкт-Петербурге в 1913 г., дано именно это определение.

В 1950;х гг. термин «документ» стал употребляться как в узком значении (письменное свидетельство), так и в широком (носитель социальной информации). Советские документалисты по-новому стали трактовать этот термин: «Документ — это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и во времени».

Единство формы и содержания понятия «документ» заключается в единстве его материального носителя и информации, содержащейся в документе.

Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в окружающем мире и обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет сущность любого документа. Сущность документа, его предназначение определяется как «носитель социальной информации». Вне общества и независимо от него документ не может существовать.

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального носителя. Как любой сложный объект он имеет признаки и свойства.

Признак отражает внешнюю примету, по которой исследуемый объект можно считать документом. Отличительные признаки документа следующие.

Наличие смыслового (семантического) содержания. Документ, если это документ, просто обязан содержать информацию, выраженную знаками определенного языка.

Наличие стабильной вещественной формы, обеспечивающей сохранность документа, возможность его многократного использования и перемещения в пространстве и времени. Примеры «недокумента»: формула, начертанная на прибрежном песке; текст, нанесенный пропадающими чернилами.

Предназначенность для социальной коммуникации. Документом может быть только тот объект, который специально создан для передачи информации в обществе (сотрудникам отдела, учащимся школы, налогоплательщикам, населению, покупателям и др.).

Завершенность сообщения. Объект, называемый документом, обязан содержать точное и законченное (полное) сообщение в рамках конкретной проблемы или вопроса.

Объект, который называется документом, имеет свойства. Свойства — это внутренние отличительные характеристики объекта. К общим, присущим любому типу документа свойствам следует отнести следующие.

Атрибутивность: наличие двух обязательных составляющих — информации и носителя. Он имеет двуединую природу: содержание (информация, идея, мысль) и форму (бумага, пленка, электронный носитель).

Функциональность документа. Документ создан для выполнения одновременно ряда функций как общих, так и специальных.

Структурность документа. Любой документ состоит из ряда элементов, которые располагаются в определенном порядке. Довольно часто определенные виды документов имеют общую (типовую) структуру.

Детально рассмотрим некоторые свойства документированной информации.

• 1. Документированная информация имеет фиксированный характер.
• 2. Документированная информация имеет знаковую форму.
• 3. Инвариантность, или автономность. Это свойство документированной информации зависит от вида носителя.

Мультипликативность — возможность существования одной и той же информации на разных носителях.

• 4. Бренность. Документу свойственны различные виды старения: моральное, физическое, а также разрушение или сознательное уничтожение.
• 5. Транслируемость. Это возможность передачи документированной информации, распространения, движения информации или ее фрагментов в социальном мире, во времени и пространстве.
• 6. Качество документированной информации. Это свойство комплексного характера, поскольку оно состоит из отдельных свойств, одновременно являющихся и показателями качества. Основные из свойств: ценность или потребительская значимость. Одна и та же информация может обладать различной ценностью для разных потребителей. Ценность измеряется степенью приближения к цели и величиной сэкономленных ресурсов.

Ценность может быть краткосрочной или долгосрочной, может иметь материальное выражение, а может и духовнонравственное. Дезинформация тоже обладает ценностью — для ее источника, а вот для потребителя, «заглотившего» приманку, она обладает отрицательной ценностью, поскольку удаляет от цели и заставляет расходовать ресурсы вхолостую.

• 7. Полезность. Это ни что иное, как ценность информации в определенных конкретных условиях. Это потенциальное свойство содействовать событию или действию. Граница между понятиями «полезность» и «бесполезность» информации весьма условна, субъективна. Меры полезности не существует, поэтому имеет смысл рассуждать лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.
• 8. Полнота — это соотношение между полученной информацией и неполученной, но имеющейся. От полноты информации зависит качество принимаемого решения.
• 9. Точность. Это соотношение между необходимой (по теме) и всей предоставленной на запрос информацией. Все, что получено не по теме, назвали поисковым шумом.
• 10. Избыточность информации. Это повторяемость информации, дублирование. На обработку информации потребитель тратит время и энергию. Избыточность отрицательно сказывается на эффективности процесса принятия решения.

Различают семантическую избыточность (по формальным признакам такая информация полезна и необходима, но получатель ею уже обладает) и лингвистическую («информационный шум», при котором используется гораздо больше слов, чем это необходимо). Однако установлено, что лингвистическая избыточность полезна и даже необходима для осуществления большинства коммуникационных процессов. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не может воспринимать информацию длительное время. Это приводит к утомляемости и потере способности к восприятию информации. Кроме того, языковая избыточность способствует лучшему запоминанию информации.

• 11. Объективность. Документированная информация — результат человеческой деятельности, а значит, она субъективна по своей природе, социальной сущности. Документ составляется человеком, он по своему усмотрению производит отбор тех или иных сведений, фактов, слов и выражений. Реципиент (лицо, принимающее документированную информацию) также субъективно ее воспринимает. И тем не менее в этих субъективных условиях существует понятие «достоверность информации». Это свойство отражает степень объективности информации в процессе ее фиксации, документирования или передачи. Достоверность прежде всего зависит от источника информации, от уровня его компетенции, уровня его субъективизма в процессе формирования информационного сообщения. Достоверность документированной информации подкрепляется еще и официальными нормами, определяющими ответственность за предоставление недостоверных сведений. Например, при заполнении декларации о доходах физического лица. Достоверность информации относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку напрямую влияет на качество принимаемых решений.
• 12. Новизна. Со временем информация, даже самая достоверная и полезная, стареет. Это свойство информации можно трактовать очень узко: от актуализации определенных сведений (остаток товара на складе или прайс-лист на услуги). А можно очень широко: вплоть до соответствия современному уровню научно-технического прогресса. Однако не следует забывать выражение: «Новое — это хорошо забытое старое».
• 13. Своевременность — способность информации соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
• 14. Защищенность информации — благоприобретаемое свойство. Его обеспечивают специалисты по защите информации на основе комплекса мероприятий и технических средств, ограничивающих доступ к определенной категории информации.

зо Разговор о свойствах документированной информации — не пустое теоретизирование. На этих свойствах строится любая технология создания, обработки, а главное, использования документов в реальной деятельности (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Свойство документированной информации

Помимо качественных свойств документированную информацию можно характеризовать и физическими свойствами. Например, объем документированной информации. Документ можно измерить в количестве знаков, в количестве страниц, на которых размещается документ, в количестве единиц хранения, в метрах фотоили кинопленки, в количестве файлов, в байтах.

Как можно посчитать количество информации? Первый и самый простой путь — посчитать физический объем документа. Можно в страницах печатного документа, в количестве документов, в количестве папок с документами, в количестве книг.

Существует также понятие «печатный лист» Один печатный лист — оттиск материалов на одной стороне листа бумаги размерами 60×90 см.

Объем информации может быть выражен в авторских листах. Один авторский лист — это 40 тыс. печатных знаков (включая пробелы). Это 24—33 страниц текста в зависимости от шрифтов (гарнитуры) и интервалов.

Наконец, в информатике информацию принято считать в битах. 8 бит = 1 байт, 1 кбайт = 1024 байта, 1 гигабайт = = 1 млрд байт. В этом ряду появились и новые, еще более крупные единицы информации.

Если мы перейдем от физического определения объема к разговору о количестве информации в смысловом (семантическом) аспекте, то будем использовать такие понятия, как информационная плотность, информационная емкость. Сочетание физического объема и семантического объема рождает новое свойство — плотность информации или информативность документа.

К числу значимых свойств документа относится такое сугубо практическое свойство официального документа как его подлинность или копийность. По времени появления все документы можно разделить на оригиналы и копии. Оригинал — это впервые созданный документ. Оригиналы могут быть в нескольких экземплярах. Наиболее часто несколько экземпляров оригинала документа используют при заключении договоров. Каждая сторона получает по оригиналу.

Для того чтобы понять, что перед нами оригинал документа или его копия, необходимо обнаружить ряд признаков.

Для разных типов документов эти признаки разные, но попробуем в этом разобраться. Письмо великого поэта с его личной подписью — оригинал. Экземпляр служебного документа (договора, акта, протокола, справки) с подписями, оттисками печати, грифом утверждения, регистрационными номерами и другими подтверждающими их подлинность атрибутами (например, бланк или бумага с водяными знаками, на которой изготовлен документ или так называемые бланки строгой отчетности) тоже оригинал.

Копия — это документ, воспроизводящий информацию и внешние признаки оригинала (все или часть признаков). Помимо слова «копия», существовало слово «отпуск». Отпуском называли второй и последующие экземпляры отпечатанного под копирку на пишущей машинке документ.

Копия не имеет юридической силы. Мы еще будем рассуждать о таком важном свойстве официальных документов как юридическая сила, а пока будем подразумевать под этим термином доказательность. Для того чтобы копия документа приобрела статус оригинала, ее необходимо заверить. Это делается с помощью дополнительных элементов (отметки о заверении копии, например). Существует практика нотариального заверения копий документов. После процедуры заверения копия приобретает статус заверенной копии и в большинстве случаев вполне может заменять собой оригинал.

В условиях расширения практики использования в работе электронных документов также важно учитывать свойства оригинальности или копийности. Спор о юридической силе электронных документов ведется в документоведении давно. Но здравый смысл, а также Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» позволил говорить не только о доказательности и достоверности электронных документов, но и о возможности их быть оригиналами. Документ, созданный в электронном виде и удостоверенный электронно-цифровой подписью будет являться подлинником. При выводе его на бумагу будет получена его «твердая» копия. При необходимости придания ей юридической силы, ее следует заверить в установленном порядке. И в обратном порядке. Если документ был создан в традиционном бумажном варианте, его сканирование позволит создать электронную копию, не имеющую юридической силы.

Существует целая категория документов, с которых не делают копии. Прежде всего, это документы, удостоверяющие личность или права личности. В случае потери, порчи или утраты оригинала такого документа уполномоченные органы выдают его дубликат. Дубликат — это документ, выдаваемый взамен утраченного оригинала, при этом оригинал теряет свою юридическую силу. На дубликате обычно указывают: «дубликат».

Рассмотрим такое понятие как «жизненный цикл документа».

Жизненный цикл документа начинается с создания документа. На этой стадии важно определить: кто является создателем (автором), какие существуют рекомендации или регламенты по созданию документа, каково назначение создаваемого документа.

Следующий этап — использование документа. Оно может быть длительным или однократным, многоцелевым или узкоспецифическим. В ряде случаев предусматривается этап обработки документа, в свою очередь содержащий некоторые подэтапы или операции (регистрация, учет, контроль исполнения, реферирование, внесение дополнений, согласование, ознакомление, поиск и т. д.).

Существует этап систематизации документа (отнесение его к определенным группам в целях поиска и использования сведений), этап хранения документа. В свою очередь хранение также имеет этапы: временное, оперативное, долгосрочное, постоянное.

Последний этап — этап уничтожения документа. Таковы общие этапы жизненного цикла. Следует добавить, что отдельные виды, комплексы документов могут иметь дополнительные, особые этапы, или не иметь некоторых из перечисленных. Например, некоторые документы не подлежат уничтожению. Жизненный цикл документов целесообразнее рассматривать в прикладном аспекте.